Wie Dir Umsetzung gelingt


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Tipp 1: Lasse die Idee reifen

Niemand ist kreativ auf Knopfdruck und die zündende Idee kommt selten genau in dem Moment, in dem sie gebraucht wird. Dabei mangelt es uns selten an der Anzahl der Ideen, sondern wirklich nur beim Timing. Die gute Nachricht lautet also, dass Du bereits viele gute Ideen hattest, bevor sie gebraucht wurden. Die schlechte Nachricht lautet leider: Bis zu ihrem Einsatz sind sie entweder vergessen oder noch nicht ausgereift.
Du musst also sicherstellen, dass Deine Ideen und Gedanken nicht verloren gehen und reifen können. Am besten nebenbei, sowie Käser:innen nicht permanent neben ihrem Käse stehen müssen. Ideen reifen am besten, wenn Du sie aufschreibst. Pflege dazu eine Ideen-Liste. Immer, wenn ein Anschlussgedanke aufflackert, ergänzt Du ihn direkt. In jedem Fall schaust Du mindestens einmal pro Monat über Deine Ideenliste. Sinnbildlich klopfst Du auf die einzelnen Ideen, um ihren Reifegrad zu prüfen. Wenn Du diese Geduld und Liebe aufbringst, wirst Du mit herrlich aromatischen Ideen belohnt. Griffbereit, wenn ihre Zeit gekommen ist. Ohne Löcher natürlich.

Tipp 2: Oft wenig ist besser als selten viel

Egal wie ausgereift Deine Ideen sind, ein Mindestmaß an Umsetzungsarbeit verbleibt immer noch. Am besten wäre es natürlich, wenn Du jetzt richtig viel Zeit investieren könntest, um tief, konzentriert und ablenkungsfrei in das Thema einzutauchen. Wann jedoch hattest Du zuletzt so richtig viel Zeit übrig, um nebenbei an einem neuen Projekt zu arbeiten?
Die Kunst ist also, in die Umsetzung zu kommen, ohne dafür fette Zeitscheiben zu benötigen. Während wir alle die Aussicht auf intensive Arbeitsblöcke überschätzen, unterschätzen wir die Macht von täglich 15 Minuten Arbeitseinsatz. Für ein Projekt, dass Dir wirklich am Herzen liegt, wirst Du auch jeden Tag diese 15 Minuten finden. Seine volle Wirkung entfaltet dieser Tipp gemeinsam mit dem nächsten.

Tipp 3: Next-Action-Denken

Welches Deiner Projekte stockt gerade und warum stockt es? Ich kenne Deine Antwort natürlich nicht, aber ich würde wieder eine Warum-Frage finden, um noch tiefer in die Ursachen einzusteigen. Noch ein bis zwei solcher Fragen und wir hätten glasklar vor unserem geistigen Auge, was zu tun ist, um das Projekt einen weiteren Schritt voranzubringen. Den nächsten Schritt, bzw. die Next Action also. Das Gespräch könnte etwa wie folgt ablaufen:

  • Warum stockt das Projekt? ⇨ Weil uns Informationen zum Bericht fehlen
  • Warum fehlen uns diese Informationen? ⇨ Weil die zuständige Person sie noch nicht geschickt hat?
  • Warum hat sie uns das noch nicht geschickt? ⇒ Vermutlich hat sie es vergessen
  • Warum rufen wir sie nicht einfach kurz an oder schreiben eine E-Mail? ⇨ NÄCHSTER SCHRITT

An dieser Stelle fordere ich Dich heraus: Wenn Du noch zweifelst, dass es Deinem Projekt so eine einfache Lösung gibt, dann schildere mir den Fall. Ich wette, wir finden gemeinsam eine Next Action!
Nächste Schritte bringen Deine Projekte spürbar voran, egal wie lange der vorherige Stillstand war. Mehr noch: Sie sind meistens kurz und passen in eine Viertelstunde. Nebenbei wirst Du mit neuer Motivation belohnt und die Ideen beginnen wieder zu sprießen.


Diesen Blogpost habe ich kurz gehalten. So kurz, dass Du jetzt sicherlich noch die Zeit hast, um entweder Deine Gedanken zu verschriftlichen oder über die Next Action in einem Deiner Projekte nachzudenken. Viel Erfolg dabei!

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    Kann man To-do-Listen lieben?

    Viele Menschen hassen ihre To-do-Liste. Die Gründe dafür sind vielfältig, meistens aber hausgemacht und haben mit Überforderung zu tun. Es ist ein bisschen so, wie wenn man – aus Frust über die eigene Figur – den Spiegel dafür hasst. Stellen wir uns nun vor, eine gute Fee nimmt uns Stress im Alltag, lässt uns entspannt nach Hause kommen, ohne noch Gedanken an die Arbeit zu verschwenden. Das ganze Leben beginnt plötzlich, sich in die richtige Richtung zu entwickeln. Muss man diese gute Fee dann nicht für ihr Werk lieben? Eben darum, muss man Task-Manager lieben.

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    Erste Begeisterung für ein Stück Papier

    To-do-Listen müssen natürlich nicht immer auf Papier stattfinden, aber der Reihe nach.

    Wer frisch ins Berufsleben eintritt, musste sich zuvor vermutlich nicht wirklich stark organisieren. In der Schule wurde alles für die jungen Menschen strukturiert und auch die Universitäten beginnen immer stärker ihre Studiengänge zu vereinheitlichen und damit letztlich auch den Ablauf zu vereinfachen.

    Mit einem Schlag ist das vorbei und als Arbeitnehmer:in muss man sich, seine Projekte, seinen Kalender, seine Aufgaben und sein Postfach organisieren. Andernfalls droht der Unmut der Kundschaft und von Kolleginnen und Kollegen. Als Universalwaffe der neu zu errichtenden Produktivität gab es doch diese To-do-Listen!? So habe ich selbst oft erlebt, wie mir junge Menschen mit funkelnden Augen davon berichten, dass sie jetzt sogar eine To-do-Liste haben. Sie scheinen endlich angekommen in der Welt des Big Business.

    Spoiler: Diese Liste ist handwerklich noch schlecht umgesetzt, denn ja: Der Umgang mit To-do-Listen bewegt sich zwischen Kunst und Handwerk. Es ist ein bisschen so, als würde man einem jungen Menschen einem jungen Menschen einen Herd samt Topf schenken und sich dann wundert, dass nur Dosenravioli aufgewärmt werden

    Wenn Begeisterung in Hass umschlägt

    Die lebensverändernde Wirkung der To-do-Liste tritt auch ein. Leider anders als geplant. Man hat plötzlich nicht nur das Werkzeug der Titanen, sondern auch deren Stress. Was ist hier Ursache und was ist Wirkung? Natürlich ist das moderne Berufsleben nun mal wie es ist. Einzelne, die sich ohne Selbstmanagement dagegenstemmen, geraten zwischen die Zahnräder. Während die To-do-Liste genau das verhindern sollte, kann sie es sogar noch beschleunigen.

    Es dauert nicht lange, bis die ersten Einträge in der To-do-Liste überfällig sind oder sich selbst überleben. Weil die Welt sich weiterdreht, wächst die Liste. Weil die Liste zu stark wächst, beginnt man sich unwohl damit zu fühlen. Weil man sich damit unwohl fühlt, trägt man ab sofort weniger Dinger ein. Weil man weniger Dinge einträgt, wird die Liste unvollständig. Weil die Liste unvollständig wird, verliert man das Vertrauen in Sie. Weil man das Vertrauen in die Liste verloren hat, und dieses Dokument scheinbar die eigene Überforderung widerspiegelt (in Form von überfälligen Einträgen) beginnt man an sich selbst und der eigenen Leistungsfähigkeit zu zweifeln. Man schwebt nicht souverän über den Dingen und das neu entstandene Misserfolgstagebuch kann das beweisen.

    Somit ist es einfach, To-do-Listen zu hassen.

    Wenn Sie eine hassen, werden Sie viele lieben

    Aber ist die To-do-Liste an sich wirklich verantwortlich für die Misere? Ist der Spiegel aus dem Eingangsbeispiel für die Figur oder das Gewicht verantwortlich? In beiden Fällen lautet die Antwort nein. Und genauso wenig, wie der Spiegel an sich beim Abnehmen hilft, kann eine einfache Liste, was alles zu tun sein könnte, beim Erledigen von all diesem helfen. Jedoch können wir sie als guten Ausgangspunkt nutzen. Vorausgesetzt natürlich, wir lassen uns wieder für Selbstmanagement begeistern.

    Zeit für Präzision in der Wortwahl. Die To-do-Liste ist ein Stück Papier.  Aus Papier kann sie schon sein, das entscheidest Du. Im Moment sind die Vor- und Nachteile von handschriftlichen oder digitalen Systemen zweitrangig. Entscheidend ist, dass es nicht die Liste ist, sondern die Listen. Du brauchst also ein System von mehreren Listen. Dann spricht man nicht mehr von der To-do-Liste sondern von Task- oder List-Managern.

    Jetzt hier auszuführen, wie es mit diesen vielen Listen zu hantieren gilt, würde den Rahmen sprengen. Dazu gibt es hier im Blog unzählige Beiträge oder kompakt in meinem Audiokurs. Für den Moment nur so viel: Ähnlich wie man seine Wäsche nicht eine einzige Schublade quetscht, sondern in verschiedene Schubladen sortiert, sollte man auch bei seinen To-dos vorgehen. Was wird am Computer erledigt, was am Telefon? Was kann ich alleine vorantreiben, wo fehlt mir der Input von anderen? Was bringt jetzt meine Projekte voran, was sind Ideen für irgendwann mal?

    Geplante Schmetterlinge im Bauch

    Wir haben bisher festgestellt, dass man auf To-do-Listen sehr wohl starke Gefühle projizieren kann. Leider eben viel zu oft negative Gefühle. Dabei gab es anfangs sehr wohl Schmetterlinge im Bauch. Die Kunst ist es eben nun, die Liste und unser Vertrauen in sie nicht verrotten zu lassen. Dazu müssen wir für Vollständigkeit sorgen, die Listen aufräumen und regelmäßig durchsehen.

    Stell Dir also vor, dass Dein Kopf permanent frei ist, weil alle Müsste/Könnte/Sollte-Gedanken systematisch erfasst sind. Sorgen, dass Dir etwas entgegen könnte, gibt es nicht. Der Wartungsaufwand, das alles aktuell zu halten, ist überraschend gering. Dein Tag ist spürbar stressärmer geworden und Deine Aktivitäten zahlen auf Deine Ziele ein. Du weißt genau, was Du tun musst und ebenso genau, wofür Du Dich entschieden hast, es gerade nicht zu tun.

    Wohlgemerkt, das ist zu 80 Prozent der Task-Manager, und nur zu 20 % alles Übrige wie eat that frog, time blocking oder alle anderen Prinzipien.

    Wenn Dir diese Leichtigkeit momentan in Deinem Leben fehlt, lade ich Dich ein, meinen Tipps hier im Blog, Podcast oder meinem kostenlosen Newsletter zu folgen:

    Was Du aus dem Scheitern lernen kannst

    Scheitern und die zugehörigen Niederlagen haben einen rasanten Image-Wandel hinter sich gebracht. Hat man sich früher dafür geschämt, und hätte die entsprechenden Stellen am liebsten aus dem Lebenslauf getilgt, bekommt man heute viel Applaus auf Social Media, wenn man die eigenen Fehlschläge als wertvolle Lektionen präsentiert.

    Parallel zur Gesellschaft habe ich auch bei mir ein Umdenken erkannt, was das Scheitern angeht. Mal abgesehen davon, dass es in der ersten Phase nach einem Fehlschlag noch schwer ist, überhaupt etwas Positives aus daraus zu ziehen, bleibt auch heute noch bei mir die Sorge, dass wir es mit der Begeisterung für Niederlagen etwas übertrieben haben könnten.

    Speziell wenn es darum geht, welche Lektion man aus dem Scheitern ziehen sollte, habe ich einen interessanten Vorschlag gefunden. Denn nicht immer ist Aufgeben ein Zeichen von Schwäche. Aber der Reihe nach.

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    Einmal mehr Aufstehen als Hinfallen

    In der Bildsprache des Hinfallens ist es natürlich völlig absurd, irgendwas zu tun, außer eben direkt wieder aufzustehen. Und niemals wäre dieses Bild vollständig ohne den Hinweis, dass andernfalls noch nie ein Kind das Laufen gelernt hätte.

    Bleiben wir noch einen Moment bei den Kindern. Wie lernen sie, dass der Ofen heiß ist und Toben auf der Treppe gefährlich? Sie könnten es lernen, weil sie sich die Finger verbrennen und die Knochen brechen. Sie sollten es aber eher auf die sanfte Art lernen, indem sie vom Erfahrungsvorsprung der Eltern lernen. Spricht man heute davon, dass man Lehrgeld für etwas gezahlt hat, so hat man etwas eben nicht auf die sanfte Art gelernt. In der direkten Bedeutung könnte man aber auch Lehrgeld zahlen, damit eine Lehrerin oder Lehrer einem die Lektion erteilt, ohne dass man den Schaden hat.

    Somit ist „einmal mehr Aufstehen als Hinfallen“ zwar ein guter Rat, jedoch ist damit nicht gesagt, dass symbolisches Fallen immer die beste Art ist, etwas zu lernen und es sollte schon gar keine Einladung zum Sturz sein. So wird jemand, dessen erstes Geschäft den Bach herunterging, beim zweiten Versuch mit höherer Wahrscheinlichkeit Erfolg haben. Gleichzeitig hätte es Fehlschlag vermutlich nicht gebraucht, um diese Lektion zu lernen. Sondern nur Lehrgeld im sanften Sinne.

    Die Schönheit des Scheiterns

    Im Buch „Die Schönheit des Scheiterns“ von Charles Pepin wird nun das Hinfallen und Aufstehen gefeiert. Anfangs liest sich das ermüdend, denn man kennt die Geschichten zur Genüge von Kalenderblattweißheiten und tiefgangsfreiem Motivationsgeplapper in den sozialen Medien. Ich weiß nicht mehr, warum das Hörbuch da nicht einfach beendet habe. Den Kaufpreis habe ich gedanklich schon abgeschrieben und mir eine schlechte Entscheidung bei der Auswahl dieses Titels zugestanden. Eine kleine Niederlage sozusagen.

    Doch ich hörte es weiter. Das machte die gedankliche Niederlage nur schlimmer, denn in der Podcast-Folge „Ist Netflix wirklich Zeitverschwendung?“ habe ich genau zum Gegenteil aufgerufen: Wenn eine Serie oder ein Buch Mist ist, höre auf damit. Unerwarteterweise wurde das Buch dann plötzlich leider richtig gut, weil es mir einen höchst-interessanten Gedanken offenbart hat. Leider für mein Ego, glücklicherweise für meine Erkenntnis.

    So erklärt Charles Pepin, dass es zwei, fundamental gegenläufige, Lektionen gibt, die man aus Niederlagen ziehen kann.

    Scheitern als Ausdruck des Werdens

    „If you can dream it, you can do it“, sagte Walt Disney. Die unzähligen Teilnehmer:innen von Casting-Sendungen sind sicherlich in der Lage zu träumen, nur eben nicht zu singen. Sollten sie alle immer und immer wieder aufstehen? Wird das noch was?

    Das Stichwort „Werden“ bringt uns zu Jean-Paul Satre und dem philosophischen Existenzialismus. Als Nicht-Philosoph versuche ich mich an einer Erklärung. Denken wir zunächst eine Gitarre. Bevor die einzelne Gitarre gebaut wird, existiert sie noch nicht. Wohl aber ihre Essenz, also die Idee dessen, was sie sein soll, welchem Zweck sie dienen soll. Die Essenz geht hier der Existenz voraus.

    Wie ist das bei Dir? Hatten Deine Eltern bei Deiner Zeugung bereits Deine Berufung im Sinn? Vermutlich nicht. Es begann mit Deiner Existenz und die Essenz musste sich anschließend herauskristallisieren, wenn sie das überhaupt jemals vollständig tut. Denn so lange Du atmest, hast Du unzählige Möglichkeiten, was Du werden könntest. Möglicherweise glaubst Du, Deine Berufung bereits gefunden zu haben. Ob es wirklich Deine Essenz war, zeigt sich erst nach Deinem letzten Atemzug.

    Wer also scheitert, der ist auf Zickzack-Kursen auf dem Weg, seine Essenz zu finden. Jede Niederlage zeigt Dir somit, was Deine Essenz nicht war. Genauer gesagt, nicht wurde, denn möglicherweise hätte es auf anderem Weg klappen können. Die Kunst ist es nun, lange genug bei einer Sache zu bleiben, um nicht kurz vorm Ziel zusammenzubrechen, aber auch andererseits, mit dem Wissen um die all die anderen Möglichkeiten nicht an einer unerfüllbaren Essenzvorstellung festzuhalten. Wir scheitern uns durchs Leben, um zu werden.

    Scheitern als Ausdruck des Seins

    Aus der Psychoanalyse können wir uns einen anderen Blickwinkel aufs Scheitern borgen: Scheitern, als Ausdruck des Seins. In der SMART-Formel lernen wir, dass Ziele unter anderem A wie attraktiv sein sollen. Dass wir das Ziel besser auch wirklich wollen, sollten. So offensichtlich das klingt, so wenig selbstverständlich ist das. Oft folgen wir einem Weg oder Zielen, die uns andere vorgeben, oder von denen wir glauben, dass andere Menschen das so von uns erwarten. Dann sind wir insgeheim sogar dankbar, wenn das Vorhaben scheitert.

    Wer ignoriert, wer er oder sie ist, wird scheitern. Wer nicht sicher ist, wer er oder sie ist, braucht diese Fehlschläge als Rückmeldung. So hat der Dialog mit mir selbst gereicht, um zu erkennen, dass ich kein Vertriebsmensch bin. Dazu musste ich einmal scheitern. In dieser Interpretation wäre es schwachsinnig, jetzt nochmal aufzustehen und weitere Anläufe im Vertrieb zu nehmen. Im Kampf gegen mein Sein könnte ich nur Pyrrhussiege erringen. Scheitern ist hier also probates Mittel zu Erkenntnis. Vorausgesetzt, man akzeptiert die zugehörige Lektion, wer man ist.

    Sollte was nicht ist noch werden?

    Zeit für ein Zwischenfazit:

    • Manche Dinge, wie z.B. Laufen lernt man durch Hinfallen und Aufstehen
    • Andere Dinge, kann und sollte man besser ohne teure Lehrgelder lernen
    • Auf der Suche nach unserer Essenz scheitern wir uns durch unzählige Möglichkeiten, was wir alles werden könnten
    • Wer gegen sein Sein handelt, provoziert die Niederlage und sollte diese Lektion akzeptieren

    Was machen wir jetzt mit all diesen Erkenntnissen? Die richtige Graustufe finden! Die alte Vorstellung, dass Scheitern immer etwas Schlechtes ist, haben wir überwunden. Jetzt dürfen wir nicht in einen Freudentaumel der ständigen Stürze verfallen. Scheitern kann vermieden werden und Scheitern ist oft die ineffizienteste Art etwas zu lernen. Aber es ist erlaubt. Vor allem dann, wenn Du herausfinden willst, wer Du bist oder wer Du werden könntest.

    Diese Angst ruiniert deine Tagesplanung

    Der Tag bräuchte mehr als 25 Stunden. Darüber herrscht unter Arbeitnehmer:innen große Einigkeit. Die schlechte Nachricht: Das wird nie passieren. Die gute Nachricht: Macht nichts. Aber der Reihe nach.

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    Murphys Gesetz und die 60-Prozent-Lösung

    Vielleicht kennst du die folgende Situation nur zu gut: Liebevoll planst du deinen nächsten Arbeitstag. Alle wichtigen Termine sind – mit Puffern für An- und Abfahrten – eingeplant, die wichtigen Aufgaben ohne festen Uhrzeit füllen die Lücken wunderbar aus und es sieht sogar nach einer entspannten Mittagspause und einem pünktlichen Feierabend aus. Doch dann schlägt Murphys Gesetz zu, und der Plan übersteht nicht mal die ersten beiden Arbeitsstunden.

    Kein Wunder, würde es jetzt aus der Selbstmanagementcommunity ertönen: Du hast zu viel Zeit fest verplant. Es hätten nur 60 Prozent sein sollen. Wieso ausgerechnet 60? Das fällt erst mal vom Himmel, in jedem Fall sollte aber ein großer Teil des Kalenders leer bleiben. Oft hätte bereits nur die feste Terminlandschaft diese 60 Prozent bereits für sich in Anspruch genommen. Somit hätten die Lücken, in welche du die Aufgaben ohne feste Uhrzeiten gelegt hast, leer bleiben müssen. Zunächst ist das kein Problem, denn diese (an sich) terminfreien Aufgaben hätten auch an jedem anderen Tag erledigt werden können.

    Wenn aber die anderen Tage der Woche von einer ähnlichen Terminlandschaft gezeichnet sind, gibt es auch sonst in der Woche nicht genügend Lücken, in denen man alle terminfreien Aufgaben schieben kann. Sonst wären ja wieder mehr als 60 Prozent der Zeit verplant. Diese Aussicht macht viele Menschen nervös. Warum eigentlich?

    Die Angst, etwas nicht zu erledigen

    Es liegt an FOMO. FOMO steht ganz allgemein für „fear of missing out“, also die Angst etwas zu verpassen. In unserem Fall: Die Angst, eine Aufgabe nicht zu erledigen. Natürlich nimmt sich man sich auch aus Selbstüberschätzung zu viel vor, aber bleiben wir für heute bei der Angst.

    So werden Aufgaben, die an sich keine echte Deadline besitzen, willkürlich terminiert, aus der Sorge heraus, man würde sie sonst nicht erledigen. Das könnte natürlich auch passieren. Viele Menschen brauchen Zeitdruck, um sich um angenehme Aufgaben zu kümmern. Das funktioniert für sie sogar dann, wenn sie wissen, dass die Deadline erfunden ist. Oft verbunden mit der stolzen Aussage: „Unter Zeitdruck funktioniere ich am besten“. 

    Wirklich? Sollte man der Angst, etwas zu verpassen, mit künstlichem Druck entgegnen und den Preis in Form von Stress und Hektik zahlen? Ich bin überzeugt, dass man sich mit dem diesem Preis von der Verantwortung freikaufen will, sich der Angst zu stellen. Zu diesen selbst auferlegten Stressoren kommt hinzu, dass die unter Zeitdruck erledigten Aufgaben oft zu Ergebnissen von schlechterer Qualität führen. Vor der Frage, wie man den sonst alles auf der To-do-Liste schaffen soll, muss die Frage stehen, ob man überhaupt alles erledigen muss.

    Du musst nicht alles erledigen

    Falls du dich nur deshalb mit Zeitmanagement und Produktivität beschäftigst, weil du doch noch hoffst, eines Tages alles erledigen zu können, dann vergiss das bitte möglichst schnell. Parkinsons Gesetz sagt, dass sich Arbeit immer auf Zeit ausdehnt, die wir zu ihrer Erledigung eingeplant haben. Das ist hartes Dilemma: Wer mit Puffern plant, damit sich nachfolgende Termine nicht verschieben, wird bald merken, dass der Puffer selbstverständlich von der Aufgabe oder dem Meeting verzehrt wird. Für alle Aufgaben wirst du niemals genug Zeit haben. Für alle wichtigen Aufgaben, hingegen schon.

    Falls du mir gerade innerlich widersprochen hast, müssen wir noch über den Begriff „wichtig“ sprechen. Viele Dinge betrachten wir nur deshalb als wichtig, weil wir die negativen, sozialen Konsequenzen fürchten. Wenn wir einem Gefallen oder eine Anfrage nicht nachkommen, könnten andere schlecht von uns denken oder uns sogar anschreien. Ja, das könnte passieren! In diesen Fällen ist es fast immer deutlich weniger dramatisch, als wir es uns vorgestellt haben und in ein paar Jahren kräht kein Hahn mehr danach.

    Es gibt hingegen immer Aufgaben, bei denen dich dein Zukunfts-Ich am liebsten dafür anschreiben würde, dass du sie nicht erledigt hast. Kann und tut es nicht, und deshalb stellst du dich selbst viel zu oft hinteren gegenwärtigen Schreier:innen an. Die Angst, etwas nicht zu erledigen, ist viel zu oft eine soziale. Und während du der Lautstärke der Anderen nachgibst, vernachlässigst du alles, was für dich, deine Gesundheit und deine Familie wichtig gewesen wäre. Lass dich hier nicht von er trügerischen Stille nicht trügen. Es bleibt leise, bis es zu spät ist, und dir deine Gesundheit und Partnerschaft um die Ohren fliegt.

    Die Lösung ist (nicht) einfach

    Was machen wir jetzt mit dieser Erkenntnis? Sacken lassen. Beobachte dich selbst, und deine Gefühle und Gedanken zu fremdbestimmten Aufgaben in den nächsten Wochen ganz genau. Jetzt wo sie zugesagt sind, würde es natürlich besonders schwerfallen, die Zusage wieder rückgängig zu machen. Respekt für alle Fälle, in denen dir das dennoch gelingt, und du deine Zusage wertschätzend und ehrlich zurücknimmst. Bitte lerne aber in jedem Fall daraus, wenn du das nächste Mal etwas zusagen willst. Einfach wird das nicht und es wird zu Rückfällen kommen. Bleibe sensitiv und ehrlich zu dir selbst und anderen gegenüber.

    Auf der organisatorischen Ebene gibt es aber eine einfache Lösung: Bereite deine Tage vor, statt sie zu planen. Wie das funktioniert, erfährst du in dieser Podcast-Folge: Warum dich Planung in den Irrtum führt (Folge 88)

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    Wird verarbeitet …
    Erledigt! Sie sind auf der Liste.

    Wenn Abhaken zur Sucht oder zum Zwang wird

    To-do-Listen und Ticketsysteme sind wertvolle Hilfsmittel, um Ordnung in die Aufgaben von Einzelnen oder von Teams zu bilden. Transparenz und Planbarkeit sind die nette Folge. Aber es gibt auch eine dunkle Seite, geprägt von Sucht, Zwang und Misstrauen.

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    Ich war am Samstagvormittag mit Gartenarbeit beschäftigt, während meine Frau unterwegs war. Was in jedem Fall zu erledigen war, konnte in der Liste „Gartenarbeit“ in unserem gemeinsam genutzten Task-Manager sehen. Rasen mähen, Hecke zurückschneiden, usw. Ich erledigte die Aufgaben im Garten und hakte sie anschließend in der Liste ab. Nun war sie leer, ich hatte noch Zeit und der Garten bot auch noch Verbesserungspotential. Und da war mein Dilemma: Soll die Dinge einfach direkt erledigen, oder zuerst in die Liste eintragen und sie dann unmittelbar erledigen. So würde meine Frau auch aus der Ferne sehen, dass ich mehr gemacht haben (mobilen Benachrichtigungen sei Dank).

    Das ist ein absurder Gedanke. Denn weder besteht meine Frau auf diese Form der Transparenz, noch gibt es einen Dokumentationszwang. Wenn überhaupt, dann ist die Ursache hier in meiner Freude zu suchen, Dinge abhaken zu können. Viel mehr noch: Uns beiden sollte doch sowieso nur das Ergebnis, also wie der Garten am Ende aussieht, wichtig sein. Das ist ein oberflächliches, einfaches Beispiel. Gleichzeitig mein Auslöser, über die Sucht der/des Einzelnen und den Zwang in Teams zu schreiben.

    Die Sucht der/des Einzelnen

    Unternehmer:innen haben oft ein produktives, organisiertes Bild von sich. Zumindest versuchen sie, dieses Bild nach außen zu tragen. Wie könnte man sich vergewissern, dass dieses Bild Substanz hat? Anders gefragt: Woran erkennt man produktive Menschen?

    Über diese Frage habe ich laut bei YouTube nachgedacht:

    Die Auflösung gibt es hier: Daran erkennt man produktive Menschen. Wer diese Antwort nicht kennt, hält sich selbst gerne einen vollen Kalender und To-do-Liste unter Nase.

    Jedes Abhaken aktiviert unser Belohnungszentrum. Je öfter das passiert, desto wohliger natürlich das Gefühl.

    Die To-do-App meiner Wahl, Todoist, geht einen Schritt weiter: Es gibt Tages- und Wochenziele für Anzahl zu erledigender Aufgaben. Ein Zähler gibt an, wie viele Tage oder Wochen am Stück man seine Ziele erreicht hat. Don’t break the chain trifft Gamification. Was mich anfangs motiviert hat, hat mich später unschön diktiert. Am frühen Abend waren erst 7 von 8 Aufgaben erledigt? Sich jetzt zu entspannen oder auf die Familie einzulassen, würde die Serie zum Reißen bringen. Ein unerträglicher Gedanke. Also wurde auf Teufel komm raus eine Aufgabe gesucht, die man noch erledigen könnte. Egal wie oberflächlich diese dann erledigt wurde, Hauptsache der Zahlenmystik wurde Genüge getan. Das Abhaken der Aufgabe wurde wichtiger als der Inhalt der Aufgabe.

    Es hat mich viel Mühe gekostet, dieser Sucht zu entkommen. Mir war bewusst, dass ich das Reißen einmal provozieren musste. Das war ein schwieriger Tag. Bis spät Abends hat es mir in den Fingern gejuckt, die Serie doch noch zu retten. Am nächsten Tag fiel ich in ein tiefes Loch. Jetzt war ja eh alles egal. Die Zahl in meiner To-do-App war der Beweis, dass ich unproduktiv bin. Obwohl ich im Vorfeld wusste, dass diese Gedanken unangebracht sind und kommen würden, haben sie mich heruntergezogen. Erst viele Tage später konnte ich mich wieder aufrappeln und mich selbst davon überzeugen, dass ich mehr bin, als die Zahl in meiner App.

    Der Zwang im Team

    Folgender Geschichte durfte ich beiwohnen:

    Der Hausmeister sitzt gelangweilt am Empfang, wo ihn die Empfangsmitarbeiterin auf eine kaputte Glühbirne hinweist. Notwendige Arbeitszeit: Keine 5 Minuten.
    
    Die Bitte, das schnell zu erledigen, wurde mit "Schreib ein Ticket" abgewiesen. Der Hinweis der Mitarbeiterin, dass das doch fast länger dauert, als die Aufgabe selbst, wurde mit "trotzdem" abgeräumt.
    
    Erst als das Ticket geschrieben war, stand er unmittelbar auf, um die Glühbirne zu wechseln. Geleistete Arbeitszeit: 10 Minuten von jetzt zwei genervten Personen.

    Vermutlich kennst du ähnliche Situationen von deiner IT, Dienstleistern oder Ämtern. Vermutlich hast du auch schon ungläubig den Kopf darüber geschüttelt. Sind diese Menschen eher faul oder verbohrt? Weder noch, denn es ist häufig das System, das diesen Zwang ausübt.

    Aus Produktivitätssicht ist das völlig absurd. Aufgaben, deren Erfassung länger dauert als die Aufgabe selbst werden direkt bearbeitet und überhaupt nicht erfasst. Das ist die heilige Zwei-Minuten-Regel von Getting Things Done.

    Wie kommt es zu einem solchen Verhalten? Über dem Hausmeister, über deiner IT und über jedem Amt steht jemand, der deren Arbeitsleistung beurteilen muss. Das ist ein komplexes Thema und bereitet der höheren Instanz Kopfzerbrechen. Bis sie plötzlich über das Ticket-System stolpert, mit dem sich die Personen unter ihr organisieren. Eine Zahl wie z.B. „Tickets pro Tag“ fällt hier auf Knopfdruck ab. Herrlich! Damit lässt sich jeder Hausmeister in jeder Filiale mit jedem Hausmeister in jeder anderen Filiale vergleichen. Fleißige Hausmeister erledigen viele Tickets pro Tag, faule Hausmeister nicht.

    Das Ticket-System, das innerhalb der Abteilung eigentlich für Transparenz und Planbarkeit sorgen sollte, reduziert jetzt ganze Abteilung für Darüberstehende auf eine einzige Zahl. Wann immer wir aber komplexe Sachverhalte auf eine einzige Zahl reduzieren, treten unschöne Nebeneffekte auf. Gegenseitiges Misstrauen ist nur einer davon.

    Alle innerhalb der kontrollierten Abteilung wissen, dass sie auf eine Zahl reduziert werden. Ihr oberster Auftrag ist jetzt nicht mehr das Wohl des Kunden, sondern eine schöne Zahl. Wieso sollte der Hausmeister in meinem Beispiel jetzt auf unkomplizierte Weise die Glühbirne wechseln, wenn er auf die umständliche Art mit Ticket noch oben beweisen kann, dass er gebraucht wird. Würde den eigentlich einen guten Hausmeister nicht daran erkennen, dass er proaktiv ist, und viele Defekte behoben sind, bevor sie jemandem auffallen, also bevor es zu einem Ticket kommt. Die nächsthöhere Instanz kann das natürlich nicht von einem faulen Hausmeister unterscheiden. Im Zweifel gegen den Angeklagten.

    Nieder mit den Ticket-Systemen!

    Nein, das kann natürlich nicht die Lösung sein. Ticket-Systeme und To-do-Listen abzuschaffen, weil sie zu Sucht und Zwang führen können, würde das Kind mit dem Bade ausschütten. Wir benötigen die Transparenz und Planbarkeit dieser Hilfsmittel.

    Aber benötigen wir jemanden, der darübersteht und daraus eindimensionale Zahlen ableitet? (Achtung, das sind wir manchmal selbst)

    Wir müssen uns immer daran erinnern: Was zählt, ist das Ergebnis. Der Erfolg des Projekts, zufriedene Kundinnen und Kunden oder eine florierende Firma. Wie kann man das beurteilen? Nicht über den Kontostand oder die Anzahl an Bestellungen, sondern über die Stimmung. Die Stimmung im Team, die Stimmung im Umgang mit Kunden und bei Individuen die Entspannung der/des Einzelnen.

    Zurück zu meinem Garten: Ich habe die Aufgaben nicht eingetragen, sondern die Aufgaben nicht erledigt. Dabei habe ich Zeit gespart und mich meiner Sucht gestellt. Meine Frau hat das Resultat dann am Garten selbst beurteilt, und nicht an der Anzahl To-dos auf unserer Liste.

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    Zeige mir deinen Impfpass und ich sage dir, wie produktiv du bist

    Wir sind im Juni 2022 und in diesen Tagen war ich bei meinem Hausarzt für eine fällige Impfung. Auf genau diese Impfung hat mich mein Hausarzt 2017 hingewiesen. Damals lag das also 5 Jahre in der Zukunft. In solchen Situationen ist es sehr verlockend, den Impfpass erste Mal in die Ecke zu legen, und rein gedanklich den Vorsatz zu fassen, in 4-5 Jahren dann rechtzeitig daran zu denken. Das funktioniert leider viel zu selten und vor allem viel zu unkontrolliert. Das gilt für jeden Vorsorgetermin, egal ob es um dich, dein Auto, deine Heizung, eine deiner Versicherung, usw. geht. Es ist ja schließlich noch genug Zeit, um nochmal daran zu denken. Wie oft ist dir in so einer Situation dann doch mal etwas durchgerutscht? Hier sind zwei Tipps, wie du das künftig verhindern kannst. Dazu brauchen wir wichtige Dokumente griffbereit und müssen um richtigen Zeitpunkt gekitzelt werden.

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    Tipp 1: Ziehe eine Entnahmelogik einer Ablagelogik vor

    Dein Impfpass ist ein Dokument, genau wie alle Schreiben von deinen Versicherungen, Banken oder von Behörden. Wo liegen alle diese Dokumente? An wie vielen Stellen könnten sie liegen? Könnte das überall im Haus sein, oder gibt es wenigstens einen Raum, oder sogar einen Schrank, auf den du die Suche einengen kannst?

    Bei realen Dokumenten kann das ganz schön knifflig werden. Mal angenommen, wir suchen die Nebenkostenabrechnung, und die ist bereits abgeheftet, und nicht mehr in einem Papierstapel zu suchen. Ist sie dann Ordner „Wohnung“, oder eher „Steuer“ oder vielleicht sogar „Ausgaben“ abgeheftet? Gewöhne dir am besten an, immer mit einer Entnahmelogik, statt einer Ablagelogik zu arbeiten. Am Beispiel einer Nebenkostenabrechnung bedeutet das weder N wie Nebenkosten noch W wie Wohnung, sondern S wie Steuer. Denn: Wann wirst du das Dokument das nächste Mal suchen? Vermutlich, wenn die Steuererklärung ansteht. Lege Dokumente so ab, dass die nächste Entnahme einfach wird.

    Für digitale Dokumente ist die Situation etwas einfacher. Hier kann man mit Shortcuts arbeiten, und die Datei so effektiv in mehreren Ordnern ablegen. Manche Apps, wie z.B. Evernote erlauben es zusätzlich noch, mit Labels zu arbeiten. Es verbleit noch der Stolperstein des Dateinamens. Nehmen wir ein Dokument deiner Krankenversicherung als Beispiel. Vielleicht bekommst du von deiner Versicherung die Dokumente dazu bereits elektronisch zur Verfügung gestellt. Ich möchte aber wetten, dass in diesem Fall der Dateiname nicht das Wort „Krankenversicherung“ enthält. Wenn der Dateiname nicht sogar komplett kryptisch ist, wird er häufig Kürzel enthalten wie etwa PKV (für private Krankenversicherung). Wird die Datei jetzt unter diesem ursprünglichen Namen abgelegt, aber beim Entnehmen eben nicht nach PKW, sondern nach Krankenversicherung gesucht, dauert die Suche deutlich länger.

    Zurück zum Impfpass: Hier gab es vor ein paar Jahren eine große Plakatkampagne „Deutschland sucht den Impfpass“. Wenn du ihn das nächste Mal gefunden hast, lege ihn dort ab, wo du ihn das nächste Mal suchen würdest. Vermutlich ist das dort, wo du heute zuerst gesucht hast.

    Tipp 2: Lass dich zur richtigen Zeit kitzeln

    2017 habe ich von meinem Hausarzt das To-do „Komm in 5 Jahren zur Impfung vorbei“ bekommen. Das ist eine seltene Kategorie von Aufgabe: Extrem kurz in der Ausführung, extrem lang in der Wartezeit bis zur Ausführung. 5 Jahre lang muss nichts getan werden, dann wird ein Termin vereinbart (5 Minuten) und der Termin wahrgenommen (20 Minuten plus ggf. Wartezeit). Die Erinnerung daran, diesen Termin zu vereinbaren, ist eine Wiedervorlage an einem selbst. In Büros und Ämtern gab es dazu Wiedervorlagemappen. Leider reichen die nie 5 Jahre in die Zukunft.

    Man könnte dieses To-do jetzt in den Kalender eintragen. Aber wann? Vielleicht irgendwann im Januar, damit man dann noch genug Flexibilität hat, auch wirklich einen Termin zu bekommen. Wer schon mal im August oder später versucht hat, noch im gleichen Jahr einen Termin zur professionellen Zahnreinigung zu bekommen, weiß, was ich meine. Der 1. Januar ist natürlich schlecht, weil da in der Praxis niemand ans Telefon gehen wird. Vielleicht also der erste Werktag im Januar. Okay, also Kalendereintrag auf den ersten Werktag im Januar, 9:00 Uhr „Impftermin vereinbaren“.

    Schon ist mein heiligstes Mantra gebrochen: Terminiere keine Aufgaben. Ich wäre ja gewillt, eine Ausnahme zu machen, weil diese Art To-dos selten genug vorkommt. Eine Mahnung möchte ich dazu auszusprechen. Das Problem bei Kalendereinträgen ist: Ist der Termin vorbei, so ist er aus den Augen aus dem Sinn. Wenn du an am ersten Januarwerktag um 9:00 Uhr nicht in der Praxis anrufst, wirst du spätestens am Folgetag nicht mehr daran denken. Termine stehen stur im Kalender, ob sie „erledigt“ wurden oder nicht. Wenn der Termin also am betreffenden Tag aufploppt, dann fühle dich von ihm gekitzelt. Sollte es gerade tatsächlich passen, dann rufe in der Praxis an. Sollte es aber vermutlich gerade nicht passen, so solltest du ein neues Kitzeln vereinbaren. Verschiebe den Termin auf einen günstigeren Zeitpunkt, oder noch besser: Lege die eine Aufgabe in deinem Task-Manager an.

    In Task-Managern läuft das grundlegend anders: Nicht erledigt heißt, dass sie dir als so lange als überfällig angezeigt werden, bis du sie erledigst. Hätten wir die Aufgabe daher vielleicht von Anfang an auf die To-do-Liste setzen sollen? Dann hätten wir den Teufel mit dem Beelzebub ausgetrieben: Die Gefahr des Aus-den-Augen-aus-dem-Sinn ist gebannt, dafür wird uns die Aufgabe vermutlich 5 Jahre lang in der To-do-Liste nerven. Ich schlage dir eine der beiden folgenden Optionen vor:

    Option 1: Der Kalender kitzelt, die To-do-Liste nervt

    Trage zuerst einen Termin in den Kalender ein. Sobald er fällig ist, fühl dich gekitzelt und erledige es entweder direkt oder trage es dir in die To-do-Liste ein.

    Option 2: Die Irgendwann-Liste

    Das ist meine bevorzugte Variante: Eine separate Liste, mit allen Aufgaben, Ideen, Träumen usw., die ich irgendwann mal machen will. Diese Liste wird aktiv kultiviert und einmal pro Woche durchgesehen. Ganz am Ende stand bei mir der Eintrag: „2022: Impftermin vereinbaren“. Somit wurde ich bei jedem wöchentlichen Review leicht gekitzelt, bis der Tag in 2022 kam, an dem ich den Termin endgültig vereinbart hatte. Wie du am Datum des Beitrages siehst, habe ich das auch nicht direkt am ersten Werktag im Januar gemacht.

    Ich hoffe, diese beiden Tipps sorgen dafür, dass du künftig alle wichtige Dokumente immer schnell findest, und all wichtigen Vorsorgetermine wahrnimmst. Für noch mehr Tipps empfehle ich dir meinen Newsletter. Wenn du möchtest, erinnere ich uns alle im Januar an die nächste Runde Vorsorgetermine 🙂

    Wie du spontan Zeit fürs Freibad findest

    Wann warst du das letzte Mal, unter der Woche spontan im Freibad, einfach, weil das Wetter so gut war? Ach so… du hattest zu viel Arbeit und deshalb ging es nicht! Dann lass uns bitte nochmal nachdenken, ob das wirklich nicht möglich ist. 

    Diesen Beitrag auf YouTube ansehen:

    https://www.youtube.com/watch?v=bP25OOGfoVc

    oder im Podcast anhören:

    Vorab ein Disclaimer: Es gibt natürlich Berufe, in denen das nicht möglich ist. Wir alle sind dankbar, wenn medizinisches Personal eben nicht spontan ins Freibad verschwindet. Für die allermeisten Berufe, die ohne direkten Kundenkontakt stattfinden, ist es in der Regel möglich. Notfälle beweisen das. Somit sind wir bei der Frage der Prioritäten. Hinzu kommt: Bei Wissensarbeit oder kreativen Tätigkeiten ist das Ergebnis relevant. Der Weg zu diesem Ergebnis ist zweitrangig, bis hin zu belanglos. Nun ist das spontane Baden kein Notfall, und wir hätten ein schlechtes Gewissen, wenn wir uns spontan die Zeit dazu nehmen. Hier kommen 3 + 2 Tipps bzw. Denkanregungen, gegen dieses schlechte Gewissen.

    Tipp 1: Halte den Kalender sauber

    Natürlich könnte man Termine auch verschieben. Aber wo keine Termine sind, da muss auch nichts verschoben werden. Das ist eine Binsenweisheit, schon klar. Was aber weniger offensichtlich ist, sind die Pseudo-Termine, die du dir selbst auferlegt hast. Grob geschätzt sind 90 % aller To-dos in deiner Liste unnötig mit einem Termin versehen. Ich predige es hier im Blog und Podcast immer wieder, und wiederhole mich gerne nochmal: Terminiere keine Aufgaben. Die einzige Ausnahme sind Aufgaben, die entweder zu diesem Tag gemacht werden, oder gar nicht mehr. D.h. wenn fremdbestimmt Deadlines vorliegen. 

    Zu diesen Deadlines kommen wir im Bonus-Tipp nochmal zurück. Wenn alle deine Aufgaben einen könnten-heute-gemacht-werden-müssen-aber-nicht-Charakter hätten, wäre das mit dem spontanen freien Nachmittag viel leichter, oder? Dann nimm aus diesem Abschnitt die gute Nachricht mit: In der Regel sind deine Aufgaben von diesem Charakter, du musst es dir nur noch eingestehen.

    Tipp 2: Eat that Frog

    Hast du die unangenehmste Aufgabe des Tages schon früh am Vormittag erledigt? Prima! Dann hast du wahrscheinlich schon längst ein großartiges Gefühl. Du fühlst dich nicht nur produktiv, sondern bist in deinen Projekten auch wirklich einen großen Schritt vorangekommen. Was jetzt noch fehlt, ist im Vergleich dazu oft unwichtiger Kleinkram. Ein schlechtes Gefühl, das jetzt nicht mehr zu machen? Fehlanzeige!

    Über „eat that frog“ habe ich dir auch schon viel erzählt, z.B. in Podcast-Folge 17 „Lass dir den täglichen Frosch schmecken“. Es ist meines Erachtens nicht das wichtigste Produktivitätsprinzip, aber eben doch eines, das Spontanität am Nachmittag fördert. Wenn du unangenehmste Aufgabe möglichst früh am Tag erledigt hast, wirst du dafür mit einem guten Gefühl belohnt. Diese eine Aufgabe macht oft 80 % des Tageszieles aus. Mehr als das restliche Dutzend Aufgaben zusammen. 

    Stell dir vor, noch vor dem Mittagessen ist alles Wichtige erreicht, und der Rest ist nur noch Kür. Da stellt sich die Entspannung sogar ohne Freibad ein.

    Tipp 3: Wisse genau, was du nicht tust

    Das klingt erstmal widersprüchlich. Wer genau weiß, was er liegen lässt, der fährt doch mit einem schlechten Gewissen ins Vergnügen, oder? Eben nicht. Wenn du eine klare Liste hast, was alles getan werden könnte, und am Vormittag getan hast, was getan werden sollte, dann hast du die Dinge unter Kontrolle.

    Außerdem hast du deine Gedanken unter Kontrolle. Grübeln beim Sonnenbaden, ob du auch wirklich keine wichtige Aufgabe oder E-Mail verschwitzt hast? Keine Chance; dich lassen jetzt nur die Sonnenstrahlen schwitzen.

    Es kommt noch besser. Ein Teil deiner Aufgaben erfordern vermutlich Nachdenken von dir. Sobald auf der Wiese, den Blick in den Himmel gerichtet, die Gedanken frei fliegen dürfen, kommen dir auch Inspirationen für deine Projekte. Vor dem Schlafen oder Spaziergängen suche ich mir gerne genau solche Nachdenkaufgaben. Wenn die Bäume, Wolken oder Schäfchen an mir vorbeiziehen, reifen die Gedanken, ohne dass ich in ein Grübeln verfalle. So wird sogar das Sonnenbad nebenbei produktiv.

    Bonus-Tipp 1: Arbeit bemisst sich nicht an der Zeit

    Überall wo Wissen und Kreativität wichtiger sind als körperliche Arbeit oder purer Bereitschaftsdienst, ist auch automatisch der Wert von Arbeitszeit weniger wichtig als das Resultat. Das haben viele Büroarbeiter:innen unter Corona gespürt: Das Ergebnis zählt, egal zu welchen Tageszeiten es erarbeitet wurde, oder wie lange es tatsächlich gedauert hat. Ich wünsche mir, dass wir diese Erkenntnis beibehalten, auch wenn es nicht das Home-Schooling ist, dass uns zum Umplanen zwingt, sondern das tolle Wetter, dass uns zum Umplanen einlädt.

    Bonus-Tipp 2: Zeige Reaktivität

    Gibt es da noch diese eine wichtige E-Mail, die unbedingt heute noch beantwortet werden muss? Spürst du die fremde Deadline im Nacken, wo du doch lieber die Sonnencreme spüren würdest?

    Dann gehe gedanklich bitte einen Schritt zurück. Erwartet das Gegenüber wirklich heute eine Antwort, oder glaubst du das nur, weil die E-Mail schon fast seit 24 Stunden unbeantwortet ist? Selbst wenn deine Antwort „ja“ lautet, erwartet das Gegenüber dann nur eine Antwort, oder schon Resultate. Oft ist anderen eine schnelle Reaktion, ohne Endergebnis, wichtiger, als eine Antwort am Folgetag mit Endergebnis. In diesem Fall kann es ausreichen, die E-Mail zügig zu beantworten, und darin zu erklären, dass man sich dann und dann wieder mit der ausführlichen Antwort melden wird.

    Und machen wir uns nichts vor: Eine ausführliche Antwort, 30 Minuten vor Feierabend des Empfängers, wird am anderen Ende heute vermutlich sowieso nur noch zur Kenntnis genommen und der Inhalt bleibt bis morgen liegen.

    Ich hoffe, mit diesen Gedanken konnte ich dazu beitragen, dass du künftig öfter spontan etwas für dich tun kannst. OHNE schlechtes Gewissen. Weitere Tipps für entspannte Produktivität findest du in meinem Podcast oder exklusiv in meinem Newsletter:

    Tipp 9: “Mama Geburtstag” ist keine Aufgabe

    Tipp 9: “Mama Geburtstag” ist keine Aufgabe

    Die drei U-Probleme bei Todo-Listen

    Drei Stichworte fassen zusammen, was die typischsten Probleme von Todo-Listen sind:

    1. Unvollständigkeit
    2. Unklarheit
    3. Unbehagen

    Mit „Unvollständigkeit“ haben wir uns hier im Blog schon auseinandergesetzt; siehe Beitrag „Schreib alles in deine Inbox„. Unbehagen kommt auf, wenn die Liste immer weiter wächst. Paradox, oder? Folgt man dem Tipp, und schreibt alles auf, wächst die Todo-Liste ja umso mehr. Löst der Wunsch nach Vollständigkeit vielleicht am Ende sogar das Unbehagen aus? Kurz gesagt: Nein. Ein paar Techniken, die das vermeiden, haben wir dazu schon kennen gelernt (siehe meine Produktivitätstipps).

    In diesem Beitrag soll es speziell um die Unklarheit gehen. Geschrieben habe ich ihn vor ein paar Wochen und bis heute zurück gehalten. Der Grund: Im Review fiel auf, dass der Titel missverständlich ist. Man könnte ihn auffassen als: “Mama Geburstag ist keine Aufgabe, denn ein guter Sohn/Tochter, würde den ja schließlich nie vergessen”. Wie du gleich merkst, geht der Kern des Beitrags in eine andere Richtung. Und doch blieb die Angst, man hält mich auf Grund des Titels für einen schlechten Sohn. Proaktiv habe ich daher zuerst den Beitrag “Schön, dass du an meinem Geburstag erinnert wurdest!” geschrieben. Je nachdem, wie du den Titel gelesen hat, bitte ich dich den anderen Beitrag vorher noch zu lesen.

    Mama Geburtstag!

    Angenommen, uns fällt in einem hektischen Moment der baldige Geburtstag unserer Mutter ein. Wir schreiben dann knapp „Mama Geburtstag“ in unsere Inbox. Immerhin verschriftlicht. Einige Tage später fällt der Blick auf die Todo-Liste und da steht:

    • Bericht
    • Handwerker anrufen
    • Geburtstag Mama
    • Sprachkurs

    Alles klar? Vermutlich nicht beim ersten Blick. Im Geiste müssen wir jeden Satzfetzen zu einem ganzen Satz rekonstruieren. Viel zu oft muss man sich selbst fragen: „Was habe ich damit nochmal gemeint?„. 

    Am Beispiel „Bericht“ gibt es mehrere Ergänzungsmöglichkeiten mit einem Verb: Bericht lesen, Bericht schreiben, Bericht versenden, Bericht Korrektur lesen (usw.). Falls du zur Zeit an mehreren Projekten arbeitest, ist nicht mal klar, welcher Bericht gemeint ist. Zwei kurze Ergänzungen verschaffen Klarheit, z.B. „Bericht für Projekt XYZ lesen“. Beim Sprachkurs und dem Handwerker gilt das gleiche: „Handwerker Mustermann anrufen, um Angebot für neue Fenster einzuholen“ und „Bis Freitag beim Spanisch-Sprachkurs an der Uni anmelden“.

    Sei besser schon in dem Moment, präzise, wenn du die Aufgabe anlegst. Spätestens aber beim nächsten Überfliegen deiner Liste. Gib deinem Zukunfts-Ich klare Anweisungen.

    „Mama Geburtstag“ wollen wir exemplarisch weiter zerlegen.

    Versteckte Projekte

    Es gibt große Projekte wie Stuttgart 21 oder BER und es gibt „Mama Geburtstag“. Dabei ist alles, was nicht in einem Schritt erledigt werden kann, ein Projekt. Es lohnt sich kleinlich zu sein. Wenn du nur anrufen und gratulieren wolltest, so würde eine terminierte Aufgabe reichen und es wäre eben doch kein Projekt. Selbstverständlich haben Mütter jedoch ein Geschenk verdient. Also doch ein Projekt:

    1. Ein gutes Geschenk aussuchen
    2. Das Geschenk besorgen
    3. Das Geschenk einpacken
    4. Das Geschenk übergeben

    Es mag zunächst befremdlich, so kleinteilig zu denken. Gleichzeitig ist es mir schon oft genug passiert, dass ich kurz vor einem Geburtstag noch ohne Geschenk oder sogar ohne Idee da stand. Oder ich wollte losfahren und dann gemerkt, dass ich das Geschenk noch gar nicht eingpackt habe. Möglicherweise würdest du das Einpacken auch nie vergessen und es muss nicht verschriftlicht werden. Dann reicht es schon, sich über die einzelnen Schritte bewusst zu sein. 

    Punkt 1 würde ich immer verschriftlichen. Als Frage an dich selbst. „Was könnte ich Mama schenken?“. An einer Stelle, die du regelmäßig liest (das kann der Kühlschrank oder die Next-Action-Liste sein), wirst du unterbewusst regelmäßig zur Lösungsfindung angeregt. Neben Aufgaben, die als Imperativ an dich selbst ein Ausrufezeichen tragen könnten, sind damit auch Fragen an dich selbst sinnvoll.

    Fazit: Sei präzise, kleinlich und stelle Fragen

    Durch präzise Einträge entlastest du dich selbst beim künftigen Blick über die Todo-Liste. Durch kleinliches Aufschreiben stellst du sicher, dass es später nicht an den Kleinigkeiten krankt. Und durch Fragen an dich selbst, schaltet sich dein Unterbewusstsein in die Problemfindung ein.

    Schön, dass du an meinen Geburtstag erinnert wurdest!

    Mein Zahlengedächtnis ist nicht sonderlich gut. Ich kenne genau drei Telefonnummern auswendig (Mama, Oma, meine eigene). Bei Geburtsdaten sieht es nicht viel besser aus. Den Rest übernimmt mein Smartphone für mich. Schon seit vielen Jahren. Somit gratuliere ich den meisten Menschen auf Grund einer Smartphone-Erinnerung. Das Geburtstagskind freut sich trotzdem (es weiß es ja nicht), und bedankt sich. Viel zu oft habe ich mir dann Gedanken darüber gemacht, ob ich das richtigstellen sollte: “… eigentlich hat mein (Google-)Kalender an dich gedacht”.

    Holen wir etwas weiter aus. Schreibst du Familiengeburtstage und die von deinen besten Freunden in deinen Kalender? Vermutlich ja. Solltest du dich dafür schämen? Ist eine Verterminlichung (gibt es das Wort?) eines freudigen Ereignisses angebracht? Sollte der Geburtstag deiner Mutter im Kalender neben Einträgen wie “Papiermüll wird abgeholt” stehen? Steht die Telefonnummer deiner Mutter in deinem Adressbuch, anstatt dass du sie selbst eintippst, wie es sich für eine(n) gute(n) Tochter/Sohn gehört?

    Vermutlich nein.

    Du schreibst guten Freunden hoffentlich eine Geburtstags-Postkarte. Oder rufst du nur an? Noch schlimmer: Du schreibst doch nicht etwa nur eine SMS/WhatsApp?

    Vermutlich schon.

    Du warst mir wichtig genug, um in meinem Kalender zu landen

    Das klingt erst mal sarkastisch. Doch genau das Gegenteil ist der Fall. In der Gettings-Things-Done-Methode (Partner-Link zum Amazon) ist der Kalender heiliges Territorium, das man gegen alles unwichtige verteidigt. Selbst Aufgaben sollen da nicht rein (Link zum Beitrag). Wer hier einen wiederkehrenden Termin bekommt, ist mir wichtig. Damit deute ich es umgekehrt: Nur unwichtige Geburtstage werden nicht verterminlicht. Und ja, ich würde den Geburtstag sonst womöglich vergessen und könnte auch keine Textnachricht schreiben, da ich die Nummer nicht auswendig kenne.

    Wohlgemerkt: Ich spreche nicht von einem Wandkalender mit 365 Tagen. So einen hat fast jeder zu Hause an der Wand. Auf ihm stehen Urlaube, Geburtstage und manchmal noch die Termine der Müllabfuhr. Ich rede von meinem eigentlich Haupt(-Google-)Kalender, der meine tägliche Terminlandschaft zeigt.

    Damit sind Geburtstagsgrüße, die von meinem Kalender motiviert wurden, für mich nicht unredlich. Dennoch unterscheide ich die Quelle der Erinnerung. Geburtstagsgrüße auf Facebook sagen eigentlich nur: “Ich war gerade zufällig online und hatte 10 Sekunden Zeit was zu tippen”.

    Wie seht ihr das? Sind Geburtstagsgrüße nur angebracht, wenn die Person auch ohne Erinnerung an euch gedacht hat? Ist WhatsApp oder Facebook als Kanal erlaubt? Von welchen Menschen tragt ihr Geburtstage in euren Kalender ein?