Wer zum ersten Mal von Inbox Zero liest, wird früh mit einem großen Prozessdiagramm erschlagen. Ohne Disziplin scheint Inbox Zero unmöglich zu sein.
Alle Bekundungen, dass es eigentlich ganz simpel wäre, klingen ab dann wie Hohn. Selbst wenn man dann allen Mut zusammennimmt, und sich einmal durch das Diagramm kämpft, wird der strenge Prozess nicht lange durchgehalten. Die Unordnung kehrt E-Mail für E-Mail zurück. Was bleibt ist das ungute Gefühl, dass man selbst wohl einfach nicht strukturiert genug ist.
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Was Inbox Zero mit Kleiderschränken zu tun hat
Selbst die unordentlichsten Kleiderschränke zeigen eine grobe Sortierung in Hosen, Oberteile und Unterwäsche. Auch wenn nicht zusätzlich nach Farbe und Saison sortiert ist, machen wir alle das intuitiv erst mal richtig. Zugegeben, wer direkt aus dem Wäschekorb lebt, der wird sich hier nicht wiederfinden. Alle anderen 99 Prozent: Nur Mut, das klappt ab sofort auch mit den E-Mails.
Beim Einsortieren sind die groben Kategorien schnell gefunden. Auch wenn mal ein Longsleeve Shirt inmitten von Pullovern landet, richtet das keinen Schaden an, auch wenn über einer Stuhllehne noch die Hose vom Vortag hängt, greift man am nächsten Tag dennoch ins korrekte Unterwäschefach. Natürlich wäre die Entnahme von Kleidern einfacher, wenn alles picobello sortiert wäre. Wenn Du aber lieber mehr Zeit beim Heraussuchen als beim Einsortieren investieren möchtest, ist das okay.
Unterscheide nur die groben Kategorien für E-Mails
Ähnlich wie es also jeder von uns schafft, die gewaschene Kleidung in die groben Kategorien Hosen, Oberteile, Unterwäsche zu sortieren, so kannst Du auch mit einer groben Sortierung Deiner E-Mails bereits viel Ordnung und Struktur in Deinen Posteingang bringen. Ganz ohne Dampfbügeleisen. Probiere für den Anfang diese drei Schritte:
- Verschiebe alle E-Mails, die Du nur lesen musst (z.B. Newsletter, die Du gerne behalten willst) in einen „Lesen“-Ordner. Ebenso alle E-Mails, wo Du auf etwas oder jemanden wartest, in einen „Warten“-Ordner.
- Alle übrigen E-Mails, die jetzt noch im Posteingang sind, werden mit einer Aktion verbunden sein. Markiere hiervon nur die wichtigsten (z.B. mit dem Stern in GMail oder der Fahne in Outlook), höchstens aber drei. Verliere Dich nicht in Details aller anderen E-Mails, bis diese markierten erledigt sind.
- Lösche, was gelöscht werden kann. Verschiebe alles andere ins Archiv, sobald die E-Mail erledigt ist.
Wir haben jetzt tatsächlich nur mit vier Kategorien gearbeitet. Zu lesende E-Mails kamen in einen eigenen Ordner, zu bearbeitende E-Mails blieben im Posteingang und die wichtigsten davon wurden markiert. Als viertes und letztes wurde gelöscht und ins Archiv verschoben. Die Schmutzwäsche sozusagen.
Es kommt sehr selten vor, dass Lese-E-Mails mit einer Dringlichkeit verbunden ist und meistens passiert auch nichts Schlimmes, wenn Du sie mit ein paar Tagen Verspätung liest. Daher reicht es, sich denn diese E-Mails nur ein- bis zweimal pro Woche zu Gemüte zu führen. Viel wichtiger ist, dass der Rest im Posteingang überschaubar bleibt. Durch die Markierungen (Sterne, Flaggen, …) ist immer klar, was Priorität genießen sollte. Du wirst dann bald ganz intuitiv damit beginnen, die E-Mails (mit Markierung) schneller zu bearbeiten, wenn es ein paar mehr werden. Ähnlich wie wir vor allem dann Bügeln, wenn der Korb mit der Bügelwäsche sich gut gefüllt hat.
Löst das alle Deine E-Mail-Probleme? Nein! Ist es ein Schritt in die richtige Richtung und geht Inbox Zero auch ohne Disziplin? Aber ja, sowas von! Probiere dieses einfache System einige Tage und lass es seine Wirkung entfalten. Wenn Du dann auf den Geschmack gekommen bist, wird dieses kostenlose Buch keine Wünsche mehr offen lassen: