Die grobe Struktur eines Projekts sollte Dir immer bekannt sein. Zum Glück passt die meistens auf eine Serviette. Du kannst also Projekte künftig in Deinem Lieblings-Steh-Cafe planen. Ab dann übernimmt die Buch-Analogie.
Das richtige Maß an Planung: Eine Serviette voll
Jedes Projekt besteht atomar aus den konkreten Aufgaben und Terminen. Dieser Blick ist wichtig, damit es überhaupt im Projekt vorangeht. Gleichzeitig ist er zu granular, um das größere Bild zu sehen. Selbst wenn Du also gewissenhaft Deine To-do-Liste und Deinen Kalender pflegst, fehlt eine Ebene.
Die Frage, „was muss in dem Projekt überhaupt gemacht werden?“ kannst Du in formloser Prosa sicher für alle Deine Projekte beantworten, weil alle Bestandteile als Gedanken bereits irgendwo in Deinem Kopf sind. Bringe diese Gedanken strukturiert und knapp zu Papier. Natürlich muss es nicht wirklich eine Serviette sein, sondern darf auch eine digitale Lösung sein. Hauptsache, Du fasst Dich hier kurz.
Nehmen wir einen längeren England-Aufenthalt als Beispiel. Auf der Serviette könnte dann stehen, dass Du Dich vorab mit Sprache, Kultur und ein paar Städten beschäftigen willst. Das klingt beim ersten Hören nach einer To-do-Liste. Für konkrete Aufgaben sind die Einträge aber noch zu fett. „Mit der Sprache beschäftigen“ kann alles bedeuten. Vom Herunterladen einer Sprachlern-App bis hin zur Anmeldung bei einem Fortgeschrittenen-Kurs an der örtlichen Hochschule. Vielleicht sogar beides?
Das ist typisch: Was auf der Serviette nach Aufgabe klingt, ist fast immer ein eigenes (Unter-)Projekt.
Die Lesezeichen-Analogie
Bevor Du ein Buch zur Seite legst, platzierst Du ein Lesezeichen. Damit ist klargestellt, dass Du das nächste Mal an dieser Stelle weiterliest. Zurück zum Englandaufenthalt. Hier sprichwörtlich liegen drei Bücher vor Dir: ein Wörterbuch, eines über die englische Kultur und ein Städteführer. Falls Du die Bücher der Reihe nach liest, reicht ein Lesezeichen. Solltest Du Dich hingegen für paralleles Lesen entscheiden (was je nach Situation auch sinnvoll sein kann), brauchst Du für jedes Buch ein Lesezeichen.
Wie viele Schritte musst Du also im Vorfeld bei Deinen Projekten planen? Die Serviettenplanung enthält keine Schritte, sondern Aspekte bzw. Teilprojekte. Du entscheidest, welche dieser Teilprojekte parallel laufen dürfen und dann muss ein nächster Schritt pro Aspekt definiert sein.
Wie viele Lesezeichen hast Du in Deinem metaphorischen Bücherregal verteilt?
Du willst agile Projektplanung und all Deine To-dos beherrschen? Dann solltest Du …