Frustriert von Notizen und Dokumenten, die nirgends so richtig hinpassen? Entdecke, wie Du mit der PARA-Methode auch die schwierigsten Informationen organisierst und Dein persönliches Wissenssystem optimierst.
Egal welche Notiz-App Du benutzt, Du wirst immer das gleiche Problem haben: Schnabeltiernotizen. Das sind Notizen bzw. Dokumente wie z.B. eine Rechnung, die sich an mehreren Stellen ablegen lassen würden und damit – genau wie das Schnabeltier – schwer zu klassifizieren sind.
Hier erfahren, was die PARA-Methode nach Tiago Forte überhaupt ist.
In welche PARA-Kategorie gehört Dein Dokument?
Eine Rechnung muss oft mehrere Schritte durchlaufen, bis sie komplett abgehandelt ist. Selbst wenn es nur zwei Schritte wären (Bezahlen und für die Buchhaltung korrekt ablegen) haben wir definitionsgemäß ein Mini-Projekt. Oft kommt aber noch ein Follow-Up-Schritt dazu. So muss z.B. bei einer Arztrechnung und Privatversicherten noch geprüft werden, ob das Geld korrekt erstattet wurde.
Also zu P wie Projekte.
Anderseits gehören Finanzen oft die Kategorie Areas, also Bereiche, weil die meisten Selbstständigen auch ihr eigener CFO sind.
Also A wie Areas.
Wenn doch aber die Rechnung bezahlt wurde, kann sie dann nicht direkt ins Archiv?
Zugegeben, das ist schon ein High-Level-Problem rund um PARA. Dennoch kann es hier sehr unangenehm werden, wenn der Workflow nicht ordentlich aufgesetzt ist. Nicht bezahlte Rechnungen bringen finanzielle Nachteile, die Du nicht willst, nur die Rechnung in einem ungeschickten Ordner abgelegt wurde.
Was sagt Getting Things Done (GTD) dazu?
Aus Sicht von Getting Things Done haben wir hier ein Mini-Projekt mit zwei Next Actions, die wir aus Effizienzgründen bündeln, können. Denn natürlich könntest Du jedes Mal, wenn eine Rechnung ankommt, das Online-Banking öffnen, den Betrag überweisen und dann die Buchhaltungssoftware öffnen, um die Rechnung dort abzulegen. Wir haben hier Next Actions, die wir alleine nicht erledigen wollen. Erst wenn genügend Rechnungen gesammelt worden sind, arbeiten sie effizient im Stapel ab.
Es ist hier also sinnvoll, die Rechnungen an eine Stelle zu sammeln, und z.B. einmal pro Woche alle simultan zu bearbeiten. Auch hier fällt also alles auf den Ablage-Ort zurück.
Bevor wir zu PARA zurückkehren noch ein Kommentar: zu überprüfen, ob die Rechnung im medizinischen Beispiel korrekt überwiesen wurde, ist eine „Follow Up“- bzw. „Waiting For“-Aufgabe. Das müssen wir später noch berücksichtigen.
Bitte nicht als Projekt betrachten
Weil die Rechnungen am effizientesten im Stapel bearbeitet werden, solltest Du sie nicht im Projektordner ablegen. Projekte im engeren Sinne sind mehrschrittige Aktivitäten, die Dich voranbringen und keine reinen Fleißaufgaben. Diese Dokumente und die zugehörigen Aufgaben bei den Projekten zu erfassen, lenkt den Blick vom Wesentlichen ab.
Damit bleibt nur ein Ordner unterhalb von A wie Areas für die erste Ablage. Das könnte z.B. ein Ordner der Form „Areas/Finanzen/offene Rechnungen“ sein, in dem erst mal alles gesammelt wird.
Aber Achtung: Weil dieser Ordner jetzt nicht mehr prominent zu sehen ist, kann sein Inhalt vergessen werden. Wenn Du Dinge aus dem Blick verlagerst, ist ein zusätzlicher Reminder wichtig. Das kann z.B. ein regelmäßiger Kalendereintrag „Um Rechnungen kümmern“ sein.
Bei der dieser Gelegenheit könntest Du auch überprüfen, ob die Waiting-For-Aufgaben der zuletzt erledigten Rechnungen schon (von anderen) erledigt wurden. Sprich, ob Dir die Versicherung schon Geld überwiesen hat.
Am Ende wandert alles ins Archiv. Vielleicht.
Eine Rechnung, deren gedachtes, zugehöriges Mini-Projekt komplett (also inkl. Waiting-For-Aufgaben) erledigt ist, könnte ins Archiv. Das muss aber nicht wirklich ein Unterordner von „Archives“ sein. Am Beispiel der Arztrechnungen bevorzuge ich eine Ordnerstruktur, welche vergangene Jahre innerhalb des Areas-Ordner archiviert. Also z.B.
- Areas / Finanzen / Private Krankenversicherung / Rechnungen / Rechnungen 2022
- Areas / Finanzen / Private Krankenversicherung / Rechnungen / Rechnungen 2023
- Areas / Finanzen / Private Krankenversicherung / Rechnungen / Rechnungen 2024
Archive können, müssen aber nicht im Archiv-Hauptordner leben.
In diesem Video zeige ich Dir zusätzliche Tipps, wie ich die Situation in Evernote löse: