Tipp 1: Schreibe alles in deine Inbox

Im Kick-Off-Beitrag „Mythos Überforderung“ (hier nachlesen) hatten wir uns den Start in einen typischen Arbeitstag angeschaut. Auf dem Weg zur Arbeit und in den ersten Minuten sind uns so viele Todos zugeflogen, dass der Tag völlig aus der Spur kommen kann. Die ursprünglich geplanten Tagesaufgaben wandern nach hinten und am Ende bleiben wir vermutlich länger im Büro, um alles wieder irgendwie auf Kurs zu bekommen. Ich hatte versprochen, viele kleine Tipps zu liefern, die den Stress aus solchen Tagen nehmen. Los geht’s mit Tipp 1: “Schreib alles auf“, und zwar in deine neue Inbox.

Wirklich ALLES aufschreiben?

A commitment kept only in your head will be given too much or too little attention

David Allen

Dieses Zitat ist für mich die wohl beste Zusammenfassung seiner GTD-Methodik überhaupt. Meine Erfahrungen der letzten Jahre bestätigen das: Jeder Versuch, sich eine Aufgabe oder Verbindlichkeit ohne Verschriftlichung zu merken, endet auf eine von zwei Arten:

  1. Die Aufgabe bekommt zu wenig Aufmerksamkeit. Sprich: Wir vergessen sie. Vielleicht fällt sie uns auch nur zu spät wieder ein. Beides ist ärgerlich.
  2. Die Aufgabe bekommt zu viel Aufmerksamkeit. Sprich: Der Gedanke rotiert durch unseren Kopf und nagt regelrecht an unserem Denkprozess. Spät am Abend braucht man dann ans Einschlafen nicht zu denken.

Also nochmal: Schreib alles auf! Sobald sich ein Gedanke der Form “Ich muss/könnte/sollte/wollte…” auftut, kommt dieser Gedanke in die Inbox. Sobald ein Kollege etwas anfragt, kommt es in die Inbox. Das ist unabhängig davon, ob er das persönlich oder per E-Mail tut.

Einschub: Mittelfristig empfehle ich für E-Mails eine separate Liste, direkt im Mail-Programm zu führen. Für den Moment arbeiten wir aber mit einer Liste.

Weiterhin schreibst du immer auf, wenn du auf etwas von anderen wartest. Also etwa “Warten: Max liefert mir die Zahlen für meinen Bericht”. Die Inbox umfasst nicht nur berufliche Themen, sondern auch private, wie z.B. die Bitte Kinokarten zu reservieren. Nach 45 Minuten unseres exemplarischen Tages sieht die Inbox in etwa wie folgt aus:

Die ersten 45 Minuten des Tages in der Inbox

Exemplarisch habe ich hier Google Keep verwendet. Wer langsam mit der Thematik starten möchte ist damit auch schon gut beraten. Zunächst hätte es aber auch ein Zettel, ein Word-Dokument sowie jede andere ähnliche App sein können (bei mir ist es Todoist). Es könnte sogar eine kleine Kiste/Ablage sein, in die wir jeweils kleine Zettel mit den einzelnen Anfragen reinwerfen.

Deine Aufgabe: Richte dir jetzt eine Inbox ein. Verwende dazu ein physisches Notizbuch oder eine App (Todoist, Google Keep, Evernote oder ähnliches). Führe die Inbox immer mit dir und erfasse jeden “könnte/sollte/muss”-Gedanken darin.

Der Inbox-Zauber wirkt bereits

Herzlichen Glückwunsch! Du hast ab sofort deutlich weniger gedanklichen Kummer. Alleine durchs Aufschreiben hast du natürlich nicht auch nur eine einzige Aufgabe mehr erledigt. Dennoch wirst du sofort das Gefühl haben, die Dinge im Griff zu haben. Klingt zu schön um wahr zu sein, oder? Probier es aus, und du wirst es ab dem ersten Tag spüren. 

Einzige Voraussetzung: Du musst dir selbst vertrauen, dass die Inbox lückenlos ist. Jeder Blick in die Inbox (den du dir ab sofort mehrmals täglich angewöhnst) gibt dir ein vollständiges Bild deiner Verbindlichkeiten, und dein Kopf weiß das. Dazu darf dir aber kein Todo zu gering sein, um es in der Inbox zu erfassen.

