Tipp 9: “Mama Geburtstag” ist keine Aufgabe

Todo-Listen haben einen schlechten Ruf. Wer sich oberflächlich mit dem Thema beschäftigt, verfällt irgendwann der Hoffnung eine Todo-Liste würde ihm seine Produktivitätsprobleme nehmen. Nicht lange und die Ernüchterung kehrt ein. Viel zu oft wird dann der Todo-Liste mitsamt jeglicher systematischen Produktivität abgeschworen. Lasst uns stattdessen überlegen, an welcher Stelle Todo-Listen nicht funktionieren und wie sich das verbessern lässt.

Die drei U-Probleme bei Todo-Listen

Drei Stichworte fassen zusammen, was die typischsten Probleme von Todo-Listen sind:

  1. Unvollständigkeit
  2. Unklarheit
  3. Unbehagen

Mit „Unvollständigkeit“ haben wir uns hier im Blog schon auseinandergesetzt; siehe Beitrag „Schreib alles in deine Inbox„. Unbehagen kommt auf, wenn die Liste immer weiter wächst. Paradox, oder? Folgt man dem Tipp, und schreibt alles auf, wächst die Todo-Liste ja umso mehr. Löst der Wunsch nach Vollständigkeit vielleicht am Ende sogar das Unbehagen aus? Kurz gesagt: Nein. Ein paar Techniken, die das vermeiden, haben wir dazu schon kennen gelernt (siehe meine Produktivitätstipps).

In diesem Beitrag soll es speziell um die Unklarheit gehen. Geschrieben habe ich ihn vor ein paar Wochen und bis heute zurück gehalten. Der Grund: Im Review fiel auf, dass der Titel missverständlich ist. Man könnte ihn auffassen als: “Mama Geburstag ist keine Aufgabe, denn ein guter Sohn/Tochter, würde den ja schließlich nie vergessen”. Wie du gleich merkst, geht der Kern des Beitrags in eine andere Richtung. Und doch blieb die Angst, man hält mich auf Grund des Titels für einen schlechten Sohn. Proaktiv habe ich daher zuerst den Beitrag “Schön, dass du an meinem Geburstag erinnert wurdest!” geschrieben. Je nachdem, wie du den Titel gelesen hat, bitte ich dich den anderen Beitrag vorher noch zu lesen.

Mama Geburtstag!

Angenommen, uns fällt in einem hektischen Moment der baldige Geburtstag unserer Mutter ein. Wir schreiben dann knapp „Mama Geburtstag“ in unsere Inbox. Immerhin verschriftlicht. Einige Tage später fällt der Blick auf die Todo-Liste und da steht:

  • Bericht
  • Handwerker anrufen
  • Geburtstag Mama
  • Sprachkurs

Alles klar? Vermutlich nicht beim ersten Blick. Im Geiste müssen wir jeden Satzfetzen zu einem ganzen Satz rekonstruieren. Viel zu oft muss man sich selbst fragen: „Was habe ich damit nochmal gemeint?„. 

Am Beispiel „Bericht“ gibt es mehrere Ergänzungsmöglichkeiten mit einem Verb: Bericht lesen, Bericht schreiben, Bericht versenden, Bericht Korrektur lesen (usw.). Falls du zur Zeit an mehreren Projekten arbeitest, ist nicht mal klar, welcher Bericht gemeint ist. Zwei kurze Ergänzungen verschaffen Klarheit, z.B. „Bericht für Projekt XYZ lesen“. Beim Sprachkurs und dem Handwerker gilt das gleiche: „Handwerker Mustermann anrufen, um Angebot für neue Fenster einzuholen“ und „Bis Freitag beim Spanisch-Sprachkurs an der Uni anmelden“.

Sei besser schon in dem Moment, präzise, wenn du die Aufgabe anlegst. Spätestens aber beim nächsten Überfliegen deiner Liste. Gib deinem Zukunfts-Ich klare Anweisungen.

„Mama Geburtstag“ wollen wir exemplarisch weiter zerlegen.

Versteckte Projekte

Es gibt große Projekte wie Stuttgart 21 oder BER und es gibt „Mama Geburtstag“. Dabei ist alles, was nicht in einem Schritt erledigt werden kann, ein Projekt. Es lohnt sich kleinlich zu sein. Wenn du nur anrufen und gratulieren wolltest, so würde eine terminierte Aufgabe reichen und es wäre eben doch kein Projekt. Selbstverständlich haben Mütter jedoch ein Geschenk verdient. Also doch ein Projekt:

  1. Ein gutes Geschenk aussuchen
  2. Das Geschenk besorgen
  3. Das Geschenk einpacken
  4. Das Geschenk übergeben

Es mag zunächst befremdlich, so kleinteilig zu denken. Gleichzeitig ist es mir schon oft genug passiert, dass ich kurz vor einem Geburtstag noch ohne Geschenk oder sogar ohne Idee da stand. Oder ich wollte losfahren und dann gemerkt, dass ich das Geschenk noch gar nicht eingpackt habe. Möglicherweise würdest du das Einpacken auch nie vergessen und es muss nicht verschriftlicht werden. Dann reicht es schon, sich über die einzelnen Schritte bewusst zu sein. 

Punkt 1 würde ich immer verschriftlichen. Als Frage an dich selbst. „Was könnte ich Mama schenken?“. An einer Stelle, die du regelmäßig liest (das kann der Kühlschrank oder die Next-Action-Liste sein), wirst du unterbewusst regelmäßig zur Lösungsfindung angeregt. Neben Aufgaben, die als Imperativ an dich selbst ein Ausrufezeichen tragen könnten, sind damit auch Fragen an dich selbst sinnvoll.

Fazit: Sei präzise, kleinlich und stelle Fragen

Durch präzise Einträge entlastest du dich selbst beim künftigen Blick über die Todo-Liste. Durch kleinliches Aufschreiben stellst du sicher, dass es später nicht an den Kleinigkeiten krankt. Und durch Fragen an dich selbst, schaltet sich dein Unterbewusstsein in die Problemfindung ein.

Tipp 7: Du brauchst ein „In Progress“-Label

Die wenigsten von uns können ein Projekt in einem Aufwasch ohne Unterbrechungen abarbeiten. Geht es nach einer kurzen Pause – egal ob freiwillig oder unfreiwillig – weiter, ist alles in Ordnung. Viel zu oft bleiben Projekte aber bis auf Weiteres in einem halbgaren Zustand. Lies im Folgenden, wie du diese Projekte mit einem „In Progress“-Label nicht aus den Augen verlierst und wie du sie dennoch zu einem Abschluss bringen wirst.

Das sind die vier häufigsten Ursachen, für ein nicht abgeschlossenes Projekt

  1. Unterbrechungen: Eine Unterbrechung hat dich gedanklich abdriften lassen
  2. Delegation: Du wartest auf eine Zuarbeit, die einfach nicht kommen will
  3. Inspiration: Eine gute Idee ist gefragt, die nur leider nicht von selbst kommen will
  4. Motivation: Nach einem guten Start steht als nächstes eine widerspenstige Aufgabe bevor, vor der du dich drückst

Unterbrechungen

Diese Ursache können wir relativ kurz abhandeln. Die meisten Unterbrechungen sind zeitlich begrenzt und nach ihr, kannst du dich wieder deinem Projekt widmen. Vielleicht hat die Unterbrechung dafür gesorgt, dass sich deine Prioritäten verschoben haben.  Irgendwann wirst du aber zu deinem Projekt zurückkehren und dann kann es weiter gehen. Es kann auch immer passieren, dass sich zwischenzeitlich die äußeren Umstände geändert haben, und dein Projekt hat keine Relevanz mehr. Auch gut: Lasse los und streiche es von deiner Liste. Sollte dir das schwer fallen, so lies zuvor diesen Artikel aus dem Manager-Magazin: „Darf noch ein bisschen mehr Geld aus dem Fenster geworfen werden?“ (Link).

Wenn du allgemeine Tipps zum Umgang mit Unterbrechungen brauchst, empfehle ich dir das Buch „Monkey Management“ (Link zu Amazon).

Delegation

Du wartest auf ein Arbeitspaket einer anderen Person. Und wartest, und wartest. Im besten Fall hat die Person es einfach nur vergessen, dann reicht eine einfache Erinnerung. Nur wenn die Person partout keine Zeit finden kann, sich darum zu kümmern bist du wieder in der Verantwortung, evtl. jemand anderen für die Aufgabe zu finden. 

