Kleine Projekte, große Herausforderung

Jeder von uns hat mindestens eine E-Mail oder eine Aufgabe in der To-do-Liste, die man schon seit Tagen vor sich herschiebt. Eigentlich keine große Sache, aber dennoch maximal unattraktiv. Die kleinen Quälgeistern scheinen der Beweis zu sein, dass unser Selbstmanagement doch nicht so toll ist, wie wir es gerne hätten.

Die Gute Nachricht: Für diesen Typ von Aufgabe gibt es einfaches Lösungsschema.

Diesen Beitrag im Podcast anhören:

Nervige Aufgaben sind eigentlich kleine Projekte

Wann immer wir uns in Coachings solche Aufgaben vornehmen und ich frage: „Was hat es damit auf sich?„, folgt ein „Hmm….“ und dann meistens eine Kaskade der Form:

  • „Letztlich müsste ich dazu …“
  • „… aber das geht nicht ohne …“
  • „… und dazu müsste ich erst …“

Nehmen wir als Beispiel „Spotify ersetzen“. Klingt nach einer Aufgabe, denn es enthält ja ein Verb. Formulieren, die ein Verb enthalten, sind prinzipiell ausführbar. Wenn sie nicht dennoch nicht ausgeführt werden, muss man nachhaken.

Unklare Bedeutung schafft große Herausforderungen

Im Spotify-Beispiel wollte ich meinen privaten Musikstreamingdienst ersetzen. Ein kurzes Brainstorming bringt diese kleinteiligen Aufgaben ans Tageslicht:

  • Spotify-Abo kündigen
  • Abo bei neuem Anbieter abschließen
  • Playlisten übertragen
  • Neue App auf allen Geräten installieren und Spotify deinstallieren

Alles, was mehr einen Schritt zur Erledigung braucht, ist ein Projekt. Hier ein Mini-Projekt. Jeder der Unteraufgaben ist an sich ausführbar (weil sie ein Verb enthält). Dabei muss das nicht mal in einem Aufwasch passieren, sondern könnte sich auf mehrere Tage verteilen.

Und dennoch wird es in diesem Projekt nicht vorangehen, weil die Bedeutung noch nicht herausgearbeitet ist. Hier ist es der Punkt „Abo bei neuem Anbieter abschließen„. Hier ging es nicht um den günstigsten Anbieter, oder denjenigen mit dem größten Katalog, sondern um einen mit funktionierendem Jugendschutz.

Da die App in der Familiengruppe verwendet werden soll, muss die neue App auf manchen Geräten die Inhalte bzw. Jugendschutz filtern. Und damit nähern wir uns dem Knackpunkt: Es geht im nächsten Schritt noch gar nicht ums Abschließen eines Abos, sondern ums Recherchieren eines Anbieters.

Der nächste Schritt beendet die Prokrastination

Der nächste Schritt stand in diesem Beispiel nicht auf der Liste. Besser gesagt, einer der vermeintlich nächsten Schritte „Abo bei neuem Anbieter abschließen“ wurde einfach immer und wieder aufgeschoben. Die einfache Lösung: Frage, warum Du das aufschiebst?

Warum hast Du bisher noch kein neues Abo abgeschlossen? Weil ich noch keinen guten Anbieter gefunden habe!

Warum hast Du noch keinen guten Anbieter gefunden? Weil ich einen suche, der gute Jugendschutzeinstellungen hat.

Was könntest Du jetzt konkret tun? Ich könnte die Frage (welcher Musikstreamingdienst hat gute Jugendschutzeinstellungen) bei Google, YouTube oder einem Familienforum suchen.

So werden kleine Projekte keine großen Herausforderungen

Schnappe Dir eine E-Mail oder eine sonstige überfällige Sache in Deiner Organisation. Verbirgt sich hinter dieser Sache eine mehrstufige Aufgabe, sprich ein Mini-Projekt.

Kannst Du Dich bei einem der Schritte einfach nicht überwinden, ihn anzugehen? Warum? Hinterfrage die erste Antwort mit einem weiteren warum, und noch einem und noch einem, bis Du irgendwann zum „Und jetzt“? übergehen kannst.

So verlieren kleine Projekte ihren Schrecken und werden zügig erledigt.

Wenn Du Deine Projektplanung systematisch auf ein neues Niveau heben willst, dann empfehle ich Dir meinen Audiokurs:

Inbox Zero geht auch ohne Disziplin

Wer zum ersten Mal von Inbox Zero liest, wird früh mit einem großen Prozessdiagramm erschlagen. Ohne Disziplin scheint Inbox Zero unmöglich zu sein.

Inbox Zero ohne Disziplin erscheint nach diesem Diagram unmöglich
Noch Fragen? Easy, oder?

Alle Bekundungen, dass es eigentlich ganz simpel wäre, klingen ab dann wie Hohn. Selbst wenn man dann allen Mut zusammennimmt, und sich einmal durch das Diagramm kämpft, wird der strenge Prozess nicht lange durchgehalten. Die Unordnung kehrt E-Mail für E-Mail zurück. Was bleibt ist das ungute Gefühl, dass man selbst wohl einfach nicht strukturiert genug ist.

Diesen Beitrag auf YouTube ansehen:

Was Inbox Zero mit Kleiderschränken zu tun hat

Selbst die unordentlichsten Kleiderschränke zeigen eine grobe Sortierung in Hosen, Oberteile und Unterwäsche. Auch wenn nicht zusätzlich nach Farbe und Saison sortiert ist, machen wir alle das intuitiv erst mal richtig. Zugegeben, wer direkt aus dem Wäschekorb lebt, der wird sich hier nicht wiederfinden. Alle anderen 99 Prozent: Nur Mut, das klappt ab sofort auch mit den E-Mails.

Beim Einsortieren sind die groben Kategorien schnell gefunden. Auch wenn mal ein Longsleeve Shirt inmitten von Pullovern landet, richtet das keinen Schaden an, auch wenn über einer Stuhllehne noch die Hose vom Vortag hängt, greift man am nächsten Tag dennoch ins korrekte Unterwäschefach. Natürlich wäre die Entnahme von Kleidern einfacher, wenn alles picobello sortiert wäre. Wenn Du aber lieber mehr Zeit beim Heraussuchen als beim Einsortieren investieren möchtest, ist das okay.

Unterscheide nur die groben Kategorien für E-Mails

Ähnlich wie es also jeder von uns schafft, die gewaschene Kleidung in die groben Kategorien Hosen, Oberteile, Unterwäsche zu sortieren, so kannst Du auch mit einer groben Sortierung Deiner E-Mails bereits viel Ordnung und Struktur in Deinen Posteingang bringen. Ganz ohne Dampfbügeleisen. Probiere für den Anfang diese drei Schritte:

  1. Verschiebe alle E-Mails, die Du nur lesen musst (z.B. Newsletter, die Du gerne behalten willst) in einen „Lesen“-Ordner. Ebenso alle E-Mails, wo Du auf etwas oder jemanden wartest, in einen „Warten“-Ordner.
  2. Alle übrigen E-Mails, die jetzt noch im Posteingang sind, werden mit einer Aktion verbunden sein. Markiere hiervon nur die wichtigsten (z.B. mit dem Stern in GMail oder der Fahne in Outlook), höchstens aber drei. Verliere Dich nicht in Details aller anderen E-Mails, bis diese markierten erledigt sind.
  3. Lösche, was gelöscht werden kann. Verschiebe alles andere ins Archiv, sobald die E-Mail erledigt ist.

Wir haben jetzt tatsächlich nur mit vier Kategorien gearbeitet. Zu lesende E-Mails kamen in einen eigenen Ordner, zu bearbeitende E-Mails blieben im Posteingang und die wichtigsten davon wurden markiert. Als viertes und letztes wurde gelöscht und ins Archiv verschoben. Die Schmutzwäsche sozusagen.

Es kommt sehr selten vor, dass Lese-E-Mails mit einer Dringlichkeit verbunden ist und meistens passiert auch nichts Schlimmes, wenn Du sie mit ein paar Tagen Verspätung liest. Daher reicht es, sich denn diese E-Mails nur ein- bis zweimal pro Woche zu Gemüte zu führen. Viel wichtiger ist, dass der Rest im Posteingang überschaubar bleibt. Durch die Markierungen (Sterne, Flaggen, …)  ist immer klar, was Priorität genießen sollte. Du wirst dann bald ganz intuitiv damit beginnen, die E-Mails (mit Markierung) schneller zu bearbeiten, wenn es ein paar mehr werden. Ähnlich wie wir vor allem dann Bügeln, wenn der Korb mit der Bügelwäsche sich gut gefüllt hat.

Löst das alle Deine E-Mail-Probleme? Nein! Ist es ein Schritt in die richtige Richtung und geht Inbox Zero auch ohne Disziplin? Aber ja, sowas von! Probiere dieses einfache System einige Tage und lass es seine Wirkung entfalten. Wenn Du dann auf den Geschmack gekommen bist, wird dieses kostenlose Buch keine Wünsche mehr offen lassen:

3 Tipps, wie Du dieses Jahr Deine Ziele erreichst

Das neue Jahr ist schon ein paar Tage alt, weshalb wir keine Zeit verlieren sollten. Wir betrachten drei häufige Fehler und leiten Tipps daraus ab.

Diesen Beitrag im Podcast anhören:

Fehler 1: Die Ziele sind zu schwammig oder zu streng formuliert

Schwammige Ziele sind nicht erreichbar. Weniger drastisch formuliert: Du kannst nie wissen, ob du ein schwammiges Ziel erreicht hast. Nehmen wir als schlechtes Beispiel: „Im neuen Jahr nehme ich ab“. Der Zeitraum ist riesig, denn es geht um das ganze Jahr. Theoretisch wäre also noch bis November Zeit, damit zu beginnen. Der Aufschieberitis sind Tür und Tor geöffnet. Selbst wenn du damit schon direkt beginnen würdest: Wann wurde das Ziel erreicht? Ging es um 1 kg oder eher um 30 kg? 

Ein besseres Ziel wäre z.B. „Bis Ende März nehme ich 12 kg ab“. Bitte verstehe die 12 kg hier exemplarisch. Nehmen wir an, das wäre ein machbar, wenn auch ein bisschen fordernd. Wie wäre es, wenn wir das Ziel jetzt genauer runterbrechen, z.B. auf 4 kg pro Monat. Oder direkt auf 1 kg pro Woche?

Achtung: Wenn du zu präzise bist, erliegst du der Kontrollillusion. In diesem Beispiel sind wir zu präzise geworden. Gewichtsverlust geschieht seltenst gleichmäßig, selbst wenn alles ideal läuft. Zusätzlich wird es aber immer Wochen geben, in denen du wegen Krankheit oder sonstigen, unvorhergesehenen Dingen weniger trainieren kannst. Mindestens eines deiner Wochenziele wirst du nicht erreichen, und dann gilt es einen Plan B zu haben.

Tipp: Formuliere deine Ziele präzise und etwas fordernd. Es sollte kein Selbstläufer sein und du musst wissen können, ob du es erreicht hast. Doch Vorsicht vor zu präzisen Plänen: Du wirst an Details abweichen, was zu Frust führen kann. Gib dich nicht einer Kontrollillusion hin.

Fehler 2: Du hattest keinen Plan B für Misserfolge

Was tust du, wenn du hinfällst? Du stehst wieder auf. Was tun Raucher*innen, die sich gerade entwöhnen, wenn sie doch wieder zur Zigarette greifen? Viel zu oft geben sie komplett auf. Sie hatten keinen Plan für Misserfolge.

Wer eine neue Sportart, Instrument oder sonstige Fähigkeit lernt, kommt gar nicht auf die Idee, dass er/sie niemals stürzen, sich verspielen oder sonst einen Fehler begehen wird. Analog gilt: Wer abnehmen will, muss sich auf mindestens eine Essattacke einstellen, die in dem Moment übermächtig ist. Wie geht man dann mit der eigenen Fehlerhaftigkeit und Unzulänglichkeit um?

Tipp: Sei grundlegend gnädig mit dir und habe einen Plan B. Fehltritte sind erlaubt, sollten aber konstruktiv genutzt werden. Ein Plan B fürs Abnehmen könnte also lauten: „Wenn ich einer Essattacke unterliege, dann mache ich anschließend einen ausführlichen Spaziergang und versuche herauszufinden, was die Ursache war und was ich nächstes Mal besser machen kann“.

Fehler 3: Du hast es nicht mit Gewohnheiten verknüpft

Betrachten wir noch ein klassisches Beispiel: „Dieses Jahr werde ich mehr trainieren“. Hier haben wir prompt Fehler 1 begangen. Korrigieren wir das konkret zu „Dieses Jahr werde ich dreimal pro Woche ein Krafttraining absolvieren.“

Wann sind diese dreimal pro Woche? Direkt am Montag müsste nicht sein, denn es sind ja noch sechs Tage Zeit für drei Trainings. Am Dienstag reicht die restliche Woche theoretisch auch noch. Ab Mittwoch wird es dann aber eng, die Regenerationszeiten noch einzuhalten. Solche zeitaufwändigen Vorsätze müssen also direkt irgendwie im Kalender vermerkt werden. Natürlich direkt mit Plan B, falls mal ein Training ausfallen muss (z.B. verschieben auf einen anderen Tag oder ein paar Übungen zu Hause machen). 

Damit am geplanten Trainingstag nicht die Bequemlichkeit gewinnt, gilt es sich selbst mit Gewohnheiten zu überlisten. Für viele ist es, die gepackte Trainingstasche direkt mitzunehmen, um nach der Arbeit direkt bereit zu sein. Für anderen funktioniert die Verabredung mit Freunden zum Training, für mich funktioniert der früher gestellte Wecker für ein Training direkt am Morgen.

Noch ein Beispiel aus dem letzten Blogpost über Mikrogewohnheiten. Dort wollten wir uns angewöhnen, mehr zu trinken. Eine gute Gewohnheit wäre hier, immer ein gefülltes Glas Wasser auf der Küchenablage bereit zu haben. Austrinken und direkt wieder auffüllen.

Tipp: Finde die richtigen Auslöser für deine neue Routinen. 

  • Welcher Erinnerungen sind notwendig? Z.B. Kalendereintrag oder Glas Wasser auf der Arbeitsplatte. 
  • Was kannst du tun, um es dir möglichst einfach zu machen? Z.B. Trainingstasche gepackt im Auto.
  • Was kannst du tun, um dir die Nicht-Ausführung möglichst schwer zu machen? Z.B. Verabredung zum Training.

Noch eine vierte Sache, die du besser machen kannst: Warte nicht bis zum 1. Januar. Wenn es dir ernst ist, dann fange direkt an. Wenn du Hilfe brauchst, melde dich bei mir!

Wird verarbeitet …
Erledigt! Sie sind auf der Liste.