Diese Woche habe ich ein Protokoll per E-Mail bekommen, über das ich mich geärgert habe, weil jemand damit meine Zeit verschwendet hat. Vielleicht ohne es zu merken. Deswegen möchte ich heute nochmal über Notizen bzw. Protokolle oder Mitschriften sprechen. Meine These ist: Quantität vor Qualität. Ja, ihr habt richtig gelesen. Normalerweise sagt man: Qualität vor Quantität. Ich platziere es nun genau umgekehrt und möchte das auch gleich belegen. Es ist demnach wichtiger, möglichst viele Notizen zu machen, als möglichst detaillierte Notizen zu machen.
Gleich vorweg: Wenn es formale Vorgaben gibt, wie ein Protokoll einer Besprechung aussehen muss, dann ist das leider so. Vielleicht sind aber trotzdem ein paar Tipps dabei, wie ihr parallel dazu effiziente Notizen machen könnt.
Nachlässige Notizen rauben mentale Leistung
Ist es denn schlimm, in Protokollen oder Notizen ein bisschen nachlässig zu sein? Details könntest du jederzeit wieder geistig expandieren. Das bedeutet, du schreibst nur ein paar Stichpunkte auf, aber eben alles ordentlich ausformuliert. Im ersten Moment spart das Zeit. Wenn du es erneut überfliegst, wird sich dein Gehirn wahrscheinlich an viele Details erinnern und im Geiste die Lücken ergänzen. Bei To-dos wollen wir das aber gerade nicht. In einer der letzten Folgen habe ich ja gesagt, bitte schreibe nicht in deine To-do-Liste „Mama Geburtstag“, sondern schreibe genau, was in Bezug auf Mamas Geburtstag zu tun ist. Also z.B. „Geschenk für Mamas Geburtstag besorgen“. Natürlich wird dein Gehirn, wenn du „Mama Geburtstag“ liest, wahrscheinlich für dich die Autovervollständigung machen. Aber diese Kapazität wollen wir nicht immer parallel dafür mitlaufen lassen. Hier macht sich Nachlässigkeit eher negativ bemerkbar.
Warum schreiben wir überhaupt Protokolle?
Für viele ist ein ausführliches Protokoll das Nonplusultra. Wir sind ja schließlich in Deutschland. Dazu eine kleine Anekdote. Auf einer meiner ersten Dienstreisen zu einem Kunden hat mich damals auch mein Chef begleitet. Bei diesem Kunden wiederum war auch ein relativ junger Mitarbeiter. Im Gesprächsverlauf habe ich mir hastig ein paar Notizen gemacht. Diese habe ich aber im Nachgang mit niemandem geteilt, während der junge Mitarbeiter beim Kunden ein ganz ausführliches Protokoll verschickt hat. Mein Chef war zutiefst beeindruckt. Damit, dass ich das nicht gemacht habe, schien er zwar versöhnt, aber gleichzeitig habe ich gemerkt, wie er diesen anderen Mitarbeiter am liebsten vom Fleck weg eingestellt hätte.
Warum schreiben wir denn eigentlich überhaupt Protokolle. Um andere zu informieren? Okay. Aber ist das wirklich die effizienteste Art? Ich habe am Anfang gesagt, dass ich mich über ein Protokoll geärgert habe, weil meine Zeit verschwendet wurde. Die Leser eines Protokolls wollen nicht immer seitenweise Erklärungen lesen. Mich interessiert von einer Idee nur die Idee, nicht aber die Historie hinter dieser Idee. Um Leute zu informieren, gibt es effizientere Arten, als ihnen einfache seitenweise Protokolle zuzusenden. Ich will nicht wissen, warum Herr Meier damit am Anfang unglücklich war. Wenn ich das so genau hätte wissen wollen, wäre ich auf die Besprechung gekommen.
Protokolle sind auch Theater. Sie sind keine Wertschöpfung. Protokolle dienen dem Machterhalt der Leute, in der Struktur über dir. Das klingt jetzt vielleicht verschwörerisch. Ich glaube aber, dass die Leute das gar nicht böse meinen. Dennoch verlangen sie ineffiziente Leistungsnachweise, ob auch wirklich im Meeting etwas erarbeitet wurde. Aus Sicht der Mitarbeiter*innen sagt man ja auch: „Melden macht frei“. Versendet man ein Protokoll, so spricht man sich selbst frei von aller Verantwortung. Wenn in dem Protokoll irgendwelche Probleme adressiert sind, dann haben die Leute über uns diese Probleme jetzt zur Kenntnis genommen und damit sind es doch nicht mehr unsere Probleme. Wer, der ein Protokoll empfängt, sollte sorgfältig prüfen, ob da gerade jemand mit der „Melden macht frei“-Mentalität heimlich irgendwelche Dinge delegiert oder Verantwortungen abschiebt.
Das Protokoll beweist, du hast Schuld!