Um hier den Engpass erst gar nicht aufkommen zu lassen folgender Tipps: 

  1. Schreibe dir alle Zuarbeiten, auf die du wartest, in deine Aufgabenverwaltung mit dem Präfix „Warten auf XYZ„. Am besten in eine eigene Liste „Warten auf“.
  2. Schaue dir speziell diese Liste jede Woche einmal an und prüfe, ob du schon Erinnerungen versenden solltest, falls die Deadline näher rückt.
  3. Notiere dir das Datum, an dem du die Person erstmalig um Erledigung gebeten hast. Beziehe dich dann höflich bei deiner Nachfrage auf dieses Datum „… siehe meine Nachricht vom tt.mm.yyyy„.

Inspiration

Die Inspiration ist ein solcher Besucher, der nicht immer bei der ersten Einladung erscheint.
Pjotr Iljitsch Tschaikowski

Das Zitat sagt eigentlich alles. Die gute Nachricht: Ab und zu erscheint sie eben doch. In diesen Situationen ist es wichtig, dir die Ideen aufzuschreiben, sobald sie kommen. Egal ob in einem physischen Notizbuch oder digital (z.B. Evernote oder Google Keep); Hauptsache verschriftlicht. Siehe hierzu auch den Beitrag „Schreib‘ alles in deine Inbox„. Kehre auch zu dieser Liste regelmäßig zurück und lasse die Ideen nochmal auf dich wirken. Oft fallen dir neue Aspekte ein, die du ergänzen kannst. So reift diese Liste Stück für Stück und steht dir zur Verfügung, wenn die Muse dich gerade nicht küssen will.

Eine spezielle Situation sind Schreibblockaden. Hier habe ich gute Erfahrungen damit gemacht, einfach zu beginnen. Gestatte dir, dass der erste Entwurf beliebig schlecht sein darf. Kehre nach ein/zwei Tagen zu deinem Entwurf zurück. Nun bist du dein eigener Korrekturleser und jeder Mensch ist ein besserer Korrekturleser als Autor. Wohlgemerkt: Es geht hier nicht um Rechtschreibfehler, sondern um die Korrektur auf der Meta-Ebene des Textes.

Motivation

Das ist der komplizierteste Grund warum Projekt ins Stocken geraten. Hier können wir zwei Situationen unterscheiden:

  1. Der nächste Schritt ist noch nicht identifiziert
  2. Der nächste Schritt scheint zwar gefunden, aber du kannst dich nicht durchringen ihn zu gehen

Laut David Allen ist das der häufigste Grund, warum Projekte stillstehen. Kennst du also die eine Sache, die du konkret tun könntest um einen Fortschritt zu erreichen, wie klein er auch immer sei? Falls ja: Schreibe das in deine Next-Action-Liste (siehe eigener Beitrag). Falls nein, so benötigt das Projekt mehr Planung. Dein nächster Schritt ist es dann, nochmal diesen Beitrag zulesen: „Bei aktuem Stress hilft ein alter Briefumschlag„. (Die Briefumschlagsplanung hilft nicht nur bei Stress, sondern auch bei Stau).

Wenn nun der nächste Schritt (vermeintlich) identifiziert ist, bedeutet das noch lange nicht, dass du ihn auch bald erledigen wirst. Manchmal spürst du innerlich riesige Widerstände gegen diese Aufgabe und wirst sie immer weiter aufschieben. In den allermeisten Fällen sind diese Aufgaben dann noch zu groß und nicht granular genug. Nimm dir wieder einen alten Briefumschlag und zerdenke die unangenehme Aufgabe in viele kleine Teilaufgaben. Hier ein banales Beispiel: Ich musste einmal eine Versicherung kontaktieren, um etwas an einem Vertrag zu ändern, und habe das tagelang vor mir her geschoben. Die Aufgabe „Meine Versicherung wegen XYZ kontaktieren“ war nicht granular genug. Erst als ich das in vier (!) Teilschritte zerlegt habe, ging es voran:

  1. „Meine aktuellen Vertragsunterlagen griffbereit haben“ (ich habe mir die Dokumente in Google Drive gesucht und markiert)
  2. „Den aktuellen Vertrag besser verstehen“ (also das Dokument lesen und mir Eckpunkte und Fragen notieren)
  3. „Kontaktadresse der Versicherung heraussuchen“ (kam in die gleiche Notiz wie die Fragen)
  4. „(auch wirklich) anrufen“.

Unterbewusst waren mir die Recherche-Schritte 1-3 derart unsympathisch, dass ich in einem Aufwasch keine Lust darauf hatte. 

Du brauchst ein „In Progress“ Label. Vor allem Freitags

Jedem Anfang wohnt ein Zauber inne - Herman Hesse

Neugier und Tatendrang empfinde ich als Tugenden. Viel zu oft bringen diese aber mit sich, dass man nach dem verflogenen Anfangszauber den Antrieb verliert sich mit dem Projekt weiter zu beschäftigen. Wir haben bereits gesehen, dass jedes Projekt einen nächsten Schritt identifiziert haben sollte und dass du diesen Schritt prüfen solltest, ob er granular genug ist.

Markiere dir darüber hinaus auch alle Aufgaben, die gerade in der Bearbeitung sind. Wenn alle Aufgaben die eben aufgezeigten Voraussetzungen erfüllen, sollte es das nicht geben. Praktisch gibt es aber immer Ausnahmen. Wenn du einen Bericht schreibst, arbeitest du wahrscheinlich selten mit Unteraufgaben „Kapitel 1 schreiben“, „Kapitel 2 schreiben“, etc.. Daher wird die Aufgabe „Bericht schreiben“ irgendwann beginnen und sich dann über ein paar Tage ziehen. Gib ihr dann vom ersten Tag an einen Zusatz „in progress“. 

Wenn Top-Level-Aufgaben vorliegen, so vergib an sie das in_progress. Bei meinem Versicherungsbeispiel könnte das so aussehen:

Todoist-Screenshot: Mehrere Sub-Aufgabeben und eine Top-Level-Aufgabe, die ein in_progress-Label hat
in_progress-Label in Todoist

Filtere nun regelmäßig deine Aufgaben nach den InProgress-Aufgaben. Freitage sind ein guter Tag dazu! Vor dem Wochenende solltest du nichts Neues mehr anfangen, damit du mit freien Gedanken ins Wochenende kannst. Konzentrierst du dich im Gegenzug auf diese Aufgaben, besteht die Chance mit vielen abgeschlossenen (Teil-)Projekten entspannt ins Wochenende zu gehen.

Jetzt interessiert mich: Was ist bei dir die häufigste Ursache für nicht abgeschlossene Projekte und was hast du hier schon alles an Gegenmaßnahmen probiert?

Tipp 5: Du musst die Spülmaschine nicht ausräumen; du willst!

Ein häufiges Anzeichen der Überforderung ist, dass man sich treiben lässt und in eine Opferrolle gerät. Diese Rolle äußert sich in alltäglichen banalen Dingen wie der Spülmaschine, von der man glaubt, dass sie ausgeräumt werden MUSS. Entgehe dieser Denkfalle und unterscheide sauber zwischen müssen und wollen. Du musst die Spülmaschine nicht ausräumen; du willst! Das wird einen großen Unterschied darin machen, wie du auch alle übrigen Dinge angehst. 

“Happiness is when what you think, what you say and what you do are in harmony”

Mahatma Gandhi

Beobachte dich ab sofort selbst: Wie oft lässt du Sätze der Form „Ich muss noch X erledigen (bevor ich Y machen kann)“ fallen? Vor allem: Wie oft stimmt diese Aussage wirklich?
Klingt so, als würdest du ja gerne Y machen, aber irgendjemand/irgendetwas hält dich davon und fordert zuerst X ein. Ein fieser Kerl/Frau diese(r) Unbekannte! Dir sind die Hände gebunden, aber X geht jetzt vor Y und du kannst nichts dafür. Du Opfer.

Mir geht es darum herauszufinden, wann die Deutung deiner Prioritätensetzung falsch ist. Ich glaube, meistens müssen wir X gar nicht zuerst tun, sondern wir wollen es. Dann ist es wichtig dazu zu stehen: Du hast frei und selbstbestimmt entschieden, dass dir X im Moment wichtiger ist. Du übernimmst die Verantwortung über dein Handeln. Anders kannst du der Überforderung nicht entkommen.

Sende ein selbstbestimmtes Signal an dich und dein Umfeld

Das Beispiel der Spülmaschine kennen vor allem Eltern, die ihre Kinder mit dieser Begründung auf später vertrösten. “Ich muss erst noch die Spülmaschine ausräumen”. Wieso “müssen”? Niemand hat dich dazu gezwungen und es ist mit deutscher Rechtsprechung verträglich es nicht zu tun. Räumst du sie nicht eher freiwillig aus, weil du die Ordnung bevorzugst und um dich anschließend in deiner Wohnung wohler zu fühlen? Traue dich, deinem Kind zu sagen, dass du dieses Wohlgefühl momentan dem Spielen vorziehst und schiebe es nicht auf die äußeren Umstände.

Wenn also das nächste Mal dein Kind vor dir in der Küche steht und spielen will, so sage nicht: „Ich kann jetzt nicht mir dir spielen, [obwohl ich es gerne würde], denn ich muss noch die Spülmaschine ausräumen. [Was nur ein Beispiel der unzähligen Aufgaben ist, die täglich auf mich einprasseln und von denen ich gar nicht weiß, wo ich anfangen soll. Es ist alles so furchtbar]„.

Sage lieber: „Ja, ich freue mich darauf, gleich mit dir spielen. Vorher will ich noch die Spülmaschine ausräumen. [Denn ich habe entschieden, dass das jetzt getan wird. Es sorgt für mehr Ordnung im Haus und das ist mir im Moment wichtiger]“.

An der Reihenfolge deiner Tätigkeiten hat sich nichts geändert. Zuerst die Spülmaschine, dann das Spielen. Gleichzeitig haben sich die Botschaften an dich und dein Umfeld um 180 Grad gedreht.

Natürlich gilt das für jede andere Situation des Alltags genauso, egal, ob zu Hause oder auf der Arbeit, ob mit oder ohne Kinder. Sage nicht, du müsstest etwas tun, obwohl du es “lediglich” willst. Auch wenn du im Endeffekt den Tag damit inhaltlich nicht anders gestalten solltest, so holst du dir die Deutungshoheit über deine Motive zurück.

Was, wenn du es nun aber wirklich nicht willst?

Wie verhält es sich mit Angestellten? Wenn der Chef einen Bericht verlangt, dann muss man das doch machen, oder?

Prinzipiell korrekt, aber auch hierauf kann man mit zwei Brillen schauen:

  • Fall 1, “Opferrolle”: „Ich muss den Bericht schreiben [weil ich sonst Ärger mit meinem Chef bekomme, und davor habe ich Angst].
  • Fall 2: Selbstbestimmt: „Ich will den Bericht schreiben [weil ich die Notwendigkeit und den Mehrwert darin sehe, dass der Bericht möglichst bald an den Kunden geht].

Gelegentlich wird es vorkommen, dass du eine Aufgabe zu erledigen hast und es dir einfach nicht gelingt, sie erledigen zu wollen. So lange das nur ab und zu vorkommt, kannst du das akzeptieren. Ist es an der Tagesordnung, so überlege dir, ob du diesen Job wirklich wills. Er wird dich nicht erfüllen, da wir alle nach Selbstverwirklichung streben. Nicht erst seit der Generation Y.

Erinnerung: Schreib‘ keine Aufgaben in deinen Kalender

Im Beitrag „Schreibe keine Aufgaben in den Kalender“ habe ich dich gebeten, Aufgaben nicht zu terminieren. Im Bezug auf diesen Beitrag wird nun deutlich: Ein Terminieren führt zu einem Müssen. Aber wir wechseln ja die Einstellung hin zu einem Wollen [dass das bald erledigt ist]. Ergo setzen wir es auf die Next-Action-Liste

Wie ist es bei dir? Wie oft hast du dich mit einem „müssen“ ertappt? Welche Dinge, von denen du bisher geglaubt hast, sie zu müssen, sind eigentlich Dinge, die du willst? Wie oft war das Müssen-von-X eine Entschuldigung dafür, dass du dich vor Y drücken wolltest?