Zur Selbstorganisation sind für die meisten von uns Kalender, To-do-Liste und E-Mails nicht wegzudenken. Wir alle setzen diese Werkzeuge ein, wir alle fühlen uns aber auch viel zu oft von ihnen getrieben. Kein Wunder also, dass regelmäßig Rufe laut werden, mindestens einer dieser Werkzeuge loszuwerden.
Dann wird die schöne Utopie von „A world without email“ (Cal Newport) gezeichnet und mit Hilfe von Time Boxing sollen To-do-Listen auch überflüssig werden. Erfolgreiche Menschen hätten ja sowieso keine solche Liste (LINK)
E-Mail-Stress muss nicht sein
Es stimmt natürlich, dass wir zu viel Zeit im E-Mail-Posteingang verbringen. Hier schlummert enormes Potenzial, wenn wir diese Zeit reduzieren.
Auf 0 zu reduzieren ergibt dabei wenig Sinn, da der Rest der Welt immer wieder versuchen wird, mit dir via E-Mails in Kontakt zu treten. Außerdem: wäre jede E-Mail stattdessen ein Telefonat, so wäre sehr bald das Telefon unser oberstes Hassobjekt. Ganz zu schweigen davon, dass wir uns von vielen Besprechungen gewünscht hätten, sie wären eine E-Mail gewesen. Das bringt uns zur nächsten Säule des Zeitmanagements: dem Kalender.
Time-Boxing ist Fummelarbeit
Ein starker Fokus auf den Kalender ist nützlich, um den Tag nicht mit Aufgaben zu überladen. Würden wir die leere Zeit zwischen der fixen Terminlandschaft im Vorfeld mit Aufgaben füllen, so wäre der Tag schneller voll, als die To-do-Liste leer ist.
Es wird glasklar, dass nicht alles zu schaffen ist, von dem wir uns vorgemacht hatten, wir würden es bald erledigen, als wir es auf die To-Do-Liste geschrieben haben.
Doch Vorsicht: diese Sicherheit hat den Preis, dass oft und viel umgeplant werden muss. Meetings überziehen und Aufgaben dauern länger als geplant. Der Rest der Welt hält auch nicht still, und so kommen im Tagesverlauf ständig neue Aufgaben hinzu, die oft lauter schreien, als die Aufgaben im Kalender. Häufig ist der sorgfältig erstellte Tagesplan bereits am Vormittag hinfällig. Du kannst also nicht all das erledigen, was in Deiner To-do-Liste steht, und noch nicht mal alles, was in Deinen Kalender passt.
EINE To-Do-Liste ist keine Lösung
Leider ist auch eine To-do-Liste allein noch kein Garant, für produktives Arbeiten. Die meisten To-do-Listen wachsen nämlich deutlich schneller, als wir sie abarbeiten können.
Es kostet nichts, neue Einträge zu ergänzen, aber Du zahlst letztlich eben doch einen Preis. Meistens in Form eines unglaublich schlechten Gefühls, wenn die Liste auch heute nicht kürzer geworden ist. Wird das vor dem Ruhestand nochmal besser?
Aus diesem Grund ist die To-do-Liste oft das Erste, was weggeworfen wird, wenn die Überforderung zu groß wird.
Die Lösung liegt in der richtigen Balance
E-Mails sind also nicht komplett verzichtbar, aber wir verbringen zu viel Zeit damit. Kalender schützen vor Überplanung nicht und müssten ständig nachgearbeitet werden. Und ohne To-do-Liste würden viele kleine Dinge hinten runterfallen.
Die Lösung liegt in der richtigen Balance. Nutze E-Mails, aber lass dich nicht von ihnen stressen. Wie das funktioniert, erkläre ich Die ausführlich auf www.inbox-zero.de.
Nutze einen Kalender, jedoch nur für die harte Terminlandschaft. Gib Dich nicht der Illusion hin, dass er dein einziges Planungswerkzeug sein könnte. Siehe dazu auch diesen Beitrag über Time-Boxing (LINK)
Ergänze deine Selbstorganisation mit Listen; zwei Stück am besten. Eine Inbox und eine Next-Action-Liste. Wie du mit diesen Werkzeugen am besten arbeiten kannst, das erfährst du in der nächsten Podcast-Folge.
Das möchte ich nicht verpassen!