Tipp 5: Du musst die Spülmaschine nicht ausräumen; du willst!

Ein häufiges Anzeichen der Überforderung ist, dass man sich treiben lässt und in eine Opferrolle gerät. Diese Rolle äußert sich in alltäglichen banalen Dingen wie der Spülmaschine, von der man glaubt, dass sie ausgeräumt werden MUSS. Entgehe dieser Denkfalle und unterscheide sauber zwischen müssen und wollen. Du musst die Spülmaschine nicht ausräumen; du willst! Das wird einen großen Unterschied darin machen, wie du auch alle übrigen Dinge angehst. 

“Happiness is when what you think, what you say and what you do are in harmony”

Mahatma Gandhi

Beobachte dich ab sofort selbst: Wie oft lässt du Sätze der Form „Ich muss noch X erledigen (bevor ich Y machen kann)“ fallen? Vor allem: Wie oft stimmt diese Aussage wirklich?
Klingt so, als würdest du ja gerne Y machen, aber irgendjemand/irgendetwas hält dich davon und fordert zuerst X ein. Ein fieser Kerl/Frau diese(r) Unbekannte! Dir sind die Hände gebunden, aber X geht jetzt vor Y und du kannst nichts dafür. Du Opfer.

Mir geht es darum herauszufinden, wann die Deutung deiner Prioritätensetzung falsch ist. Ich glaube, meistens müssen wir X gar nicht zuerst tun, sondern wir wollen es. Dann ist es wichtig dazu zu stehen: Du hast frei und selbstbestimmt entschieden, dass dir X im Moment wichtiger ist. Du übernimmst die Verantwortung über dein Handeln. Anders kannst du der Überforderung nicht entkommen.

Sende ein selbstbestimmtes Signal an dich und dein Umfeld

Das Beispiel der Spülmaschine kennen vor allem Eltern, die ihre Kinder mit dieser Begründung auf später vertrösten. “Ich muss erst noch die Spülmaschine ausräumen”. Wieso “müssen”? Niemand hat dich dazu gezwungen und es ist mit deutscher Rechtsprechung verträglich es nicht zu tun. Räumst du sie nicht eher freiwillig aus, weil du die Ordnung bevorzugst und um dich anschließend in deiner Wohnung wohler zu fühlen? Traue dich, deinem Kind zu sagen, dass du dieses Wohlgefühl momentan dem Spielen vorziehst und schiebe es nicht auf die äußeren Umstände.

Wenn also das nächste Mal dein Kind vor dir in der Küche steht und spielen will, so sage nicht: „Ich kann jetzt nicht mir dir spielen, [obwohl ich es gerne würde], denn ich muss noch die Spülmaschine ausräumen. [Was nur ein Beispiel der unzähligen Aufgaben ist, die täglich auf mich einprasseln und von denen ich gar nicht weiß, wo ich anfangen soll. Es ist alles so furchtbar]„.

Sage lieber: „Ja, ich freue mich darauf, gleich mit dir spielen. Vorher will ich noch die Spülmaschine ausräumen. [Denn ich habe entschieden, dass das jetzt getan wird. Es sorgt für mehr Ordnung im Haus und das ist mir im Moment wichtiger]“.

An der Reihenfolge deiner Tätigkeiten hat sich nichts geändert. Zuerst die Spülmaschine, dann das Spielen. Gleichzeitig haben sich die Botschaften an dich und dein Umfeld um 180 Grad gedreht.

Natürlich gilt das für jede andere Situation des Alltags genauso, egal, ob zu Hause oder auf der Arbeit, ob mit oder ohne Kinder. Sage nicht, du müsstest etwas tun, obwohl du es “lediglich” willst. Auch wenn du im Endeffekt den Tag damit inhaltlich nicht anders gestalten solltest, so holst du dir die Deutungshoheit über deine Motive zurück.

Was, wenn du es nun aber wirklich nicht willst?

Wie verhält es sich mit Angestellten? Wenn der Chef einen Bericht verlangt, dann muss man das doch machen, oder?

Prinzipiell korrekt, aber auch hierauf kann man mit zwei Brillen schauen:

  • Fall 1, “Opferrolle”: „Ich muss den Bericht schreiben [weil ich sonst Ärger mit meinem Chef bekomme, und davor habe ich Angst].
  • Fall 2: Selbstbestimmt: „Ich will den Bericht schreiben [weil ich die Notwendigkeit und den Mehrwert darin sehe, dass der Bericht möglichst bald an den Kunden geht].

Gelegentlich wird es vorkommen, dass du eine Aufgabe zu erledigen hast und es dir einfach nicht gelingt, sie erledigen zu wollen. So lange das nur ab und zu vorkommt, kannst du das akzeptieren. Ist es an der Tagesordnung, so überlege dir, ob du diesen Job wirklich wills. Er wird dich nicht erfüllen, da wir alle nach Selbstverwirklichung streben. Nicht erst seit der Generation Y.

Erinnerung: Schreib‘ keine Aufgaben in deinen Kalender

Im Beitrag „Schreibe keine Aufgaben in den Kalender“ habe ich dich gebeten, Aufgaben nicht zu terminieren. Im Bezug auf diesen Beitrag wird nun deutlich: Ein Terminieren führt zu einem Müssen. Aber wir wechseln ja die Einstellung hin zu einem Wollen [dass das bald erledigt ist]. Ergo setzen wir es auf die Next-Action-Liste

Wie ist es bei dir? Wie oft hast du dich mit einem „müssen“ ertappt? Welche Dinge, von denen du bisher geglaubt hast, sie zu müssen, sind eigentlich Dinge, die du willst? Wie oft war das Müssen-von-X eine Entschuldigung dafür, dass du dich vor Y drücken wolltest?

Kurz notiert: Todoist (Beta) importiert handschriftliche Todo-Listen

Todoist scannt und importiert jetzt handschriftliche Todo-Listen. Bereits im Beta-Status ist das ein wundbares Feature!

Erst vor kurzem hat Todoist seine Foundations vorgestellt. Begeistert von den neuen Funktionen bin ich dem Beta-Programm beigetreten (auch mitmachen). Jetzt ist mir das erste Beta-Feature zufällig ins Auge gesprungen und ich bin begeistert!

Still und leise aufgeschlagen

Eigentlich wollte ich gerade klassisch eine Aufgabe eintippen, da fällt mir ein neues unbekanntes Icon auf:

Screenshot: Aufgabe hinzufügen in Todoist
Leicht zu übersehen: Neues Icon rechts unten

Neugierig tippe ich darauf: Todoist importiert handschriftliche Todo-Listen. Also schnell zu Testzwecken eine Notiz geschrieben und gescannt.

Todo-Liste in Todoist gescannt
Ansicht, nachdem man ein Foto geschossen hat

Alle erkannten Aufgaben werden mit einem hellroten Rahmen markiert. Tippt man sie der Reihe nach an, werden sie dunkelrot und der Text erscheint unten mit der Möglichkeit, die Aufgabe direkt über den roten Papierflieger anzulegen.

Noch nicht perfekt aber mit viel Potenzial

Todoist OCR hat einen Fehler gemacht
Fast korrellt erkannt. Äh… korrekt!

Leider werden Zeilenumbrüche noch als separate Aufgaben interpretiert und teilweise wurde meine Handschrift nicht korrekt erkannt.

Dennoch: Hut ab! Das Feature funktioniert ansonsten bereits wunderbar. Der Beta-Status verrät sich momentan nur die ein paar fehlende Komfortfeatures, wie z.B. dem korrekten Umbruch mit Zeilenumbrüchen oder Unteraufgaben.

Ich freue mich darauf, das Feature in den nächsten ausführlich zu testen. Zwar habe ich nicht die Angewohnheit viele Dinge handschriftlich zu erfassen, aber ein paar Einkaufszettel oder Whiteboard-Planungen werden sich schon finden.

Hinweis: Todoist weist darauf hin, dass ein Beta-Feature jederzeit stark verändert oder sogar entfernt werden könnte. Baut es also noch nicht als verbindliches Element in euren Workflow ein.

Kurz notiert: Marie Kondo räumt eure ToDo-Liste auf

Marie Kondo räumt im Todoist-Blog eure Todo-Listen auf. Lesenswert! Bitte beachtet aber nicht alle Tipps.

Kurz vor Jahresende, und somit rechtzeitig vor den guten Vorsätzen für das neue Jahr, gibt es ein Highlight im Todoist-Blog:

„The Life Changing Magic of Tyding Up Your To-Do List“

Gemeinsam mit Aufräumexpertin, Bestsellerautorin und Netflix-Star Marie Kondo (“Magic Cleaning”) erklärt das Todoist-Team, wie man seine Todo-Liste aufräumt. Sehr lesenswert!

Wichtigstes Element ist es, das eigene “End Goal” zu formulieren; eine Art Lebensziel. An ihm soll sich jede Entscheidung wie an einem Kompass orientieren. Volle Zustimmung. Damit beginnt auch Steven Covey in seinem Bestseller “Die 7 Wege zur Effektivität”. Führt eine Aufgabe nicht unmittelbar zu diesem Ziel kann sie vermeintlich weg. Aber Achtung: Natürlich bleibt auch die Aufgabe für die Steuererklärung am Ende noch stehen. Positiv: Der Verzettelungsgefahr wird Einhalt geboten.

Kondo räumt nicht Raum für Raum auf, sondern Kategorie für Kategorie. Sie beginnt stets bei den Kleidern, egal in welchen Räumen diese verteilt sind. Im Todoist-Blog wird das auf die Projekte übertragen. Hier interpretiere ich die Analogie anders: Räume deine Todo-Liste nach Kontext (im GTD-Sinn, z.B. hier nachzulesen) auf, nicht nach Projekt (=Lebensbereich). Betrachte so z.B. alle Aufgaben, bei denen es etwas zu lesen gibt, etwas zu besorgen oder etwas zu schreiben, usw.

Wirklich widersprechen möchte ich jedoch an der Stelle, an der alle Aufgaben niedrigster Priorität entsorgt werden und dann noch zum Terminieren von Aufgaben aufgerufen wird. Zum Thema Priorisieren möchte ich bald einen eigenen Beitrag verfassen und gegen das Terminieren spreche ich mich erneut vehement aus: Schreib keine Aufgaben in deinen Kalender. Bitte versprecht mir bis dahin, noch nicht voreilig Aufgaben zu löschen und vor allem nicht zu terminieren.

Zum Abschluss noch ein Fan-Bekenntnis an Marie Kondo: 

Aufgeräumter Kleiderschrank nach Mario Kondo, Konmari
Konmari! Mein Kleiderschrank-Tribut an Marie Kondo

Kurz notiert: Evernote hat die Suchfunktion überarbeitet

Evernote hat die Suchfunktion überarbeitet. Zunächst nur im Web, wo sie wunderbar funktioniert. Um zu schlechter steht die bisherige Version in der App und auf dem Desktop da.

Evernote hat seine Anwender per E-Mail darüber informiert, dass die Suchfunktion überarbeitet wurde. Hier die Randpunkte:

  • Echtzeit-Vorschläge während der Eingabe
  • Tippfehler werden korrigiert
  • Die Suche kann auf Schlagwörter usw. eingeschränkt werden
  • Häufige Suchanfragen können abgespeichert werden

Aktuell steht sie nur in der Web-Version zur Verfügung. Eine ideale Möglichkeit die neue Suchfunktion mit der bisherigen Variante auf dem Desktop und Mobilgeräten zu vergleichen.

Wo ist die Rechnung meiner Handkreissäge?

Suchfunktion von Evernote im Web
Die neue Web-Suche

Zu Testzwecken suche die Rechnunger meiner Handkreissäge. Also beginne ich zu tippen. Bereits bei „Hand“ erscheint als vorletzter Eintrag die gesuchte Notiz. Ich bin beigeistert, wie flüssig sich die Liste aktualisiert!

Sobald der Suchbegriff komplett eingetragen ist, bleibt auch nur noch dieses Resultat übrig. Wie versprochen funktioniert das auch, wenn man sich vertippt, also etwa „Handkreisäge“.

Das Speichern der Suchanfrage ist etwas versteckt:

Suchfunktion von Evernote im Web
Klicke auf die drei Punkte um die Suchanfrage zu speichern

Sehr gut gefällt mir auch, wie sich die gespeicherte Suchanfrage wieder aufrufen lässt. Ein Klick ins Suchfeld und meine gespeicherten Anfragen werden mir ganz unten angezeigt:

Suchfunktion von Evernote im Web
Gespeicherte Suchanfragen erscheinen aufgeräumt, da wo man sie vermuten würde

Zwischenfazit: Sehr gut gemacht Evernote!

Desktop und App: Wie eine Suchfunktion nicht sein sollte

Vergleichen wir das mal mit dem Desktop. Typischerweise bin hier gerade in einem bestimmten Notizbuch und starte die Suche:

Suchfunktion von Evernote auf dem Desktop
Notizen gefunden: 0. Das ist derart nervig, dass ich mich die Suchfunktion abgewöhnt habe.

