Kennst du das: Eine hast tolle Idee und dann die Frage: Wo gehört das hin? Die PARA-Methode bietet eine klarere Antwort. Statt uns in Kopien und Verknüpfungen zu verlieren, frage dich: Wann werde ich die Notiz das nächste Mal entnehmen? Dieser Perspektivwechsel löst das typische Chaos mit mehreren Versionen und zeigt dir, wie Notizen sinnvoll wandern dürfen.
Das Problem: Mehrere Aufbewahrungsorte = Chaos
Wir denken oft in Kategorien: Ideen-Notizbuch, Projekt-Notizbuch, Team-Meeting-Ordner. Das aber, wenn wir aus dem Team-Meeting heraus eine Idee für das aktuelle Projekt haben? Jetzt passt die Notiz in gleich Notizbücher. Murphys Gesetz sagt: Sobald eine Datei an mehreren Orten existiert, wird irgendwann eine Version bearbeitet und die andere bleibt veraltet. Ergebnis: Inkonsistenzen, falsche Folien, verlorene Änderungen.
Warum Shortcuts allein nicht die Lösung sind
Verknüpfungen oder Shortcuts lindern Schmerzen, weil sie nur eine Datei referenzieren. Aber sie übertünchen das eigentliche Problem: eine nicht getroffene Entscheidung. Shortcuts sind wie Deo — sie überdecken den Geruch, ersetzen aber nicht das Lüften.
Der bessere Ansatz: Entnahmezeitpunkt statt Ablageort
Statt zu fragen „Wo lege ich das ab?“, frage: Wann brauche ich das das nächste Mal? Dieser kleine Wechsel bringt zwei große Vorteile:
- Du triffst eine konkrete Entscheidung (erstes Wiedervorlagedatum).
- Du vermeidest parallele Kopien und die damit verbundenen Synchronisationsprobleme.
Praxisbeispiel: Die Idee für ein Kundenprojekt
Stell dir vor, du notierst eine Idee für ein Kundenprojekt. Drei mögliche Entnahmezeitpunkte sind typisch:
- Sofort vor dem Kundenmeeting: Die Idee ist präsentationsreif → ab in das Projekt-Notizbuch (P-Ordner der PARA-Methode) und in die Meeting-Agenda eintragen.
- Nächstes Team-Meeting: Idee noch nicht ganz ausgereift → in den Areas-Ordner legen, Agenda-Eintrag fürs Team-Meeting (Jour fixe).
- Später zur strategischen Arbeit: Zu unausgereift für das Team → ab in deinen Someday-/Resources-Ordner; dort reift die Notiz in Ruhe.
Wichtig: Die Notiz darf wandern. Sie beginnt im „Wiedervorlage“-Kontext, wandert ins Area, dann ins Projekt und schließlich — wenn abgeschlossen — ins Archiv.
Wie die PARA-Methode konkret hilft
Kurz zur Erinnerung: PARA steht für Projects (Projekte), Areas (Verantwortungsbereiche), Resources (Materialsammlung) und Archives (Archiv). Wenn du den Entnahmezeitpunkt bestimmst, weißt du automatisch, in welchen Bereich die Notiz gehört:
- Projects (P): Inhalte, die du beim nächsten Kunden- oder Teamtermin brauchst.
- Areas (A): laufende Verantwortlichkeiten und Themen, die im Team besprochen werden.
- Resources (R): Sammelort für Ideen, Artikel, Links — Rohmaterial für später.
- Archives (A): Fertiggestellte Projekte und abgeschlossene Unterlagen.
Wenn du diese Logik anwendest, brauchst du weniger Kopien, weniger Shortcuts und weniger Sucherei. Notizen wandern, sie sind nicht statisch.
Ein kleines Workflow-Checklist für den Alltag
- Schreibe die Idee sofort auf — egal wo.
- Frage: Wann entnehme ich das nächste Mal? (Meeting, Team, strategische Zeit)
- Lege die Notiz in den entsprechenden PARA-Bereich (P, A, R) für diesen ersten Entnahmezeitpunkt.
- Trage eine konkrete Next Action oder Agenda-Notiz ein (z. B. „In Meeting XY vorstellen — 5 min“).
- Wenn die Notiz reift, verschiebe sie weiter: Area → Project → Archive.
Häufige Fragen kurz beantwortet
- Soll ich PDFs in Cloud oder in meine Second-Brain-App legen? Frage zuerst: Wann brauche ich das PDF? Dann wähle den PARA-Bereich, der diesem Zeitpunkt entspricht.
- Was, wenn mehrere Personen Zugriff brauchen? Nutze gemeinsame Projekt-Ordner für den aktiven Austausch, aber vermeide mehrere Kopien im Cloud-Speicher.
- Shortcuts: gut oder schlecht? Hilfreich, aber kein Ersatz für die Entscheidung über den Entnahmezeitpunkt.
Fazit: Eine kleine Gewohnheit mit großer Wirkung
Die PARA-Methode wird erst dann richtig mächtig, wenn du konsequent vom Ablageort zum Entnahmezeitpunkt denkst. Notizen dürfen wandern. Entscheide beim Erfassen, wann du sie das nächste Mal brauchst — und handle entsprechend. So vermeidest du Kopien, Version-Chaos und findest deine Inhalte genau dann, wenn du sie brauchst.
Merke dir: Du bist oft nur eine Next Action vom Fortschritt entfernt — und diese Next Action kann so einfach sein wie: Bestimme den nächsten Entnahmezeitpunkt.
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Wenn du tiefer in die praktische Umsetzung von PARA und Second-Brain-Organisation willst, lohnt sich ein Blick auf Tools wie Evernote, Obsidian oder Notion — aber zuerst: Entscheide den Entnahmezeitpunkt.