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Wohin mit Projektmaterial? PARA gibt die Antwort.

Wohin mit Projektmaterial? PARA gibt die Antwort.

In diesem Blogpost zeige ich Dir, wie Du mit der PARA-Methode Deine Projekte noch effektiver gestalten kannst. Die PARA-Methode ist ein einfaches System zur Organisation Deiner digitalen Informationen, das sich auch hervorragend für die Projektverwaltung eignet. Auf YouTube findest du eine ganze Playlist zu diesem Thema.

Die vier Kategorien der PARA-Methode

Die PARA-Methode basiert auf vier Kategorien von Informationen:

  1. Projekte (Projects): Hier legst Du alle Aufgaben und Informationen zu einem bestimmten Projekt ab.
  2. Bereiche (Areas): In dieser Kategorie sammelst Du Informationen, die zu einem bestimmten Bereich Deines Lebens oder Deiner Arbeit gehören, z. B. „Marketing“ oder „Finanzen“.
  3. Ressourcen (Resources): Hier speicherst Du alle Materialien, die Du für Deine Arbeit benötigst, z. B. Vorlagen, Checklisten oder E-Books.
  4. Archiv (Archive): In dieser Kategorie archivierst Du alle Informationen, die Du nicht mehr aktiv benötigst, aber dennoch aufbewahren möchtest. Man weiß ja nie.

Projektmaterial ohne Ende

Vor allem bei Projekten fallen jede Menge Informationen an: Dokumente, E-Mails, Nachrichten auf Slack und Microsoft Teams usw.

Die meisten von uns behalten diese Information an der Stelle, an der sie den Weg zu uns gefunden hat. So bleiben E-Mails in der E-Mail-App, Dokument in der Cloud bzw. im Dateisystem und Besprechungsprotokolle in einem Notizbuch. Verstreutes Projektmaterial bringt aber einige Nachteile sich. Zum einen hast Du einen erhöhten Suchaufwand, weil die E-Mail natürlich zwischen unzähligen anderen E-Mails schlummert, die Texterei im Teams-Messenger munter weiter ging und auch im Notizbuch mittlerweile einige Besprechungen zu anderen Themen und Projekten dazu kamen.

Zum anderen hast Du den Nachteil, dass schlecht organisiertes Projektmaterial die Effizienz an sich untergräbt. Querverbindungen und wertvolle Gedanken finden nicht den Raum sich zu entfalten. Das wollen wir ändern!

So organisierst Du Projektmaterial mit der PARA-Methode

  1. Projekttitel wählen: Wähle einen eindeutigen Projekttitel, der für Dich als interne Bezeichnung geeignet ist. Verwende diesen Titel dann konsequent im Task-Manager, im Dateisystem und im Notizbuch.
  2. Dateien ablegen: Lege alle relevanten Dateien zu Deinem Projekt in einem Ordner ab. Hinterlege zusätzlich einen Link zur Datei in Deinem Notizbuch.
  3. Besprechungsprotokolle erstellen: Erstelle für jedes Meeting ein Protokoll und speichere es in Deinem Projektnotizbuch. Verlinke das Protokoll in Deinem Kalender, um es schnell wiederzufinden.
  4. E-Mails verwalten: Es gibt verschiedene Möglichkeiten, E-Mails zu Deinem Projekt zu verwalten. Du kannst sie z. B. als PDF drucken und in Evernote ablegen, an Evernote weiterleiten oder ein Evernote-Plugin für Gmail verwenden.
  5. Probleme und Ideen festhalten: Notiere Probleme und Ideen zu Deinem Projekt so früh wie möglich. Besuche diese Notizen regelmäßig und ergänze sie mit neuen Gedanken.
  6. Übersichtsnotiz erstellen: Erstelle eine Notiz, in der Du die wichtigsten Informationen zu Deinem Projekt zusammenfasst, z. B. Fristen, Ansprechpartner und Rahmenbedingungen.

Vorteile der PARA-Methode für Deine Projekte

Zusammengefasst lässt sich sagen, dass die PARA-Methode Dir folgende Vorteile für Deine Projekte bietet:

  • Alles an einem Ort: Alle Informationen zu einem Projekt sind zentral an einem Ort abgelegt.
  • Verbesserte Übersicht: Du hast jederzeit einen Überblick über den Stand Deines Projekts.
  • Effektivere Zusammenarbeit: Die PARA-Methode erleichtert die Zusammenarbeit mit anderen Personen.
  • Mehr Synergie: Ziehe Querverbindungen zwischen den Informationen und notiere frühzeitig alle Gedanken.
  • Weniger Stress: Durch die bessere Organisation reduzierst Du Stress und vermeidest Überforderung.

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