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Checklisten – Geheimwaffe für Produktivität in Birkenstock

Checklisten - Geheimwaffe für Produktivität in Birkenstock

Wenn Checklisten eines nicht ausstrahlen, dann ist das Sexappeal. Genau wie Birkenstock früher. Gleichzeitig sind sie eine Geheimwaffe für deine Produktivität und haben mit teuer-verkauften Notion-Templates neuen Aufwind bekommen.

Klären wir also, wo Checklisten aufbewahrt werden sollten, wie du sie optimal gestaltest und welche Vorteile sie bieten.

Wo Checklisten in deiner PARA-Struktur Platz finden

Die PARA-Methode ist ein beliebtes Produktivitätssystem, mit dem du deine Aufgaben und Informationen effektiv verwalten kannst.

  • Projekte
  • Areas (deutsch Bereiche)
  • Ressourcen
  • Archive

In diesem System werden Checklisten am besten in einem Unterordner von „Bereiche“ abgelegt. Dabei heißt der Unterordner so, wie die Rolle, zu der die Checkliste einen Ablauf beschreibt. Meine Checkliste „Podcastfolge produzieren“ lebt daher in meinem „Podcast“-Ordner, weil das eben eine (nebenberuflich) Rolle meines Lebens ist.

Verwende dazu am besten eine Notizapp wie Evernote, OneNote oder Notion. Am besten nutzt die Checkliste als Kopiervorlage, damit du in der Kopie durchstreichen kannst, was erledigt wurde.

So gestaltest du die perfekten Checklisten

Es gibt zwei wichtige Punkte, die du beim Erstellen von Checklisten beachten solltest:

Regel 1: Don’t make me think. Checklisten sollten so reibungsarm wie möglich benutzbar sein. Ein einfaches Beispiel. Auf meiner Checkliste für die Podcast-Produktion stand der Eintrag „Reels zur aktuellen Folge produzieren“. Dazu benutze ich ein Online-Tool, dessen Name mir immer wieder entfallen ist. Sobald diese Aufgabe also anstand, habe ich das Browserfenster geöffnet, den Cursor in die Adresszeile gesetzt und dann erst mal kurz in die Luft gestarrt.

Nach wenigen Sekunden ist mir dann wieder „Minvo“ eingefallen. So heißt das Online-Tool für die Reel-Produktion. Nachdem mir das zwei- bis dreimal passiert ist, habe ich den Text in der Aufgabe entsprechen geändert: „Reels zur aktuellen Folge mit Minvo produzieren“.

Selbst wenn es jedes Mal nur wenige Sekunden sind, beseitige diesen kleinen mentalen Lasten und Zeitfresserchen Stück für Stück aus deiner Checkliste. Das bringt uns zur nächsten Regel.

Regel 2: Hinterlasse sie besser, also du sie vorgefunden hast. Das ist natürlich eng verwandt mit Regel 1. Wann immer dir auffällt, dass etwas verbessert werden könnte oder müsste, solltest du nicht zögern es zu tun. Veraltete Checklisten können schädlicher sein, als fehlende Checklisten.

Daher sollte jeder im Team dazu ermuntert und befähigt werden, Checklisten zu aktualisieren. Eine Checkliste im PDF-Format würde diese Regel verletzen, weil es enorm umständlich ist, etwas zu ändern.

  • Jemand findet einen Tippfehler? Schnell beseitigt!
  • Jemand kennt ein tolles Erklärvideo? Schnell ergänzt!
  • Jemand erkennt eine Lücke bei den Schritten? Schnell gestopft!

Die Vorteile von Checklisten

Hier sind die Top 3 Vorteile von Checklisten hat viele Vorteile, z. B.:

  1. Checklisten sind prozesssicher und robust gegen Unterbrechungen. Mit Checklisten stellst du sicher, dass du keine Aufgaben vergisst und alles erledigst, was du dir vorgenommen hast. Das Telefon klingelt, während du mitten der Arbeit warst? Kein Problem, die Checkliste dokumentiert, was bereits erledigt wurde und wo es weiter geht. Das verbessert die Qualität des Resultates.
  2. Checklisten dienen als SOPs (Standard Operation Procedure). Sobald du als Person mal ausfällst, sei es wegen Urlaub oder Krankheit, oder einfach, weil du Aufgabenbereiche auch mal abgeben kannst, macht die Checkliste die Übergabe wesentlich einfacher.
  3. Checklisten reduzieren die mentale Last. Wenn eine mehrschrittige Aufgabe nur in deinem Kopf repräsentiert ist, wirst du ständig besorgt sein, einer der Schritte könnte vergessen werden. Also werden die einzelnen Aufgaben immer wieder in deinem Kopf rotieren, bis sie erledigt sind. Checklisten, außerhalb deines Kopfes, machen Schluss damit.

Wie geht es weiter?

In seinem Buch „The Checklist Manifesto“ argumentiert der Chirurg Atul Gawande dafür, dass Checklisten ein leistungsstarkes Werkzeug sind, mit dem Fehler reduziert und Leben gerettet werden können (am Beispiel Checklisten für Operationen).

Auf meinem YouTube-Kanal kannst du dir diesen Beitrag auch ansehen. Dort erkläre ich dir auch, warum du die teure Notion-Vorlagen schenken kannst:

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