Schlagwort: Produktivität

To-do-Listen und Ticketsysteme sind wertvolle Hilfsmittel, um Ordnung in die Aufgaben von Einzelnen oder von Teams zu bilden. Transparenz und Planbarkeit sind die nette Folge. Aber es gibt auch eine dunkle Seite, geprägt von Sucht, Zwang und Misstrauen.

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Ich war am Samstagvormittag mit Gartenarbeit beschäftigt, während meine Frau unterwegs war. Was in jedem Fall zu erledigen war, konnte in der Liste „Gartenarbeit“ in unserem gemeinsam genutzten Task-Manager sehen. Rasen mähen, Hecke zurückschneiden, usw. Ich erledigte die Aufgaben im Garten und hakte sie anschließend in der Liste ab. Nun war sie leer, ich hatte noch Zeit und der Garten bot auch noch Verbesserungspotential. Und da war mein Dilemma: Soll die Dinge einfach direkt erledigen, oder zuerst in die Liste eintragen und sie dann unmittelbar erledigen. So würde meine Frau auch aus der Ferne sehen, dass ich mehr gemacht haben (mobilen Benachrichtigungen sei Dank).

Das ist ein absurder Gedanke. Denn weder besteht meine Frau auf diese Form der Transparenz, noch gibt es einen Dokumentationszwang. Wenn überhaupt, dann ist die Ursache hier in meiner Freude zu suchen, Dinge abhaken zu können. Viel mehr noch: Uns beiden sollte doch sowieso nur das Ergebnis, also wie der Garten am Ende aussieht, wichtig sein. Das ist ein oberflächliches, einfaches Beispiel. Gleichzeitig mein Auslöser, über die Sucht der/des Einzelnen und den Zwang in Teams zu schreiben.

Die Sucht der/des Einzelnen

Unternehmer:innen haben oft ein produktives, organisiertes Bild von sich. Zumindest versuchen sie, dieses Bild nach außen zu tragen. Wie könnte man sich vergewissern, dass dieses Bild Substanz hat? Anders gefragt: Woran erkennt man produktive Menschen?

Über diese Frage habe ich laut bei YouTube nachgedacht:

Die Auflösung gibt es hier: Daran erkennt man produktive Menschen. Wer diese Antwort nicht kennt, hält sich selbst gerne einen vollen Kalender und To-do-Liste unter Nase.

Jedes Abhaken aktiviert unser Belohnungszentrum. Je öfter das passiert, desto wohliger natürlich das Gefühl.

Die To-do-App meiner Wahl, Todoist, geht einen Schritt weiter: Es gibt Tages- und Wochenziele für Anzahl zu erledigender Aufgaben. Ein Zähler gibt an, wie viele Tage oder Wochen am Stück man seine Ziele erreicht hat. Don’t break the chain trifft Gamification. Was mich anfangs motiviert hat, hat mich später unschön diktiert. Am frühen Abend waren erst 7 von 8 Aufgaben erledigt? Sich jetzt zu entspannen oder auf die Familie einzulassen, würde die Serie zum Reißen bringen. Ein unerträglicher Gedanke. Also wurde auf Teufel komm raus eine Aufgabe gesucht, die man noch erledigen könnte. Egal wie oberflächlich diese dann erledigt wurde, Hauptsache der Zahlenmystik wurde Genüge getan. Das Abhaken der Aufgabe wurde wichtiger als der Inhalt der Aufgabe.

Es hat mich viel Mühe gekostet, dieser Sucht zu entkommen. Mir war bewusst, dass ich das Reißen einmal provozieren musste. Das war ein schwieriger Tag. Bis spät Abends hat es mir in den Fingern gejuckt, die Serie doch noch zu retten. Am nächsten Tag fiel ich in ein tiefes Loch. Jetzt war ja eh alles egal. Die Zahl in meiner To-do-App war der Beweis, dass ich unproduktiv bin. Obwohl ich im Vorfeld wusste, dass diese Gedanken unangebracht sind und kommen würden, haben sie mich heruntergezogen. Erst viele Tage später konnte ich mich wieder aufrappeln und mich selbst davon überzeugen, dass ich mehr bin, als die Zahl in meiner App.

