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Wie tief sollte ich meine Archive unterteilen?

Die Organisation deiner digitalen Dokumente kann eine Herausforderung darstellen, besonders wenn es darum geht, festzulegen, wie tief du deine Archive unterteilen solltest. Die PARA-Methode von Tiago Forte bietet eine klare Struktur für Projekte, Bereiche, Ressourcen und Archive. Aber wie viel Struktur ist wirklich notwendig? Lass uns das gemeinsam herausfinden.

Inhaltsverzeichnis

Die Grundlagen der PARA-Methode

Bevor wir uns mit der Archivierung beschäftigen, ist es wichtig, die vier Hauptkategorien der PARA-Methode zu verstehen:

  • Projekte (Projects): Temporäre Vorhaben mit festgelegten Zielen und Zeitrahmen.
  • Bereiche (Areas): Dauerhafte Verantwortlichkeiten ohne festgelegtes Enddatum.
  • Ressourcen (Resources): Materialien und Informationen, die für zukünftige Projekte nützlich sein könnten.
  • Archive (Archives): Abgeschlossene Projekte und Informationen, die du nicht löschen möchtest.

Archivierung in der Praxis

Wenn du deine digitalen Dokumente nach der PARA-Methode organisierst, stellt sich die Frage: Wo sollten Dokumente im Archiv abgelegt werden? Die Antwort ist, dass sie unter „A wie Archive“ abgelegt werden sollten. Dies gilt für alle Dateitypen, einschließlich PDFs, Word-Dokumenten und Bildern.

PARA-Methode Übersicht

Wie viel Strukturierung braucht dein Archiv?

Es gibt drei wesentliche Überlegungen zur Strukturierung deiner Archive:

  1. Projekte archivieren: Wenn du Projekte archivierst, schiebe sie als Ganzes ins Archiv. Das bedeutet, dass du auch einige Dateien vor dem Archivieren aus dem Projektordner herausnimmst. Dadurch entsteht eine gewisse Sortierung im Archiv.
  2. Pragmatische Archivierung: Viele Menschen, mich eingeschlossen, archivieren bestimmte Dokumente im Bereichsordner anstatt im Archiv. Zum Beispiel die Steuererklärungen. Ich verwalte alle meine Steuererklärungen im gleichen Ordner unter „Finanzen“. Die aktiven Steuererklärungen haben eine auffällige Farbe, während die abgeschlossenen eine dezente Farbe erhalten.
  3. Weniger ist mehr: Manchmal sind Dokumente, die du nicht löschen möchtest, nicht mehr relevant. Wenn du das Gefühl hast, dass du ein Dokument möglicherweise nie wieder brauchst, kannst du es einfach ins Archiv verschieben, ohne viel Energie in die Auffindbarkeit zu stecken.

Beispiele für die Archivierung

Schauen wir uns einige konkrete Beispiele an, wie du deine Archive sinnvoll strukturieren kannst:

Steuererklärungen

Ich habe mir angewöhnt, die erledigten Steuererklärungen im gleichen Ordner zu behalten, anstatt sie ins Archiv zu verschieben. Nach 10 Jahren lösche ich den gesamten Ordner, sodass ich keine separate Archivierung vornehmen muss.

Beispiel Steuererklärungen

Besprechungsprotokolle

Wenn du wöchentliche Besprechungen hast, fallen oft Protokolle an. Es ist sinnvoll, diese im Bereichsordner aufzubewahren, solange die Besprechungsreihe aktiv ist. Wenn die Besprechung nicht mehr relevant ist, kannst du den gesamten Ordner ins Archiv verschieben.

Beispiel Besprechungsprotokolle

Die Bedeutung von Dateinamen

Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Benennung deiner Dateien. Wenn du eine Datei ins Archiv verschiebst, achte darauf, dass der Dateiname aussagekräftig ist. Anstatt „Image1“ oder „Dokument.txt“ zu verwenden, füge das Jahr und den Inhalt hinzu, wie zum Beispiel „2024_Rechnung_Haftpflichtversicherung.pdf“.

Suchfunktionen nutzen

Wenn du ein gutes Dokumentationssystem wie Google Drive oder Evernote verwendest, kannst du die Suchfunktion nutzen, um Dokumente auch in großen Archiven schnell zu finden. Achte darauf, dass die Suchbegriffe im Dateinamen enthalten sind, damit du sie später leicht wiederfinden kannst.

Suchfunktion in Google Drive

FAQ zur Archivierung

Wie oft sollte ich mein Archiv überprüfen?

Es ist ratsam, dein Archiv regelmäßig zu überprüfen, mindestens einmal im Jahr, um sicherzustellen, dass alle Dokumente noch relevant sind und um alte, nicht mehr benötigte Dateien zu löschen.

Was mache ich mit alten Projekten?

Abgeschlossene Projekte sollten in das Archiv verschoben werden. Du kannst sie als Ganzes behalten oder nur die wichtigsten Dateien aufbewahren, die du möglicherweise in der Zukunft benötigen wirst.

Ist es besser, alles im Archiv zu speichern?

Es hängt von deiner individuellen Arbeitsweise ab. Wenn du eine gute Suchfunktion hast, kannst du die meisten Dateien auch im Archiv speichern, ohne sie zu stark zu strukturieren. Achte jedoch darauf, dass die Dateinamen klar und aussagekräftig sind.

Fazit

Die Archivierung deiner digitalen Dokumente nach der PARA-Methode kann dir helfen, deine Informationen effizient zu organisieren. Es ist wichtig, eine Balance zwischen zu viel und zu wenig Struktur zu finden. Denke daran, dass du nur eine „nächste Aktion“ vom Erfolg entfernt bist. Verliere nicht zu viel Zeit mit der Strukturierung deines Archivs, sondern konzentriere dich auf die Umsetzung deiner Projekte.

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