Warum halten wir denn eigentlich in Protokollen Beschlüsse fest? Viel zu oft habe ich es erlebt, dass Beschlüsse nur festgehalten werden, um Leute festbinden zu können. Um ihnen irgendwann aufs Brot zu schmieren: „Du hast aber damals dieses und jenes im Wortlaut gesagt oder entschieden“. Juristen finden das sicherlich ganz toll, wenn man das jederzeit aus dem Hut zaubern kann. Ich aber empfinde ich das als ein bisschen niederträchtig.
Fassen wir zusammen: Ich habe mich bis jetzt über Protokolle nur negativ geäußert. Sie seien wertschöpfungsfreies Theater. Ineffiziente Informationsflüsse und Leistungsnachweise. Die oberen Hierarchieebenen zementieren damit ihre Macht. Alle weiter unten denken sich „Melden macht frei“ und packen alle möglichen Aufgaben, Probleme, Umschreibungen hinein und haben es dann erstmal vom Tisch. Und wenn irgendwas schiefgeht, weiß man hämisch, wer Schuld hat.
Versende keine Protokolle per E-Mail
Was machen Empfänger mit Protokollen, die per E-Mail versandt werden? Sie legen es redundant irgendwo ab. Geschickter wäre es, das Dokument direkt an einem für alle zugänglichen Ort abzulegen. In der E-Mail wird dann nur darauf verwiesen, wo das Dokument zu finden ist. Sowieso bin ich alles andere als ein Freund davon, wenn ein E-Mail-Postfach als Ablage oder Archiv fungieren muss. Denke bitte auch daran, dass Dateien nicht durchsuchbar sind. Wenn ihr ein Protokoll irgendwo auf einer Platte legt oder per E-Mail-Anhang schickt und jemand jetzt nach einer Phrase sucht, an die er sich im Protokoll erinnert, dann wird weder das E-Mail-Programm noch das Dateisystem diese Phrase finden. Besser wäre es, das Protokoll direkt in ein gemeinsames Notizbuch zu legen. OneNote oder Evernote zum Beispiel.
Vorschlag: Lege in dieses Notizbuch nicht einfach nur den braven Protokolltext. Wenn ihr in dieser Besprechung Next-Actions ableitet, also Aufgaben, die im Nachgang erledigt werden müssen, dann schreibe diese Next-Actions direkt in den gemeinsamen Task-Manager, z.B. in euer James oder Todoist. Wenn ihr glaubt, dass es etwas gibt, das als Idee weiterverfolgt werden muss, aber noch keine ausführbare Aufgabe ist, dann legt auch diese Idee in euer gemeinsames Notizbuch.
An die Stelle von klassischen Protokollen treten also die Next-Actions und Ideen, die direkt in ihren zugehörigen Programmen bzw. Apps abgelegt werden.
Lasse Ideen aus Meetings reifen
Jetzt verweise ich nochmal auf meinen Beitrag „Weshalb du keinen Gedanken zweimal haben solltest“. Denn die Ideen aus einem Meeting sollen reifen. Das tun sie in einem gemeinsamen Notizbuch deutlich besser, als in Protokollen. In diesem neuen Zugang betrachten wir sie nicht als statische Mitschrift, sondern als agiles Dokument, das sich weiterentwickelt, ergänzt wird und somit reift.
Ich empfehle, die Ideen und Next-Actions gegen Ende des Meetings gemeinsam festzuhalten. Diejenige Person, die eigentlich ein Protokoll geschrieben hätte, teilt dazu ihren Bildschirm. Sie kann die meiste Zeit aufmerksam zuhören und das Meeting aktiv mitgestalten. Vielleicht fallen zwischenzeitlich ein paar flüchtige Notizen an, damit keine Ideen oder Next-Actions vergessen werden. Beim gemeinsamen Eintragen sollten auch schon verantwortliche Personen zugeordnet werden. Möglicherweise auch schon Deadlines vergeben werden (bei aller Kritik, die ich immer über Deadlines äußere).
Sei möglichst oft nachlässig
Wieso habe ich jetzt aber am Anfang gesagt, du solltest möglichst oft nachlässig sein? Bisher habe ich erstmal nur erklärt, warum ich es für eine gute Idee halte, dass du die Notizen nicht klassisch erstellst, sondern nur die zu reifenden Ideen und Projekte und die Next-Actions ableitest. Wenn du einmal dadurch den Mehrwert im Nachgang erlebt hast, wird sich dein Blick ändern. Du verlierst das Interesse an purer Dokumentation der Besprechung und denkst nur in nach vorne gerichteten Next-Actions und Ideen. Nicht nur aus Besprechungen, sondern aus allen Gesprächen, Begegnungen und Erlebnissen. Wann immer du mit jemandem sprichst und eine flüchtige Idee entsteht oder eine Next-Action bzw. ein Follow-Up, dann schreibe es dir auf. Direkt und ohne unnötige Dekoration.
Ich hoffe, Dir damit ein paar Gedanken und Anregungen gegeben zu haben. Bis zum nächsten Beitrag wünsche ich Dir ein paar schöne Tage, mit ganz viel kreativen Ideen und möglichst wenig Zeitverschwendung, weil Du Protokolle schreiben musst.
