Evernote, ich hasse dich, bitte verlass‘ mich nicht!

Seit einigen Jahren führe ich eine On-/Off-Beziehung mit Evernote. Dabei habe ich viel über Notiz-Apps gelernt, und welchen großen Unterschied selbst kleine Unterschiede im Funktionsumfang tagtäglich machen. Doch meine wichtigste Lektion ist: Eine Notiz-App will geliebt werden. Nur dann funktioniert sie für dich.

Es war eher Zufall, dass ich 2010 mit meinem ersten Smartphone auf der Suche nach einer Notiz-App über Evernote gestolpert bin. Evernote wollte dabei immer schon mehr sein, als eine bloße Notiz-App. Zum einen gab es Sateliten-Apps (Evernote Food und Hello) und „ergänzende“ reale Produkte wie Rucksäcke, Trinkflaschen oder sogar Socken im Evernote Market. Zum anderen wurde mit der App ein Lebensstil beworben. Statt profanen Einkaufszetteln sollte man sein ganzes Leben darin abbilden. Jeder kreative Gedanke, jede wichtige E-Mail, jedes elektronische Dokument sollte darin abgelegt werden. Menschen, die konsequent mit Evernote arbeiten scheinen einen Vorteil zu haben. Sie sind strukturiert, zielorientiert und erfolgreicher. Mir gefiel dieser Gedanke und ich tauchte wahnhaft in Evernote ein.

Die erste Liebe: Mehr Keywords als Notizen

Also legte ich ab, was sich ablegen ließ. Schnell habe ich die Grenzen der kostenlosen Basisversion gesprengt und bin zu Premium gewechselt. Notizen und deren systematische Ablage hatten es mir angetan. Ich las jeden Artikel, testete jede empfohlene Struktur. Hatte ich zu Anfang z.B. 10 Notizbücher (Ideen, Rechnungen, usw.), empfahl mir dann ein Artikel mich auf die Inbox und ein Archiv zu beschränken. Also verbrachte ich einen halben Sonntag damit, alle Notizbücher in das Archiv aufzulösen. Nach kurzer Zeit hatte ich mehr Keywords als Notizen und verbrachte mehr Zeit damit an der Strukturierung der Notizen als mit den Notizen selbst zu arbeiten. Die erste Lektion: Eine Notiz-App soll dein Leben leichter machen. Zwar bedarf es zur optimalen Nutzung einer gewissen Struktur, diese soll aber Arbeit sparen und dir keine Zeit rauben.

Auf der Suche nach Erleichterung bin ich mit meinen Notizen in die Google-Welt umgezogen.  Größere Notizen legte ich als Textdokument in Google Drive an, kleinere Notizen in Google Keep. Nun gibt es in Drive leider keine Labels wie in GMail oder Keep gibt. Folglich konnte ich meine größeren Notizen nur in Ordner sortieren. Der Funktionsumfang von Google Keep war mir gleichzeitig zu Beginn zu gering zur alleinigen Nutzung (Keywords haben anfangs komplett gefehlt). Die zweite Lektion: Notiz-Apps benötigen gute Strukturierungsmöglichkeiten innerhalb der Notiz und ohne (echte) Tags geht es sowieso nicht.

Die zweite Liebe: Zusammenarbeiten mit Evernote

Zufällig lese ich, dass Evernote an einem neuen, reduziertn, Design arbeitet. Das soll helfen sich aufs Wesentliche zu konzentrieren. Pünktlich zur Eröffnung unseres eigenen Mikro-Fitness-Studios beschließe ich die Rückkehr zu Evernote. Also werden ein paar geteilte Notizbücher angelegt und der neue Work Chat getestet. Zu dieser Zeit war die Funktion, über Notizen zu Chatten, neu und Evernote hat sie stolz auf den Präsentierteller gestellt. Zu unrecht, denn die Funktion war halbgar. Eine Art Verlegenheitslösung, dass man Notizen nicht zeitgleich editieren konnte.

Der Artikel “Evernote, the First Dead Unicorn” (Link) ließ den Riss des Work-Chats weiter wachsen. Die dritte Lektion: Eine Notiz-App, die für dich selbst funktioniert, funktioniert noch lange nicht im Team.

Es folgen kurzweilige Phase in OneNote und erneut in der Google Cloud. Da Evernote totgesagt ist, ruht meine Hoffnung darin, dass Google oder Microsoft den Funktionsumfang von Evernote imitieren (oder es aufkaufen).

Die dritte Liebe: Todoist vermittelt kurzweilig

Mittlerweile ist mir das hin und her mit Evernote selbst peinlich. Nun höre ich von TaskClone, einem Dienst der Check-Boxen in (Evernote-)Notizen erkennt und Todoist-Aufgaben daraus macht. Da meine Liebe zu Todoist stets innig und bedingungslos war, kehre ich erneut zu Evernote zurück. Ich vermisse die Funktionen von Evernote und das euphorische Gefühl der ersten Tage. Gleichzeitige hasse ich die Firma hinter Evernote, für den Verfall den sie zugelassen haben. Es ist so, als gäbe man der Jugendliebe die alleinige Schuld an der damaligen Trennung und verachtet sie, aufgrund ihres aktuellen Partners. Leider ist der Verfall von Evernote unübersehbar. Es fehlt an neuen Features und auch viele Bugs werden über Monate hinweg nicht angegangen.  Lohnt es sich noch Notizen anzulegen, wenn der Dienst bald komplett eingestellt wird? Vierte Lektion: Notiz-Apps benötigen Beständigkeit. Wer sein Leben damit strukturieren will, braucht die Vision, dass es zumindest theoretisch ein Leben lang halten könnte.

Dann lese ich einen Artikel darüber, dass man in Evernote ja auch nicht primär mit Keywords arbeiten solle, weil die nicht auf allen Plattformen gleich gut funktionieren. Mist! Hätte ich diese Best Practice damals gewusst, wäre es nie zur Trennung gekommen. Doch jetzt scheint ja auch alles egal. Ist Evernote schon tot?

Einmal will ich es noch wissen…

Dann, Ende 2018, geht durch die sozialen Medien, dass Evernote einen neuen CEO bekommt (Link). Er verspricht eine Rückkehr zu den Grundlagen der App. Make Evernote great again. Das ist die Vision für das Produkt, auf die ich nicht mehr zu hoffen gewagt habe. Die ersten echten Verbesserungen seit Jahren folgen, wie z.B. die überarbeitete Suchfunktion.

Ein letztes Mal kehre ich zurück. Ich kaufe den Premium-Service und lege sinnvolle Notizen an (statt alles auf Verdacht da rein zu knüppeln). Zwischen Keywords und Notizbüchern sorge ich für ein Gleichgewicht. Nun, im April 2020 hält diese Liebe wieder fast ein Jahr. In wenigen Wochen steht die Verlängerung des Premium-Abos an. Und ich muss sagen: “Evernote, ich hasse dich fast nicht mehr, bitte verlass’ mich nicht”.

Was ist nun die eigentliche Lektion, die ich gelernt habe? Wer eine Notiz-App über profane Einkaufszettel hinaus verwenden will, der muss mit Leidenschaft an die Sache heran gehen. Es geht auch nicht um nüchterne Notizen, darum keine Telefonnummern mehr zu vergessen. Es geht darum den Ideen um dich herum einen Lebensraum zu geben in dem sie sich zu tollen Projekten und Produkten weiterentwickeln können. In diese Beziehung musst du selbst einzahlen und dich darauf einlassen. Ach ja, und Keywords brauchst du auch!

Tipp 8: Repariere eingeschlagene Fensterscheiben sofort

Vor wenigen Tagen musste ich unseren Heizungskeller aufräumen. Wir haben einen Monteur erwartet und daher sollte die Anlage gut zugänglich sein. Natürlich musste ich mich über mich selbst ärgern, dass ich es überhaupt habe so weit kommen lassen. Und das obwohl ich weiß, dass man eingeschlagene Fensterscheiben sofort reparieren sollte…

Stell dir vor, du spazierst an einem alten Haus vorbei, das seit Jahren leer steht. In der Einfahrt liegen jede Menge Steine herum. Wirst du einen nehmen und eine der Scheiben einwerfen? Vermutlich nicht! Nun stelle dir aber vor, dass bereits die Hälfte der Scheiben eingeworfen wurde. Spürst du, dass der innere Widerstand gegen eine kleine Straftat gerade enorm gesunken ist? 

Natürlich ist das ein wenig niederträchtig und dennoch passiert es tagtäglich in allen Ebenen unseres Lebens. In der Softwareentwicklung bringe ich diesen Vergleich sehr oft. Immer wenn eine Code-Stelle unschön geschrieben ist (weil der innere Schweinehund gerade keine Lust hatte es ordentlich zu machen) lädt sie den nächsten Programmierer ein an dieser Stelle noch weiter zur Unordnung beizutragen. Wer jedoch einen schön geschriebenen Abschnitt betritt, hütet sich normalerweise davor als erster für Unordnung zu sorgen.

Der Effekt ist real und so stark, dass zur Bekämpfung der Kriminalität in manchen Stadtvierteln aktiv und wortwörlich Fensterscheiben repariert (siehe Wikipedia-Artikel)

Du als Ein-Personen-Herde

Daniel Kahneman bringt in seinem Buch “Schnelles Denken, langsames Denken” (Link zu Amazon) das Beispiel Starbucks. Ein Kaffee-Freund kommt auf dem Weg zur Arbeit regelmäßig an Starbucks vorbei, scheut sich aber davor den teuren Kaffee zu kaufen. Wenn er dabei lange Schlangen an der Starbucks-Theke sieht, wird der Herdentrieb, sich auch anzustellen, dieser Scheu entgegenwirken. Nun kannst du selbst als Ein-Personen-Herde mit deinem Vergangenheits-Ich wirken: Wenn du einmal deine Scheu überwunden hast und dir den teuren Kaffee “gegönnt” hast, wird dich beim nächsten Mal ein “Ach, was soll`s!?” erneut hinein treiben.

Verstöße gegen (deine eigenen) Regeln und gute Gewohnheiten sind leider auch Herdentiere. Mach dir daher bei jedem Verstoß, jeder Abweichung oder Ausnahme von einer deiner Regeln, Vorsätze oder Gewohnheiten bewusst, dass du dein Zukunfts-Ich damit einem Herdentrieb aussetzt. Nämlich deinem eigenen Ein-Personen-Herdentrieb.

Finde deine eingeschlagenen Fensterscheiben und repariere sie

Es gibt täglich genügend Gelegenheiten metaphorisch eine Fensterscheibe einzuschlagen:

  • Einen kurzen Weg nicht zu Laufen, sondern mit dem Auto zu fahren
  • Ein Training sausen zu lassen
  • Einen Karton im Heizungskeller abzustellen, statt ihn direkt zu entrümpeln
  • Die Post ungeöffnet in eine Ablage zu legen
  • Eine Aufgabe aus Unlust auf morgen zu verschieben
  • Die Wäsche irgendwo auf den Boden zu werfen statt in den Wäschekorb

Einige davon kann man nicht ungeschehen machen. Hier hilft meistens aber schon das Bewusstsein darüber welchem Mechanismus man sich mit diesem Verhalten ausgesetzt hat.  Einige davon kannst du zum Glück aber auch direkt reparieren. Ähnlich wie in meinem Heizungskeller, wo der erste abgestellte Krempel die Hemmschwelle für allen folgenden herabgesetzt hat. 

Ein weiterer Klassiker sind horizontale Flächen, wie kleine Schränkchen, Kommoden, die Ecke vom Schreibtisch oder die Küchenzeile. Heute landet ein kleiner Zettel darauf. Er gehört da zwar (langfristig) nicht hin, aber im Moment wissen wir einfach nicht wohin damit. Die Scheibe ist damit eingeschlagen. Morgen werden wir eine weitere einschlagen und die Post, Zeitschriften, Gutscheine, Beipackzettel usw. dazu legen. Hier hilft eine Inbox! Über die digitale Version habe ich schon geschrieben (hier nachzulesen); jetzt brauchen wir eine physische. Schaff‘ dir einen kleinen Karton, Box oder ähnliches an. Darin darf alles landen, für das du im Moment keinen Kopf, keine Zeit oder keinen richtigen Ort hast. Nimm dir dann regelmäßig die Zeit und leere diese Inbox aus, z.B. auf deinen Küchentisch. Gehe dann alle Zettel und Dinge darin nacheinander durch:

  • Wenn es Post ist, lies‘ sie
  • Wenn es eine Rechnung ist, bezahl‘ sie
  • Wenn ein Coupon ist, lege ihn dort hin, wo deine Coupons liegen (hoffentlich keine horizontale Fläche)
  • Wenn es etwas ist, dass dich an eine Aufgabe oder Termin erinnert, dann trage das jetzt in deinen Kalender oder Aufgabenmanager ein
  • Wenn es Dokument zur Kenntnisnahme ist, lies es und lege es ab (elektronisch und /oder physisch, evtl. auch im Papierkorb)  

Welche eingeschlagenen Fensterscheiben findest du bei dir, wie kommt es dazu, und was kannst du dagegen tun?