Aber vorsicht! Die Inbox darf nicht zu einer Todo-Liste werden. Wir müssen sie am Ende jedes Abends vollständig abgearbeitet haben. Das bedeutet nicht, dass wir die zuständigen Aufgaben auch erledigen müssen. Worin der Unterschied besteht, erkläre ich dir beim nächsten mal. Erlaube deiner Inbox bis dahin weiter zu wachsen und wir kümmern uns dann gemeinsam darum, sie in den Griff zu bekommen.

Schreibt mir bis dahin gerne, ob ihr bereits eine Inbox (oder Todo-Liste benutzt). Falls ja: Ich welcher Form bzw. in welchem Format führt ihr eure Liste?

Hat Google die SMS zu einem zuverlässigen Medium gemacht?

Aus aktuellem Anlass, erneut ein Einschub hier im Blog: Google spendiert seiner Messenger-App (=SMS-App) eine Erinnerungsfunktion: googlewatchblog.

Das hatte ich nicht erwartet und zunächst ist die Freude riesig! Denn SMS und WhatsApp sind aktuell aus Sicht der Produktivität kein zuverlässiges Medium. Was meine ich damit? Wenn ich z.B. per WhatsApp eine Nachricht mit einer Bitte bekomme, werde ich nervös. Nicht wegen der Bitte an sich, sondern wegen des Kanals.

Aus den Augen, aus dem Sinn

Für gewöhnlich läuft das so: Die Nachricht kommt über eine Einblendung auf dem Smartphone an. Ich lese sie und bin meistens bereit der Bitte nachzukommen. Nur eben nicht jetzt, sondern später. Kaum ist der Chat verlassen, gilt: Aus den Augen, aus dem Sinn. Vermutlich kennt das jeder: Diese Nachricht fällt uns erst am späten wieder ein. Das wird uns hier im Blog noch im Detail beschäftigen. Vor allem, weil das Problem bei WhatsApp noch offen ist.

In der Regel ahne ich bereits bei Eingang der Nachricht, dass das passieren wird und erzeuge mir eine separate Erinnerung. Hier könnte das neue Feature wirklich nützlich und liebenswert werden. Jetzt muss ich nur noch warten, bis die nächste Bitte per SMS kommt…

Wie seht ihr das? Würdet ihr eine Erinnerungsfunktion in WhatsApp nutzen? Kennt ihr das Problem der vergessenen Nachricht überhaupt?

Todoist Foundations: Im dritten Anlauf perfekt

Hinweis: Dies ist ein kleines Review für Todoist-Profis und solche, die es werden wollen. Dieser Beitrag gehört damit nicht zur Serie nützlicher Tipps zu „Mythos Überforderung„.

Heute hat Todoist einen ganzen Stapel neuer Funktionen released (offizieller Blog). Am meisten erwartet habe ich die neue Abschnittsfunktion („Sections“). Was ist der Mehrwert der Abschnitte? Sie erlauben endlich bequem die natürliche Einteilung in Kategorien, die sich vorher in den Apps nur sehr umständlich vornehmen lies. Ein Nachruf auf die bisherigen Möglichkeiten seine Projekte in Todoist zu strukturieren.

Fast jedes Projekt mit mehr als 3-5 Aufgaben zerfällt in Kategorien

… das sollte es zumindest. Nehmen wir an, wir wollen Weihnachten planen. Es ergeben sich schnell einige Kategorien:

  • Geschenke für Freunde und Familie (besorgen)
  • Deko (besorgen und aufhängen)
  • Weihnachtskarten (verschicken)
  • Weihnachtsessen (planen)

Die Verben sind bewusst in Klammer gesetzt. Lässt man sie stehen, so hat man Monster-Aufgaben, die sich gar nicht einem Schritt erledigen lassen. Alleine der Punkt „Weihnachtskarten verschicken“ zerfällt in mindestens die folgenden Teilaufgaben:

  • Liste aller Empfänger für Weihnachtskarten erstellen
  • Schöne Karten besorgen
  • Individuelle Karten schreiben
  • (Briefmarken besorgen)
  • Karten zur Post bringen

Wie hat sich das bisher in Todoist abgebildet? Da gab es drei Möglichkeiten:

Möglichkeit 1: Alles in eine Liste

Alle Aufgaben als lange Liste in einem Projekt

Der direkte Ansatz, der leider auch am unübersichtlichsten ist. Auf den ersten Blick erschließt sich nicht, welche Kategorie gerade welchen Status hat. Bei der privaten Weihnachtsfeier vielleicht noch zu verschmerzen, bei beruflichen Projekten riskant.

Möglichkeit 2: Als Unteraufgaben

Mit Unteraufgabe für die Weihnachtskarten

Man fügt die Kategorien als eigene Aufgaben hinzu, also z.B. „Weihnachtskarten“. Anschließend werden die einzelnen Unter-Aufgaben per Drag-and-Drop darunter gezogen. Mit etwas Geduld erhält man das gewünschte Resultat.

Okay, das war leicht untertrieben. Mit VIEL Geduld! Tatsächlich hatte ich nicht genug Geduld. Vor allem auf dem Smartphone eine große Herausforderung. Denn dafür ist die Bedienung zu fummelig. Daher habe ich das hier im Screenshot auch nur für die Weihnachtskarten durchgezogen.

Bonus-Tipp: Setzt einen Doppelpunkt „:“ hinter die Top-Level-Aufgabe, um sie selbst nicht (versehentlich) erledigen zu können. Zusätzlich habe ich mir ein Etikett „Sammel“ erstellt, um die Pseudo-Abschnitte noch besser als solche zu erkennen. Dennoch habe ich das Feature fast nur in Projekt benutzt, für die ich ein Template hatte.

Möglichkeit 3: Mit Unterprojekten

Unser Weihnachtsprojekt mit einem exemplarischen Unterprojekt

Jetzt ist der Teufel mit dem Belzebub ausgetrieben. Die fummelige Bedienung ist weg, dafür muss man sich durch die Projekte navigieren. Je nach Plattform auch sehr umständlich. In den mobilen Varianten von Todoist kann man zusätzlich immer nur ein Projekt ansehen, so dass man mit Tunnelblick auf die einzelnen Aspekte schauen muss. Ebenfalls sehr nervig!

Einen kleinen Vorteil hat diese Vorgehensweise: Man kann Unterprojekte unanbhängig voneinander teilen. Vielleicht hilft der Partner beim Besorgen der Weihnachtskarte, darf aber die geheime Geschenkliste nicht sehen.

Das erschwert das Review: Immer nur ein Unterprojekt in der Ansicht

Jetzt endlich richtig: Abschnitte

In Kürze: Endlich! Abschnitte lassen sich auf allen Plattformen gleichermaßen einfach hinzufügen. Die Aufgaben können un-fummelig verschoben.

Abschnitte! Darauf haben Profi-User lange gewartet

Wer einmal damit alle seine Projekte strukturiert hat, wird nicht glauben wollen, dass wir darauf bis 2019 warten mussten. Meine Todoist-Aufgabe „Abschnitte“ in allen wichtigen Projekten einfügen steht jedenfalls schon.

Mythos Überforderung

Gleich vorab: Ja, der Titel ist geklaut! Er stammt vom gleichnamigen Buch von Michael Winterhoff. Das zugehörige Hörbuch habe ich mittlerweile zweimal gehört und ich empfehle es auf jeden Fall weiter. Gleichzeitig hat es mit diesem Beitrag fast nur den Titel gemeinsam (zumindest wenn man es oberflächlich betrachtet).

Fest steht, eine Vielzahl von Angestellten fühlt sich überlastet (laut DBG-Studie). Du gehörst vielleicht auch dazu. Es stellt sich die Frage nach den Ursachen, denn man möchte die Überlastung ja loswerden. Hier drei populäre Meinungen:

  1. Es ist alles schnelllebiger geworden. Smartphones, E-Mails & Messenger halten den Druck hoch, man  muss immer verfügbar sein und ruck-zuck antworten.
  2. Arbeitgeber beuten uns aus. Sie wollen immer nur eins: Noch mehr Profit! Und das müssen wir als Arbeitnehmer schultern.
  3. Wir verhalten uns nicht erwachsen (Michael Winterhoff) und spielen zusätzlich zu viel Theater (Meetings und ähnliches, wunderbar dargestellt im Buch von Lars Vollmer „Zurück an die Arbeit“)

Punkt 2 möchte ich nicht weiter behandeln. Wer wirklich am Rande des Gesetzes ausgebeutet wird, dem wird auch eine gesteigerte Produktivität nicht helfen. Gleichzeitig bin ich überzeugt davon, dass die meisten Menschen in Europa zu fairen Bedingungen angestellt sind. Die Punkte 1 und 3 sind wahr, aber teilweise außerhalb unseres Einflussbereichs. Beide verdienen grundsätzlich auch einen eigenen Beitrag, weshalb ich sie erst mal außer Acht lassen möchte. Stattdessen möchte ich einen vierten Punkt einbringen:

4. Wir haben es nicht gelernt, uns zu organisieren

„“Organization“ for most people is simply an incomplete list, or amorphous piles, of still-unclear commitments.“
– David Allen

Das ist provokant. Dennoch: Gerade wenn du eben heftig mit Ablehnung reagiert hast, möchte ich dabei bleiben: Ich/wir/du haben nicht systematisch gelernt uns selbst zu organisieren. Woher soll es auch kommen? Es gibt kein Schulfach darüber und auch im Elternhaus muss es kaum vermittelt werden. Ein typischer Schüler muss nur dafür sorgen, dass seine Hausaufgaben gemacht sind und vielleicht noch das Haustier versorgt ist. Und wenn es hier mal hapert: Die Eltern springen mit unzähligen Erinnerungen ein oder erledigen es direkt selbst. An der Universität ist dann die erste Umstellung nötig, da einem hier niemand an die Hand nimmt. Im Vergleich zum Arbeitsleben ist das notwendige Maß an Selbstorganisation noch harmlos, da ein gut geführter Kalender fast schon ausreicht.

Schauen wir uns einen typischen Start in einen Arbeitstag an. Einen nervigen Start, gespickt voller Ungeplanter Ablenkungen. Daily Business könnte man sagen.

45 Minuten reichen aus um den Tag entgleisen zu lassen

  • 7:30 Uhr: Auf dem Weg zur Arbeit. „Ich darf nicht vergessen, auf dem Heimweg noch Essen für heute Abend zu kaufen.“
  • 7:50 Uhr: Auf dem Parkplatz angekommen: „Ich muss noch einen Termin für den Reifenwechsel vereinbaren.“
  • 8:00 Uhr: Ein Post-It begrüßt uns am Schreibtisch. Kollegin Susi bittet um einen Gefallen.
  • 8:10 Uhr: Erst mal E-Mails lesen! 30 Stück. Die ersten beiden sind belanglos, dann eine Bitte vom Kollegen Bernd (Antwort ist jetzt zu aufwändig, machen wir später). Im weiteren Verlauf weitere Belanglosigkeiten, einige Mails, die wir direkt beantworten, und weitere, die wir aufschieben. Achim benötigt dringend eine Antwort, die wir uns aber zuerst bei Steffi holen müssen.
  • 8:30 Uhr: E-Mails sind erst mal durchforstet, jetzt gönnen wir uns einen kurzen Blick aufs Handy. WhatsApp-Nachricht vom Schatz: Bitte noch Kinokarten für morgen reservieren. Kein Problem, machen wir nachher.
  • 8:35 Uhr: Der Blick fällt zurück auf den Monitor und damit auf Susis Post-It. Sie möchte etwas gegengelesen haben. Machen wir direkt; es muss nur ausgedruckt werden. Mist, wo lag die Datei nochmal?
  • 8:36 Uhr: Gedanke auf dem Weg zum Drucker „Zu Hause sind die Druckerpatronen leer“. Selbstverständlich spricht uns unterwegs Sophie an und bittet um einen Gefallen.
  • usw.

Was wir daraus ablesen können? 45 Minuten können ausreichen, um einen Wust an Aufgaben und Kleinigkeiten zu erzeugen, die zwar alle nicht höchste Priorität haben, aber auch keinesfalls vergessen werden dürfen. Bereits jetzt hat der Tag alle Anlagen, um im Chaos zu enden. Ich habe bewusst den Chef noch außen vor gelassen. Sein Auftreten ist quasi immer mit höchster Dringlichkeit und Priorität verbunden. Diese Herausforderung bekommt demnächst einen eigenen Beitrag.

Raus aus dem reaktiven Modus!

Ohne sehr diszipliniertes Selbstmanagement entscheidet der Zufall, was wir vergessen werden und was nicht. Kommen wir wirklich mit Abendessen und reservierten Kinokarten zurück, die wir zu Hause ausdrucken können? Steht der Termin zum Reifenwechsel? Haben wir Susi, Bernd, Achim und Sophie genüge getan? Haben wir die Aufgaben erledigt, die eigentlich erledigt werden sollten, bevor es zu all den Zwischenrufen kam?

Hand aufs Herz: Wie viele dieser Fragen sind an einem typischen Tag mit nein zu beantworten?
Falls es mindestens ein Nein gab: Was ist die Ursache? Die anderen, weil sie uns Aufgaben aufdrücken? Das wäre die leichteste Antwort. Wer sich mit ihr zufrieden gibt, ist möglicherweise mit sich selbst im Reinen – auf unreflektierte Art und Weise. Gleichzeitig wird dieser jemand wohl weiterhin ständig genervt vom seinem Umfeld sein. Dessen Schnelllebigkeit und der scheinbare Wunsch unseres Chefs immer mehr Aufgaben in immer weniger Zeit zu erledigen.

Sieh es ein: Das Problem bist du!

Was wäre, wenn du selbst die Ursache für das Problem bist. Klingt wenig ehrenhaft, ja! Dafür gewinnst du die Chance, dieser Situation zu entkommen, denn du selbst kannst dich ändern. Was tun also?

Du bist das einzige Problem, das du jemals haben wirst dun du bist die einzige Lösung

Wenn Du an dir selbst arbeitest, dann kannst Du mit solchen Situationen bald spielend umgehen und allen Wünschen und Bitten nachkommen, ohne dabei ein Gefühl der Überlastung zu verspüren. Naheliegend die Frage – wie geht das?
Folge meiner Taktik! Ich habe an ihr viele Jahre gefeilt und möchte sie hier im Blog gerne an euch weitergeben.

  • Schritt 1: Gehe bewusst durch den Tag und hinterfrage deine Reaktion auf solche Situationen. Rufe dir ins Gedächtnis, dass deine Stimmung immer deine Reaktion auf die Umwelt ist.
  • Schritt 2: Lies weiter! In den folgenden Wochen werde ich dir viele kleine, einfache Tipps geben. Gemeinsam können wir so vielen Fallen aus obigem Beispiel entschärfen. Setz‘ dir also eine Erinnerung ins Handy: „einmal pro Woche nebenbei-produktiv.de lesen„. In jedem Beitrag wird es einen einfachen Tipp geben, den du direkt umsetzten kannst und sofort die guten Resultate spüren wirst.

Noch ein Produktivitätsblog!? Warum?

Bereits seit vielen Jahren lese ich mit Begeisterung verschiedene Produktivitätsblogs, schaue mir YouTube-Kanäle zum Thema an und habe auch schon bei Udemy Geld für solche Kurse bezahlt. Da Produktivität eines meiner Lieblingsthemen ist, wollte ich natürlich auch schon immer aktiv mitgestalten. Aber: Weder bezüglich Anzahl noch bezüglich Qualität hat die Welt auf einen weiteren Blog zu diesem Thema gewartet. Oder vielleicht doch?

Mir ist eine Gemeinsamkeit zwischen vielen dieser Blogs und Vlogs aufgefallen: Die Autoren leben mittlerweile von ihren Kanälen und das verändert deren Alltag. Das wiederum verändert ihren Blick auf das Thema Produktivität, und das macht schlussendlich den Inhalt für mich weniger relevant. Sie leben den Lebensstil eines Selbständigen im digitalen Umfeld. Je mehr sie ab jetzt über Tagesgestaltung, Kalenderphilosophie oder E-Mail-Erreichbarkeit sprechen, desto weniger passt das auf mich als Angestellten. „Never read e-mail in the morning“ ist ein toller Tipp und ich würde das gerne umsetzen. Das klappt dann genau so lange, bis ich die erste Anfrage für eine spontane  Besprechung vom Chef dadurch verpasse.

Als dann war meine Mission klar: Ich dir als (leitenden) Angestellten einfache Tipps geben, wie du auch mit kleinen neuen Gewohnheiten zu tollen Resultaten gelangst. Wenn ihr Anregungen habt, welche Themen besonders interessant für euch wären, dann schreibt mir gerne einen Kommentar!

Lange Nacht der Fitness am 25.10.2019

Fitness First und FIT FOR FUN veranstalten am 25. Oktober die lange Nacht der Fitness (=> Link zur bundesweiten Aktion) und Kaiserslautern wird auch am Start sein! An diesem Abend gebe ich mit einer knappen Stunde FitBo mein bestes um zu einem tollen Erlebnis beizutragen.
Hier das komplette Programm für euch:

Also, kommt vorbei! Egal ob ihr euch bei mir schattenboxend auspowern, tanzen wollt oder euch aufs Fahrrad schwingt. Und um auch die letzte Ausrede zu zerstören: Auch Nicht-Mitglieder sind herzlich eingeladen!
Wir sehen uns

FitBo geht weiter

Gute Nachrichten an der Fitness-Front: Auch im nächsten halben Jahr (ab einschließlich Oktober). Wird es mindestens einmal pro Monat einen FitBo-Kurs geben.

Da ich den Kollegen nach Möglichkeit auch immer als Vertretung zur Verfügung stehe, werden es meistens sogar mehrere Kurse pro Monat. Allein im Oktober wird es so mindestens drei Termine geben.

Um keinen Termin zu verpassen hast du folgende Möglichkeiten:

Ich freue mich auf dich!