Jeder von uns hat mindestens eine E-Mail oder eine Aufgabe in der To-do-Liste, die man schon seit Tagen vor sich herschiebt. Eigentlich keine große Sache, aber dennoch maximal unattraktiv. Die kleinen Quälgeistern scheinen der Beweis zu sein, dass unser Selbstmanagement doch nicht so toll ist, wie wir es gerne hätten.
Die Gute Nachricht: Für diesen Typ von Aufgabe gibt es einfaches Lösungsschema.
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Nervige Aufgaben sind eigentlich kleine Projekte
Wann immer wir uns in Coachings solche Aufgaben vornehmen und ich frage: „Was hat es damit auf sich?„, folgt ein „Hmm….“ und dann meistens eine Kaskade der Form:
- „Letztlich müsste ich dazu …“
- „… aber das geht nicht ohne …“
- „… und dazu müsste ich erst …“
Nehmen wir als Beispiel „Spotify ersetzen“. Klingt nach einer Aufgabe, denn es enthält ja ein Verb. Formulieren, die ein Verb enthalten, sind prinzipiell ausführbar. Wenn sie nicht dennoch nicht ausgeführt werden, muss man nachhaken.
Unklare Bedeutung schafft große Herausforderungen
Im Spotify-Beispiel wollte ich meinen privaten Musikstreamingdienst ersetzen. Ein kurzes Brainstorming bringt diese kleinteiligen Aufgaben ans Tageslicht:
- Spotify-Abo kündigen
- Abo bei neuem Anbieter abschließen
- Playlisten übertragen
- Neue App auf allen Geräten installieren und Spotify deinstallieren
Alles, was mehr einen Schritt zur Erledigung braucht, ist ein Projekt. Hier ein Mini-Projekt. Jeder der Unteraufgaben ist an sich ausführbar (weil sie ein Verb enthält). Dabei muss das nicht mal in einem Aufwasch passieren, sondern könnte sich auf mehrere Tage verteilen.
Und dennoch wird es in diesem Projekt nicht vorangehen, weil die Bedeutung noch nicht herausgearbeitet ist. Hier ist es der Punkt „Abo bei neuem Anbieter abschließen„. Hier ging es nicht um den günstigsten Anbieter, oder denjenigen mit dem größten Katalog, sondern um einen mit funktionierendem Jugendschutz.
Da die App in der Familiengruppe verwendet werden soll, muss die neue App auf manchen Geräten die Inhalte bzw. Jugendschutz filtern. Und damit nähern wir uns dem Knackpunkt: Es geht im nächsten Schritt noch gar nicht ums Abschließen eines Abos, sondern ums Recherchieren eines Anbieters.
Der nächste Schritt beendet die Prokrastination
Der nächste Schritt stand in diesem Beispiel nicht auf der Liste. Besser gesagt, einer der vermeintlich nächsten Schritte „Abo bei neuem Anbieter abschließen“ wurde einfach immer und wieder aufgeschoben. Die einfache Lösung: Frage, warum Du das aufschiebst?
Warum hast Du bisher noch kein neues Abo abgeschlossen? Weil ich noch keinen guten Anbieter gefunden habe!
Warum hast Du noch keinen guten Anbieter gefunden? Weil ich einen suche, der gute Jugendschutzeinstellungen hat.
Was könntest Du jetzt konkret tun? Ich könnte die Frage (welcher Musikstreamingdienst hat gute Jugendschutzeinstellungen) bei Google, YouTube oder einem Familienforum suchen.
So werden kleine Projekte keine großen Herausforderungen
Schnappe Dir eine E-Mail oder eine sonstige überfällige Sache in Deiner Organisation. Verbirgt sich hinter dieser Sache eine mehrstufige Aufgabe, sprich ein Mini-Projekt.
Kannst Du Dich bei einem der Schritte einfach nicht überwinden, ihn anzugehen? Warum? Hinterfrage die erste Antwort mit einem weiteren warum, und noch einem und noch einem, bis Du irgendwann zum „Und jetzt“? übergehen kannst.
So verlieren kleine Projekte ihren Schrecken und werden zügig erledigt.
Wenn Du Deine Projektplanung systematisch auf ein neues Niveau heben willst, dann empfehle ich Dir meinen Audiokurs: