Dass die klassische To-do-Liste zu simpel ist, um im modernen, schnellen Alltag standhalten zu können, hat sich mittlerweile herumgesprochen. Diese Listen wachsen schneller, als wir in ihnen Dinge erledigen können. Zumindest dann, wann zuverlässig alle Aufgaben einträgt, damit einem auch wirklich nichts durch die Lappen geht. Je schneller sich also unsere Welt dreht, desto schneller scheinen simple To-do-Listen zu versagen.
Auf der anderen Seite des Spektrums steht exemplarisch die To-do-App ClickUp, die mich regelmäßig mit ihrer vielen Features, Buttons, Begriffen, usw. erschlägt. Hier ist kein Feature-Wunsch offen geblieben. Aufgaben können terminiert, kategorisiert, priorisiert, zugewiesen, kommentiert, aufgeteilt und superlativiert werden. Das Wort superlativiert habe ich dabei gerade erfunden. Es drückt einfach aus: Was auch immer du rund um eine Aufgabe in ClickUp tun möchtest, es geht vermutlich schon.
Was bringt eine Superlativ-App?
Das erinnert mich an die ersten All-In-One-Suites auf unseren PC. Was ist eigentlich Outlook? Die Antwort „ein E-Mail-Programm“ greift zu kurz. Denn Outlook kümmert sich auch um deine Termine, Kontakte, Aufgaben und Notizen. Wie ist es heute auf unseren Smartphones und Browser? Hier herrschen verschiedene Apps und bzw. Browser-Tabs vor. Möglicherweise vom gleichen Hersteller, z.B. GMail, Google Calender und die Kontakt-App von Google. Jedoch bist du zu keinem Zeitpunkt daran gebunden, all diese Apps zu verwenden. Es stünde dir frei, z.B. die Kalender-App auszutauschen.
Was ist also besser: die Superlativ-App oder getrennte Apps? ClickUp, die selbst den Claim „One App to Replace Them All“ verwenden, preist natürlich an, dass du alles aus einem Guss bekommst. Ein Abo, eine App bzw. Webseite, ein Look & Feel und dennoch alle Funktionen.
Der Claim erinnert mich an den alten Slogan der Supermarkt-Kette Real: einmal hin, alles drin. Beim Einkaufen mag es ein Schmerz sein, zu viele Supermärkte anfahren zu müssen, bis alles besorgt ist, was besorgt werden will. Bei Apps, wo der Wechsel über einen Click oder Wischgeste erledigt ist, verschwindet dieser Vorteil.
Ein Plädoyer für Standalone-App
Everbodys Darling is Everbodys Depp. Freundlicher formuliert: Eine App, die alles können will, kann letztendlich nichts perfekt. Standalone-Apps können sich auf ihre Kernfunktion konzentrieren. Todoist perfektioniert die To-do-Liste, GMail die E-Mail und Evernote oder Notion die Notizen.
Ob diese getrennten Apps dann allerdings reibungslos zusammenarbeiten, ist nicht garantiert. Zwar gibt es für Todoist und Evernote Plugins und Integrationen für alle großen Plattformen, aber eben nicht für jede beliebige Kombination. So kann nicht aus jeder beliebigen App mit einem Klick eine Aufgabe erstellt und nicht an jede Aufgabe sofort ein Dokument aus einer anderen App angehängt werden. Mit zwei bis drei Klicks geht es dann meistens aber doch wieder.
Dass ich dir hier Standalone-Apps für dein Zeitmanagement gegenüber Superlativ-Apps empfehle, mag natürlich ein Stück weit meinen persönlichen Geschmack widerspiegeln. Ich ziehe nun mal sehr gute, einzelne Apps mit evtl. mehrstufigen Klickfolgen in der Zusammenarbeit einer Super-Duper-App vor, die in jeder Domäne dann ständig Einbußen von mir abverlangt.
Eine Warnung möchte ich aber – losgelöst von allen Geschmacksfragen – noch aussprechen.
Komplexität sollte nicht mit Komplexität begegnet werden.
Kehren wir zur Eingangsfestellung zurück: Die simple To-do-Liste scheint vor der Komplexität des Alltags in die Knie zu gehen. Warum der Versuch, Komplexität mit Komplexität zu begegnen, aber auch zum Scheitern verurteilt ist, kannst du dir zetzt im Podcast anhören: