Darum solltest Du keine Aufgaben in Deinen Kalender schreiben

Vielleicht kennst Du das: Auf dem Weg zu einem Termin blickst Du nervös Deine Uhr, die anzeigt, wie der Verkehr gerade Deinen Puffer frisst. Minütlich rechnest Du hoch, ob Du gerade weiteren Verzug auf- oder abbaust. Jede langsame Vorderfrau oder Vordermann, jede rote Ampel, jede Zugdurchfahrt am Bahnübergang und natürlich jeder Stau lassen die Wut in Dir hochkochen. Du rufst beim Termin an, um Deine Verspätung anzukündigen. Kein angenehmes Telefonat. Für den Moment ist damit das Schlimmste damit abgewendet, aber selbstverständlich verschieben sich alle folgenden Termine. Und zu denen musst Du ja auch noch fahren. Eine Aufholjagd beginnt, bei der Du nur verlieren kannst. Zeitlich und nervlich.

Spoiler: Wer Aufgaben in den Kalender schreibt, steht auch gerne im Stau.

Auf YouTube ansehen

Selbstmanagement ohne Kalender ist unmöglich

Ein Kalender zeigt – zunächst mal – die harte Terminlandschaft an. Bei diesen Terminen erlebst Du greifbare Konsequenzen, wenn Du nicht zu ihnen erscheinst. Die anderen Teilnehmer:innen sind verstimmt und bestimmte Chancen verstreichen mit den Terminen. Manche Termine wären durchaus verschiebbar gewesen, während manche vom Typ „Entweder genau dann oder gar nicht mehr“ sind.

Je weniger „Entweder genau dann oder gar nicht mehr“-Termine in Deinem Kalender stehen, desto flexibler bist Du, desto mehr Lust hast Du zum Atmen, desto entspannter wird/könnte Dein Tag ablaufen. Eine Besprechung mit Deinem Team ist halb-hart. Der Termin wurde eher willkürlich gewählt und könnte meistens noch verschoben werden. Den Termin nochmal zu verschieben, ist ein Viele-Köche-Problem. Man könnte es zwar, wird es aber oft bevorzugen, den Brei zum geplanten Zeitpunkt auszulöffeln.

Aufgaben sind immer weich

Termine mit Dir selbst – sprich Aufgaben, die Du erledigen möchtest – sind hingegen immer weich. Eine Ausnahme sind Rückmeldungen, die an eine echte Deadline gebunden sind. Der Großteil Deiner Aufgaben wird aber entweder keine Deadline haben, oder die gewählte Deadline ist willkürlich.

Die Motivation hinter diesen willkürlichen Terminzuweisungen ist die Selbstüberlistung. Der Blick auf die To-do-Liste, und den gedanklich zugeordneten Überfälligkeit, ist ernüchternd. Da scheint es ein guter Ausweg zu sein, sich die Aufgaben für morgen, 11 Uhr vorzunehmen. Nicht etwa, weil das morgen um 11 Uhr sein müsste, sondern weil Du morgen um 11 Uhr Zeit hast, und bevor Du es am Ende gar nicht machst, machst Du es besser morgen um 11 Uhr.

Doch dann passiert das Unvermeidliche:

Planung macht aus Zufall Irrtum

Nun beginnt der typische Arbeitstag und die Zeit bis 11 Uhr erinnert an unser Staubeispiel:

  • Das langsame Fahrzeug vor Dir entspricht der Kollegin, dem Kollegen, der Dir nicht rechtzeitig eine Zuarbeit geliefert hat. Also nochmal nachfragen und auf baldige Antwort hoffen.
  • Die rote Ampel ist das klingelnde Telefon oder die Anfrage von Kollegen auf dem Weg zum Kopierer. Also kurz raus aus den eigentlichen Gedanken und hoffentlich bald wieder zurück zu ihnen.
  • Der Stau wird vom Chef verursacht, der zu einer spontanen Besprechung ruft. Ende offen!

Die gleiche Aufholjagd, wie in unserer Auto-Analogie beginnt. Der Stress ist dabei genauso unvermeidlich. Wen rufst Du um 11 Uhr an, um Dich duckmäuserisch für die Verspätung zu entschuldigen? Dich selbst.

Na gut, den Stau konnte niemand vorhersehen! Wirklich? Am Ende des Tages hast Du die Qual der Wahl: Überstunden machen, oder Dich schlecht fühlen, weil nicht alles erledigt wurde und umplanen.

Raus mit den Next-Actions aus dem Kalender

Der einfache Ausweg: Verschiebe alle willkürlich-terminierten Aufgaben in eine eigene Liste mit Titel „Next Actions“ oder „Als nächstes“. Das ist keine klassische To-do-Liste, denn auf diesen stehen oft auch unausgegorene Ideen und Eines-Tages-Vorsätze. In der Next-Action-Liste steht hingegen ein konkreter, unmittelbar ausführbarer Schritt, der ein zugeordnetes Projekt voranbringt.

Zu Arbeitsbeginn sind das eben genau diejenigen Aufgaben, die wir gerade aus dem Kalender befreit haben. Alle Zwischenrufe, werden ggf. auch auf dieser Liste notiert. Etwa das Flurgespräch mit Anschlussaufgabe oder ein Rückruf zu einem verpassten Anruf.

Jetzt ist es 11 Uhr. An Stelle des willkürlichen Termins blickst Du einen weißen Kalenderslot. Also wandert Dein Blick in die Next-Action-Liste. Welcher Eintrag ist am wichtigsten oder welcher Eintrag ginge Dir jetzt am einfachsten von der Hand?

Möglicherweise ist das der Eintrag, den Du auch in den Kalender geschrieben hättest, möglicherweise ist es der Rückruf. Das kannst nur Du entscheiden und das darfst auch nur Du entscheiden.

Was wird besser, wenn keine Aufgaben im Kalender stehen?

Du wirst nicht zwangsläufig mehr erledigen, nur weil die Aufgaben an einer anderen Stelle stellen (meisten ist das aber dennoch zu beobachten). Du wirst aber aus dem Kopfloses-Huhn-Modus herausgeholt und hast das Gefühl, wieder die Kontrolle zu haben.

Das Hollywood-Prinzip greift: „Don’t call us, we call you“. Das klingt nach einem winzigen Vorteil, aber bitte unterschätze die dahinterstehende Psychologie nicht.

Du kannst die Komplexität des Alltags nicht mit komplexer Kalenderplanung erschlagen. Dabei wirst Du immer verlieren. Komplexität erschlägt man, kontra-intuitiv, am besten mit Einfachheit.

Kurzum: Der Kalender zeigt nur die harte Terminlandschaft; sonst nichts.

Hast Du noch Fragen, wie Du hast konkret umsetzen kannst? Dann scheue bitte nicht mich zu fragen oder

Schön, dass du an meinen Geburtstag erinnert wurdest!

Mein Zahlengedächtnis ist nicht sonderlich gut. Ich kenne genau drei Telefonnummern auswendig (Mama, Oma, meine eigene). Bei Geburtsdaten sieht es nicht viel besser aus. Den Rest übernimmt mein Smartphone für mich. Schon seit vielen Jahren. Somit gratuliere ich den meisten Menschen auf Grund einer Smartphone-Erinnerung. Das Geburtstagskind freut sich trotzdem (es weiß es ja nicht), und bedankt sich. Viel zu oft habe ich mir dann Gedanken darüber gemacht, ob ich das richtigstellen sollte: “… eigentlich hat mein (Google-)Kalender an dich gedacht”.

Holen wir etwas weiter aus. Schreibst du Familiengeburtstage und die von deinen besten Freunden in deinen Kalender? Vermutlich ja. Solltest du dich dafür schämen? Ist eine Verterminlichung (gibt es das Wort?) eines freudigen Ereignisses angebracht? Sollte der Geburtstag deiner Mutter im Kalender neben Einträgen wie “Papiermüll wird abgeholt” stehen? Steht die Telefonnummer deiner Mutter in deinem Adressbuch, anstatt dass du sie selbst eintippst, wie es sich für eine(n) gute(n) Tochter/Sohn gehört?

Vermutlich nein.

Du schreibst guten Freunden hoffentlich eine Geburtstags-Postkarte. Oder rufst du nur an? Noch schlimmer: Du schreibst doch nicht etwa nur eine SMS/WhatsApp?

Vermutlich schon.

Du warst mir wichtig genug, um in meinem Kalender zu landen

Das klingt erst mal sarkastisch. Doch genau das Gegenteil ist der Fall. In der Gettings-Things-Done-Methode (Partner-Link zum Amazon) ist der Kalender heiliges Territorium, das man gegen alles unwichtige verteidigt. Selbst Aufgaben sollen da nicht rein (Link zum Beitrag). Wer hier einen wiederkehrenden Termin bekommt, ist mir wichtig. Damit deute ich es umgekehrt: Nur unwichtige Geburtstage werden nicht verterminlicht. Und ja, ich würde den Geburtstag sonst womöglich vergessen und könnte auch keine Textnachricht schreiben, da ich die Nummer nicht auswendig kenne.

Wohlgemerkt: Ich spreche nicht von einem Wandkalender mit 365 Tagen. So einen hat fast jeder zu Hause an der Wand. Auf ihm stehen Urlaube, Geburtstage und manchmal noch die Termine der Müllabfuhr. Ich rede von meinem eigentlich Haupt(-Google-)Kalender, der meine tägliche Terminlandschaft zeigt.

Damit sind Geburtstagsgrüße, die von meinem Kalender motiviert wurden, für mich nicht unredlich. Dennoch unterscheide ich die Quelle der Erinnerung. Geburtstagsgrüße auf Facebook sagen eigentlich nur: “Ich war gerade zufällig online und hatte 10 Sekunden Zeit was zu tippen”.

Wie seht ihr das? Sind Geburtstagsgrüße nur angebracht, wenn die Person auch ohne Erinnerung an euch gedacht hat? Ist WhatsApp oder Facebook als Kanal erlaubt? Von welchen Menschen tragt ihr Geburtstage in euren Kalender ein?