Der Zwang im Team

Folgender Geschichte durfte ich beiwohnen:

Der Hausmeister sitzt gelangweilt am Empfang, wo ihn die Empfangsmitarbeiterin auf eine kaputte Glühbirne hinweist. Notwendige Arbeitszeit: Keine 5 Minuten.

Die Bitte, das schnell zu erledigen, wurde mit "Schreib ein Ticket" abgewiesen. Der Hinweis der Mitarbeiterin, dass das doch fast länger dauert, als die Aufgabe selbst, wurde mit "trotzdem" abgeräumt.

Erst als das Ticket geschrieben war, stand er unmittelbar auf, um die Glühbirne zu wechseln. Geleistete Arbeitszeit: 10 Minuten von jetzt zwei genervten Personen.

Vermutlich kennst du ähnliche Situationen von deiner IT, Dienstleistern oder Ämtern. Vermutlich hast du auch schon ungläubig den Kopf darüber geschüttelt. Sind diese Menschen eher faul oder verbohrt? Weder noch, denn es ist häufig das System, das diesen Zwang ausübt.

Aus Produktivitätssicht ist das völlig absurd. Aufgaben, deren Erfassung länger dauert als die Aufgabe selbst werden direkt bearbeitet und überhaupt nicht erfasst. Das ist die heilige Zwei-Minuten-Regel von Getting Things Done.

Wie kommt es zu einem solchen Verhalten? Über dem Hausmeister, über deiner IT und über jedem Amt steht jemand, der deren Arbeitsleistung beurteilen muss. Das ist ein komplexes Thema und bereitet der höheren Instanz Kopfzerbrechen. Bis sie plötzlich über das Ticket-System stolpert, mit dem sich die Personen unter ihr organisieren. Eine Zahl wie z.B. „Tickets pro Tag“ fällt hier auf Knopfdruck ab. Herrlich! Damit lässt sich jeder Hausmeister in jeder Filiale mit jedem Hausmeister in jeder anderen Filiale vergleichen. Fleißige Hausmeister erledigen viele Tickets pro Tag, faule Hausmeister nicht.

Das Ticket-System, das innerhalb der Abteilung eigentlich für Transparenz und Planbarkeit sorgen sollte, reduziert jetzt ganze Abteilung für Darüberstehende auf eine einzige Zahl. Wann immer wir aber komplexe Sachverhalte auf eine einzige Zahl reduzieren, treten unschöne Nebeneffekte auf. Gegenseitiges Misstrauen ist nur einer davon.

Alle innerhalb der kontrollierten Abteilung wissen, dass sie auf eine Zahl reduziert werden. Ihr oberster Auftrag ist jetzt nicht mehr das Wohl des Kunden, sondern eine schöne Zahl. Wieso sollte der Hausmeister in meinem Beispiel jetzt auf unkomplizierte Weise die Glühbirne wechseln, wenn er auf die umständliche Art mit Ticket noch oben beweisen kann, dass er gebraucht wird. Würde den eigentlich einen guten Hausmeister nicht daran erkennen, dass er proaktiv ist, und viele Defekte behoben sind, bevor sie jemandem auffallen, also bevor es zu einem Ticket kommt. Die nächsthöhere Instanz kann das natürlich nicht von einem faulen Hausmeister unterscheiden. Im Zweifel gegen den Angeklagten.

Nieder mit den Ticket-Systemen!

Nein, das kann natürlich nicht die Lösung sein. Ticket-Systeme und To-do-Listen abzuschaffen, weil sie zu Sucht und Zwang führen können, würde das Kind mit dem Bade ausschütten. Wir benötigen die Transparenz und Planbarkeit dieser Hilfsmittel.

Aber benötigen wir jemanden, der darübersteht und daraus eindimensionale Zahlen ableitet? (Achtung, das sind wir manchmal selbst)

Wir müssen uns immer daran erinnern: Was zählt, ist das Ergebnis. Der Erfolg des Projekts, zufriedene Kundinnen und Kunden oder eine florierende Firma. Wie kann man das beurteilen? Nicht über den Kontostand oder die Anzahl an Bestellungen, sondern über die Stimmung. Die Stimmung im Team, die Stimmung im Umgang mit Kunden und bei Individuen die Entspannung der/des Einzelnen.

Zurück zu meinem Garten: Ich habe die Aufgaben nicht eingetragen, sondern die Aufgaben nicht erledigt. Dabei habe ich Zeit gespart und mich meiner Sucht gestellt. Meine Frau hat das Resultat dann am Garten selbst beurteilt, und nicht an der Anzahl To-dos auf unserer Liste.

Wöchentliche Inspirationen, Gedankengänge und Tipps bekommst du in meinem Podcast oder Newsletter:

Wir sind im Juni 2022 und in diesen Tagen war ich bei meinem Hausarzt für eine fällige Impfung. Auf genau diese Impfung hat mich mein Hausarzt 2017 hingewiesen. Damals lag das also 5 Jahre in der Zukunft. In solchen Situationen ist es sehr verlockend, den Impfpass erste Mal in die Ecke zu legen, und rein gedanklich den Vorsatz zu fassen, in 4-5 Jahren dann rechtzeitig daran zu denken. Das funktioniert leider viel zu selten und vor allem viel zu unkontrolliert. Das gilt für jeden Vorsorgetermin, egal ob es um dich, dein Auto, deine Heizung, eine deiner Versicherung, usw. geht. Es ist ja schließlich noch genug Zeit, um nochmal daran zu denken. Wie oft ist dir in so einer Situation dann doch mal etwas durchgerutscht? Hier sind zwei Tipps, wie du das künftig verhindern kannst. Dazu brauchen wir wichtige Dokumente griffbereit und müssen um richtigen Zeitpunkt gekitzelt werden.

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Tipp 1: Ziehe eine Entnahmelogik einer Ablagelogik vor

Dein Impfpass ist ein Dokument, genau wie alle Schreiben von deinen Versicherungen, Banken oder von Behörden. Wo liegen alle diese Dokumente? An wie vielen Stellen könnten sie liegen? Könnte das überall im Haus sein, oder gibt es wenigstens einen Raum, oder sogar einen Schrank, auf den du die Suche einengen kannst?

Bei realen Dokumenten kann das ganz schön knifflig werden. Mal angenommen, wir suchen die Nebenkostenabrechnung, und die ist bereits abgeheftet, und nicht mehr in einem Papierstapel zu suchen. Ist sie dann Ordner „Wohnung“, oder eher „Steuer“ oder vielleicht sogar „Ausgaben“ abgeheftet? Gewöhne dir am besten an, immer mit einer Entnahmelogik, statt einer Ablagelogik zu arbeiten. Am Beispiel einer Nebenkostenabrechnung bedeutet das weder N wie Nebenkosten noch W wie Wohnung, sondern S wie Steuer. Denn: Wann wirst du das Dokument das nächste Mal suchen? Vermutlich, wenn die Steuererklärung ansteht. Lege Dokumente so ab, dass die nächste Entnahme einfach wird.

Für digitale Dokumente ist die Situation etwas einfacher. Hier kann man mit Shortcuts arbeiten, und die Datei so effektiv in mehreren Ordnern ablegen. Manche Apps, wie z.B. Evernote erlauben es zusätzlich noch, mit Labels zu arbeiten. Es verbleit noch der Stolperstein des Dateinamens. Nehmen wir ein Dokument deiner Krankenversicherung als Beispiel. Vielleicht bekommst du von deiner Versicherung die Dokumente dazu bereits elektronisch zur Verfügung gestellt. Ich möchte aber wetten, dass in diesem Fall der Dateiname nicht das Wort „Krankenversicherung“ enthält. Wenn der Dateiname nicht sogar komplett kryptisch ist, wird er häufig Kürzel enthalten wie etwa PKV (für private Krankenversicherung). Wird die Datei jetzt unter diesem ursprünglichen Namen abgelegt, aber beim Entnehmen eben nicht nach PKW, sondern nach Krankenversicherung gesucht, dauert die Suche deutlich länger.

Zurück zum Impfpass: Hier gab es vor ein paar Jahren eine große Plakatkampagne „Deutschland sucht den Impfpass“. Wenn du ihn das nächste Mal gefunden hast, lege ihn dort ab, wo du ihn das nächste Mal suchen würdest. Vermutlich ist das dort, wo du heute zuerst gesucht hast.

Tipp 2: Lass dich zur richtigen Zeit kitzeln

2017 habe ich von meinem Hausarzt das To-do „Komm in 5 Jahren zur Impfung vorbei“ bekommen. Das ist eine seltene Kategorie von Aufgabe: Extrem kurz in der Ausführung, extrem lang in der Wartezeit bis zur Ausführung. 5 Jahre lang muss nichts getan werden, dann wird ein Termin vereinbart (5 Minuten) und der Termin wahrgenommen (20 Minuten plus ggf. Wartezeit). Die Erinnerung daran, diesen Termin zu vereinbaren, ist eine Wiedervorlage an einem selbst. In Büros und Ämtern gab es dazu Wiedervorlagemappen. Leider reichen die nie 5 Jahre in die Zukunft.

Man könnte dieses To-do jetzt in den Kalender eintragen. Aber wann? Vielleicht irgendwann im Januar, damit man dann noch genug Flexibilität hat, auch wirklich einen Termin zu bekommen. Wer schon mal im August oder später versucht hat, noch im gleichen Jahr einen Termin zur professionellen Zahnreinigung zu bekommen, weiß, was ich meine. Der 1. Januar ist natürlich schlecht, weil da in der Praxis niemand ans Telefon gehen wird. Vielleicht also der erste Werktag im Januar. Okay, also Kalendereintrag auf den ersten Werktag im Januar, 9:00 Uhr „Impftermin vereinbaren“.

Schon ist mein heiligstes Mantra gebrochen: Terminiere keine Aufgaben. Ich wäre ja gewillt, eine Ausnahme zu machen, weil diese Art To-dos selten genug vorkommt. Eine Mahnung möchte ich dazu auszusprechen. Das Problem bei Kalendereinträgen ist: Ist der Termin vorbei, so ist er aus den Augen aus dem Sinn. Wenn du an am ersten Januarwerktag um 9:00 Uhr nicht in der Praxis anrufst, wirst du spätestens am Folgetag nicht mehr daran denken. Termine stehen stur im Kalender, ob sie „erledigt“ wurden oder nicht. Wenn der Termin also am betreffenden Tag aufploppt, dann fühle dich von ihm gekitzelt. Sollte es gerade tatsächlich passen, dann rufe in der Praxis an. Sollte es aber vermutlich gerade nicht passen, so solltest du ein neues Kitzeln vereinbaren. Verschiebe den Termin auf einen günstigeren Zeitpunkt, oder noch besser: Lege die eine Aufgabe in deinem Task-Manager an.

In Task-Managern läuft das grundlegend anders: Nicht erledigt heißt, dass sie dir als so lange als überfällig angezeigt werden, bis du sie erledigst. Hätten wir die Aufgabe daher vielleicht von Anfang an auf die To-do-Liste setzen sollen? Dann hätten wir den Teufel mit dem Beelzebub ausgetrieben: Die Gefahr des Aus-den-Augen-aus-dem-Sinn ist gebannt, dafür wird uns die Aufgabe vermutlich 5 Jahre lang in der To-do-Liste nerven. Ich schlage dir eine der beiden folgenden Optionen vor:

Option 1: Der Kalender kitzelt, die To-do-Liste nervt

Trage zuerst einen Termin in den Kalender ein. Sobald er fällig ist, fühl dich gekitzelt und erledige es entweder direkt oder trage es dir in die To-do-Liste ein.

Option 2: Die Irgendwann-Liste

Das ist meine bevorzugte Variante: Eine separate Liste, mit allen Aufgaben, Ideen, Träumen usw., die ich irgendwann mal machen will. Diese Liste wird aktiv kultiviert und einmal pro Woche durchgesehen. Ganz am Ende stand bei mir der Eintrag: „2022: Impftermin vereinbaren“. Somit wurde ich bei jedem wöchentlichen Review leicht gekitzelt, bis der Tag in 2022 kam, an dem ich den Termin endgültig vereinbart hatte. Wie du am Datum des Beitrages siehst, habe ich das auch nicht direkt am ersten Werktag im Januar gemacht.

Ich hoffe, diese beiden Tipps sorgen dafür, dass du künftig alle wichtige Dokumente immer schnell findest, und all wichtigen Vorsorgetermine wahrnimmst. Für noch mehr Tipps empfehle ich dir meinen Newsletter. Wenn du möchtest, erinnere ich uns alle im Januar an die nächste Runde Vorsorgetermine 🙂

Wann warst du das letzte Mal, unter der Woche spontan im Freibad, einfach, weil das Wetter so gut war? Ach so… du hattest zu viel Arbeit und deshalb ging es nicht! Dann lass uns bitte nochmal nachdenken, ob das wirklich nicht möglich ist. 

Diesen Beitrag auf YouTube ansehen:

https://www.youtube.com/watch?v=bP25OOGfoVc

oder im Podcast anhören:

Vorab ein Disclaimer: Es gibt natürlich Berufe, in denen das nicht möglich ist. Wir alle sind dankbar, wenn medizinisches Personal eben nicht spontan ins Freibad verschwindet. Für die allermeisten Berufe, die ohne direkten Kundenkontakt stattfinden, ist es in der Regel möglich. Notfälle beweisen das. Somit sind wir bei der Frage der Prioritäten. Hinzu kommt: Bei Wissensarbeit oder kreativen Tätigkeiten ist das Ergebnis relevant. Der Weg zu diesem Ergebnis ist zweitrangig, bis hin zu belanglos. Nun ist das spontane Baden kein Notfall, und wir hätten ein schlechtes Gewissen, wenn wir uns spontan die Zeit dazu nehmen. Hier kommen 3 + 2 Tipps bzw. Denkanregungen, gegen dieses schlechte Gewissen.

Tipp 1: Halte den Kalender sauber

Natürlich könnte man Termine auch verschieben. Aber wo keine Termine sind, da muss auch nichts verschoben werden. Das ist eine Binsenweisheit, schon klar. Was aber weniger offensichtlich ist, sind die Pseudo-Termine, die du dir selbst auferlegt hast. Grob geschätzt sind 90 % aller To-dos in deiner Liste unnötig mit einem Termin versehen. Ich predige es hier im Blog und Podcast immer wieder, und wiederhole mich gerne nochmal: Terminiere keine Aufgaben. Die einzige Ausnahme sind Aufgaben, die entweder zu diesem Tag gemacht werden, oder gar nicht mehr. D.h. wenn fremdbestimmt Deadlines vorliegen. 

Zu diesen Deadlines kommen wir im Bonus-Tipp nochmal zurück. Wenn alle deine Aufgaben einen könnten-heute-gemacht-werden-müssen-aber-nicht-Charakter hätten, wäre das mit dem spontanen freien Nachmittag viel leichter, oder? Dann nimm aus diesem Abschnitt die gute Nachricht mit: In der Regel sind deine Aufgaben von diesem Charakter, du musst es dir nur noch eingestehen.

Tipp 2: Eat that Frog

Hast du die unangenehmste Aufgabe des Tages schon früh am Vormittag erledigt? Prima! Dann hast du wahrscheinlich schon längst ein großartiges Gefühl. Du fühlst dich nicht nur produktiv, sondern bist in deinen Projekten auch wirklich einen großen Schritt vorangekommen. Was jetzt noch fehlt, ist im Vergleich dazu oft unwichtiger Kleinkram. Ein schlechtes Gefühl, das jetzt nicht mehr zu machen? Fehlanzeige!

Über „eat that frog“ habe ich dir auch schon viel erzählt, z.B. in Podcast-Folge 17 „Lass dir den täglichen Frosch schmecken“. Es ist meines Erachtens nicht das wichtigste Produktivitätsprinzip, aber eben doch eines, das Spontanität am Nachmittag fördert. Wenn du unangenehmste Aufgabe möglichst früh am Tag erledigt hast, wirst du dafür mit einem guten Gefühl belohnt. Diese eine Aufgabe macht oft 80 % des Tageszieles aus. Mehr als das restliche Dutzend Aufgaben zusammen. 

Stell dir vor, noch vor dem Mittagessen ist alles Wichtige erreicht, und der Rest ist nur noch Kür. Da stellt sich die Entspannung sogar ohne Freibad ein.

Tipp 3: Wisse genau, was du nicht tust

Das klingt erstmal widersprüchlich. Wer genau weiß, was er liegen lässt, der fährt doch mit einem schlechten Gewissen ins Vergnügen, oder? Eben nicht. Wenn du eine klare Liste hast, was alles getan werden könnte, und am Vormittag getan hast, was getan werden sollte, dann hast du die Dinge unter Kontrolle.

Außerdem hast du deine Gedanken unter Kontrolle. Grübeln beim Sonnenbaden, ob du auch wirklich keine wichtige Aufgabe oder E-Mail verschwitzt hast? Keine Chance; dich lassen jetzt nur die Sonnenstrahlen schwitzen.

Es kommt noch besser. Ein Teil deiner Aufgaben erfordern vermutlich Nachdenken von dir. Sobald auf der Wiese, den Blick in den Himmel gerichtet, die Gedanken frei fliegen dürfen, kommen dir auch Inspirationen für deine Projekte. Vor dem Schlafen oder Spaziergängen suche ich mir gerne genau solche Nachdenkaufgaben. Wenn die Bäume, Wolken oder Schäfchen an mir vorbeiziehen, reifen die Gedanken, ohne dass ich in ein Grübeln verfalle. So wird sogar das Sonnenbad nebenbei produktiv.

Bonus-Tipp 1: Arbeit bemisst sich nicht an der Zeit

Überall wo Wissen und Kreativität wichtiger sind als körperliche Arbeit oder purer Bereitschaftsdienst, ist auch automatisch der Wert von Arbeitszeit weniger wichtig als das Resultat. Das haben viele Büroarbeiter:innen unter Corona gespürt: Das Ergebnis zählt, egal zu welchen Tageszeiten es erarbeitet wurde, oder wie lange es tatsächlich gedauert hat. Ich wünsche mir, dass wir diese Erkenntnis beibehalten, auch wenn es nicht das Home-Schooling ist, dass uns zum Umplanen zwingt, sondern das tolle Wetter, dass uns zum Umplanen einlädt.

Bonus-Tipp 2: Zeige Reaktivität

Gibt es da noch diese eine wichtige E-Mail, die unbedingt heute noch beantwortet werden muss? Spürst du die fremde Deadline im Nacken, wo du doch lieber die Sonnencreme spüren würdest?

Dann gehe gedanklich bitte einen Schritt zurück. Erwartet das Gegenüber wirklich heute eine Antwort, oder glaubst du das nur, weil die E-Mail schon fast seit 24 Stunden unbeantwortet ist? Selbst wenn deine Antwort „ja“ lautet, erwartet das Gegenüber dann nur eine Antwort, oder schon Resultate. Oft ist anderen eine schnelle Reaktion, ohne Endergebnis, wichtiger, als eine Antwort am Folgetag mit Endergebnis. In diesem Fall kann es ausreichen, die E-Mail zügig zu beantworten, und darin zu erklären, dass man sich dann und dann wieder mit der ausführlichen Antwort melden wird.

Und machen wir uns nichts vor: Eine ausführliche Antwort, 30 Minuten vor Feierabend des Empfängers, wird am anderen Ende heute vermutlich sowieso nur noch zur Kenntnis genommen und der Inhalt bleibt bis morgen liegen.

Ich hoffe, mit diesen Gedanken konnte ich dazu beitragen, dass du künftig öfter spontan etwas für dich tun kannst. OHNE schlechtes Gewissen. Weitere Tipps für entspannte Produktivität findest du in meinem Podcast oder exklusiv in meinem Newsletter: