Wie viele Schritte muss man im Vorfeld planen?

Die grobe Struktur eines Projekts sollte Dir immer bekannt sein. Zum Glück passt die meistens auf eine Serviette. Du kannst also Projekte künftig in Deinem Lieblings-Steh-Cafe planen. Ab dann übernimmt die Buch-Analogie.

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Das richtige Maß an Planung: Eine Serviette voll

Jedes Projekt besteht atomar aus den konkreten Aufgaben und Terminen. Dieser Blick ist wichtig, damit es überhaupt im Projekt vorangeht. Gleichzeitig ist er zu granular, um das größere Bild zu sehen. Selbst wenn Du also gewissenhaft Deine To-do-Liste und Deinen Kalender pflegst, fehlt eine Ebene.

Die Frage, „was muss in dem Projekt überhaupt gemacht werden?“ kannst Du in formloser Prosa sicher für alle Deine Projekte beantworten, weil alle Bestandteile als Gedanken bereits irgendwo in Deinem Kopf sind. Bringe diese Gedanken strukturiert und knapp zu Papier. Natürlich muss es nicht wirklich eine Serviette sein, sondern darf auch eine digitale Lösung sein. Hauptsache, Du fasst Dich hier kurz.

Nehmen wir einen längeren England-Aufenthalt als Beispiel. Auf der Serviette könnte dann stehen, dass Du Dich vorab mit Sprache, Kultur und ein paar Städten beschäftigen willst. Das klingt beim ersten Hören nach einer To-do-Liste. Für konkrete Aufgaben sind die Einträge aber noch zu fett. „Mit der Sprache beschäftigen“ kann alles bedeuten. Vom Herunterladen einer Sprachlern-App bis hin zur Anmeldung bei einem Fortgeschrittenen-Kurs an der örtlichen Hochschule. Vielleicht sogar beides?

Das ist typisch: Was auf der Serviette nach Aufgabe klingt, ist fast immer ein eigenes (Unter-)Projekt.

Die Lesezeichen-Analogie

Bevor Du ein Buch zur Seite legst, platzierst Du ein Lesezeichen. Damit ist klargestellt, dass Du das nächste Mal an dieser Stelle weiterliest. Zurück zum Englandaufenthalt. Hier sprichwörtlich liegen drei Bücher vor Dir: ein Wörterbuch, eines über die englische Kultur und ein Städteführer. Falls Du die Bücher der Reihe nach liest, reicht ein Lesezeichen. Solltest Du Dich hingegen für paralleles Lesen entscheiden (was je nach Situation auch sinnvoll sein kann), brauchst Du für jedes Buch ein Lesezeichen.

Wie viele Schritte musst Du also im Vorfeld bei Deinen Projekten planen? Die Serviettenplanung enthält keine Schritte, sondern Aspekte bzw. Teilprojekte. Du entscheidest, welche dieser Teilprojekte parallel laufen dürfen und dann muss ein nächster Schritt pro Aspekt definiert sein.

Wie viele Lesezeichen hast Du in Deinem metaphorischen Bücherregal verteilt?

Du willst agile Projektplanung und all Deine To-dos beherrschen? Dann solltest Du …

Kleine Projekte, große Herausforderung

Jeder von uns hat mindestens eine E-Mail oder eine Aufgabe in der To-do-Liste, die man schon seit Tagen vor sich herschiebt. Eigentlich keine große Sache, aber dennoch maximal unattraktiv. Die kleinen Quälgeistern scheinen der Beweis zu sein, dass unser Selbstmanagement doch nicht so toll ist, wie wir es gerne hätten.

Die Gute Nachricht: Für diesen Typ von Aufgabe gibt es einfaches Lösungsschema.

Diesen Beitrag im Podcast anhören:

Nervige Aufgaben sind eigentlich kleine Projekte

Wann immer wir uns in Coachings solche Aufgaben vornehmen und ich frage: „Was hat es damit auf sich?„, folgt ein „Hmm….“ und dann meistens eine Kaskade der Form:

  • „Letztlich müsste ich dazu …“
  • „… aber das geht nicht ohne …“
  • „… und dazu müsste ich erst …“

Nehmen wir als Beispiel „Spotify ersetzen“. Klingt nach einer Aufgabe, denn es enthält ja ein Verb. Formulieren, die ein Verb enthalten, sind prinzipiell ausführbar. Wenn sie nicht dennoch nicht ausgeführt werden, muss man nachhaken.

Unklare Bedeutung schafft große Herausforderungen

Im Spotify-Beispiel wollte ich meinen privaten Musikstreamingdienst ersetzen. Ein kurzes Brainstorming bringt diese kleinteiligen Aufgaben ans Tageslicht:

  • Spotify-Abo kündigen
  • Abo bei neuem Anbieter abschließen
  • Playlisten übertragen
  • Neue App auf allen Geräten installieren und Spotify deinstallieren

Alles, was mehr einen Schritt zur Erledigung braucht, ist ein Projekt. Hier ein Mini-Projekt. Jeder der Unteraufgaben ist an sich ausführbar (weil sie ein Verb enthält). Dabei muss das nicht mal in einem Aufwasch passieren, sondern könnte sich auf mehrere Tage verteilen.

Und dennoch wird es in diesem Projekt nicht vorangehen, weil die Bedeutung noch nicht herausgearbeitet ist. Hier ist es der Punkt „Abo bei neuem Anbieter abschließen„. Hier ging es nicht um den günstigsten Anbieter, oder denjenigen mit dem größten Katalog, sondern um einen mit funktionierendem Jugendschutz.

Da die App in der Familiengruppe verwendet werden soll, muss die neue App auf manchen Geräten die Inhalte bzw. Jugendschutz filtern. Und damit nähern wir uns dem Knackpunkt: Es geht im nächsten Schritt noch gar nicht ums Abschließen eines Abos, sondern ums Recherchieren eines Anbieters.

Der nächste Schritt beendet die Prokrastination

Der nächste Schritt stand in diesem Beispiel nicht auf der Liste. Besser gesagt, einer der vermeintlich nächsten Schritte „Abo bei neuem Anbieter abschließen“ wurde einfach immer und wieder aufgeschoben. Die einfache Lösung: Frage, warum Du das aufschiebst?

Warum hast Du bisher noch kein neues Abo abgeschlossen? Weil ich noch keinen guten Anbieter gefunden habe!

Warum hast Du noch keinen guten Anbieter gefunden? Weil ich einen suche, der gute Jugendschutzeinstellungen hat.

Was könntest Du jetzt konkret tun? Ich könnte die Frage (welcher Musikstreamingdienst hat gute Jugendschutzeinstellungen) bei Google, YouTube oder einem Familienforum suchen.

So werden kleine Projekte keine großen Herausforderungen

Schnappe Dir eine E-Mail oder eine sonstige überfällige Sache in Deiner Organisation. Verbirgt sich hinter dieser Sache eine mehrstufige Aufgabe, sprich ein Mini-Projekt.

Kannst Du Dich bei einem der Schritte einfach nicht überwinden, ihn anzugehen? Warum? Hinterfrage die erste Antwort mit einem weiteren warum, und noch einem und noch einem, bis Du irgendwann zum „Und jetzt“? übergehen kannst.

So verlieren kleine Projekte ihren Schrecken und werden zügig erledigt.

Wenn Du Deine Projektplanung systematisch auf ein neues Niveau heben willst, dann empfehle ich Dir meinen Audiokurs:

Du brauchst ein „In Progress“-Label

Das sind die vier häufigsten Ursachen, für ein nicht abgeschlossenes Projekt

  1. Unterbrechungen: Eine Unterbrechung hat dich gedanklich abdriften lassen
  2. Delegation: Du wartest auf eine Zuarbeit, die einfach nicht kommen will
  3. Inspiration: Eine gute Idee ist gefragt, die nur leider nicht von selbst kommen will
  4. Motivation: Nach einem guten Start steht als nächstes eine widerspenstige Aufgabe bevor, vor der du dich drückst

Unterbrechungen

Diese Ursache können wir relativ kurz abhandeln. Die meisten Unterbrechungen sind zeitlich begrenzt und nach ihr, kannst du dich wieder deinem Projekt widmen. Vielleicht hat die Unterbrechung dafür gesorgt, dass sich deine Prioritäten verschoben haben.  Irgendwann wirst du aber zu deinem Projekt zurückkehren und dann kann es weiter gehen. Es kann auch immer passieren, dass sich zwischenzeitlich die äußeren Umstände geändert haben, und dein Projekt hat keine Relevanz mehr. Auch gut: Lasse los und streiche es von deiner Liste. Sollte dir das schwerfallen, so lies zuvor diesen Artikel aus dem Manager-Magazin: „Darf noch ein bisschen mehr Geld aus dem Fenster geworfen werden?“ (Link).

Wenn du allgemeine Tipps zum Umgang mit Unterbrechungen brauchst, empfehle ich dir das Buch „Monkey Management“ (Link zu Amazon).

Delegation

Du wartest auf ein Arbeitspaket einer anderen Person. Und wartest, und wartest. Im besten Fall hat die Person es einfach nur vergessen, dann reicht eine einfache Erinnerung. Nur wenn die Person partout keine Zeit finden kann, sich darum zu kümmern bist du wieder in der Verantwortung, evtl. jemand anderen für die Aufgabe zu finden. 

Um hier den Engpass erst gar nicht aufkommen zu lassen folgender Tipps: 

  1. Schreibe dir alle Zuarbeiten, auf die du wartest, in deine Aufgabenverwaltung mit dem Präfix „Warten auf XYZ„. Am besten in eine eigene Liste „Warten auf“.
  2. Schaue dir speziell diese Liste jede Woche einmal an und prüfe, ob du schon Erinnerungen versenden solltest, falls die Deadline näher rückt.
  3. Notiere dir das Datum, an dem du die Person erstmalig um Erledigung gebeten hast. Beziehe dich dann höflich bei deiner Nachfrage auf dieses Datum „… siehe meine Nachricht vom tt.mm.yyyy„.

Inspiration

Die Inspiration ist ein solcher Besucher, der nicht immer bei der ersten Einladung erscheint.

Pjotr Iljitsch Tschaikowski

Das Zitat sagt eigentlich alles. Die gute Nachricht: Ab und zu erscheint sie eben doch. In diesen Situationen ist es wichtig, dir die Ideen aufzuschreiben, sobald sie kommen. Egal ob in einem physischen Notizbuch oder digital (z.B. Evernote oder Google Keep); Hauptsache verschriftlicht. Siehe hierzu auch den Beitrag „Schreib‘ alles in deine Inbox„. Kehre auch zu dieser Liste regelmäßig zurück und lasse die Ideen nochmal auf dich wirken. Oft fallen dir neue Aspekte ein, die du ergänzen kannst. So reift diese Liste Stück für Stück und steht dir zur Verfügung, wenn die Muse dich gerade nicht küssen will.

Eine spezielle Situation sind Schreibblockaden. Hier habe ich gute Erfahrungen damit gemacht, einfach zu beginnen. Gestatte dir, dass der erste Entwurf beliebig schlecht sein darf. Kehre nach ein/zwei Tagen zu deinem Entwurf zurück. Nun bist du dein eigener Korrekturleser und jeder Mensch ist ein besserer Korrekturleser als Autor. Wohlgemerkt: Es geht hier nicht um Rechtschreibfehler, sondern um die Korrektur auf der Meta-Ebene des Textes.

