Wie viele Schritte muss man im Vorfeld planen?

Die grobe Struktur eines Projekts sollte Dir immer bekannt sein. Zum Glück passt die meistens auf eine Serviette. Du kannst also Projekte künftig in Deinem Lieblings-Steh-Cafe planen. Ab dann übernimmt die Buch-Analogie.

Auf YouTube ansehen

Das richtige Maß an Planung: Eine Serviette voll

Jedes Projekt besteht atomar aus den konkreten Aufgaben und Terminen. Dieser Blick ist wichtig, damit es überhaupt im Projekt vorangeht. Gleichzeitig ist er zu granular, um das größere Bild zu sehen. Selbst wenn Du also gewissenhaft Deine To-do-Liste und Deinen Kalender pflegst, fehlt eine Ebene.

Die Frage, „was muss in dem Projekt überhaupt gemacht werden?“ kannst Du in formloser Prosa sicher für alle Deine Projekte beantworten, weil alle Bestandteile als Gedanken bereits irgendwo in Deinem Kopf sind. Bringe diese Gedanken strukturiert und knapp zu Papier. Natürlich muss es nicht wirklich eine Serviette sein, sondern darf auch eine digitale Lösung sein. Hauptsache, Du fasst Dich hier kurz.

Nehmen wir einen längeren England-Aufenthalt als Beispiel. Auf der Serviette könnte dann stehen, dass Du Dich vorab mit Sprache, Kultur und ein paar Städten beschäftigen willst. Das klingt beim ersten Hören nach einer To-do-Liste. Für konkrete Aufgaben sind die Einträge aber noch zu fett. „Mit der Sprache beschäftigen“ kann alles bedeuten. Vom Herunterladen einer Sprachlern-App bis hin zur Anmeldung bei einem Fortgeschrittenen-Kurs an der örtlichen Hochschule. Vielleicht sogar beides?

Das ist typisch: Was auf der Serviette nach Aufgabe klingt, ist fast immer ein eigenes (Unter-)Projekt.

Die Lesezeichen-Analogie

Bevor Du ein Buch zur Seite legst, platzierst Du ein Lesezeichen. Damit ist klargestellt, dass Du das nächste Mal an dieser Stelle weiterliest. Zurück zum Englandaufenthalt. Hier sprichwörtlich liegen drei Bücher vor Dir: ein Wörterbuch, eines über die englische Kultur und ein Städteführer. Falls Du die Bücher der Reihe nach liest, reicht ein Lesezeichen. Solltest Du Dich hingegen für paralleles Lesen entscheiden (was je nach Situation auch sinnvoll sein kann), brauchst Du für jedes Buch ein Lesezeichen.

Wie viele Schritte musst Du also im Vorfeld bei Deinen Projekten planen? Die Serviettenplanung enthält keine Schritte, sondern Aspekte bzw. Teilprojekte. Du entscheidest, welche dieser Teilprojekte parallel laufen dürfen und dann muss ein nächster Schritt pro Aspekt definiert sein.

Wie viele Lesezeichen hast Du in Deinem metaphorischen Bücherregal verteilt?

Du willst agile Projektplanung und all Deine To-dos beherrschen? Dann solltest Du …

Kleine Projekte, große Herausforderung

Jeder von uns hat mindestens eine E-Mail oder eine Aufgabe in der To-do-Liste, die man schon seit Tagen vor sich herschiebt. Eigentlich keine große Sache, aber dennoch maximal unattraktiv. Die kleinen Quälgeistern scheinen der Beweis zu sein, dass unser Selbstmanagement doch nicht so toll ist, wie wir es gerne hätten.

Die Gute Nachricht: Für diesen Typ von Aufgabe gibt es einfaches Lösungsschema.

Diesen Beitrag im Podcast anhören:

Nervige Aufgaben sind eigentlich kleine Projekte

Wann immer wir uns in Coachings solche Aufgaben vornehmen und ich frage: „Was hat es damit auf sich?„, folgt ein „Hmm….“ und dann meistens eine Kaskade der Form:

  • „Letztlich müsste ich dazu …“
  • „… aber das geht nicht ohne …“
  • „… und dazu müsste ich erst …“

Nehmen wir als Beispiel „Spotify ersetzen“. Klingt nach einer Aufgabe, denn es enthält ja ein Verb. Formulieren, die ein Verb enthalten, sind prinzipiell ausführbar. Wenn sie nicht dennoch nicht ausgeführt werden, muss man nachhaken.

Unklare Bedeutung schafft große Herausforderungen

Im Spotify-Beispiel wollte ich meinen privaten Musikstreamingdienst ersetzen. Ein kurzes Brainstorming bringt diese kleinteiligen Aufgaben ans Tageslicht:

  • Spotify-Abo kündigen
  • Abo bei neuem Anbieter abschließen
  • Playlisten übertragen
  • Neue App auf allen Geräten installieren und Spotify deinstallieren

Alles, was mehr einen Schritt zur Erledigung braucht, ist ein Projekt. Hier ein Mini-Projekt. Jeder der Unteraufgaben ist an sich ausführbar (weil sie ein Verb enthält). Dabei muss das nicht mal in einem Aufwasch passieren, sondern könnte sich auf mehrere Tage verteilen.

Und dennoch wird es in diesem Projekt nicht vorangehen, weil die Bedeutung noch nicht herausgearbeitet ist. Hier ist es der Punkt „Abo bei neuem Anbieter abschließen„. Hier ging es nicht um den günstigsten Anbieter, oder denjenigen mit dem größten Katalog, sondern um einen mit funktionierendem Jugendschutz.

Da die App in der Familiengruppe verwendet werden soll, muss die neue App auf manchen Geräten die Inhalte bzw. Jugendschutz filtern. Und damit nähern wir uns dem Knackpunkt: Es geht im nächsten Schritt noch gar nicht ums Abschließen eines Abos, sondern ums Recherchieren eines Anbieters.

Der nächste Schritt beendet die Prokrastination

Der nächste Schritt stand in diesem Beispiel nicht auf der Liste. Besser gesagt, einer der vermeintlich nächsten Schritte „Abo bei neuem Anbieter abschließen“ wurde einfach immer und wieder aufgeschoben. Die einfache Lösung: Frage, warum Du das aufschiebst?

Warum hast Du bisher noch kein neues Abo abgeschlossen? Weil ich noch keinen guten Anbieter gefunden habe!

Warum hast Du noch keinen guten Anbieter gefunden? Weil ich einen suche, der gute Jugendschutzeinstellungen hat.

Was könntest Du jetzt konkret tun? Ich könnte die Frage (welcher Musikstreamingdienst hat gute Jugendschutzeinstellungen) bei Google, YouTube oder einem Familienforum suchen.

So werden kleine Projekte keine großen Herausforderungen

Schnappe Dir eine E-Mail oder eine sonstige überfällige Sache in Deiner Organisation. Verbirgt sich hinter dieser Sache eine mehrstufige Aufgabe, sprich ein Mini-Projekt.

Kannst Du Dich bei einem der Schritte einfach nicht überwinden, ihn anzugehen? Warum? Hinterfrage die erste Antwort mit einem weiteren warum, und noch einem und noch einem, bis Du irgendwann zum „Und jetzt“? übergehen kannst.

So verlieren kleine Projekte ihren Schrecken und werden zügig erledigt.

Wenn Du Deine Projektplanung systematisch auf ein neues Niveau heben willst, dann empfehle ich Dir meinen Audiokurs: