Statistiker in der Softwareentwicklung, Familienvater, Personal Trainer. Nebenbei produktiv.
Du als Geschäftsführer deines eigenen „Unternehmens Körper“. Oder bist du doch eher selbstständig? Also selbst und ständig um den eigenen Körper kümmern.
In den letzten Beiträgen im Blog und im Podcast ging es um James, einer neuen Todo-App, die mit Hilfe von künstlicher Intelligenz vorschlägt, was man als nächstes tun könnte. Die Tagesplanung gestaltet sich durch diese Automatisierung sehr einfach und davon wollte ich profitieren. Gleichzeitig ist Todoist sehr fest in meine Abläufe integriert (durch Plug-Ins, Widgets, usw.). Wie also beides zusammen verwenden?
Mein Testbericht zu James endete bei mir mit gefühlter Ratlosigkeit. Ich wollte die Vorteile beider Systeme für mich benutzen, aber keinesfalls einen doppelten Wartungsaufwand haben. Meine (Teil-)Lösung zu Verbindung lautet nun: Automatisierung.
Mit dem letzten Update wurde “unter der Oberfläche” eine Erweiterung für Zapier ausgerollt. Zapier ist, ähnlich wie IFTTT, ein Dienst zur Verbindung verschiedenen (Cloud-)Anwedungen. Eine Anwendung sendet ein bestimmtes Signal in die Welt, Zapier lauscht und ruft dann einen Slot einer anderen Anwendung auf. So kann z.B. eine eingehende E-Mail bei GMail als Trigger/Signal dienen, damit etwa in Evernote etwas passiert, wie z.B. die E-Mail als Notiz ablegen. Umgekehrt könnte aber auch eine Notiz in Evernote als Signal um z.B. einen Termin im Kalender anzulegen. In IFTTT habe ich über die Jahre so bereits 10-15 Rezepte (wie die Automatisierungen dort genannt werden) angehäuft.
Nun kann James also Zapier. Die Anbindung ist einfach. Zuerst wird ein API-Key erzeugt
Diesen API-Key trägt man in Zapier ein:
An dieser Stellen vielen Dank an das James-Team, mich als Beta-Tester für den neuen Dienst aufzunehmen.
Als ersten Zap, wie Zapier seine Automatisierungen nennt, habe ich mir “Todoist => James” ausgesucht. Jede Aufgabe, die ich von nun an in “sascha-feth.de” anlege landet in Kopie in der Inbox von James.
So kann ich weiterhin bequem über Todoist und all seinen Integration Aufgaben sammeln. Diejenigen Aufgaben, die dann zum Trigger-Projekt gehören landen in James.
Dort gehe ich regelmäßig, zum Beispiel täglich, meine Inbox durch und präzisiere (z.B. die Dauer):
Natürlich stehen Aufgaben, die ich in James abschließe, immer noch unerledigt in Todoist. Mit einem bequemen Automatisierungsschritt lässt sich das leider nicht abstellen. Momentan beheben ich das manuell beim nächsten Review in Todoist. Alternativ kann man sich auch alle erledigten Aufgaben aus James, per Zapier, zum Beispiel in einer Evernote-Notiz packen lassen. Dann geht man diese Notiz Eintrag für Eintrag durch, sucht die Entsprechung in Todoist, und entfernt sie dort. Aus meiner Erfahrung ist dieser zweite Automatisierungsschritt nicht notwendig.
Welchen Task-Manager benutzt die aktuell und verwendest du schon Automatisierungen?
Schreib mal wieder! Aber wie macht man im Jahr 2020? Per E-Mail oder doch lieber per Messenger. Eine kleine Bestandsaufnahme mit Abwägung der Vor- und Nachteile von Slack & Co. Jetzt im Podcast anhören.
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In dieser Podcast-Folge lade ich dich ein, mit mir in verschiedenen Zeithorizonten zu denken. Hier die zugehörigen Show-Notes samt Schnell-Coaching.
Wie weit solltest du in die Zukunft schauen? Direkt deine Grabesrede schreiben oder erst mal einen Eimer Farbe kaufen gehen? Lass uns die Antwort darauf gemeinsam in dieser Podcast-Folge erarbeiten.
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Wie wäre es, wenn dein Taskmanager den Tag für dich plant? Nicht willkürlich, sondern auf Basis einer künstlichen Intelligenz, die dich und deine Vorlieben kennt. Mit der App „James“ geht das bereits.Im Gespräch mit dem Co-Founder Philipp Rückert prüfen wir, ob das ein fremdbestimmter Alptraum oder die längst notwendige Revolution ist.
Heute sprechen wir im Podcast über fünf Schlüsselfertigkeiten, die gemeinsam für ungeahnte Effektivität und Produktivität sorgen. Was das mit Affen und Fröschen zu tun hat, erfährst du in der Folge.
Zu jeder Fertigkeit gibt es eine Buchempfehlung:
Wer auf der Suche nach einer elektronischen Todo-Liste ist, wird im App-Store von einer riesigen Auswahl erschlagen. Der Großteil davon bietet die ewig gleichen Funktionen, jeweils nur in leicht anderem Gewand. Und dann gibt es seit kurzem James; jedoch nicht im App-Store. Und beides ist gut so.
Von 90% der Todo-Listen im App-Store würde ich die Installation nicht mal erwägen. Der Grund ist einfach: Die geräteübergreifende Synchronisation fehlt. Der ernstzunehmende Kreis der Apps sinkt dann rapide: Todoist, Google Tasks, Microsoft Todo (ehemals Wunderlist) und vielleicht noch ein bis zwei weitere. Ausprobiert habe ich sie alle und bin am Ende doch wieder bei Todoist gelandet. Im Gesamtpaket war Todoist für mich immer unschlagbar. Das gilt für den Funktionsumfang, die Zuverlässigkeit und die grandiose Community. So endete jeder App-Test nach spätestens einer Woche.
Dann wurde ich auf James aufmerksam gemacht. Mit niedrigsten Erwartungshaltungen willigte ich ein, die App zu testen. Heute, mehr als drei Wochen später, verwende ich die App immer noch (parallel zu Todoist). Das James die kritische erste Woche bei mir überlebt hat, liegt an einem einzigartigen Feature.
Anfang 2018 hat Todoist eine neue Funktion vorgestellt: Smart Schedule. Dabei wurde von jeder Aufgabe entschieden, wann sie getan werden könnte. Dahinter steckte eine künstliche Intelligenz, die sich den Gewohnten des Nutzers anpassen sollte. Seitdem wurde es um dieses Feature eher still. Es hat sich zwar im Rahmen eines der letzten Updates an der Oberfläche entsprechend optisch modernisiert, Revolution blieb allerdings aus. Verwendet habe ich das Feature fast nie.
Mit Blick auf die Community, scheine ich kein Einzelfall zu sein. Eigentlich kein Wunder, denn bei Getting Things Done, meinem Gold-Standard, wird möglichst nichts konkret terminiert (siehe dazu meinen Post: Schreib keine Aufgaben in den Kalender). Nun wollte ich an dieser Stelle eigentlich ein paar Screenshots zeigen, wie das Feature in Todoist aussieht. Doch leider muss ich feststellen, dass Todoist das Feature still und leise entfernt hat (siehe z.B. dieser Reddit-Post). Einen Nachruf meinerseits wird es nicht geben.
James ändert an der Idee ein kleines Detail, und das macht den ganzen Unterschied: Nicht beim Anlegen der einzelnen Aufgabe wird deren Fälligkeit entschieden, sondern dann, wenn der Anwender bereit ist, sich einer Aufgabe zu widmen. Statt also zu fragen: “Was könnte ich am nächsten Dienstag den ganzen Tag alles tun?” fragt man James: “Es ist Dienstag, was könnte ich jetzt als nächstes tun?”. Dazu gleich mehr.
Aber Moment, gibt es dafür bei Getting Things Done nicht eigentlich die Kontext-Listen?
Du hast wahrscheinlich aktuell:
Zu viele Next-Actions also, um sie mehrmals pro Tag zu überfliegen. Getting Things Done löst dieses Problem über den Kontext.
Manche Next-Actions finden am Computer/Tablet statt, manche am Telefon und manche Dinge müssen besorgt werden. Der Kontext ist damit (in Todoist-Notation) durch Etiketten wie @Computer, @Telefon bzw. @besorgen gegeben. Immer, wenn du nun konkret bereit bist etwas zu erledigen, überlegst du kurz in welcher Stimmung du bist. In einer Telefonier-Stimmung betrachtest du alle Aufgaben mit den Etiketten @Telefon und natürlich @NextAction. Das sind entsprechend weniger und die Übersichtlichkeit ist zurück.
Dieser Ansatz ist sehr effektiv, benötigt jedoch einiges an Disziplin. Die Etiketten müssen auch wirklich vergeben sein oder zumindest muss die Aufgabenbeschreibung ein Schlüsselwort enthalten. Gerade zu Beginn kann das abschreckend wirken.
Eine gute Alternative (und auch mein Favorit) ist es, dass du dir die Next-Actions nicht nach Kontext, sondern nach Priorität filtern lässt. Natürlich muss auch dazu die Priorität vorher vergeben werden.
In James gibt es keine Etiketten, Filter oder Prioritäten. Die App ist aufs Wesentliche reduziert: Aufgaben eintragen und in verschiedene Projekte einordnen. Als Besonderheit wird von jeder Aufgabe noch die Dauer abgeschätzt (z.B. 20 Minuten). Außerdem optional ein Start- und oder Enddatum. Das ist – verglichen mit Todoist – noch recht wenig Funktionalität. Gleichzeitig ist James eine ganz neue App und aus dem Gespräch mit einem der Gründer weiß ich, dass der Release-Plan prall gefüllt ist.
Zudem fühlt sich James auch ohne Etiketten in der Lage, aus allen eingetragenen Aufgaben die nächste für dich auszuwählen. So habe ich z.B. aus mehreren Bereichen eine mögliche Next-Action eingetragen. Wenn ich nun das Schreiben dieses Beitrags kurz pausiere, um die nächste Aufgabe abzufragen, erhalte ich diesen Vorschlag:
Was mir daran gefällt: Nachdem ich mir die Mühe gemacht habe, meine Next-Actions zu identifizieren, nimmt mir jemand anderes die Entscheidung ab, welche davon konkret als nächstes getan wird. Fremdbestimmt durch eine künstliche Intelligenz. Klingt das wünschenswert für dich? Vielleicht nicht. Wenn ich aber das Stichwort “Decision Fatigue” einwerfe, sieht die Sache komplett anders aus (siehe Wikipedia-Artikel). So argumentierte Ex-Präsident Obama seine eintönige Farbwahl bei Anzügen (im wesentlichen nur Blau) damit, dass er dann eine Entscheidung weniger treffen müsse (siehe z.B. ein Beitrag bei fastcompany.com).
In der aktuellen Version 54 geht James noch davon aus, dass im Wesentlichen alle eingetragenen Aufgaben Next-Actions sind (man kann jedoch einzelne Aufgaben als wartend markieren und ganze Projekte von der Auswahl ausschließen). Daher ist es momentan keine gute Idee, sich alle Aufgaben in einem Projekt zu notieren. Vor allem nicht, wenn manche davon abhängen, dass zuerst einige andere Aufgaben erledigt werden. Das kann sich natürlich mit jeder neuen Version ändern, da abhängige Aufgaben auf dem Release-Plan stehen.
Für mich wäre das eigentlich zunächst ein K.O.-Kriterium gewesen. Als verwöhnter Todoist-User nutze ich viele Features und Integrationen mit anderen Diensten (z.B. dem Google Kalender und IFTTT). Vor allem aber trage ich jeden Gedanken in meine Inbox ein (hier nachzulesen). Das passt nicht zur jetzigen James-Philosophie, wo alles die nächste Aufgabe sein könnte. Um aus dieser Not eine Tugend zu machen, habe ich mir speziell alle Projekte rund um Blog, Podcast und eBook vorgenommen. Dort habe ich jede Menge Next-Actions, die allesamt nicht zeitkritisch sind. Nachdem die Aufgaben in James (als Kopie der Todoist-Aufgabe) eingetragen waren, folgten prompt die ersten Vorschläge.
Seitdem ist James – wie schon erwähnt – mein kleiner Anstupser. Sobald ich an Blog, Podcast & Co. arbeiten will, macht mir James einen Vorschlag, was das im Detail sein könnte. Der Vorteil ist, dass jemand meinen inneren Schweinehund überwindet. Denn auf manche Next-Actions habe ich wenig Lust, wenn mir Todoist sie unverbindlich in einer Kontext-List anzeigt.
Wenn du deine Todo-Liste also sowieso überwiegend mit Next-Actions oder terminierten Aufgaben füllst, so könnte James genau das Richtige für dich sein. Du hast wenig Pflegeaufwand bzgl. Etiketten oder ähnlichem und musst dich auf der Next-Action-Ebene nicht mit ständigen Entscheidungen abmühen. Außerdem macht es Spaß James zu benutzen und es ist aufregend die weitere Entwicklung der App zu beobachten.
In einer der nächsten Podcastfolgen wird einer der Co-Founder, Philipp Rückert, zu Gast sein. Bereits aufgrund der Vorgespräche kann ich versichern, dass man sich bei James viele Gedanken rund um die Todo-Liste macht und noch viel in petto hat. Den James-Usern steht damit eine aufregende Zeit bevor, in der sie den Fortschritt der App begleiten dürfen.
=> James im Web
James steht als PWA, also Progressive Web App, zur Verfügung (Link). Dadurch fehlt zwar momentan ein klassischer App-Store-Eintrag, im Gegenzug ist die App dafür aber immer aktuell und einheitlich auf allen Plattformen.
Welchen Task-Manager nutzt du aktuell? Wieso ist deine Wahl auf ihn gefallen und an welcher Stelle könnte er besser sein?
Parkplatz-Produktivität, also Gedanken über Produktivität auf Parkplätzen; natürlich auf dem Parkplatz eingesprochen
Exklusiv im Podcast!
