Vorab: Es geht mir in diesem Beitrag um Betreffzeilen im beruflichen und privaten Umfeld. Nicht um Newsletter und deren Öffnungsraten.
Niemand bekommt gerne E-Mails ohne Betreff. Warum kommen sie dann immer noch vor? Zum einen, weil sie eben dennoch viel zu oft trotzdem gelesen werden. Wenn du den Absender kennst, bist du vielleicht noch gewillt sie dennoch zu lesen, und den fehlenden Betreff als Schrulligkeit zu entschuldigen. Bei unbekannten Absendern oder bei Newslettern ist das ein Problem: Aufgrund der Spamgefahr werden sie seltenst geöffnet. Zum anderen kommen solche E-Mails oft in der Eile zustande. Du telefonierst mit jemandem, und es kommt ein Dokument zur Sprache. Es geht um einen Bericht für den Kunden Müller. Nicht jeder hat es gerade zur Hand, sodass man es sich schnell zumailt und beim Betreff Zeit sparen will. Er bleibt dann effektiv leer. Selbst ein knapper Betreff wie „Dokument“ oder „Bericht“ wird hier später wenig nutzen. Wenn du Wochen, oder Monate später nach der E-Mail suchst, sind solche generischen Betreffzeilen nur unwesentlich hilfreicher als leere. Wenn doch wenigstens der Kundenname „Müller“ im Betreff enthalten wäre …
Schritt 1 zum besseren Betreff: Halbsätze mit Handlungsaufforderung
Generell solltest du dir für jede Betreffzeile einen Moment Zeit nehmen, um über eine gute Formulierung zu überlegen. Gleichzeitig, wollen wir keine Wissenschaft daraus machen. Also: Denke zweimal über einen guten Betreff nach, aber nicht öfter. Als Beispiel wollen wir ein Dokument an eine(n) Kollegin/Kollegen senden. Er/sie soll eine Meinung äußern und ggf. Fehler korrigieren. Im Idealfall versendest du jetzt gar nicht das Dokument selbst, sondern einen Link zu dem Dokument.
Zurück zum Betreff. Statt nur „Bericht“ wählst du (mindestens) einen Halbsatz, wie etwa „Bitte Bericht gegenlesen“. Noch nicht absenden, wir werden den Betreff noch ein bisschen überarbeiten. Ob du das Wort Bitte dann wirklich in den Betreff schreibst oder in den Textkörper packst, kannst du frei entscheiden. Das hängt ein vor allem davon ab, wer die E-Mail empfängt. Auf jeden Fall hast du schon mal deinen „Call to Action“, also eine Handlungsaufforderung. Analog kannst du schreiben „Zur Kenntnisnahme: …“, falls der/die Empfänger/in nicht weiter und muss. Von Kürzeln wie FYI (oder ASAP) solltest du Abstand nehmen. Nicht jeder versteht sie.
Jetzt fehlt noch der Kontext und die Dringlichkeit.
Schritt 2 zum besseren Betreff: Kontext und Dringlichkeit
„Bitte gegenlesen“ oder einfach nur „gegenlesen“ ist schon ein Call to Action, dem aber der Kontext fehlt. In unserem Beispiel soll es um den Bericht für den Kunden Müller gehen. Wir nehmen das in den Betreff mit auf:
„(Bitte) Bericht für Kunde Müller gegenlesen“
Jetzt hat das Deutsche die Angewohnheit, die Verben am Satzende zu platzieren. Hier ist also das Wort „Gegenlesen“. Deswegen mein Tipp: Schreibe nicht „(Bitte) Bericht für Kunde Müller gegenlesen“, sondern schreibe:
„(Bitte) gegenlesen: Bericht für Kunde Müller“
Bei E-Mails ist es vor allem wichtig, sofort zu verstehen, ob etwas mit ihr getan werden muss. Das geht jetzt bereits aus der halben Betreffzeile hervor. Es muss etwas getan, und zwar etwas gegenlesen. Im Rahmen von Inbox Zero bist du dankbar für solche klaren Betreffzeilen.
Eventuell möchtest du noch eine Deadline nennen. Wenn es eine unwichtige oder eine entspannte Deadline ist, würde ich sie ans Ende stellen. Z.B.:
„(Bitte) gegenlesen: Bericht für Kunde Müller (bis Ende der Woche)“
Dann springt sie dem Lesenden nicht direkt ins Gesicht. Ist es hingegen dringend, so sollte es innerhalb der Call to Action stehen: „Bitte dringend gegenlesen: Bericht für Kunde Müller“
Vielleicht möchtest du das dringend auch noch spezifizieren, wie etwa „noch heute“ oder „so bald wie möglich“. Damit haben wir ein einfaches Rezept:
„Handlungsaufforderung, evtl. Deadline: Kontext (Nachtrag)“
- Handlungsauffoderungen als Call to Action wie „bitte xyz“ oder „Zur Kenntnisnahme“, usw.
- Deadlines bzw. Dringlichkeiten wie „dringend“, „noch heute“ oder „so bald wie möglich“, aber eben nur, falls dem wirklich so ist
- Kontext, wie z.B. der Name des Kunden oder des Projektes
- Nachtrag optional, so wie du es für nötig erachtest.
Ein guter BLUF im Textkörper ersetzt den Zoom Call
Im Textkörper empfiehlt sich ein ähnliches Muster. Das läuft dort unter der Bezeichnung BLUF: Bottom Line up Front. Es wird also, die für gewöhnlich letzte Zeile der E-Mail ganz an den Anfang gestellt. Statt erst einmal lang und breit zu erklären, in welchem Zusammenhang diese E-Mail gerade steht, um dann im letzten Satz der E-Mail zu schreiben: „Könntest du das bitte gegenlesen?“, kommt diese Bitte ganz nach vorne. Die Details dazu sind aber ein Theme für einen eigenen Beitrag.
Das ganze Thema „E-Mails“ beschäftigt mich aktuell wieder brennender denn je, und Zoom Calls sind die Ursache dafür. Nervende Zoom Calls wohlgemerkt. Für ein anderes Projekt, über das ich demnächst berichten werden, habe ich mich mit dem Thema Zoom-Fatigue auseinandergesetzt, also der Ermüdung in Videokonferenzen. Sicherlich kennst du das Problem: Im Homeoffice sitzt man in unzähligen Videokonferenzen, und das ist einfach nur furchtbar ermüdend. Den besten Ausweg bietet das Stichwort „asynchrone Kommunikation“. E-Mails sind einer der wichtigsten asynchronen Kommunikationsformen, die es gibt. Auch das wird ein Thema für einen eigenen Beitrag.
Wenn du in der Zwischenzeit E-Mails perfekt beherrschen willst, empfehle ich dir mein Buch „Schluss mit E-Mail-Stress“. Hier lernst du nicht nur, wie man E-Mails sinnvoll strukturiert, sondern auch, wie du dein Postfach als Ganzes einfach strukturierst und die mögliche Flut an E-Mails souverän bewältigst.