Ergebnis ist fast immer: „Notizen gefunden: 0“. Erst darunter sagt er mir, dass es in einem anderen Notizbuch eine deratige Notiz geben könnte. Wenn ich auf diese blauen Links klicke gelange ich auch dorthin. Für mich war diese Umweg derart nervig, dass ich mir die Suche in Evernote eigentlich abgewöhnt hatte, und mich schneller durch meine Tag-Struktur navigiert habe.

Zum Vergleich: Das Web macht es jetzt genau umgekehrt: Es wird erst mal alles durchsucht, aber direkt angeboten die Suche einzuschränken:

Suchfunktion von Evernote auf im Web
Gut so: Erst mal überrall suchen, dann optional das aktuelle Notizbuch als Filter anbieten.

In der App wird es ganz abstrus. Startet man die Suche direkt nach Start der App, so ist das Sucherlebnis ähnlich gut wie im Web:

Suchfunktion von Evernote in der App
Fast auf Web-Niveau: Die Suche von der App-Startseite aus

Ist man aber bereits in einem Notizbuch und startet jetzt die Suche, so schaut diese nicht mehr über Notizbuch-Tellerrand hinaus. Das ist unbrauchbar!

Suchfunktion von Evernote in der App
Unbrauchbar: Die App-Suche schaut nur im aktuellen Notizbuch nach

Wo geht die Reise hin?

Evernote ist wirklich gebeutelt, und das seit Jahren. Als totgesagtes Einhorn hat es von 2015 bis 2018 vor sich hin vegetiert. Dann hat der CEO gewechselt und man wollte alles besser machen. Fokus auf die Kernkompentenz und Vereinheitlichung der Plattformen. Dar auch dringend notwendig. Ich kann ein Lied singen, von miserablen Texteditoren, die Schriftarten und Schriftgrößen bunt gemischt haben und von Funktionen (z.B. Tabellen) die es z.B. in der App so nicht gab.

Dann gab es immer wieder kleinere Lichtblicke, wie die neuen Vorlagen oder das GMail-Plugin. Das alles sei nur Teil einer großen Reise. Sehr schön z.B. hier auf YouTube anzusehen. Leider dauert diese Reise eben! Die ersten Schritte sind vielversprechend, reparieren aber teilweise auch nur Dinge, die jahrelang kaputt waren.

Für mich als langjähriger Nutzer ist es aber genug Lichtblick, um weiterhin bei der Stange gehalten zu werden.

Gemeinsam entschleunigt an Dokumenten arbeiten

[Ironie an]

Die Arbeitswelt ist hektisch und wir sind alle überfordert. Das muss jeder ständig am eigenen Leib erfahren. Mit diesen Tipps könnt ihr ab gemeinsam entschleunigt an Dokumenten arbeiten.

Wende sie ab sofort an und schinde Zeit bei allen wichtigen Dokumenten. Deine Kollegen werden dich dafür lieben, nachdem sie den Vorteil der Entschleunigung auch für sich erkannt haben. Gemeinsam nehmen wir den Stress aus der Digitalisierung.

Tipp 1:  Lege das Dokument an einen überraschenden Ort

Der effektivste Weg die Bearbeitung eines Dokuments zu entschleunigen, ist es, es den Co-Autoren nicht direkt unter die Nase zu reiben. Den Marketing-Bericht des neuen Produkts vermuten sie entweder im Marketing-Ordner oder aber im Produkt-Ordner. Selbstverständlich darf dein Dokument nicht dort liegen, sondern an einer überraschenden Stelle. Sei kreativ! Tue dabei so, als wäre das der einzig logische Ablageort gewesen.

Tipp 2: Überliste die Suchfunktion

Der hektische Kollege wird das Dokument nun nicht finden, und ungeduldig die Suchfunktion bemühen. Natürlich haben wir das kommen sehen und den Dateinamen angepasst: Er enthält keine Schlüsselwörter. Netter Nebeneffekt: Wer zufällig über die Datei stolpert, der ahnt auf Grund des Namens nichts vom Inhalt und wird positiv überrascht. Nette Überraschungen gibt es in unserer Arbeitswelt viel zu selten.

Tipp 3: Hänge unzählige Kürzel an

Anfangs wird der Bericht vielleicht noch den Dateinamen „Marketing-Bericht 2019.docx“ tragen (falls du dich bei Tipp 2 nicht durchsetzten konntest, und jemand dein „MB 19“ unnötig verlängert hat). Es ist aber noch nicht zu spät, ab sofort zu entschleunigen. Ignoriere die „Änderungen nachverfolgen“-Funktion von Word und erzeuge jedesmal eine Kopie der Datei und hänge dein Kürzel an, also etwa „Marketing-Bericht 2019_SF.docx“. Du darfst gerne Unterstriche verwenden, obwohl der Rest der des Dateinamens es nicht tut. Das erinnert an die gute alte Zeit, als Leerzeichen im Dateinnamen noch nicht erlaubt waren. Wenn du nun ein zweites mal nachlegen musst, verwende zufällig einen zusätzlichen Anhang. Zur Auswahl stehen unter anderem:

Gemeinsame Bearbeitung eines Dokumentes mit vielen Kürzeln und Unterstrichen
Nimm dir Zeit und finde die aktuellste Version
  • „_2“
  • „_neu“
  • „_aktualisiert“
  • „_review“
  • [sei kreativ]

Wichtig: Wenn du noch ein drittes mal ändern musst, so wähle den neuen Anhang zufällig. Fausregel: So lange der Dateinamen ohne Zeilenumbruch auf den Bildschirm passt, gilt er als lesbar.

Tipp 4: Ignoriere Änderungen von Kollegen so lange wie möglich

Wenn du vor einer weiteren Änderungsrunde stehst, stelle sicher an deiner letzten Version weiterzuarbeiten, und nicht etwa an der aktuellsten. Der Kollege, der am Ende alles zusammenführt profitiert davon. Der gründliche Vergleich unzähliger Dateiversionen wird sein Textverständnis in ungeachtete Höhen führen.

Tipp 5: Wähle das Datumsformat mit Bedacht

Oft hört man, das Datumsformat „YYYY-MM-TT“ sei das einzig wahre, weil es die richtige Chronologie sicherstellt. Gefährlicher Nebeneffekt: Wer die aktuellste Version zuverlässig findet, der schaltet auch sein Gehirn aus. Nur wenn alle möglichen Datumsformate auftauchen, wird der Suchende auch wirklich aufmerksam suchen.Bonus-Tipp: Schreibe den Monatsnamen im Klartext und die Chronologie weiter zu verschleiern.

Tipp 6: Verwende nie die aktuellste Word-Version

Erinnere dich an Tipp 3, wo wir Unterstriche verwendet haben. Dadurch stellst du sicher, dass auch alte Betriebssysteme und schrullige individuelle Dateisysteme sich nicht verschlucken. Gleiches gilt für die Word-Version. Microsoft hat das „.docx“ nur eingeführt, weil das alte „.doc“ nicht mehr hipp genug war. Durch Anfügen eines X wird alles hipper.

Außerdem: Wer wärst du denn, wenn du Kollegen aus dem Prozess ausschließen würden, nur weil diese noch Word 98 benutzen?

Die alten Dinge waren auch gut!

Tipp 7: Dru(e)cke Wertschätzung aus!

Digitalisierung ist einer der Haupttreiber der beschleunigten Arbeitswelt, und somit unser Feind. Ich empfehle den guten alter Ausdruck und Textmarker. Ähnlich wie ein handgeschriebener Brief drückt er Wertschätzung aus: „Ich habe mir die Zeit für dich genommen!“.

Tipp 8: Vermeide die Cloud

Lege dein Dateien immer auf den Desktop und kopiere es von Hand – nur bei absoluter Notwendigkeit – rüber aufs Netzlaufwerk (den neuen Anhang aus Tipp 3 nicht vergessen!). Die Cloud würde deine Aktualisierungen sofort mit den Kollegen teilen. Das baut dort nur unnötig Stress auf, kurzfristig darauf reagieren zu müssen. Außerdem: Wo ist überhaupt die Cloud und wer liest da mit?

Meme Morpheus (Matrix) What if I told you, the cloud ist just someone elses computer

Tipp 9: Informiere Kollegen persönlich über Änderungen

Bist du mit deinen Änderungen fertig oder hast Rückfragen? Vermeide ein schnelles Medium wie Slack, Twist oder Microsoft Teams! Insbesondere rate ich davon ab, die Kommentarfunktion des Office-Paketes zu nutzen. Sie hat den Nachteil, dass sie zusätzlich auch noch den Kontext herstellt. Gehe persönlich zum Kollege und informiere ihn. Auch das drückt Wertschätzung aus, während ein Chat unpersönlich und ungeduldig wirkt.

[Ironie aus]

Wie ärgerlich, jetzt haben wir nur 9 Tipps! Ich habe eine Idee: Wir könnten doch gemeinsam an diesem Dokument arbeiten, und steuerst einen zehnten Tipp bei. Was nervt dich besonders beim gemeinsamen Bearbeiten von Dokumenten?