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Die optimale Dauer von Meetings: Nicht 60 Minuten

In der heutigen Arbeitswelt sind Meetings allgegenwärtig. Leider. Oftmals enden sie jedoch ineffektiv und frustrierend. Leider. Die Standarddauer von einer Stunde für Besprechungen könnte sich als eine der schlechtesten Entscheidungen herausstellen, die Unternehmen treffen können. Es ist entscheidend, die richtige Dauer und Struktur für Meetings zu finden, um sicherzustellen, dass sie produktiv sind. In diesem Artikel beleuchten wir zentrale Aspekte, die dabei helfen, Meetings effektiver zu gestalten.

Inhaltsverzeichnis

Warum 60-Minuten-Meetings schlecht sind

Die Standarddauer für Meetings liegt in den meisten Unternehmen bei einer Stunde. Und Spoiler, das könnte vermutlich die schlechteste Wahl sein, die man für so eine Meetingdauer treffen kann. Und damit meine ich jetzt noch nicht einmal, dass die fünf Minuten Pipi Pause fehlen, wenn die Meetings Schulter an Schulter im Kalender stehen.

Um die optimale Dauer für eine Besprechung zu ermitteln, müssen wir erst einmal zwischen zwei Arten von Meetings unterscheiden. Die zugehörige Frage lautet: Wird in dem Meeting gearbeitet oder wird in dem Meeting über Arbeit gesprochen?

Typ 1: Über Arbeit sprechen

Wenn in einem Meeting über Arbeit gesprochen wird, dann sind sechzig Minuten einfach zu viel. Ein typisches Beispiel hierfür ist das Daily Scrum, wie es agile Teams praktizieren. Hier trifft man sich morgens ungefähr fünf Minuten vor einem Scrum Board, um kurz zu besprechen, was gestern passiert ist, was heute passieren sollte und welche Hindernisse es gab oder gibt.

Wenn sich dann Folgebesprechungen ergeben, dann vereinbaren diese Personen einen Folgetermin, um sich auszutauschen. Das Meeting bleibt kurz und aufs Wesentliche beschränkt. Es wurde über die Arbeit gesprochen und nach fünf Minuten können alle zurückströmen. Selbst wenn es organisatorisch noch einen kleinen Aspekt zu klären gibt, reichen meistens fünfzehn bis zwanzig Minuten aus.

Scrum Meeting Beispiel

Typ 2: In Meetings arbeiten

Wenn in dem Meeting wirklich gearbeitet wird, dann sind sechzig Minuten oft hoffnungslos zu wenig. Solche Meetings nehmen schnell einen halben bis ganzen Tag in Anspruch und werden oft als Workshops bezeichnet. Da alle zwei Stunden die Luft raus ist und eine Pause gebraucht wird, solltest du bei einem Workshop in mehreren Blöcken von neunzig Minuten bis zwei Stunden denken.

Du musst entscheiden, ob an dem Tag ein Block reicht oder ob du zwei oder drei benötigst. Aber noch einmal, dann sind wir bei mindestens neunzig Minuten bis hin zum ganzen Tag.

Ursachen für lange Meetings verstehen

Warum setzen wir dann trotzdem immer wieder Meetings von sechzig Minuten Dauer an, obwohl das entweder hoffnungslos zu viel oder hoffnungslos zu wenig ist? Hier sind drei Denkimpulse, die dir helfen können, die Gründe besser zu verstehen.

  • Fehlende Transparenz: Wenn Informationen in deinem Unternehmen heiß gehandelte Waren sind, die nur einem exklusiven Personenkreis zur Verfügung stehen, wird immer ein Teil des Meetings dafür draufgehen, dass du den anderen erst einmal erklärst, was Sache ist. Wenn hingegen für Transparenz gesorgt ist, kannst du dir diesen ganzen Mist zu Beginn sparen.
  • Hive Mind: Du vermutest die Lösung zu deinem Problem irgendwo im Unternehmen oder hoffst, dass, wenn du genügend Leute lange genug in einen Raum einsperrst, es zu dieser Lösung kommt. Wenn du den Leuten im Vorfeld gesagt hättest, wie schwierig das Problem ist, hättest du ehrlicherweise zu den Leuten sagen müssen, dass du sie ’n halben bis ganzen Tag in dem Raum einsperren wirst, bis sie endlich eine Lösung finden.
  • Klarheit mit der Brechstange: Du hast ein Problem vor dir, das du noch nicht ordentlich verstanden hast. Du versuchst, in der Gruppe Klarheit herzustellen, was man denn überhaupt tun könnte. Und auch hier hoffst du, dass, wenn du genug Leute lange genug in den Raum einsperrst, am Ende des Meetings klar ist, was zu tun ist.

Praktische Tipps für effektive Meetings

Um Meetings effektiver zu gestalten, gibt es einige praktische Tipps, die du in Betracht ziehen solltest:

  • Setze klare Ziele: Definiere, was du mit dem Meeting erreichen möchtest. Das hilft, den Fokus zu behalten.
  • Sei transparent: Teile relevante Informationen im Vorfeld, damit alle Teilnehmer auf dem gleichen Stand sind.
  • Halte Meetings kurz: Überlege, ob du das Meeting wirklich auf eine Stunde ansetzen musst oder ob es auch kürzer geht.
  • Plane Pausen ein: Wenn du längere Meetings hast, plane regelmäßige Pausen ein, um die Konzentration aufrechtzuerhalten.
  • Folge dem Meeting mit einem klaren Aktionsplan: Stelle sicher, dass nach dem Meeting klar ist, wer was bis wann zu tun hat.

Fazit

Die optimale Dauer für Meetings hängt stark von der Art des Meetings ab. Während kurze Meetings für Informationsaustausch und Updates hervorragend geeignet sind, benötigen Workshops und intensive Arbeitsmeetings mehr Zeit. Indem du die oben genannten Tipps berücksichtigst und deine Meetings entsprechend planst, kannst du die Effektivität deiner Besprechungen erheblich steigern.

 

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