Vorab: Es geht mir in diesem Beitrag um Betreffzeilen im beruflichen und privaten Umfeld. Nicht um Newsletter und deren Öffnungsraten.
Niemand bekommt gerne E-Mails ohne Betreff. Warum kommen sie dann immer noch vor? Zum einen, weil sie eben dennoch viel zu oft trotzdem gelesen werden. Wenn du den Absender kennst, bist du vielleicht noch gewillt sie dennoch zu lesen, und den fehlenden Betreff als Schrulligkeit zu entschuldigen. Bei unbekannten Absendern oder bei Newslettern ist das ein Problem: Aufgrund der Spamgefahr werden sie seltenst geöffnet. Zum anderen kommen solche E-Mails oft in der Eile zustande. Du telefonierst mit jemandem, und es kommt ein Dokument zur Sprache. Es geht um einen Bericht für den Kunden Müller. Nicht jeder hat es gerade zur Hand, sodass man es sich schnell zumailt und beim Betreff Zeit sparen will. Er bleibt dann effektiv leer. Selbst ein knapper Betreff wie „Dokument“ oder „Bericht“ wird hier später wenig nutzen. Wenn du Wochen, oder Monate später nach der E-Mail suchst, sind solche generischen Betreffzeilen nur unwesentlich hilfreicher als leere. Wenn doch wenigstens der Kundenname „Müller“ im Betreff enthalten wäre …
Schritt 1 zum besseren Betreff: Halbsätze mit Handlungsaufforderung
Generell solltest du dir für jede Betreffzeile einen Moment Zeit nehmen, um über eine gute Formulierung zu überlegen. Gleichzeitig, wollen wir keine Wissenschaft daraus machen. Also: Denke zweimal über einen guten Betreff nach, aber nicht öfter. Als Beispiel wollen wir ein Dokument an eine(n) Kollegin/Kollegen senden. Er/sie soll eine Meinung äußern und ggf. Fehler korrigieren. Im Idealfall versendest du jetzt gar nicht das Dokument selbst, sondern einen Link zu dem Dokument.
Zurück zum Betreff. Statt nur „Bericht“ wählst du (mindestens) einen Halbsatz, wie etwa „Bitte Bericht gegenlesen“. Noch nicht absenden, wir werden den Betreff noch ein bisschen überarbeiten. Ob du das Wort Bitte dann wirklich in den Betreff schreibst oder in den Textkörper packst, kannst du frei entscheiden. Das hängt ein vor allem davon ab, wer die E-Mail empfängt. Auf jeden Fall hast du schon mal deinen „Call to Action“, also eine Handlungsaufforderung. Analog kannst du schreiben „Zur Kenntnisnahme: …“, falls der/die Empfänger/in nicht weiter und muss. Von Kürzeln wie FYI (oder ASAP) solltest du Abstand nehmen. Nicht jeder versteht sie.
Jetzt fehlt noch der Kontext und die Dringlichkeit.
Schritt 2 zum besseren Betreff: Kontext und Dringlichkeit
„Bitte gegenlesen“ oder einfach nur „gegenlesen“ ist schon ein Call to Action, dem aber der Kontext fehlt. In unserem Beispiel soll es um den Bericht für den Kunden Müller gehen. Wir nehmen das in den Betreff mit auf:
„(Bitte) Bericht für Kunde Müller gegenlesen“
Jetzt hat das Deutsche die Angewohnheit, die Verben am Satzende zu platzieren. Hier ist also das Wort „Gegenlesen“. Deswegen mein Tipp: Schreibe nicht „(Bitte) Bericht für Kunde Müller gegenlesen“, sondern schreibe:
„(Bitte) gegenlesen: Bericht für Kunde Müller“
Bei E-Mails ist es vor allem wichtig, sofort zu verstehen, ob etwas mit ihr getan werden muss. Das geht jetzt bereits aus der halben Betreffzeile hervor. Es muss etwas getan, und zwar etwas gegenlesen. Im Rahmen von Inbox Zero bist du dankbar für solche klaren Betreffzeilen.
Eventuell möchtest du noch eine Deadline nennen. Wenn es eine unwichtige oder eine entspannte Deadline ist, würde ich sie ans Ende stellen. Z.B.:
„(Bitte) gegenlesen: Bericht für Kunde Müller (bis Ende der Woche)“
Dann springt sie dem Lesenden nicht direkt ins Gesicht. Ist es hingegen dringend, so sollte es innerhalb der Call to Action stehen: „Bitte dringend gegenlesen: Bericht für Kunde Müller“
Vielleicht möchtest du das dringend auch noch spezifizieren, wie etwa „noch heute“ oder „so bald wie möglich“. Damit haben wir ein einfaches Rezept:
Handlungsauffoderungen als Call to Action wie „bitte xyz“ oder „Zur Kenntnisnahme“, usw.
Deadlines bzw. Dringlichkeiten wie „dringend“, „noch heute“ oder „so bald wie möglich“, aber eben nur, falls dem wirklich so ist
Kontext, wie z.B. der Name des Kunden oder des Projektes
Nachtrag optional, so wie du es für nötig erachtest.
Ein guter BLUF im Textkörper ersetzt den Zoom Call
Im Textkörper empfiehlt sich ein ähnliches Muster. Das läuft dort unter der Bezeichnung BLUF: Bottom Line up Front. Es wird also, die für gewöhnlich letzte Zeile der E-Mail ganz an den Anfang gestellt. Statt erst einmal lang und breit zu erklären, in welchem Zusammenhang diese E-Mail gerade steht, um dann im letzten Satz der E-Mail zu schreiben: „Könntest du das bitte gegenlesen?“, kommt diese Bitte ganz nach vorne. Die Details dazu sind aber ein Theme für einen eigenen Beitrag.
Bessere E-Mails schreiben mit BLUF
Das ganze Thema „E-Mails“ beschäftigt mich aktuell wieder brennender denn je, und Zoom Calls sind die Ursache dafür. Nervende Zoom Calls wohlgemerkt. Für ein anderes Projekt, über das ich demnächst berichten werden, habe ich mich mit dem Thema Zoom-Fatigue auseinandergesetzt, also der Ermüdung in Videokonferenzen. Sicherlich kennst du das Problem: Im Homeoffice sitzt man in unzähligen Videokonferenzen, und das ist einfach nur furchtbar ermüdend. Den besten Ausweg bietet das Stichwort „asynchrone Kommunikation“. E-Mails sind einer der wichtigsten asynchronen Kommunikationsformen, die es gibt. Auch das wird ein Thema für einen eigenen Beitrag.
Wenn du in der Zwischenzeit E-Mails perfekt beherrschen willst, empfehle ich dir mein Buch „Schluss mit E-Mail-Stress“. Hier lernst du nicht nur, wie man E-Mails sinnvoll strukturiert, sondern auch, wie du dein Postfach als Ganzes einfach strukturierst und die mögliche Flut an E-Mails souverän bewältigst.
Sitzen wird als das neue Rauchen gehandelt. Diese Erkenntnis ist mittlerweile schon über 10 Jahre alt, aber zu einer Verhaltensänderung hat es bei den meisten Menschen nicht geführt. Freiwillig opfern wir aus Bequemlichkeit Lebensqualität und -zeit und sitzen bequem an unseren Schreibtischen. Vereinzelt werden dann höhenverstellbare Schreibtische angeschafft, die aber nur sporadisch in der oberen Position anzutreffen sind. Und auch dann lungern viele oft nur in verbogener Haltung, halb aufgelehnt daran. Diese schlechte Haltung frisst die Vorteile des Stehens dann wieder auf.
Hier ist eine tolle Alternative zum höhenverstellbaren Schreibtisch vorstellen: der FitSeat. Er macht Arbeitszeit zur Fitnesszeit.
Da ich von den ersten Staffeln von „Die Höhle der Löwen“ keine Folge verpasst habe, habe ich auch die Folge mit dem FitSeat gesehen. Aus verschiedenen Gründen fühlte ich mich damals nicht angesprochen. Teilweise wohl, weil ich mich selbst nicht mit Fahrrädern assoziiere, teilweise weil damals das Home-Office noch gedanklich in ferner Weite war. Von ähnlichen Büromöbeln auf Basis von Laufbändern hatte ich auch schon gehört. Hier fühlte ich mich eher angesprochen, aber das hätte ja mein Arbeitgeber für mich anschaffen müssen. Dann kam die Corona-Krise 2020 und ich musste über Schreibtischmöbel fürs Home-Office nachdenken. Zunächst musste es die Kombination aus altem Küchentisch und -stuhl tun, für die ich mir eine Ecke im Arbeitszimmer meiner Frau eingerichtet habe. Nach wenigen Sitzstunden war klar, dass das keine Dauerlösung sein konnte.
Glücklicherweise fand der FitSeat seinen Weg zu mir. Genauer gesagt: der Erfinder und Gründer Jan Gumprecht. Wir hatten ein tolles Interview (hier nachzuhören und hier anzusehen), und der Gedanke des bewegenden Mobiliars fing an mich zu packen. Aber sollte es wirklich eines auf Fahrradbasis werden?
Laufband oder Fahrrad?
Wie gesagt, als Fahrradfahrer betrachte ich mich nicht, sondern viel eher als Läufer. Ein Laufband hat aber entscheidende Nachteile: Es braucht Strom und ist kaum beweglich. Einmal an einer Stelle des Hauses aufgebaut, würde ich es nicht einfach an eine andere Stelle schieben. Und wenn, dann sowieso nur in die Nähe einer Steckdose. Der FitSeat hingegen kommt auf Rollen. Er lässt sich kinderleicht von A nach B schieben. Egal ob ruhige Ecke des Hauses oder vorm Fenster. Strom braucht er ebenfalls nicht. Im Gegenteil: Es ist eine Variante geplant, die den Strom selbst erzeugt. Somit wird künftig das Smartphone oder Tablet bei der Arbeit geladen. Durch die eigene Muskelkraft. Also habe ich einen FitSeat bestellt. Mattschwarz, mit direkt angeschlossener Arbeitsplatte, sodass der Schreibtisch immer direkt mitwandern kann. Geliefert hat ihn DHL, aufgebaut habe ich ihn. Hat ca. 5 Minuten gedauert. Einfach also! Die Arbeitsplatte ist für meine Ansprüche groß genug. Selbst dann, wenn ich das Podcast-Mikrofon auf ihr stehen habe.
Auf der Arbeitsplatte des FitSeat ist genug Platz, für alles, was ich wirklich zum Arbeiten brauche. Wer mehr Platz braucht, nutzt einen höhenverstellbaren Schreibtisch.
Gleichzeitig passt die Workstation noch durch normale Türrahmen, und ich muss nichts umbauen, wenn ich das Zimmer wechseln möchte. Zusätzlich mag ich die freiwillige Einschränkung auf einen kleinen Schreibtisch. Unordnung kann so gar nicht erst entstehen. Wem das zu klein ist, der greift zu Variante ohne Tischplatte und nutzt seinen bestehenden, höhenverstellbaren Schreibtisch.
Wie es sich mit dem FitSeat arbeitet
Sehr gut! Natürlich ist es am Anfang ungewohnt, die Beine so viel zu bewegen. Auch als Läufer (oder muss ich sagen als „nur“ Läufer) wurden die Beine doch nach ca. 20 Minuten müde. Kein Problem, denn man kann jederzeit aufhören zu treten und dann einfach nur sitzen. Im Flow trete ich auch mal schneller, und merke wie mir warm wird. Dann mache ich wieder etwas langsamer, denn schwitzen möchte ich nicht. Das Smartphone in der Tasche interpretiert meine Beinbewegungen als Fahrradfahren und schreibt mir Aktivitätsminuten gut. So schreibe ich gerade dieses Skript auf meinem FitSeat und hatte eben mal wieder für zwei Sätze Pause. Und weiter geht’s.
Tägliches Arbeiten auf dem FitSeat. Fitness inklusive.Praktisch: Eine Box für Stifte, die sich ausklappen lässt.FitSeat – Sattel: Für einen Fahrradsattel sitzt es sich sehr bequem. Wer möchte, kann den Sitz einfach austauschen.Premium in allen Details: Die Höhenverstellung
Die Tischplatte lässt ich in der Neigung (und natürlich Höhe) verstellen. Es gibt eine praktische Stiftebox, die unter der Platte herausgeklappt werden kann. Leider bringt die Neigungsverstellung einen winzigen Nachteil mit sich: Die Tischplatte hat im Kippwinkel ein leichtes Spiel. Daran gewöhnt man sich aber sehr schnell, und es hat mich nie wirklich beim Tippen oder Lesen gestört. Sollte ich jemals unter die Zeichner gehen, sieht das vielleicht anders aus. Die Platte hat auch eine gute Höhe, um sie als Stehschreibtisch/-pult zu benutzen. Diese Funktion benutze ich nur gelegentlich.
Der zweite, geringe Nachteil, ist das leichte Geräusch, was bei den Umdrehungen entsteht. Mich selbst stört es nicht, andere auf Telefonkonferenzen möglicherweise schon. Kein Problem, ich schalte in Sprechpausen mein Mikro ab und radele weiter. Um die Arbeit meiner Frau nicht zu stören, habe ich für ein anderes Zimmer entschieden.
Ich passe mein Arbeitsumfeld dem FitSeat an, nicht umgekehrt
Das Smartphone in der Hosentasche trackt die Einheiten auf dem FitSeat.
Mein Projekt für die nächsten Wochen wird nun sein, meine Arbeitsumgebung ideal auf den FitSeat auszurichten. Bisher habe ich den großen Monitor und die Tastatur noch nicht damit in Verbindung gebracht. Dazu wäre mir dann die Platte doch klein und es würde die Beweglichkeit einengen. Stattdessen plane ich, mir einen Monitor an der Wand zu montieren. Per Docking-Station stöpsele ich dann das Notebook an, wann immer der FitSeat in dieser Ecke steht. Ist mir nach einem anderen Raum zu Mute, so schiebe ich kabelloses alles in eine Ecke und arbeite mit meinem Notebook oder Tablet.
Es sind dabei nicht nur die körperlichen Vorteile, in Form von mehr Bewegung und verbrannten Kalorien. Viel mehr habe ich das Gefühl, mit der Bewegung besser in den Flow zu kommen. Das Denken fällt mir leichter und ich bleibe länger an einem Thema dran. Physiologisch lässt sich das durch den besseren Blutfluss erklären, wenn die Muskelpumpen in den Beinen den venösen Rückfluss des Blutes fordern. Netter Nebeneffekt (den ich noch nicht erklären kann): Ich habe weniger Hunger zwischen den Mahlzeiten. Wenn ich meine Arbeit am klassischen Schreibtisch auf den FitSeat verlagere, gehe ich (fast) nicht zum Kühlschrank. Das löst ein weiteres Problem.
Fazit: Ist der FitSeat zu empfehlen?
Tägliches Arbeiten auf dem FitSeat. Fitness inklusive.
Ja, ich bin begeistert und glücklich mit meiner Anschaffung. Mit fast 2.000 € ist er kein Schnäppchen, das ist mir klar. Den Mehrwert für mich habe, ich aber sofort verstanden. Und dabei geht es mir erst mal nur um das gute Gefühl bei der Arbeit. Die erhoffte Verlängerung der Lebenszeit ist hier noch nicht eingerechnet. Es hätte auch noch günstigere Anbieter gegeben. Hier war ich aber nicht von der Wertigkeit des Produktes überzeugt.
Wer sich in seinem Büro also etwas Gutes tun will, sollte den FitSeat zumindest testen (denn das kann man für einen Monat tun). Wenn du ihn nach der Testphase für gut befindest, kannst du mit dem Rabattcode „nebenbeiproduktiv“ auch noch ein paar Euro sparen (10 % Rabatt bei www.fitseat.de). Zusätzlich bekomme ich eine kleine Provision, die ich dann direkt in kostenloses Coaching in dich investiere. Kontaktiere mich einfach, und ich helfe dir als Coach, das Beste aus deinem Selbstmanagement auf dem FitSeat zu holen.
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Die grobe Struktur eines Projekts sollte Dir immer bekannt sein. Zum Glück passt die meistens auf eine Serviette. Du kannst also Projekte künftig in Deinem Lieblings-Steh-Cafe planen. Ab dann übernimmt die Buch-Analogie.
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Das richtige Maß an Planung: Eine Serviette voll
Jedes Projekt besteht atomar aus den konkreten Aufgaben und Terminen. Dieser Blick ist wichtig, damit es überhaupt im Projekt vorangeht. Gleichzeitig ist er zu granular, um das größere Bild zu sehen. Selbst wenn Du also gewissenhaft Deine To-do-Liste und Deinen Kalender pflegst, fehlt eine Ebene.
Die Frage, „was muss in dem Projekt überhaupt gemacht werden?“ kannst Du in formloser Prosa sicher für alle Deine Projekte beantworten, weil alle Bestandteile als Gedanken bereits irgendwo in Deinem Kopf sind. Bringe diese Gedanken strukturiert und knapp zu Papier. Natürlich muss es nicht wirklich eine Serviette sein, sondern darf auch eine digitale Lösung sein. Hauptsache, Du fasst Dich hier kurz.
Nehmen wir einen längeren England-Aufenthalt als Beispiel. Auf der Serviette könnte dann stehen, dass Du Dich vorab mit Sprache, Kultur und ein paar Städten beschäftigen willst. Das klingt beim ersten Hören nach einer To-do-Liste. Für konkrete Aufgaben sind die Einträge aber noch zu fett. „Mit der Sprache beschäftigen“ kann alles bedeuten. Vom Herunterladen einer Sprachlern-App bis hin zur Anmeldung bei einem Fortgeschrittenen-Kurs an der örtlichen Hochschule. Vielleicht sogar beides?
Das ist typisch: Was auf der Serviette nach Aufgabe klingt, ist fast immer ein eigenes (Unter-)Projekt.
Die Lesezeichen-Analogie
Bevor Du ein Buch zur Seite legst, platzierst Du ein Lesezeichen. Damit ist klargestellt, dass Du das nächste Mal an dieser Stelle weiterliest. Zurück zum Englandaufenthalt. Hier sprichwörtlich liegen drei Bücher vor Dir: ein Wörterbuch, eines über die englische Kultur und ein Städteführer. Falls Du die Bücher der Reihe nach liest, reicht ein Lesezeichen. Solltest Du Dich hingegen für paralleles Lesen entscheiden (was je nach Situation auch sinnvoll sein kann), brauchst Du für jedes Buch ein Lesezeichen.
Wie viele Schritte musst Du also im Vorfeld bei Deinen Projekten planen? Die Serviettenplanung enthält keine Schritte, sondern Aspekte bzw. Teilprojekte. Du entscheidest, welche dieser Teilprojekte parallel laufen dürfen und dann muss ein nächster Schritt pro Aspekt definiert sein.
Wie viele Lesezeichen hast Du in Deinem metaphorischen Bücherregal verteilt?
Du willst agile Projektplanung und all Deine To-dos beherrschen? Dann solltest Du …
Vielleicht kennst Du das: Auf dem Weg zu einem Termin blickst Du nervös Deine Uhr, die anzeigt, wie der Verkehr gerade Deinen Puffer frisst. Minütlich rechnest Du hoch, ob Du gerade weiteren Verzug auf- oder abbaust. Jede langsame Vorderfrau oder Vordermann, jede rote Ampel, jede Zugdurchfahrt am Bahnübergang und natürlich jeder Stau lassen die Wut in Dir hochkochen. Du rufst beim Termin an, um Deine Verspätung anzukündigen. Kein angenehmes Telefonat. Für den Moment ist damit das Schlimmste damit abgewendet, aber selbstverständlich verschieben sich alle folgenden Termine. Und zu denen musst Du ja auch noch fahren. Eine Aufholjagd beginnt, bei der Du nur verlieren kannst. Zeitlich und nervlich.
Spoiler: Wer Aufgaben in den Kalender schreibt, steht auch gerne im Stau.
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Selbstmanagement ohne Kalender ist unmöglich
Ein Kalender zeigt – zunächst mal – die harte Terminlandschaft an. Bei diesen Terminen erlebst Du greifbare Konsequenzen, wenn Du nicht zu ihnen erscheinst. Die anderen Teilnehmer:innen sind verstimmt und bestimmte Chancen verstreichen mit den Terminen. Manche Termine wären durchaus verschiebbar gewesen, während manche vom Typ „Entweder genau dann oder gar nicht mehr“ sind.
Je weniger „Entweder genau dann oder gar nicht mehr“-Termine in Deinem Kalender stehen, desto flexibler bist Du, desto mehr Lust hast Du zum Atmen, desto entspannter wird/könnte Dein Tag ablaufen. Eine Besprechung mit Deinem Team ist halb-hart. Der Termin wurde eher willkürlich gewählt und könnte meistens noch verschoben werden. Den Termin nochmal zu verschieben, ist ein Viele-Köche-Problem. Man könnte es zwar, wird es aber oft bevorzugen, den Brei zum geplanten Zeitpunkt auszulöffeln.
Aufgaben sind immer weich
Termine mit Dir selbst – sprich Aufgaben, die Du erledigen möchtest – sind hingegen immer weich. Eine Ausnahme sind Rückmeldungen, die an eine echte Deadline gebunden sind. Der Großteil Deiner Aufgaben wird aber entweder keine Deadline haben, oder die gewählte Deadline ist willkürlich.
Die Motivation hinter diesen willkürlichen Terminzuweisungen ist die Selbstüberlistung. Der Blick auf die To-do-Liste, und den gedanklich zugeordneten Überfälligkeit, ist ernüchternd. Da scheint es ein guter Ausweg zu sein, sich die Aufgaben für morgen, 11 Uhr vorzunehmen. Nicht etwa, weil das morgen um 11 Uhr sein müsste, sondern weil Du morgen um 11 Uhr Zeit hast, und bevor Du es am Ende gar nicht machst, machst Du es besser morgen um 11 Uhr.
Doch dann passiert das Unvermeidliche:
Planung macht aus Zufall Irrtum
Nun beginnt der typische Arbeitstag und die Zeit bis 11 Uhr erinnert an unser Staubeispiel:
Das langsame Fahrzeug vor Dir entspricht der Kollegin, dem Kollegen, der Dir nicht rechtzeitig eine Zuarbeit geliefert hat. Also nochmal nachfragen und auf baldige Antwort hoffen.
Die rote Ampel ist das klingelnde Telefon oder die Anfrage von Kollegen auf dem Weg zum Kopierer. Also kurz raus aus den eigentlichen Gedanken und hoffentlich bald wieder zurück zu ihnen.
Der Stau wird vom Chef verursacht, der zu einer spontanen Besprechung ruft. Ende offen!
Die gleiche Aufholjagd, wie in unserer Auto-Analogie beginnt. Der Stress ist dabei genauso unvermeidlich. Wen rufst Du um 11 Uhr an, um Dich duckmäuserisch für die Verspätung zu entschuldigen? Dich selbst.
Na gut, den Stau konnte niemand vorhersehen! Wirklich? Am Ende des Tages hast Du die Qual der Wahl: Überstunden machen, oder Dich schlecht fühlen, weil nicht alles erledigt wurde und umplanen.
Raus mit den Next-Actions aus dem Kalender
Der einfache Ausweg: Verschiebe alle willkürlich-terminierten Aufgaben in eine eigene Liste mit Titel „Next Actions“ oder „Als nächstes“. Das ist keine klassische To-do-Liste, denn auf diesen stehen oft auch unausgegorene Ideen und Eines-Tages-Vorsätze. In der Next-Action-Liste steht hingegen ein konkreter, unmittelbar ausführbarer Schritt, der ein zugeordnetes Projekt voranbringt.
Zu Arbeitsbeginn sind das eben genau diejenigen Aufgaben, die wir gerade aus dem Kalender befreit haben. Alle Zwischenrufe, werden ggf. auch auf dieser Liste notiert. Etwa das Flurgespräch mit Anschlussaufgabe oder ein Rückruf zu einem verpassten Anruf.
Jetzt ist es 11 Uhr. An Stelle des willkürlichen Termins blickst Du einen weißen Kalenderslot. Also wandert Dein Blick in die Next-Action-Liste. Welcher Eintrag ist am wichtigsten oder welcher Eintrag ginge Dir jetzt am einfachsten von der Hand?
Möglicherweise ist das der Eintrag, den Du auch in den Kalender geschrieben hättest, möglicherweise ist es der Rückruf. Das kannst nur Du entscheiden und das darfst auch nur Du entscheiden.
Was wird besser, wenn keine Aufgaben im Kalender stehen?
Du wirst nicht zwangsläufig mehr erledigen, nur weil die Aufgaben an einer anderen Stelle stellen (meisten ist das aber dennoch zu beobachten). Du wirst aber aus dem Kopfloses-Huhn-Modus herausgeholt und hast das Gefühl, wieder die Kontrolle zu haben.
Das Hollywood-Prinzip greift: „Don’t call us, we call you“. Das klingt nach einem winzigen Vorteil, aber bitte unterschätze die dahinterstehende Psychologie nicht.
Du kannst die Komplexität des Alltags nicht mit komplexer Kalenderplanung erschlagen. Dabei wirst Du immer verlieren. Komplexität erschlägt man, kontra-intuitiv, am besten mit Einfachheit.
Kurzum: Der Kalender zeigt nur die harte Terminlandschaft; sonst nichts.
Hast Du noch Fragen, wie Du hast konkret umsetzen kannst? Dann scheue bitte nicht mich zu fragen oder
Fehler 1: Die Ziele sind zu schwammig oder zu streng formuliert
Schwammige Ziele sind nicht erreichbar. Weniger drastisch formuliert: Du kannst nie wissen, ob du ein schwammiges Ziel erreicht hast. Nehmen wir als schlechtes Beispiel: „Im neuen Jahr nehme ich ab“. Der Zeitraum ist riesig, denn es geht um das ganze Jahr. Theoretisch wäre also noch bis November Zeit, damit zu beginnen. Der Aufschieberitis sind Tür und Tor geöffnet. Selbst wenn du damit schon direkt beginnen würdest: Wann wurde das Ziel erreicht? Ging es um 1 kg oder eher um 30 kg?
Ein besseres Ziel wäre z.B. „Bis Ende März nehme ich 12 kg ab“. Bitte verstehe die 12 kg hier exemplarisch. Nehmen wir an, das wäre ein machbar, wenn auch ein bisschen fordernd. Wie wäre es, wenn wir das Ziel jetzt genauer runterbrechen, z.B. auf 4 kg pro Monat. Oder direkt auf 1 kg pro Woche?
Achtung: Wenn du zu präzise bist, erliegst du der Kontrollillusion. In diesem Beispiel sind wir zu präzise geworden. Gewichtsverlust geschieht seltenst gleichmäßig, selbst wenn alles ideal läuft. Zusätzlich wird es aber immer Wochen geben, in denen du wegen Krankheit oder sonstigen, unvorhergesehenen Dingen weniger trainieren kannst. Mindestens eines deiner Wochenziele wirst du nicht erreichen, und dann gilt es einen Plan B zu haben.
Tipp: Formuliere deine Ziele präzise und etwas fordernd. Es sollte kein Selbstläufer sein und du musst wissen können, ob du es erreicht hast. Doch Vorsicht vor zu präzisen Plänen: Du wirst an Details abweichen, was zu Frust führen kann. Gib dich nicht einer Kontrollillusion hin.
Fehler 2: Du hattest keinen Plan B für Misserfolge
Was tust du, wenn du hinfällst? Du stehst wieder auf. Was tun Raucher*innen, die sich gerade entwöhnen, wenn sie doch wieder zur Zigarette greifen? Viel zu oft geben sie komplett auf. Sie hatten keinen Plan für Misserfolge.
Wer eine neue Sportart, Instrument oder sonstige Fähigkeit lernt, kommt gar nicht auf die Idee, dass er/sie niemals stürzen, sich verspielen oder sonst einen Fehler begehen wird. Analog gilt: Wer abnehmen will, muss sich auf mindestens eine Essattacke einstellen, die in dem Moment übermächtig ist. Wie geht man dann mit der eigenen Fehlerhaftigkeit und Unzulänglichkeit um?
Tipp: Sei grundlegend gnädig mit dir und habe einen Plan B. Fehltritte sind erlaubt, sollten aber konstruktiv genutzt werden. Ein Plan B fürs Abnehmen könnte also lauten: „Wenn ich einer Essattacke unterliege, dann mache ich anschließend einen ausführlichen Spaziergang und versuche herauszufinden, was die Ursache war und was ich nächstes Mal besser machen kann“.
Fehler 3: Du hast es nicht mit Gewohnheiten verknüpft
Betrachten wir noch ein klassisches Beispiel: „Dieses Jahr werde ich mehr trainieren“. Hier haben wir prompt Fehler 1 begangen. Korrigieren wir das konkret zu „Dieses Jahr werde ich dreimal pro Woche ein Krafttraining absolvieren.“
Wann sind diese dreimal pro Woche? Direkt am Montag müsste nicht sein, denn es sind ja noch sechs Tage Zeit für drei Trainings. Am Dienstag reicht die restliche Woche theoretisch auch noch. Ab Mittwoch wird es dann aber eng, die Regenerationszeiten noch einzuhalten. Solche zeitaufwändigen Vorsätze müssen also direkt irgendwie im Kalender vermerkt werden. Natürlich direkt mit Plan B, falls mal ein Training ausfallen muss (z.B. verschieben auf einen anderen Tag oder ein paar Übungen zu Hause machen).
Damit am geplanten Trainingstag nicht die Bequemlichkeit gewinnt, gilt es sich selbst mit Gewohnheiten zu überlisten. Für viele ist es, die gepackte Trainingstasche direkt mitzunehmen, um nach der Arbeit direkt bereit zu sein. Für anderen funktioniert die Verabredung mit Freunden zum Training, für mich funktioniert der früher gestellte Wecker für ein Training direkt am Morgen.
Noch ein Beispiel aus dem letzten Blogpost über Mikrogewohnheiten. Dort wollten wir uns angewöhnen, mehr zu trinken. Eine gute Gewohnheit wäre hier, immer ein gefülltes Glas Wasser auf der Küchenablage bereit zu haben. Austrinken und direkt wieder auffüllen.
Tipp: Finde die richtigen Auslöser für deine neue Routinen.
Welcher Erinnerungen sind notwendig? Z.B. Kalendereintrag oder Glas Wasser auf der Arbeitsplatte.
Was kannst du tun, um es dir möglichst einfach zu machen? Z.B. Trainingstasche gepackt im Auto.
Was kannst du tun, um dir die Nicht-Ausführung möglichst schwer zu machen? Z.B. Verabredung zum Training.
Noch eine vierte Sache, die du besser machen kannst: Warte nicht bis zum 1. Januar. Wenn es dir ernst ist, dann fange direkt an. Wenn du Hilfe brauchst, melde dich bei mir!
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Transkript
Sascha: [00:00:02] Ist Erfolg wirklich harte Arbeit? Oder geht das nicht auch schneller mit smarter Arbeit? Vielleicht ist alles aber auch nur Glückssache. Oder lässt sich das vielleicht mit Personal Kanban beschleunigen? Das klären wir nach dem Intro. Und damit Willkommen zu produktiv Hoch drei. Mein Name ist Sascha Feth und ich bin heute nicht allein, sondern darf Pia Tischer begrüßen und damit Willkommen, liebe Pia.
Pia: [00:00:29] Hallo lieber Sascha, ich freue mich sehr auf unser Gespräch.
Sascha: [00:00:33] Ja, ich mich auch, denn du bist die Gründerin und CEO von coveto ATS. Ihr entwickelt eine Software für Bewerber-Management speziell für KMU. Und darüber kannst du uns nachher über die Methode, die ihr verwendet, jede Menge wertvolle Infos für unser eigenes Selbstmanagement geben. Aber zunächst einmal also eine Software für Bewerber-Management für KMU. Das ist sehr speziell. War das auch dein Kindheitstraum, was du machst, welchen Beruf du mal ausüben willst?
Pia: [00:01:02] Gut, als Kind habe ich nicht gedacht, ich werde mal eine Recruiting oder Bewerbermanagementsoftware entwickeln. Aber was sich tatsächlich so das Thema IT in Verbindung mit Menschen, das zieht sich schon wie so ein roter Faden durch. Ich habe zum Schulbeginn ein Buch geschenkt bekommen, das heißt, „So leben wir morgen“. Und da war also Schulbeginn, war bei mir 1976, da war Internet, Smartphones und so, noch hat noch niemand dran gedacht. Und in dem Buch war beschrieben, wie zukünftig Arbeitssituationen aussehen können, dass man sich über Bildschirm mit jemand unterhält. Und das hat mich so begeistert. Ich habe das Buch immer mit mir herumgetragen und fand das so spannend. Und meine Mutter hat auch bei Unisys Computer gearbeitet, auch in den 70er schon. Also das da war immer so ein gewisses Prickeln da. Und ja, ich glaube, das hat mich schon geprägt und beeindruckt.
Sascha: [00:01:58] Okay, von dir kommt das Zitat, Ich hoffe, ich gebe es jetzt ungefähr richtig weiter. Dass der Erfolg über Nacht kam, das aber nach 15 Jahren harter Arbeit.
Pia: [00:02:07] Genau. Der Erfolg kam plötzlich über Nacht, nach 15 Jahren harter Arbeit.
Sascha: [00:02:11] Das hat mich sehr neugierig gemacht. Aber jetzt sag mir ganz kurz, ihr gehört heute zu den – ich glaube, es sind top 12 % der – umsatzstärksten Firmen, und 15 Jahre. Ich habe am Anfang die Frage gestellt, ob Erfolg denn jetzt harte oder smarte Arbeit ist. Das klingt ja erstmal ganz klar nach harter Arbeit und nach Dranbleiben.
Pia: [00:02:31] Ja, es ist so ein bisschen, wie wenn man fragen würde Ist es hart, den Mount Everest zu besteigen? Ich glaube, ja. Macht es Spaß, für die, die es wollen? Im Nachhinein auch, ja. Es ist eine Mischung. Wir haben die ersten sechs Jahre sehr hart gearbeitet, ohne Erfolg und waren ja auch an einem Punkt, den die Amerikaner Rock Bottom bezeichnen, wo nichts mehr ging. Und danach haben wir verstanden, dass man mit smarten Methoden sehr viel mehr erreichen kann. Das macht nicht unbedingt die Arbeit sehr viel leichter. Also es ist trotzdem auch eine Anstrengung. Aber es hilft sehr, unterm Strich erfolgreich zu sein und auch mit mehr Spaß und weniger Stress an die Arbeit zu gehen, wenn ich die richtigen Instrumente an der Hand habe. Und eins ist ja auch das eine Kanban, wo wir noch ein bisschen später darauf eingehen wollen.
Sascha: [00:03:26] Kannst du uns diesen Rock Bottom Zustand beschreiben? War das unvermeidlich? Ist das für viele Firmen unvermeidlich? Woran erkenne ich, dass ich auf so was zu steuere oder dass ich da drin bin?
Pia: [00:03:36] Ja, also ich kann dir ganz genau sagen, wann ich das erkannt habe, nämlich unser Sohn hatte zweiten Geburtstag oder der stand an, ich wollte zum Geldautomat, wollte Geld holen und dann habe ich kein Geld bekommen. Aber dafür wurde die Karte eingezogen. Und das ist so ein Punkt, wo man sagt okay, jetzt geht nichts mehr, wir brauchen Hilfe. Wir hatten. Ich habe das Unternehmen im Jahr 2000 gegründet. Wir haben damals Web basierte Software entwickelt. Das hört sich jetzt nicht besonders innovativ an, war es aber im Jahr 2000. Es gab damals auch noch kein Smartphon und viele Unternehmen, gerade im Mittelstand, hatten nicht mal eine Webseite oder nur so eine Visitenkarte im Netz. Und da haben wir angefangen, E-Commerce-Lösungen zu entwickeln und Applikationen für Industriebetriebe zum Beispiel. Wir hatten auch zufriedene Kunden und wir hatten auch Aufträge, aber unterm Strich haben wir draufgelegt. Also das Geschäft war nicht profitabel und wir sind immer weiter in die roten Zahlen gerutscht. Und 2006 war eben so ein Punkt. Nichts geht mehr. Und wir haben gesagt Okay, was machen wir jetzt? Wir müssen uns Hilfe von außen holen, weil die Situation war so ich hatte eine ein Existenzgründungskredit, für den meine Eltern gebürgt haben und ich wollte mit allen Mitteln vermeiden, dass ich, wenn ich selbst schon irgendwie nicht hinkriege, dass ich da andere noch mitreißt. Und deswegen war Aufgeben keine Option. Wir haben dann Wirtschaftssenioren um Unterstützung gebeten, weil ein Unternehmensberater, der so ist, natürlich viel zu teuer, wenn man eh schon kein Geld hat. Die kamen zu uns. Wir hatten damals ein Büro im Souterrain. Mein Mann sagt immer Kellerloch.
Pia: [00:05:24] Also könnt ihr euch jetzt aussuchen, wie man sich das vorstellt. Wir saßen da an unseren gebrauchten Ikea Möbeln. Die Wirtschafssenioren waren zwei Herren, die kamen rein, haben. Wir, hatten alles vorbereitet, BWA, also betriebswirtschaftliche Auswertung. Und die haben drauf geguckt. Und ich bin also wer mich kennt, weiß, ich bin ungeduldig und nachgefühlt. Halbe Stunde vielleicht waren es zehn Minuten, habe ich dann gesagt „Ja, was machen wir denn jetzt? Was sagen Sie denn dazu?“ Weil ich war an so einem Punkt, wo ich dachte, die gucken drauf und egal was die sagen, macht das und das, ich bin bereit, das umzusetzen. Die haben aber drauf geguckt und mir dann gesagt Frau Tischer, das ist ganz einfach, lassen Sie es sein. Sie werden damit nie erfolgreich werden. Und das ist so, also für einen Unternehmer, wo du auch wirklich deine ganze Zeit das Herzblut alles reingesteckt hast, das ist wie so ein Todesurteil. Und ich habe dann versucht, irgendwie Haltung zu bewahren und sage Ja, okay, dann kann man da wohl nichts machen. Schicken Sie uns dann eine Rechnung und ich werde das nie vergessen. Dann sagt er „Rechnung= Wir haben Ihre Zahlen gesehen. Wir hätten es gerne in bar“ und es waren 50. Ja, jetzt kann ich auch drüber lachen, aber damals, das war wirklich so, das Messer rein und noch mal herumgedreht. Gut, dann haben wir denen die 50 € in die Hand gedrückt und das war 2006. Und 2007 kam dann noch die Weltwirtschaftskrise. Also so wirklich nach dem Motto gestern stand war am Abgrund, heute sind wir einen Schritt weiter.
Sascha: [00:07:00] Okay, und zwar von Experten bestätigt, dass ihr einen Schritt weiter seid. Das ist ja das Fatale.
Pia: [00:07:05] Die haben uns auch so geschubst, über die Klippe geschubst.
Sascha: [00:07:10] Und im Fallen noch den 50 € Schein aus der Tasche festgehalten. Genau. Aber du sagst, ich weiß im Vorfeld aus der Recherche, dass es dann eine zufällige Begegnung gab, die das herumgerissen hat. Also ich habe in der Anmoderation gesagt, manchmal ist es auch Glück. Was war das denn für eine zufällige Begegnung und wie hat die alles herumgerissen?
Pia: [00:07:31] Irgendjemand Schlaues hat mal gesagt Ein Glück ist auch ein Zufall, etwas, das einem zufällt in dem Moment. Und uns ist dieser Mentor zugefallen, der jetzt nicht. Gar nicht in der Beratungsposition war oder so, sondern auch jemand, der damals schon ein sehr erfolgreicher Unternehmer in der Softwarebranche war. Mittlerweile hat er sein Unternehmen sehr gewinnbringend verkauft und er ist auch nicht offiziell als Mentor zu buchen oder so. Aber er war durch einen Kunden-Projekt auf uns aufmerksam geworden und fand das total spannend, was wir machen. Und wir sind mit ihm ins Gespräch gekommen und er hat uns einfach durch Input geholfen, richtig auf die Spur zu kommen, weil wir hatten das Wissen. Aber die Unternehmensführung, wie du Preisgestaltung machst, wie du dich positionierst, wie du Projekte angehst, das hat uns einfach gefehlt. Und da hat er uns ganz viel Input gegeben. Also das war ein ganz wichtiger Game Changer. Du hast es auch am Anfang gesagt, diese Positionierung für speziell für den Mittelstand mit einem Produkt, das ist auch daraus entstanden und. Also das war ein ganz wichtiger Game Changer. Wir hatten so zwei wichtige Knackpunkte. Einmal die richtige Positionierung, die richtigen Systeme und den Fokus auf die richtigen Mitarbeiter. Das waren wirklich so die drei Dinge, die uns geholfen haben, in die richtige Richtung zu gehen.
Sascha: [00:09:06] Jetzt in dieser Geschichte bisher, begegnen uns zwei Punkte, wo sich die meisten extrem spalten, wie man damit umgehen soll. Also meinen hast du jetzt den Fall, dass etwas nicht funktioniert und alle sagen dir „Gib auf“. Und jetzt könnte man sagen Na ja, ich bleibe dran, Ich glaube an meinen Traum, ich mache da weiter. Oder ich sage Nein, ich bin nicht beratungsresistent, sondern ich höre auf Fachleute. Also diese eine Sache, bleibe ich jetzt am Ball oder höre ich auf die Fachleute, wenn alle sagen es geht nicht? Und die andere Sache ist jetzt einen Mentor holen oder eigene Fehler machen. Also sozusagen bezahlt man das Lehrgeld in Form von lehrreichen Lektionen oder bezahlt man das Lehrgeld direkt an einen Meister, der einem die Fehler gar nicht machen lässt? Wie stellst du dich heute zum Thema Dranbleiben versus auf Expertenhören und eigene, was dazu passt? Eigene Fehler machen oder sich die Fehler im Vorfeld aufzeigen lassen?
Pia: [00:10:03] Also ich glaube zum einen, wenn Leute sagen Lass das, das wird nichts, muss man immer gucken. Sind das Menschen, die Vorbilder sind? Sind das Menschen, die etwas geschafft haben, was ich erreichen will? Oder ist es dein Umfeld, die vielleicht selbst alle in einem sicheren Angestelltenverhältnis haben? Da Angst vor der Situation und sagen Ah, lass mal lieber, das wird nichts. Dann muss man immer genau gucken, wer gibt mir da Ratschläge? Und ist die Betonung eher auf Schlag, als dass ich Nutzen davon habe? Weil dann hätte ich mich schon gar nicht selbstständig machen dürfen. Ich hatte eine sichere Anstellung bei einer Bank und das habe ich alle für bekloppt erklärt, da von mir aus zu kündigen. Ich glaube ein Mentor, oder Ein Mentor ist ja auch jemand, der von außen sagen kann ich würde es so und so machen oder ich habe es so und so gemacht und das hat funktioniert. Du musst halt selbst immer umsetzen und du machst trotzdem Fehler. Also es war ja auch so, dass wir dann eben Informationen bekommen haben, wie wir etwas verändern können, aber das hat auch nicht sofort funktioniert. Es ist immer ein sehr komplexes Konstrukt, auch ein Mentor. Klar, der hat bestimmt ein paar Knackpunkte, wo man direkt schon etwas verbessern kann. Bei uns war das zum Beispiel so Wir hatten eine katastrophale Zeiterfassung für die Projekte. Wir hatten damals zum Beispiel. Da werden Auftrag angenommen, haben gesagt, ich nenne mal eine Hausnummer, okay, kostet 3.000 €, den Kunden hat’s gefreut, aber im Nachhinein haben wir sehr viel länger entwickelt, weil der Kunde noch mit Änderungswünschen kam. Es hat länger gedauert, hat noch Dinge sich verändert haben und eigentlich hat uns das Produkt dann 5.000 € gekostet. Aber wir haben nur drei in Rechnung gestellt. Und dann musst du aber ein Weg finden. Wie können wir das zukünftig besser machen? Also auf den Mentor hören. Ja, aber es wird sich, glaube ich, nicht vermeiden lassen, eigene Fehler zu machen.
Sascha: [00:12:04] So, jetzt klang eben schon das Projektmanagement an und wir haben auch schon ganz oft das Thema smarte Arbeit angedeutet als Konkurrenz zu harter Arbeit oder den zufälligen Begegnungen mit dem Mentor, der einem weiterhilft. Smarte Arbeit heißt für euch ja auch ganz stark Personal Kanban. Kannst du uns das in einigen wenigen Sätzen erklären? Was meint das? Was macht man da? Wie muss man da vorgehen?
Pia: [00:12:27] Ja, also Situation war. Du schreibst eine Email an einen Kollegen Mitarbeiter und sagst Ah, würdest du bitte mal den und die Person anrufen und das und das klären? Da liegst du abends im Bett und denkst ich habe doch diese Email geschrieben. Hat er das gesehen? Hat er geantwortet Was ist da draus passiert? Also das ist etwas, wo
Pia: [00:12:47] permanent Sachen untergegangen sind früher oder wo man so einen inneren Stress hatte, weil man irgendwie versucht hat noch zusätzlich zu managen, was jetzt eigentlich aus den Sachen passiert. Durch die Einführung von Personal Kanban ist es bei uns so, dass alle Aufgaben aufs Kanban-Board kommen und ich mir selbst Aufgaben legen kann oder meinem Team Aufgaben legen kann. Und für alle, die Personal Kanban noch nicht kennen Man kann sich das vorstellen wie eine dreidimensionale To-do-Liste. Also in der klassischen To Do Liste habe ich ja so alles untereinander stehen, was ich tun möchte. Im Personal Kanban habe ich ein Backlog. Das sind alle Dinge, die getan werden müssen. Dann gibt es die Spalte Was ist gerade in Arbeit, wo bin ich dran und welche Dinge sind fertig beendet. Das nennt sich auch Belohnungsspalte, weil es ein tolles Gefühl ist, wenn ich so eine Aufgabe habe und die auf die Belohnungsspalte ziehen kann. Das ist, wie wenn man auf der To-Do-Liste was durchstreicht. Und wir haben hier im Unternehmen, wir sind 23 Leute, jeder sieht das Kanban-Board von jedem. Ich kann immer genau sehen, welche Aufgaben sind bei wem offen und kann eben Aufgaben an andere geben oder bekomme Aufgaben von anderen.
Pia: [00:14:01] Aber es gibt nicht irgendwo da noch eine Excel-Liste oder eine Papierliste oder ein Outlook-Ordner. Wir lösen das alles übers Kanban-Board und es ein Kanban-Board ist auch in unserer Software mit drin. Ich finde das tolle an Kanban ist auch, es gibt eigentlich nur zwei Regeln „Visualize you like your work“. Also alles was getan werden muss, muss eine kann Bankkarte haben und das ist schon ein befreiendes Gefühl. Das kann ich auch jedem nur als Tipp geben Einmal jede Aufgabe aufschreiben. Denn wenn du irgendwie am Schreibtisch bist und hast neben so einen Stapel und denkst du, ob da noch was drin schlummert, was dann plötzlich aufploppt und. Ja zu spät ist oder zu dringend ist: Visualize you work. Einmal alles aufschreiben und limit your work in progress. Die Dinge, die ich gleichzeitig tue, sollte ein bestimmtes Limit 3 bis 5 Aufgaben nicht überschreiten. Und erst wenn ich eine Aufgabe beendet habe, kann ich auch wieder eine neue anfangen. Und das ist Wir haben uns so viele Zeitmanagement, Produktivitätssysteme angeguckt. Und Personal Kanban ist einfach, wenn man es richtig macht, die ideale Lösung. Und für uns ein absoluter Produktivitätsposter.
Sascha: [00:15:18] Ich hatte ein breites Grinsen auf den Lippen, als du zu Visualize your Work gesagt hast Schreib alles auf, dann schreib alles auf. Ist vielleicht der meistgesagte Satz hier in diesem Podcast und da könnte man sogar mal ein Trinkspiel draus machen oder so was. Wobei ich niemanden anstiften.
Pia: [00:15:32] Wer es nicht aufgeschrieben hat muss einen Schnaps trinken, oder?
Sascha: [00:15:35] Nein. Immer wenn ich sage „schreib alles auf“. Oder wenn hier im Podcast jemand sagt schreib alles auf, dann ja, dann.
Pia: [00:15:42] Dann trinke ich mich mal einen Schluck!
Sascha: [00:15:44] Ich rate eigentlich davon ab, Ja, aber mit Wasser. Du hast ja, glaube ich keinen Schnaps zu einer Tasse. Du hast es eingeführtes Beispiel, oder die Methode mit dem Fall, dass man etwas wegdelegiert. Jetzt hat also jede Person hat ja eigenes Kanban-Board und du kannst sehen, was im anderen Kanban-Board vor sich geht. Das heißt, damit löst du jetzt also den Fall, dass du nicht sicher bist, ob der oder die Delegationsempfänger:in die Aufgabe entgegengenommen hat, ob sie sich darum kümmern wird oder ob sie sich gerade schon darum kümmert. Also diese Transparenz macht ja die Delegation einfach. Habe ich das richtig verstanden?
Pia: [00:16:26] Genau. Wobei wir hier intern, also ich benutze immer den Begriff Delegation oder delegieren, weil das die meisten kennen. Wir sprechen hier davon, Ich übertrage die Verantwortung, weil Delegieren ist so ein bisschen wie okay, ich wollte es nicht machen, ich lass es jemand anders machen und wir sagen, wir übertragen die Verantwortung. Das heißt, wenn ich sage, ich habe eine Aufgabe, die ich selbst jetzt nicht machen kann, warum auch immer, dann übertrage ich die an jemand anders. Und dann gibt es hier auch eine wichtige Regel, die glaube ich auch für alle, die sich damit beschäftigen wollen, ganz, ganz wichtig ist. Wir sagen immer, das ist die dunkle Seite der Macht. Wenn nämlich, was oft passiert ich übergebe dir eine Aufgabe und du denkst „Ach, na, da komm ich jetzt nicht dazu, ich gebe es einer anderen Person“ und die gibt es dann wieder weiter. Also oft werden dann delegierte Aufgaben weiter delegiert und das endet dann im Nirgendwo. Das ist immer so, wenn ich die Aufgabe an jemand übergebe und er kann es nicht lösen, dann muss er immer das direkt an mich zurückgeben und nicht weitergeben. Das ist ganz, ganz wichtig.
Sascha: [00:17:37] Ja, mir gefällt das sehr gut, dass du das Wort delegieren in Verantwortung übertragen/umgemünzt hast. Denn das die häufigste Reaktion, wenn man zu jemandem, der völlig überlastet ist, sagt Da musst du halt … Ja, wenn man jetzt sagt delegieren, dann heißt es immer Oh, bis ich den anderen das erklärt habe, habe ich es schneller selbst gemacht.
Pia: [00:18:00] Und auch da kann man auch einen Trinkspruch, also ein Spiel draus machen.
Sascha: [00:18:04] Leider, leider wahr. Und gleichzeitig hat man dann ja dieses Nachverfolgen und man muss das Ergebnis kontrollieren. Weil halt Delegieren im klassischen Sinn immer so assoziiert wird mit „Na ja, da muss jetzt jemand anderes den Acker umgraben“. Aber Ich bin der schlaue Mensch, der das Feld bestellt und die anderen dürfen die Arbeit machen. Aber wenn man Verantwortung überträgt und Verantwortung für das Ergebnis überträgt, dann ist diese Befürchtung, die hat sich relativ schnell verflüchtigt. Ja, also ihr habt dieses Kanban-Board, das habt ihr auch bei euch in der in der Recruiting Software drin, Richtig?
Pia: [00:18:41] Genau.
Sascha: [00:18:42] Habt ihr das zuerst implementiert und dann habt ihr gesagt, das können wir auch für unseren Alltag benutzen? Oder habt ihr es zuerst vor eurem Alltag entdeckt und dann gesagt Das brauchen unsere Kundinnen und Kunden auch.
Pia: [00:18:52] Genau so rum. Also wir hatten es für uns entdeckt und haben es dann in einer der späteren Versionen auch ins in die Recruitingsoftware implementiert. Weil Recruiting tatsächlich oder der ganze Prozess Mitarbeiter-Gewinnung von dem Stellenanzeigen-Marketing, den eingehenden Bewerbungen, der Kommunikation mit Bewerber und den Fachabteilungen bis hin zu Einstellungabsage oder Aufnahme in den Bewerberpool ist sehr, sehr, sehr, sehr komplex. Und da bietet sich das natürlich an, über Kanban das Ganze zu vereinfachen.
Sascha: [00:19:29] Bildet ihr über das Kanban auch interne Ticketsysteme ab? Also gibt es Boards, wo Aufgaben im Backlog, also in der „es muss noch erledigt werden“-Spalte stehen, wo mehrere Leute drauf zugreifen können und es entscheidet jetzt halt sich irgendjemand dafür, sich das Ticket oder die Aufgabe zu schnappen und beginnt damit oder hat jeder wirklich nur sein eigenes Board?
Pia: [00:19:50] Also das ist unterschiedlich. Wir haben auch nicht nur ein Board und sondern unterschiedliche Boards für unterschiedliche Teams, wobei die auch übergreifend genutzt werden können und wo es. Dieses Ticketsystem haben wir im Support, dass man eben sieht, was reinkommt. Kann man sich aus, dann können es sich mehrere Leute aus dem Backlock holen. In anderen Teams ist es wieder so, es gibt eben feste Aufgaben für feste Personen.
Sascha: [00:20:17] Jetzt mal ganz kurz zu deinem persönlichen Kanban-Board In einer der letzten Podcastfolgen habe ich das Beispiel gebracht, dass ein Spieleabend veranstaltet wird. Man denkt den ganzen Tag dran „ich muss noch Chips kaufen“. Man fährt nach Hause. Fünf Minuten vor dem Spieleabend fällt einem ein: „Ich habe keine Chips gekauft“. Würde in deinem Personal Kanban Board auch stehen: Chips kaufen auf dem Heimweg.
Pia: [00:20:38] Mein Kanban Board ist für alle einsehbar und da steht auch alles drin.
Sascha: [00:20:43] Also ich auch privat damit.
Pia: [00:20:46] Ja, also Chips kaufen würde ich so lösen, dass ich mir einen Wecker stelle. Ich weiß, ich gehe um sechs und dann stelle ich mir 17:30 Uhr einen Wecker mit „Chips holen“, dann würde ich es nicht vergessen. Aber ansonsten andere Dinge private Steuererklärung abgeben oder so. Also das steht da alles drauf und das kann auch jeder sehen.
Sascha: [00:21:05] Also alles, was keine harte, termingebundene Kalenderlandschaft ist, wandert dann wirklich in ein Kanban. Okay.
Pia: [00:21:12] Das ist auch genau die Grenze. Das ist wichtig, weil das manchmal schwierig ist am Anfang für Menschen, die damit beginnen, Was ist eine Aufgabe und was schreibe ich in Kalender? Aber du hast das sehr gut formuliert. In Kalender ist. Wenn ich heute um 9:00 Uhr einen Termin mit dir habe, dann steht das im Kalender. Wenn ich denen vielleicht vorher mich aufs Gespräch vorbereiten will, dann könnte das auch eine Aufgabe sein, die auf dem Board steht mit einer Deadline. Wir arbeiten auch mit den Karten, mit Deadlines und mit verschiedenen Prioritäten, damit es ein bisschen sortiert ist.
Sascha: [00:21:48] Okay, jetzt ist der Blick auf dieses Kanban-Board ist ja sehr stark projekt- und einzelaufgabengetrieben. Wobei die Einzelaufgaben ja dann immer zu einem Projekt oder zu so einer, man nennt die da ja auch Swimm Lanes gehören. Wie bildet ihr in eurer Methode so was wie Ziele und Visionen ab?
Pia: [00:22:08] Wir arbeiten ganz stark mit, also Ziele und Visionen. Du hast gut beschrieben, sind bei uns auch zwei unterschiedliche Bereiche. Wir haben hier im Team oder mit allen Teams. Donnerstags ist unser KPI Key Performance Indikator oder Kennzahlen. Da treffen wir uns mit jedem Team eine halbe Stunde und gucken uns an wie ist die letzte Woche gelaufen? Wir haben dann Dashboards, die aus unserer Arbeit entstehen, auch durch das Generieren, zum Beispiel von Task, dass ich sehe, wie war die Auslastung von Support, wie viele Wünsche gab’s, wie viele Leute haben Lob ausgesprochen, wo hat was nicht gepasst? Also wir haben für jedes Team ein Dashboard, wo wir sehen, ja, wo stehen wir aktuell und wo ist vielleicht Bedarf zu reagieren oder wo können wir uns freuen, dass die Woche sehr gut gelaufen ist? Darüber hinaus haben wir das, was wir BIHAG nennen Big Hairy Audacious Goal, ein großes, haariges, kühnes Ziel, das wir mit dem Team festgelegt haben, wo wir wissen, wo geht, wo wollen wir hin? Wie viel Kunden wollen wir in den nächsten fünf, sechs Jahren gewinnen? Wie soll uns das gelingen? Und das haben wir auch. Wir machen jeden 12:00 um 00:30 alle gemeinsam 12:00 und dann haben wir auch so ein großes Banner, wo wir alle unterschrieben haben, wo unser Big Hairy Audacious Goal drauf definiert ist. Aber ansonsten gucken wir immer in kleinen Schritten, weil es gibt ja diesen Spruch Wie isst man einen Elefanten? Oder die Frage in kleinen Stücken. Und wir haben dieses große, kühne Ziel. Aber wir gucken immer von einer Woche auf die nächste. Was ist unser Flaschenhals? Oder wir sprechen von Rocks. Was ist der nächste Stein, den wir aus dem Weg räumen müssen, damit wir weiterkommen?
Sascha: [00:23:59] Sehr schön. Du hast die Spalte der fertigen Aufgabenbelohnung Spalte genannt. Wenn jetzt so eine Karte virtuell in die Belohnungspalte wandert und ich mich dann natürlich auch drüber gefreut habe und das wohlwollend zur Kenntnis nehme, was ich geschafft habe, was passiert mit der Karte anschließend?
Pia: [00:24:18] Also ist es so bei uns kannst du selbst konfigurieren, Wie lange möchte ich das dort noch sehen? Soll das ein Tag stehen? Zwei/eine Woche? Ansonsten ist es so, dass die Aufgabe ja ursprünglich immer zu einem Bewerber oder zu einem Kunden gehört. Und ich habe dann in dem Historieneintrag. Des Kunden bleibt ja dieser Task als erledigt erhalten, so dass das nachher noch nachvollziehbar ist.
Sascha: [00:24:45] Okay, verstehe, jetzt kommt dieses ganze Thema Kanban ja auch ganz, ganz stark in der Softwareentwicklung vor. Und ihr macht ja auch Softwareentwicklung. Ja. Gibt es weitere Lektionen aus der Softwareentwicklung, die du auf eure nicht softwarespezifische Arbeit übertragen konntest? Also weitere Prinzipien, die man sich aus der Softwareentwicklung entlehnen kann?
Pia: [00:25:08] Es gibt so einen Spruch. Den mein Kunde zu uns gesagt hat. Wir waren auch in einem Projekt, da ging es um eine Internetseite und dann war das. Dann hat jemand aus der einen Abteilung angerufen. Ja, der Knopf soll doch jetzt nach links oder nach rechts, oder? Ah, da haben wir ein Foto drin. Das müsste ausgetauscht werden. Der Text, der soll noch mal überarbeitet werden. Es wurde nie fertig und das zog sich in die Länge. Dann rief der Geschäftsführer an und hat gesagt Jetzt reicht’s. Lieber 80 % jetzt als 100 % nie. Die Webseite geht jetzt online. Und ich habe ihn dann später, Wochen später bei einer Veranstaltung gesehen. Da sagt er Gott sei Dank sind wir online gegangen. Das war ein Automobilzulieferer. Wir konnten Volvo gewinnen, die über unsere Webseite zu uns gekommen sind. Und ich glaube, dieses lieber 80 % jetzt als 100. Nie ist etwas, wo man sagen muss: Funktioniert alles, ist es fehlerfrei, dann gehe ich auch damit auf Markt. Oder gib es auch an die Kunden raus, weil die werden auch noch Ideen haben, das weiter zu entwickeln. Ganz oft verstrickt man sich in da noch ein Häkchen und hier noch was anpassen und das habe ich noch nicht. Und dann sind das diese berühmten Projekte, die immer 80 % fertig werden, aber nie das Licht der Welt erblicken, deswegen bei 80 % raushauen.
Sascha: [00:26:29] Okay. So, jetzt seid ihr schon in den Top 12 % der umsatzstärksten Unternehmen. Was jetzt? Was ist eure nächste Aktion? Oder das nächste Projekt? Die nächste Vision, die euch antreibt?
Pia: [00:26:41] Also der Umsatz ist ja etwas, was sich daraus ergibt. Oder was sich durch unsere Arbeit ergibt. Was wir auf jeden Fall möchten. Wir möchten weiter unseren Fokus auf mittelständische Unternehmen in Deutschland, Österreich und Schweiz, die wir dabei unterstützen wollen, die richtigen Mitarbeiter zu finden und im Unternehmen zu halten, weil wir neben der Software ja ganz viel Wissensangebote haben in Form von Podcasts, Webinaren, Seminaren, Büchern. Denn Software ist eine Sache, Wissen ist die andere. Wenn du dir heute jetzt ein Kundenbeziehungsmanagement oder ein CRM anschaffen würdest, hast ja auch nicht automatisch dadurch Kunden und oder mehr Umsatz. So ist es ein bisschen mit der Recruitingsoftware auch. Es gehört das Wissen dazu und hier wollen wir einfach permanent mehr Unternehmen erreichen.
Sascha: [00:27:33] Hm. Okay, also dabei wünsche ich euch viel Erfolg. Es gäbe jetzt noch ganz viele Aspekte oder ganz viele Folgefragen, die mich als Produktivitätsnerd jetzt umtreiben, die ich dir gerne herauskitzeln würde. Und das geht wahrscheinlich allen, die zuhören, genauso. Deswegen die Frage an alle, die jetzt gerne mehr von dir, von coveto ATS usw. erfahren würden Was ist der beste Weg, das zu tun?
Pia: [00:27:57] Ja, es gibt einmal meinen Podcast. Wir sind ja Podcast-Kollegen. S“treng vertraulich. Unternehmer-Geheimnisse“ findet ihr überall da wo es Podcasts gibt. Gern da reinhören, weil da erzähle ich ganz viel aus unserem Alltag mit dem Schwerpunkt bisschen Schwerpunkt Recruiting aber auch zu Prozesse, Produktivität und wer sich für das Thema Recruiting interessiert. Es gibt den Ein-Minuten-Recruiter Das ist wirklich so ein DIN A4 500 Gramm schweres Buch, wo 60 Minuten Recruiting Impulse drin sind. Und das haben wir ja vereinbart, dass wir das deinen Zuhörern schenken. Du wolltest das also. Es wird in die Shownotes gepackt. Wer gerne den Ein-Minuten-Recruiter haben möchte, ist auch so ein kleines Erfolgsjournal inkludiert in die Shownotes gucken, bestellen und 100 % gratis bekommt ihr das nach Hause geliefert von uns.
Sascha: [00:28:47] Genau das packen wir in die Shownotes, in die Videobeschreibung, ebenso deinen Podcast. Und du hast auch ganz explizit Folgen zu Personal kann man da drin, die werde ich auch noch mal highlightartig zusätzlich zum allgemeinen Podcast Link super suchen und dazupacken. Pia, vielen Dank für deine Zeit.
Pia: [00:29:02] Ich danke dir, Sascha.
Sascha: [00:29:04] Und damit auch Danke an alle, die uns heute zugehört haben. Ich wünsch euch wie immer eine stressfreie, produktive Woche, bis wir uns das nächste Mal hören oder seit neuestem auch auf YouTube sehen können.
Pia: [00:29:16] Vielen Dank und liebe Grüße an alle, die zugehört haben.
Bist Du manchmal stolz darauf, viele Bälle gleichzeitig in der Luft halten zu können? Das darfst Du prinzipiell auch, wenn es nicht auf Kosten Deiner geistigen Gesundheit geht. Bleiben wir einen Moment im Jonglage-Modell. Je höher ein Ball geworfen wird, desto länger verschwindet er aus Deinem Blickfeld. Natürlich ist völlig klar, dass der Ball zurückkommen wird, und zwar mit umso mehr Wucht, je höher er vorher geflogen ist (bzw. je länger Du Dich nicht darum gekümmert hast). Darauf musst Du eingestellt sein. Es ist zunächst ehrenhaft, zu versuchen, sich die Position aller Bälle im Kopf zu behalten. „Nicht vergessen, nächste Wochen am Donnerstag kommt der rote Ball wieder in mein Blickfeld. Dann schnell reagieren und bloß nicht fallen lassen.“
Dein Kopf ist ein mieser Speicherort
Ja, ich weiß, unser Gedächtnis kann unvorstellbares vollbringen. Die Kreiszahl Pi auf Tausende Stellen korrekt aufsagen, alle Harry-Potter-Bände auswendig lernen oder stundenlange textsicher Lieder singen. Für unsere Produktivität ist diese Fähigkeit aber wertlos und sogar schädlich. Entschuldigung, liebe Gedächtnistrainer:innen.
Genau wie beim Jonglieren, geht es im Selbstmanagement nicht darum, die Farben und Positionen der Bälle auswendig zu lernen, sondern zum richtigen Zeitpunkt zu reagieren. Das dazu notwendigen Muster läuft irgendwann automatisch im eigenen Rhythmus ab. Der Kopf ist frei. Übertragen bedeutet das, der Gedanke an den Ball muss nicht zuverlässig jederzeit abrufbar sein, sondern nur zum richtigen Zeitpunkt aufploppen. Das kann sichergestellt werden, wenn der Ball in unser Sichtfeld zurückkehrt, bevor er zu Boden fallen würde. Vorsicht: Im Selbstmanagement können Bälle auch hinter Deinem Rücken zu Boden fallen.
Was Du gewinnst, wenn Dein Kopf klar ist
Das (Bälle hinter Deinem Rücken auf den Boden fallen können) ist Dir natürlich bewusst, weshalb Du (ängstlich) an jedem Gedanken festhältst. „Ich darf nicht vergessen, nachher an XYZ zu denken“. So denkst Du den ganzen Tag, in den unmöglichstem Situationen daran. Der Gedanke ist so penetrant, dass es unmöglich erscheint, er könnte auch nochmal schweigen. Genau das tut er dann aber oft, und zwar wenn es am wenigsten passt. Wie oft hast Du genau im richtigen Moment vergessen etwas zu besorgen, obwohl Dich dieser Gedanke zuvor den ganzen Tag von der Arbeit abgelenkt hat.
Wäre der Gedanke vorher schon stumm gewesen, hättest Du Klarheit gewonnen. Der Fokus auf Deine aktuelle Tätigkeit wird nur dadurch möglich, dass es keine nahenden Gedanken gibt. Was kannst Du in einer Stunde ungestörter Arbeit alles erreichen? Unvorstellbar viel, wenn Du Dich eben auch selbst nicht störst. Jeder Gedanke zum falschen Zeitpunkt stört die Gedanken zum richtigen Zeitpunkt. Die Lösung ist ein einfaches Gedankenmanagement. In ihm wird jeder Gedanke erfasst, automatisch auf Wiedervorlage gestellt oder er bekommt seinen Platz, wo er reifen kann.
Schreib alles auf
Gedanken aufzuschreiben ist der sicherste Weg, sie für den Moment zum Verstummen zu bringen. Auf Papier sind sie erstmal sicher, und Dein Kopf ahnt das. Ob es sich dabei um digitales oder physisches Papier handelt, ist zweitrangig. Dabei ist kein Gedanke zu klein, um aufgeschrieben zu werden. Insbesondere solltest Du keinen Gedanken zweimal haben, außer Du magst es diesen Gedanken zu haben. Wenn ein Gedanke, der zum zweiten Mal kommt, ist unproduktiv und nimmt Platz ein, den ein frischer Gedanke haben könnte.
Wo auch immer also gerade Dein Notizblock ist, hole ihn näher an Dich ran. Für einen Notizblock in digitaler App-Form gilt: suche Dir einen aus, den Du gerne benutzt. Egal wie viele Features er hat, wenn es Dich nervt ihn zu öffnen und eine neue Notiz anzulegen, etwa weil die App lange lädt, wird er sein Ziel verfehlen. Die Anzahl der Notizen kann jetzt natürlich sehr stark wachsen. Mit dem reinen Erfassen ist es somit noch nicht getan. Wir müssen auf die niedergeschriebenen Gedanken im richtigen Zeitpunkt zurückkommen, sie allgemein verwalten, verschieben und auch mal löschen.
Die richtigen Gedanken auf Wiedervorlage setzen
Im letzten Abschnitt habe ich gesagt, der Kopf würde ahnen, dass niedergeschriebene Gedanken sicher sind. Wirklich sicher kann er (und damit Du selbst) nur dann sein, wenn die Gedanken zur richtigen Zeit oder am richtigen Ort wieder in Dein Bewusstsein gerückt werden. Wir sprechen hierbei vor allem von Erinnerungen bzw. Aufgaben.
Das kannst Du auf ganz unterschiedliche Weise sicherstellen. Die meisten „ich darf nicht vergessen …“-Gedanken führen direkt zu einem Reminder/Wecker, den Du z.B. im Smartphone einstellen kannst. Fast alle Apps erlauben auch standortbasierte Erinnerungen. Seltener ist es auch möglich, einen physischen Reminder zu setzen. Ein Brief, der eingeworfen werden muss, kann an die Wohnungstür gelehnt werden oder auf den Schlüssel gelegt werden. Die Wohnung zu verlassen, ohne den Gedanken an den einzuwerfenden Brief dann zum richtigen Zeitpunkt wiederzuhaben, ist dann sichergestellt.
Manche Gedanken müssen reifen
Sehr viele Gedanken sind vom Typ „Irgendwann mal“. In ihnen finden sich Formulierungen wie „könnte/möchte/würde gerne“. Liste diese Gedanken in einer eigenen Sammlung auf. Bei mir heißt dieses Notizbuch ganz einfach „Irgendwann/Vielleicht“. Alle diese Gedanken schaue ich mir mehrmals pro Monat an.
Bei dieser Durchsicht stelle ich mir selbst mehrere Fragen: • Habe ich etwas zu ergänzen? Oft haben sich anschließende oder weiterführende Gedanken ergeben, die jetzt ergänzt werden können. • Ist jetzt der richtige Zeitpunkt gekommen, damit zu starten? Vor allem, wenn gerade ein anderes Projekt abgeschlossen wurde, ist diese Liste eine gute Inspiration für ein neues Projekt. • Kann das weg? Der Zusatz „Vielleicht“ erklärt ja bereits, dass ich mich nicht dazu verpflichte, jeden Gedanken zum Befehl an mein Zukunfts-Ich zu verstehen. Mit ein wenig zeitlichen Abstand und dem zwischenzeitlich gewonnen Wissen erscheinen viele Gedanken nicht mehr attraktiv und können dann weg.
Bestimmt kamen Dir beim Lesen dieses Beitrags auch Gedanken in den Sinn. Spätestens jetzt ist ein guter Zeitpunkt, all diese Gedanken aufzuschreiben. Sei gespannt, was aus ihnen erwächst.
Niemand ist kreativ auf Knopfdruck und die zündende Idee kommt selten genau in dem Moment, in dem sie gebraucht wird. Dabei mangelt es uns selten an der Anzahl der Ideen, sondern wirklich nur beim Timing. Die gute Nachricht lautet also, dass Du bereits viele gute Ideen hattest, bevor sie gebraucht wurden. Die schlechte Nachricht lautet leider: Bis zu ihrem Einsatz sind sie entweder vergessen oder noch nicht ausgereift. Du musst also sicherstellen, dass Deine Ideen und Gedanken nicht verloren gehen und reifen können. Am besten nebenbei, sowie Käser:innen nicht permanent neben ihrem Käse stehen müssen. Ideen reifen am besten, wenn Du sie aufschreibst. Pflege dazu eine Ideen-Liste. Immer, wenn ein Anschlussgedanke aufflackert, ergänzt Du ihn direkt. In jedem Fall schaust Du mindestens einmal pro Monat über Deine Ideenliste. Sinnbildlich klopfst Du auf die einzelnen Ideen, um ihren Reifegrad zu prüfen. Wenn Du diese Geduld und Liebe aufbringst, wirst Du mit herrlich aromatischen Ideen belohnt. Griffbereit, wenn ihre Zeit gekommen ist. Ohne Löcher natürlich.
Tipp 2: Oft wenig ist besser als selten viel
Egal wie ausgereift Deine Ideen sind, ein Mindestmaß an Umsetzungsarbeit verbleibt immer noch. Am besten wäre es natürlich, wenn Du jetzt richtig viel Zeit investieren könntest, um tief, konzentriert und ablenkungsfrei in das Thema einzutauchen. Wann jedoch hattest Du zuletzt so richtig viel Zeit übrig, um nebenbei an einem neuen Projekt zu arbeiten? Die Kunst ist also, in die Umsetzung zu kommen, ohne dafür fette Zeitscheiben zu benötigen. Während wir alle die Aussicht auf intensive Arbeitsblöcke überschätzen, unterschätzen wir die Macht von täglich 15 Minuten Arbeitseinsatz. Für ein Projekt, dass Dir wirklich am Herzen liegt, wirst Du auch jeden Tag diese 15 Minuten finden. Seine volle Wirkung entfaltet dieser Tipp gemeinsam mit dem nächsten.
Tipp 3: Next-Action-Denken
Welches Deiner Projekte stockt gerade und warum stockt es? Ich kenne Deine Antwort natürlich nicht, aber ich würde wieder eine Warum-Frage finden, um noch tiefer in die Ursachen einzusteigen. Noch ein bis zwei solcher Fragen und wir hätten glasklar vor unserem geistigen Auge, was zu tun ist, um das Projekt einen weiteren Schritt voranzubringen. Den nächsten Schritt, bzw. die Next Action also. Das Gespräch könnte etwa wie folgt ablaufen:
Warum stockt das Projekt? ⇨ Weil uns Informationen zum Bericht fehlen
Warum fehlen uns diese Informationen? ⇨ Weil die zuständige Person sie noch nicht geschickt hat?
Warum hat sie uns das noch nicht geschickt? ⇒ Vermutlich hat sie es vergessen
Warum rufen wir sie nicht einfach kurz an oder schreiben eine E-Mail? ⇨ NÄCHSTER SCHRITT
An dieser Stelle fordere ich Dich heraus: Wenn Du noch zweifelst, dass es Deinem Projekt so eine einfache Lösung gibt, dann schildere mir den Fall. Ich wette, wir finden gemeinsam eine Next Action! Nächste Schritte bringen Deine Projekte spürbar voran, egal wie lange der vorherige Stillstand war. Mehr noch: Sie sind meistens kurz und passen in eine Viertelstunde. Nebenbei wirst Du mit neuer Motivation belohnt und die Ideen beginnen wieder zu sprießen.
Diesen Blogpost habe ich kurz gehalten. So kurz, dass Du jetzt sicherlich noch die Zeit hast, um entweder Deine Gedanken zu verschriftlichen oder über die Next Action in einem Deiner Projekte nachzudenken. Viel Erfolg dabei!
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Viele Menschen hassen ihre To-do-Liste. Die Gründe dafür sind vielfältig, meistens aber hausgemacht und haben mit Überforderung zu tun. Es ist ein bisschen so, wie wenn man – aus Frust über die eigene Figur – den Spiegel dafür hasst. Stellen wir uns nun vor, eine gute Fee nimmt uns Stress im Alltag, lässt uns entspannt nach Hause kommen, ohne noch Gedanken an die Arbeit zu verschwenden. Das ganze Leben beginnt plötzlich, sich in die richtige Richtung zu entwickeln. Muss man diese gute Fee dann nicht für ihr Werk lieben? Eben darum, muss man Task-Manager lieben.
To-do-Listen müssen natürlich nicht immer auf Papier stattfinden, aber der Reihe nach.
Wer frisch ins Berufsleben eintritt, musste sich zuvor vermutlich nicht wirklich stark organisieren. In der Schule wurde alles für die jungen Menschen strukturiert und auch die Universitäten beginnen immer stärker ihre Studiengänge zu vereinheitlichen und damit letztlich auch den Ablauf zu vereinfachen.
Mit einem Schlag ist das vorbei und als Arbeitnehmer:in muss man sich, seine Projekte, seinen Kalender, seine Aufgaben und sein Postfach organisieren. Andernfalls droht der Unmut der Kundschaft und von Kolleginnen und Kollegen. Als Universalwaffe der neu zu errichtenden Produktivität gab es doch diese To-do-Listen!? So habe ich selbst oft erlebt, wie mir junge Menschen mit funkelnden Augen davon berichten, dass sie jetzt sogar eine To-do-Liste haben. Sie scheinen endlich angekommen in der Welt des Big Business.
Spoiler: Diese Liste ist handwerklich noch schlecht umgesetzt, denn ja: Der Umgang mit To-do-Listen bewegt sich zwischen Kunst und Handwerk. Es ist ein bisschen so, als würde man einem jungen Menschen einem jungen Menschen einen Herd samt Topf schenken und sich dann wundert, dass nur Dosenravioli aufgewärmt werden
Wenn Begeisterung in Hass umschlägt
Die lebensverändernde Wirkung der To-do-Liste tritt auch ein. Leider anders als geplant. Man hat plötzlich nicht nur das Werkzeug der Titanen, sondern auch deren Stress. Was ist hier Ursache und was ist Wirkung? Natürlich ist das moderne Berufsleben nun mal wie es ist. Einzelne, die sich ohne Selbstmanagement dagegenstemmen, geraten zwischen die Zahnräder. Während die To-do-Liste genau das verhindern sollte, kann sie es sogar noch beschleunigen.
Es dauert nicht lange, bis die ersten Einträge in der To-do-Liste überfällig sind oder sich selbst überleben. Weil die Welt sich weiterdreht, wächst die Liste. Weil die Liste zu stark wächst, beginnt man sich unwohl damit zu fühlen. Weil man sich damit unwohl fühlt, trägt man ab sofort weniger Dinger ein. Weil man weniger Dinge einträgt, wird die Liste unvollständig. Weil die Liste unvollständig wird, verliert man das Vertrauen in Sie. Weil man das Vertrauen in die Liste verloren hat, und dieses Dokument scheinbar die eigene Überforderung widerspiegelt (in Form von überfälligen Einträgen) beginnt man an sich selbst und der eigenen Leistungsfähigkeit zu zweifeln. Man schwebt nicht souverän über den Dingen und das neu entstandene Misserfolgstagebuch kann das beweisen.
Somit ist es einfach, To-do-Listen zu hassen.
Wenn Sie eine hassen, werden Sie viele lieben
Aber ist die To-do-Liste an sich wirklich verantwortlich für die Misere? Ist der Spiegel aus dem Eingangsbeispiel für die Figur oder das Gewicht verantwortlich? In beiden Fällen lautet die Antwort nein. Und genauso wenig, wie der Spiegel an sich beim Abnehmen hilft, kann eine einfache Liste, was alles zu tun sein könnte, beim Erledigen von all diesem helfen. Jedoch können wir sie als guten Ausgangspunkt nutzen. Vorausgesetzt natürlich, wir lassen uns wieder für Selbstmanagement begeistern.
Zeit für Präzision in der Wortwahl. Die To-do-Liste ist ein Stück Papier. Aus Papier kann sie schon sein, das entscheidest Du. Im Moment sind die Vor- und Nachteile von handschriftlichen oder digitalen Systemen zweitrangig. Entscheidend ist, dass es nicht die Liste ist, sondern die Listen. Du brauchst also ein System von mehreren Listen. Dann spricht man nicht mehr von der To-do-Liste sondern von Task- oder List-Managern.
Jetzt hier auszuführen, wie es mit diesen vielen Listen zu hantieren gilt, würde den Rahmen sprengen. Dazu gibt es hier im Blog unzählige Beiträge oder kompakt in meinem Audiokurs. Für den Moment nur so viel: Ähnlich wie man seine Wäsche nicht eine einzige Schublade quetscht, sondern in verschiedene Schubladen sortiert, sollte man auch bei seinen To-dos vorgehen. Was wird am Computer erledigt, was am Telefon? Was kann ich alleine vorantreiben, wo fehlt mir der Input von anderen? Was bringt jetzt meine Projekte voran, was sind Ideen für irgendwann mal?
Geplante Schmetterlinge im Bauch
Wir haben bisher festgestellt, dass man auf To-do-Listen sehr wohl starke Gefühle projizieren kann. Leider eben viel zu oft negative Gefühle. Dabei gab es anfangs sehr wohl Schmetterlinge im Bauch. Die Kunst ist es eben nun, die Liste und unser Vertrauen in sie nicht verrotten zu lassen. Dazu müssen wir für Vollständigkeit sorgen, die Listen aufräumen und regelmäßig durchsehen.
Stell Dir also vor, dass Dein Kopf permanent frei ist, weil alle Müsste/Könnte/Sollte-Gedanken systematisch erfasst sind. Sorgen, dass Dir etwas entgegen könnte, gibt es nicht. Der Wartungsaufwand, das alles aktuell zu halten, ist überraschend gering. Dein Tag ist spürbar stressärmer geworden und Deine Aktivitäten zahlen auf Deine Ziele ein. Du weißt genau, was Du tun musst und ebenso genau, wofür Du Dich entschieden hast, es gerade nicht zu tun.
Wohlgemerkt, das ist zu 80 Prozent der Task-Manager, und nur zu 20 % alles Übrige wie eat that frog, time blocking oder alle anderen Prinzipien.
Wenn Dir diese Leichtigkeit momentan in Deinem Leben fehlt, lade ich Dich ein, meinen Tipps hier im Blog, Podcast oder meinem kostenlosen Newsletter zu folgen:
Scheitern und die zugehörigen Niederlagen haben einen rasanten Image-Wandel hinter sich gebracht. Hat man sich früher dafür geschämt, und hätte die entsprechenden Stellen am liebsten aus dem Lebenslauf getilgt, bekommt man heute viel Applaus auf Social Media, wenn man die eigenen Fehlschläge als wertvolle Lektionen präsentiert.
Parallel zur Gesellschaft habe ich auch bei mir ein Umdenken erkannt, was das Scheitern angeht. Mal abgesehen davon, dass es in der ersten Phase nach einem Fehlschlag noch schwer ist, überhaupt etwas Positives aus daraus zu ziehen, bleibt auch heute noch bei mir die Sorge, dass wir es mit der Begeisterung für Niederlagen etwas übertrieben haben könnten.
Speziell wenn es darum geht, welche Lektion man aus dem Scheitern ziehen sollte, habe ich einen interessanten Vorschlag gefunden. Denn nicht immer ist Aufgeben ein Zeichen von Schwäche. Aber der Reihe nach.
In der Bildsprache des Hinfallens ist es natürlich völlig absurd, irgendwas zu tun, außer eben direkt wieder aufzustehen. Und niemals wäre dieses Bild vollständig ohne den Hinweis, dass andernfalls noch nie ein Kind das Laufen gelernt hätte.
Bleiben wir noch einen Moment bei den Kindern. Wie lernen sie, dass der Ofen heiß ist und Toben auf der Treppe gefährlich? Sie könnten es lernen, weil sie sich die Finger verbrennen und die Knochen brechen. Sie sollten es aber eher auf die sanfte Art lernen, indem sie vom Erfahrungsvorsprung der Eltern lernen. Spricht man heute davon, dass man Lehrgeld für etwas gezahlt hat, so hat man etwas eben nicht auf die sanfte Art gelernt. In der direkten Bedeutung könnte man aber auch Lehrgeld zahlen, damit eine Lehrerin oder Lehrer einem die Lektion erteilt, ohne dass man den Schaden hat.
Somit ist „einmal mehr Aufstehen als Hinfallen“ zwar ein guter Rat, jedoch ist damit nicht gesagt, dass symbolisches Fallen immer die beste Art ist, etwas zu lernen und es sollte schon gar keine Einladung zum Sturz sein. So wird jemand, dessen erstes Geschäft den Bach herunterging, beim zweiten Versuch mit höherer Wahrscheinlichkeit Erfolg haben. Gleichzeitig hätte es Fehlschlag vermutlich nicht gebraucht, um diese Lektion zu lernen. Sondern nur Lehrgeld im sanften Sinne.
Die Schönheit des Scheiterns
Im Buch „Die Schönheit des Scheiterns“ von Charles Pepin wird nun das Hinfallen und Aufstehen gefeiert. Anfangs liest sich das ermüdend, denn man kennt die Geschichten zur Genüge von Kalenderblattweißheiten und tiefgangsfreiem Motivationsgeplapper in den sozialen Medien. Ich weiß nicht mehr, warum das Hörbuch da nicht einfach beendet habe. Den Kaufpreis habe ich gedanklich schon abgeschrieben und mir eine schlechte Entscheidung bei der Auswahl dieses Titels zugestanden. Eine kleine Niederlage sozusagen.
Doch ich hörte es weiter. Das machte die gedankliche Niederlage nur schlimmer, denn in der Podcast-Folge „Ist Netflix wirklich Zeitverschwendung?“ habe ich genau zum Gegenteil aufgerufen: Wenn eine Serie oder ein Buch Mist ist, höre auf damit. Unerwarteterweise wurde das Buch dann plötzlich leider richtig gut, weil es mir einen höchst-interessanten Gedanken offenbart hat. Leider für mein Ego, glücklicherweise für meine Erkenntnis.
So erklärt Charles Pepin, dass es zwei, fundamental gegenläufige, Lektionen gibt, die man aus Niederlagen ziehen kann.
Scheitern als Ausdruck des Werdens
„If you can dream it, you can do it“, sagte Walt Disney. Die unzähligen Teilnehmer:innen von Casting-Sendungen sind sicherlich in der Lage zu träumen, nur eben nicht zu singen. Sollten sie alle immer und immer wieder aufstehen? Wird das noch was?
Das Stichwort „Werden“ bringt uns zu Jean-Paul Satre und dem philosophischen Existenzialismus. Als Nicht-Philosoph versuche ich mich an einer Erklärung. Denken wir zunächst eine Gitarre. Bevor die einzelne Gitarre gebaut wird, existiert sie noch nicht. Wohl aber ihre Essenz, also die Idee dessen, was sie sein soll, welchem Zweck sie dienen soll. Die Essenz geht hier der Existenz voraus.
Wie ist das bei Dir? Hatten Deine Eltern bei Deiner Zeugung bereits Deine Berufung im Sinn? Vermutlich nicht. Es begann mit Deiner Existenz und die Essenz musste sich anschließend herauskristallisieren, wenn sie das überhaupt jemals vollständig tut. Denn so lange Du atmest, hast Du unzählige Möglichkeiten, was Du werden könntest. Möglicherweise glaubst Du, Deine Berufung bereits gefunden zu haben. Ob es wirklich Deine Essenz war, zeigt sich erst nach Deinem letzten Atemzug.
Wer also scheitert, der ist auf Zickzack-Kursen auf dem Weg, seine Essenz zu finden. Jede Niederlage zeigt Dir somit, was Deine Essenz nicht war. Genauer gesagt, nicht wurde, denn möglicherweise hätte es auf anderem Weg klappen können. Die Kunst ist es nun, lange genug bei einer Sache zu bleiben, um nicht kurz vorm Ziel zusammenzubrechen, aber auch andererseits, mit dem Wissen um die all die anderen Möglichkeiten nicht an einer unerfüllbaren Essenzvorstellung festzuhalten. Wir scheitern uns durchs Leben, um zu werden.
Scheitern als Ausdruck des Seins
Aus der Psychoanalyse können wir uns einen anderen Blickwinkel aufs Scheitern borgen: Scheitern, als Ausdruck des Seins. In der SMART-Formel lernen wir, dass Ziele unter anderem A wie attraktiv sein sollen. Dass wir das Ziel besser auch wirklich wollen, sollten. So offensichtlich das klingt, so wenig selbstverständlich ist das. Oft folgen wir einem Weg oder Zielen, die uns andere vorgeben, oder von denen wir glauben, dass andere Menschen das so von uns erwarten. Dann sind wir insgeheim sogar dankbar, wenn das Vorhaben scheitert.
Wer ignoriert, wer er oder sie ist, wird scheitern. Wer nicht sicher ist, wer er oder sie ist, braucht diese Fehlschläge als Rückmeldung. So hat der Dialog mit mir selbst gereicht, um zu erkennen, dass ich kein Vertriebsmensch bin. Dazu musste ich einmal scheitern. In dieser Interpretation wäre es schwachsinnig, jetzt nochmal aufzustehen und weitere Anläufe im Vertrieb zu nehmen. Im Kampf gegen mein Sein könnte ich nur Pyrrhussiege erringen. Scheitern ist hier also probates Mittel zu Erkenntnis. Vorausgesetzt, man akzeptiert die zugehörige Lektion, wer man ist.
Sollte was nicht ist noch werden?
Zeit für ein Zwischenfazit:
Manche Dinge, wie z.B. Laufen lernt man durch Hinfallen und Aufstehen
Andere Dinge, kann und sollte man besser ohne teure Lehrgelder lernen
Auf der Suche nach unserer Essenz scheitern wir uns durch unzählige Möglichkeiten, was wir alles werden könnten
Wer gegen sein Sein handelt, provoziert die Niederlage und sollte diese Lektion akzeptieren
Was machen wir jetzt mit all diesen Erkenntnissen? Die richtige Graustufe finden! Die alte Vorstellung, dass Scheitern immer etwas Schlechtes ist, haben wir überwunden. Jetzt dürfen wir nicht in einen Freudentaumel der ständigen Stürze verfallen. Scheitern kann vermieden werden und Scheitern ist oft die ineffizienteste Art etwas zu lernen. Aber es ist erlaubt. Vor allem dann, wenn Du herausfinden willst, wer Du bist oder wer Du werden könntest.
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