Motivation

Das ist der komplizierteste Grund warum Projekt ins Stocken geraten. Hier können wir zwei Situationen unterscheiden:

  1. Der nächste Schritt ist noch nicht identifiziert
  2. Der nächste Schritt scheint zwar gefunden, aber du kannst dich nicht durchringen ihn zu gehen

Laut David Allen ist das der häufigste Grund, warum Projekte stillstehen. Kennst du also die eine Sache, die du konkret tun könntest, um einen Fortschritt zu erreichen, wie klein er auch immer sei? Falls ja: Schreibe das in deine Next-Action-Liste (siehe eigener Beitrag). Falls nein, so benötigt das Projekt mehr Planung. Dein nächster Schritt ist es dann, nochmal diesen Beitrag zu lesen: „Bei aktuem Stress hilft ein alter Briefumschlag„. (Die Briefumschlagsplanung hilft nicht nur bei Stress, sondern auch bei Stau). Wenn nun der nächste Schritt (vermeintlich) identifiziert ist, bedeutet das noch lange nicht, dass du ihn auch bald erledigen wirst. Manchmal spürst du innerlich riesige Widerstände gegen diese Aufgabe und wirst sie immer weiter aufschieben. In den allermeisten Fällen sind diese Aufgaben dann noch zu groß und nicht granular genug. Nimm dir wieder einen alten Briefumschlag und zerdenke die unangenehme Aufgabe in viele kleine Teilaufgaben. Hier ein banales Beispiel: Ich musste einmal eine Versicherung kontaktieren, um etwas an einem Vertrag zu ändern, und habe das tagelang vor mir her geschoben. Die Aufgabe „Meine Versicherung wegen XYZ kontaktieren“ war nicht granular genug. Erst als ich das in vier (!) Teilschritte zerlegt habe, ging es voran:

  1. „Meine aktuellen Vertragsunterlagen griffbereit haben“ (ich habe mir die Dokumente in Google Drive gesucht und markiert)
  2. „Den aktuellen Vertrag besser verstehen“ (also das Dokument lesen und mir Eckpunkte und Fragen notieren)
  3. „Kontaktadresse der Versicherung heraussuchen“ (kam in die gleiche Notiz wie die Fragen)
  4. „(auch wirklich) anrufen“.

Unterbewusst waren mir die Recherche-Schritte 1-3 derart unsympathisch, dass ich in einem Aufwasch keine Lust darauf hatte. 

Du brauchst ein „In Progress“ Label. Vor allem Freitags

Jedem Anfang wohnt ein Zauber inne - Herman Hesse

Neugier und Tatendrang empfinde ich als Tugenden. Viel zu oft bringen diese aber mit sich, dass man nach dem verflogenen Anfangszauber den Antrieb verliert, sich mit dem Projekt weiterzubeschäftigen. Wir haben bereits gesehen, dass jedes Projekt einen nächsten Schritt identifiziert haben sollte und dass du diesen Schritt prüfen solltest, ob er granular genug ist.

Markiere dir darüber hinaus auch alle Aufgaben, die gerade in der Bearbeitung sind. Wenn alle Aufgaben die eben aufgezeigten Voraussetzungen erfüllen, sollte es das nicht geben. Praktisch gibt es aber immer Ausnahmen. Wenn du einen Bericht schreibst, arbeitest du wahrscheinlich selten mit Unteraufgaben „Kapitel 1 schreiben“, „Kapitel 2 schreiben“, etc. Daher wird die Aufgabe „Bericht schreiben“ irgendwann beginnen und sich dann über ein paar Tage ziehen. Gib ihr dann vom ersten Tag an einen Zusatz „in progress“. 

Filtere nun regelmäßig deine Aufgaben nach den InProgress-Aufgaben. Freitage sind ein guter Tag dazu! Vor dem Wochenende solltest du nichts Neues mehr anfangen, damit du mit freien Gedanken ins Wochenende kannst. Konzentrierst du dich im Gegenzug auf diese Aufgaben, besteht die Chance mit vielen abgeschlossenen (Teil-)Projekten entspannt ins Wochenende zu gehen.

Jetzt interessiert mich: Was ist bei dir die häufigste Ursache für nicht abgeschlossene Projekte und was hast du hier schon alles an Gegenmaßnahmen probiert?