Quarantäne-Leseliste für mehr Produktivität

Egal ob du in der aktuellen Corona-Situation Langeweile verspürst oder gerne im Home Office produktiver wärst: Ein gutes Buch zum Thema Produktvität ist die Lösung.

Steigen wir direkt ins Thema ein: Hier meine Quarantäne-Leseliste für mehr Produktivität. Drei Bücher, jeweils absolute Must-Reads um produktiv zu arbeiten. Die Bücher nähern sich dem Thema Produktivität und Effektivität von drei Seiten.

„Getting Things Done“ – David Allen

Den deutschen Titel „Wie ich die Dinge geregelt kriege“ (Link zu Amazon) finde ich nicht glücklich gewählt. „Getting Things Done“ (GTD) ist mittlerweile ein geflügelter Begriff geworden und auch bei uns verstanden wird. Und gerade weil GTD vielerorts das Synomym für Produktivät geworden ist, haben wir ein erstes Must-Read.

Zwei Dinge zu diesem Klassiker vorweg. Zum einen ist GTD ein Framework. Das bedeutet David Allen erklärt, wie man auf die steigende Komplexität des Alltags prinzipiell korrekt reagiert. Die konkrete Ausgestaltung, also ob in Todoist, Evernote, Asana usw. schreibt er nicht vor. Das überlässt er Bloggern wir mir (Link zu meinen Best Practices). Zum anderen ist das Framework mächtig. Aus der Todo-Liste wird ein durchaus kompliziertes System. Hier braucht der Leser etwas Vertrauen, dass Allens System genau das ist, was am Ende hilft, dem Gefühl der Überforderung zu entkommen.

„Die 7 Wege zur Effektivität“ – Stephen Covey

Noch ein schlecht übersetzter Titel. Im Original spricht Covey von „Habits“, also Gewohnheiten statt Wegen. Während „7 Wege“ so klingt, als könne man sich einen aussuchen, sind tatsächlich 7 Gewohnheiten sinnvoll. Das wird dann natürlich im Buch auch in der deutschen Version richtig gestellt (Link zu Amazon).

Während „Getting Thins Done“ davon spricht, dass man seine Planung seinem höheren Ziel unterwerfen sollte, erklärt Covey, welchen Werten man tagtäglich folgen sollte, um nicht nur kleinere Projektziele, sondern Lebensziele zu erreichen. David Allen verhilft zu einem klaren Kopf und Stephen Covey hilft dabei, mit klarem und freiem Verstand seinen Lebenskompass korrekt zu justieren.

„Monkey Management“ – Human Ressources International

Damit die hochgesteckten Ziele und die zugehörigen Umsetzungspläne nicht im Alltagsrauschen untergehen, ist etwas Monkey Management notwendig (Link zu Amazon).

Immer dann wenn jemand anderes versucht dir eine Aufgabe zu übertragen, springt ein symbolischer Affe von seiner auf deine Schulter. Dieser Affe tanzt dir dann auf Nase und Tastatur herum, wenn du dich eigentlich gerne deinen Aufgaben widmen würdest. Das Buch gibt viele Tipps, wie man diesen Affen und ihren momentanen Besitzern begegnen sollte. Ziel ist, dass der Affe nicht zu dir wechselt. Im Gegensatz zu den grundlegenden Büchern von Allen und Covey also ein Buch voller praktischer Tipps.

Viel Spaß beim Lesen! Zu Hause natürlich…

An alle Eltern im Home Office: Schluss mit dem Theater!

Wie schlecht muss das Gewissen von Eltern sein, die wegen Corona jetzt nebenbei im Home Office ihre Kinder betreuen müssen? Ich sehe die Krise vor allem als Chance, der Arbeitswelt zu zeigen, was alles schief läuft. Liebe Eltern, lasst uns die Remote-Revolution starten!

Auf LinkedIn bin ich über diesen Beitrag von Christoph Keese gestoßen:

Ich habe bewusst Punkt 6 geschwärzt und werde ihn gleich erst offen legen. Allen noch sichtbaren Punkten kann ich 1:1 so zustimmen. Mir war Christoph Keese durch das (Hör-)Buch “Silicon Germany” (Link zu Amazon) auch noch positiv in Erinnerung.

Doch dann war da ja noch Punkt 6:

Dieser Punkt, das darin vermittelte Misstrauen, sowie das miserable Mitarbeiterbild verärgern mich auf vielen Ebenen. Rage-Modus an!

Das vermittelte Mitarbeiterbild

Das klingt nach: “Sind die Mäuse aus dem Haus, so tanzen sie zu Hause auf dem Tisch”. Richtig, Home Office ist kein Sonderurlaub. Das weiß meines Erachtens auch jeder Arbeitnehmer. Anscheinend ist der typische Arbeitnehmer aber derart faul und unmotiviert, dass er ohne enge Führung und abverlangte Leistungen zu Hause vor sich hin (ver-)gammelt. Mit spielenden Kinder um sich herum.

Dieses Misstrauen ganz pauschal aussprechen, … nun dazu fehlen mir die höflichen Worte. Die Mitarbeiter sollen beruhigende Signale an Kunden und Lieferanten senden? Wie wäre es, wenn die Führungskräfte dann ihrerseits Signale des Vertrauens an ihre Mitarbeiter senden würden?

Was alle Mitarbeiter jetzt hören wollen ist: “Wir vertrauen auf euch, dass ihr die Situation nicht ausnutzt” und nicht “Wir wissen, dass ihr eigentlich faul seid und werden euch daher an der engen Leine führen und kontrollieren”. Exakt diese Einstellung ist es, mit der Arbeitgeber die gesamte Generation Y und alle jüngeren verlieren (siehe “Generation Y: Mitarbeiter der Zukunft motivieren, integrieren, führen”, Link zu Amazon).

Digitalisierung wäre jetzt hilfreich gewesen

Glück hat der derjenige, der überhaupt erfolgreich ins Home Office geschickt werden kann. Vielerorts krankt es an unnötigen Stellen:

  • Die Prozesse sind noch nicht digitalisiert. Irgendein ausgedruckter Zettel muss noch persönlich in einen Briefkasten geworfen werden, damit der Kollege ihn einscannen und verarbeiten kann.
  • Die Hardware ist nicht verfügbar. Hoppla, wo bekommt man jetzt schnell 200 Notebooks her?
  • Die Server ertragen die Last nicht. Schwacher Trost: Der eigene schwachbrüstige Server erfüllte wenigstens die DSGVO. Nur deshalb gibt es ihn überhaupt.
  • Das Internet zu Hause spielt nicht mit. Der einäugige LTE-Kunde ist König unter den blinden 3G-Nutzern.

Die Verantwortung hierzu tragen alleine Entscheidungsträger der Unternehmen (hier in ihrer Doppelrolle als Bedenkenträger) und die Politik. Vielleicht lernen alle daraus und wir können die nächste Quarantäne digitaler durchleben. Ich denke in diesen Punkten würde Herr Keese zustimmen. Das waren jedoch auch nur die technischen Hürden. Kommen wir zur unternehmenspolitischen Ebene.

Weniger Zeit für Theater, mehr Zeit für eine Revolution

Quelle: imgur.com

Liebe Eltern, kennt ihr die Situation, wenn jemand nach einem Meeting sagt: “Zurück an die Arbeit”? Jahrelang habe ich über diesen Satz nicht sonderlich nachgedacht, bis ich das gleichnamige Buch von Lars Vollmer gelesen habe (Link zu Amazon). In seiner Metapher bewegt sich der moderne Angestellte ständig zwischen der (Vorder-)Bühne und der Hinterbühne hin und her. Auf der Hinterbühne wird tatsächlich gearbeitet, während auf der Vorderbühne Meetings, Reportings oder sonstiger Kram aufgeführt werden muss. Das Management in der ersten Reihe will schließlich unterhalten sein. Alles wertschöpfungsfreie Arbeit, die z.B. Herr Keese für so wichtig hält, um die Mitarbeiter eng zu führen. Wenn man ihnen nicht sagt, was sie tun sollen, und sie dann anschließend darüber berichten lässt, scheint ja auch alles den Bach runter zu gehen. Das ist Ausdruck von noch mehr Misstrauen. So scheitert es ja nicht nur an der Arbeitsbereitschaft, sondern auch an der Arbeitsbefähigung.

Gerade jetzt ist die Chance gegeben die Vorderbühne auf der Arbeit zu lassen um sich zu Hause der Wertschöpfung zu widmen. Die Gelegenheit ist günstig, sich vom Unsinn des  typischen Controlling-Wahns zu überzeugen.

Der letzte vorm Urlaub, ab jetzt jeden Tag

Warum ist der letzte Tag vorm Urlaub eigentlich so produktiv? Das liegt zu großen Teilen am unbeirrbaren Fokus auf die wichtigen Dinge, die auch wirklich fertig werden müssen. Der Verzicht auf Theater tut sein übliches. Meistens ist die wichtige Arbeit dann schon so früh geschafft, dass noch genügend Zeit bleibt, den Schreibtisch und die Ablage aufzuräumen. In 4-5 Stunden wird erledigt, was sonst manchmal in 7 Stunden nicht geschafft wird.

Das zeigt: Eine 35-Stunden-Woche ist nicht das (Produktivitäts-)Maß aller Dinge. Unterstützt wird diese Beobachtung durch Betriebe, die mit der 25-Stunden-Woche  gute Erfahrungen gesammelt haben (Siehe “Die 5-Stunden-RevolutionLink zu Amazon). Das Home Office von Eltern zu Corona-Zeiten erzwingt einen Inhalt wie am letzten Tag vorm Urlaub. Da die Kinder nebenbei betreut werden müssen, wird der Fokus laser-artig, während kein Theater gespielt werden muss. Einziger Unterschied: morgen ist kein Urlaub, sondern noch so ein Tag.

Herr Keese, bitte verzichten Sie auf enge Führung mit überholten Controllingmitteln. Werfen Sie ihr Misstrauen über Bord und erleben Sie, wie ihre Mitarbeiter mehr Wertschöpfung in weniger Zeit erbringen können.

Liebe Eltern im Home Office. Lasst uns gemeinsam mit unbeirrtem Fokus durch theaterfreie Arbeitstage zu Hause gehen. Wir bekommen jetzt gerade die einmalige Chance zu zeigen, dass ein 7-Stunden-Tag mit Meetings, Reportings und sonstigem Theater von gestern ist. Arbeitet nicht vor Ort im Unternehmen, sonder zu Hause am Unternehmen.

Genießt die anschließende Zeit zu Hause und blickt optimistisch nach vorne. Dann vergehen die Tage und Wochen wie im Flug. 

Alltagschach: Zuversicht schlägt Ungewissheit

Justus Vogt (*1958)

Tipp 7: Du brauchst ein „In Progress“-Label

Die wenigsten von uns können ein Projekt in einem Aufwasch ohne Unterbrechungen abarbeiten. Geht es nach einer kurzen Pause – egal ob freiwillig oder unfreiwillig – weiter, ist alles in Ordnung. Viel zu oft bleiben Projekte aber bis auf Weiteres in einem halbgaren Zustand. Lies im Folgenden, wie du diese Projekte nicht aus den Augen verlierst und wie du sie dennoch zu einem Abschluss bringen wirst.

Das sind die vier häufigsten Ursachen, für ein nicht abgeschlossenes Projekt

  1. Unterbrechungen: Eine Unterbrechung hat dich gedanklich abdriften lassen
  2. Delegation: Du wartest auf eine Zuarbeit, die einfach nicht kommen will
  3. Inspiration: Eine gute Idee ist gefragt, die nur leider nicht von selbst kommen will
  4. Motivation: Nach einem guten Start steht als nächstes eine widerspenstige Aufgabe bevor, vor der du dich drückst

Unterbrechungen

Diese Ursache können wir relativ kurz abhandeln. Die meisten Unterbrechungen sind zeitlich begrenzt und nach ihr, kannst du dich wieder deinem Projekt widmen. Vielleicht hat die Unterbrechung dafür gesorgt, dass sich deine Prioritäten verschoben haben.  Irgendwann wirst du aber zu deinem Projekt zurückkehren und dann kann es weiter gehen. Es kann auch immer passieren, dass sich zwischenzeitlich die äußeren Umstände geändert haben, und dein Projekt hat keine Relevanz mehr. Auch gut: Lasse los und streiche es von deiner Liste. Sollte dir das schwer fallen, so lies zuvor diesen Artikel aus dem Manager-Magazin: „Darf noch ein bisschen mehr Geld aus dem Fenster geworfen werden?“ (Link).

Wenn du allgemeine Tipps zum Umgang mit Unterbrechungen brauchst, empfehle ich dir das Buch „Monkey Management“ (Link zu Amazon).

Delegation

Du wartest auf ein Arbeitspaket einer anderen Person. Und wartest, und wartest. Im besten Fall hat die Person es einfach nur vergessen, dann reicht eine einfache Erinnerung. Nur wenn die Person partout keine Zeit finden kann, sich darum zu kümmern bist du wieder in der Verantwortung, evtl. jemand anderen für die Aufgabe zu finden. 

Um hier den Engpass erst gar nicht aufkommen zu lassen folgender Tipps: 

  1. Schreibe dir alle Zuarbeiten, auf die du wartest, in deine Aufgabenverwaltung mit dem Präfix „Warten auf XYZ„. Am besten in eine eigene Liste „Warten auf“.
  2. Schaue dir speziell diese Liste jede Woche einmal an und prüfe, ob du schon Erinnerungen versenden solltest, falls die Deadline näher rückt.
  3. Notiere dir das Datum, an dem du die Person erstmalig um Erledigung gebeten hast. Beziehe dich dann höflich bei deiner Nachfrage auf dieses Datum „… siehe meine Nachricht vom tt.mm.yyyy„.

Inspiration

Die Inspiration ist ein solcher Besucher, der nicht immer bei der ersten Einladung erscheint.
Pjotr Iljitsch Tschaikowski

Das Zitat sagt eigentlich alles. Die gute Nachricht: Ab und zu erscheint sie eben doch. In diesen Situationen ist es wichtig, dir die Ideen aufzuschreiben, sobald sie kommen. Egal ob in einem physischen Notizbuch oder digital (z.B. Evernote oder Google Keep); Hauptsache verschriftlicht. Siehe hierzu auch den Beitrag „Schreib‘ alles in deine Inbox„. Kehre auch zu dieser Liste regelmäßig zurück und lasse die Ideen nochmal auf dich wirken. Oft fallen dir neue Aspekte ein, die du ergänzen kannst. So reift diese Liste Stück für Stück und steht dir zur Verfügung, wenn die Muse dich gerade nicht küssen will.

Eine spezielle Situation sind Schreibblockaden. Hier habe ich gute Erfahrungen damit gemacht, einfach zu beginnen. Gestatte dir, dass der erste Entwurf beliebig schlecht sein darf. Kehre nach ein/zwei Tagen zu deinem Entwurf zurück. Nun bist du dein eigener Korrekturleser und jeder Mensch ist ein besserer Korrekturleser als Autor. Wohlgemerkt: Es geht hier nicht um Rechtschreibfehler, sondern um die Korrektur auf der Meta-Ebene des Textes.

Motivation

Das ist der komplizierteste Grund warum Projekt ins Stocken geraten. Hier können wir zwei Situationen unterscheiden:

  1. Der nächste Schritt ist noch nicht identifiziert
  2. Der nächste Schritt scheint zwar gefunden, aber du kannst dich nicht durchringen ihn zu gehen

Laut David Allen ist das der häufigste Grund, warum Projekte stillstehen. Kennst du also die eine Sache, die du konkret tun könntest um einen Fortschritt zu erreichen, wie klein er auch immer sei? Falls ja: Schreibe das in deine Next-Action-Liste (siehe eigener Beitrag). Falls nein, so benötigt das Projekt mehr Planung. Dein nächster Schritt ist es dann, nochmal diesen Beitrag zulesen: „Bei aktuem Stress hilft ein alter Briefumschlag„. (Die Briefumschlagsplanung hilft nicht nur bei Stress, sondern auch bei Stau).

Wenn nun der nächste Schritt (vermeintlich) identifiziert ist, bedeutet das noch lange nicht, dass du ihn auch bald erledigen wirst. Manchmal spürst du innerlich riesige Widerstände gegen diese Aufgabe und wirst sie immer weiter aufschieben. In den allermeisten Fällen sind diese Aufgaben dann noch zu groß und nicht granular genug. Nimm dir wieder einen alten Briefumschlag und zerdenke die unangenehme Aufgabe in viele kleine Teilaufgaben. Hier ein banales Beispiel: Ich musste einmal eine Versicherung kontaktieren, um etwas an einem Vertrag zu ändern, und habe das tagelang vor mir her geschoben. Die Aufgabe „Meine Versicherung wegen XYZ kontaktieren“ war nicht granular genug. Erst als ich das in vier (!) Teilschritte zerlegt habe, ging es voran:

  1. „Meine aktuellen Vertragsunterlagen griffbereit haben“ (ich habe mir die Dokumente in Google Drive gesucht und markiert)
  2. „Den aktuellen Vertrag besser verstehen“ (also das Dokument lesen und mir Eckpunkte und Fragen notieren)
  3. „Kontaktadresse der Versicherung heraussuchen“ (kam in die gleiche Notiz wie die Fragen)
  4. „(auch wirklich) anrufen“.

Unterbewusst waren mir die Recherche-Schritte 1-3 derart unsympathisch, dass ich in einem Aufwasch keine Lust darauf hatte. 

Du brauchst ein „In Progress“ Label. Vor allem Freitags

Jedem Anfang wohnt ein Zauber inne - Herman Hesse

Neugier und Tatendrang empfinde ich als Tugenden. Viel zu oft bringen diese aber mit sich, dass man nach dem verflogenen Anfangszauber den Antrieb verliert sich mit dem Projekt weiter zu beschäftigen. Wir haben bereits gesehen, dass jedes Projekt einen nächsten Schritt identifiziert haben sollte und dass du diesen Schritt prüfen solltest, ob er granular genug ist.

Markiere dir darüber hinaus auch alle Aufgaben, die gerade in der Bearbeitung sind. Wenn alle Aufgaben die eben aufgezeigten Voraussetzungen erfüllen, sollte es das nicht geben. Praktisch gibt es aber immer Ausnahmen. Wenn du einen Bericht schreibst, arbeitest du wahrscheinlich selten mit Unteraufgaben „Kapitel 1 schreiben“, „Kapitel 2 schreiben“, etc.. Daher wird die Aufgabe „Bericht schreiben“ irgendwann beginnen und sich dann über ein paar Tage ziehen. Gib ihr dann vom ersten Tag an einen Zusatz „in progress“. 

Wenn Top-Level-Aufgaben vorliegen, so vergib an sie das in_progress. Bei meinem Versicherungsbeispiel könnte das so aussehen:

Todoist-Screenshot: Mehrere Sub-Aufgabeben und eine Top-Level-Aufgabe, die ein in_progress-Label hat
in_progress-Label in Todoist

Filtere nun regelmäßig deine Aufgaben nach den InProgress-Aufgaben. Freitage sind ein guter Tag dazu! Vor dem Wochenende solltest du nichts Neues mehr anfangen, damit du mit freien Gedanken ins Wochenende kannst. Konzentrierst du dich im Gegenzug auf diese Aufgaben, besteht die Chance mit vielen abgeschlossenen (Teil-)Projekten entspannt ins Wochenende zu gehen.

Jetzt interessiert mich: Was ist bei dir die häufigste Ursache für nicht abgeschlossene Projekte und was hast du hier schon alles an Gegenmaßnahmen probiert?