Im zweiten Teil des Interviews mit Sabrina von Nessen sprechen wir über emotional Leadership. Insbesondere klären wir, warum jeder Arbeitnehmer nebenbei ein Unternehmen gründen sollte und warum wir mehr Frauen in technischen Berufen und in Führungspositionen brauchen.
Seit Juli 2020 gibt es in Kaiserslautern das Waldbaden (=> Artikel in Rheinpfalz). Letzte Woche sind wir mit den Kindern dort vorbeispaziert. Dabei musste ich ständig an das Thema Produktivität denken, insbesondere an Ölfässer in der Wüste.
Hörer*innen meines Podcasts (siehe z.B. Folge 17) kennen das Bild bereits: Wer durch eine Wüste wandern muss, verirrt sich leicht. Außer jedoch, ein freundlicher Mensch hat in regelmäßigen Abständen schwarz-lackierte Ölfässer aufgestellt.
Nun parken wir unser Auto auf einem Schotterplatz am Waldrand. Beide Kinder spazieren gut gelaunt mit Kinder-Pfadfinderausrüstung den Waldweg entlang. Jederzeit auf Abenteuer eingestellt. Nur nicht auf einen langen Spazierweg. So vertrösten wir sie an jedem roten Wegweiser (wie der im Titelbild), dass es nicht mehr weit sein kann. Wald ist hier eigentlich schon überall. Nur das Waldbaden kann man vor lauter Bäumen noch nicht sehen.
So navigiert man von Schild zu Schild durch den Wald, wie es von Ölfass zu Ölfass durch die Wüste geht.
Nach zehn Minuten entlang des Waldweges kommen wir an. Ein Schild erklärt uns, wir sollen die Gelegenheit zum Abschalten nutzen. Okay, einen kurzen Moment lang werde ich das Handy nicht benutzen, um ein Foto von eben diesem Schild zu machen. Wir gehen die erste Schritte abseits des Weges ins Waldbaden hinein.
Nachdenken, ohne nervös zu werden
An drei Stellen, entlang des Weges, laden Liegen dazu ein, sich ein wenig auszuruhen. Das ist das eigentliche Waldbaden: Dort einfach nur liegen, weit ab von allem Verkehrslärm. Den Blick nach oben. Durch die Baumwipfel hoch zu den Wolken. Neben der Aussicht badet man dabei in den Geräuschen und Gerüchen des Waldes. Ja, hier kann man wunderbar zur Ruhe kommen. Dabei könnte man nun über seine Projekte nachdenken. Kurz überlege ich, wie toll es jetzt wäre, mich hier hinlegen zu können, um nachzudenken. Die Kinder zeigen – verständlicherweise – keinerlei solche Ambitionen. Einem kurzen Probeliegen stimmen sie zu.
Lange verharren wir nicht auf der Liege. Kurz bedauere ich es, diese Ruhe nicht produktiv nutzen zu können. Einfach mal in Ruhe über seine Projekte, deren Prioritäten und die nächsten Schritte nachdenken. Das ist doch schließlich das, was man an Ölfässern tut. Ich bin verwirrt. Eben waren die Schilder, die uns zum Waldbaden geführt haben meine rastlosen Ölfässer, jetzt übernehmen die Liegen diese Funktion.
Obwohl. Vermutlich ist es nicht im Sinne des Erfinders hier Tablet oder Notizbuch zu sitzen. Aber Planen und Ideen entwickeln ohne Verschriftlichung geht nicht. Das macht mich nervös. Was, wenn ich den tollen gefassten Gedanken wieder vergesse?
Nicht nachdenken, ohne zu schwitzen
Die Kinder ziehen weiter. Zu verlockend ist es, auf den Baumstümpfen zu balancieren oder die kleinen Zelte zu entdecken, die andere Kinder aus langen Stöcken gebaut haben. Also ist die kurze Pause schon vorbei. Um in der Analogie des Badens zu bleiben: Das hat nicht mal zum nass werden gereicht.
Regelmäßig aufgestellte Schilder zeigen uns den Weg zu nächsten Liege. Meine Wüsten-Analogie wankt erneut. Waren jetzt die Liegen die Ölfässer oder übernehmen doch eher die Schilder diese Funktion.
Mit uns ziehen auch meine Gedanken weiter. Auf dem Weg zur nächsten Liege (die wir dann erst gar nicht mehr ausprobieren) wird mir klar, dass man auf den Liegen gar keine Gedanken fassen soll. Man soll sie eigentlich ziehen lassen. So wie bei meinen geliebten Ausdauerläufen die Gedanken mit den Bäumen an mir vorbeiziehen, sollen sie beim Blick durch die Bäume in den Himmel mit den Wolken wegziehen. Abschalten kann man mit Ruhepuls im Liegen oder mit hohem Puls beim Laufen.
Das ging schnell: Wir sind schon wieder am Ausgang. Als Spazierweg-Abstecher kann das Waldbaden keine Magie entfalten. Meine Gedanken kreisen immer noch um die Analogie zu den Ölfässern in der Wüste. Sind Wegweiser oder Liegen die besseren Ölfässer? Soll ich mein nächstes wöchentliches Review im Wald machen oder würde ich dann gegen die Etikette des Waldbadens verstoßen?
Auf dem Weg zurück zum Auto sammeln die Kinder Bucheckern. Ich beschließe meine diffusen Gedanken in einem Blogbeitrag zu teilen. Die Bäume ziehen im Gehtempo wieder an mir vorbei. Jetzt muss ich an ein Zitat von David Allen denken:
Die Wald-Manager von Kaiserslautern wollten, dass ich hier Bäume umarme und meine Projektliste dabei zu Hause lasse. Der letzte Gedanke, bevor wir wieder ins Auto einsteigen, ist, ob ich den Blog-Post auch dann schreiben sollte, wenn ich ohne Fazit ende. Wenn ich weder die Analogie der Ölfässer, noch das David-Allen-Zitat schriftlich zu Ende denke. Oh! Im Auto sitzend ziehen die Bäume jetzt richtig schnell an uns vorbei.
Sidepreneure sind Menschen die nebenberuflich Gründen und dadurch in allen Bereichen ihres Lebens wachsen. Sabrina von Nessen ist leidenschaftliche Sidepreneurin und heute mein Gast. Mit 20 Jahren Erfahrung in der Finanz- und IT-Branche, davon 15 Jahre als Führungskraft, steht sie für Führungsexzellenz im digitalen Zeitalter. In Folge 1 von 2 reden wir vor allem über Selbstwirksamkeit, Glaubenssätze und worauf wir eigentlich alle warten.
Du als Geschäftsführer deines eigenen „Unternehmens Körper“. Oder bist du doch eher selbstständig? Also selbst und ständig um den eigenen Körper kümmern.
Todo-Listen haben einen schlechten Ruf. Wer sich oberflächlich mit dem Thema beschäftigt, verfällt irgendwann der Hoffnung eine Todo-Liste würde ihm seine Produktivitätsprobleme nehmen. Nicht lange und die Ernüchterung kehrt ein. Viel zu oft wird dann der Todo-Liste mitsamt jeglicher systematischen Produktivität abgeschworen. Lasst uns stattdessen überlegen, an welcher Stelle Todo-Listen nicht funktionieren und wie sich das verbessern lässt.
Die drei U-Probleme bei Todo-Listen
Drei Stichworte fassen zusammen, was die typischsten Probleme von Todo-Listen sind:
Unvollständigkeit
Unklarheit
Unbehagen
Mit „Unvollständigkeit“ haben wir uns hier im Blog schon auseinandergesetzt; siehe Beitrag „Schreib alles in deine Inbox„. Unbehagen kommt auf, wenn die Liste immer weiter wächst. Paradox, oder? Folgt man dem Tipp, und schreibt alles auf, wächst die Todo-Liste ja umso mehr. Löst der Wunsch nach Vollständigkeit vielleicht am Ende sogar das Unbehagen aus? Kurz gesagt: Nein. Ein paar Techniken, die das vermeiden, haben wir dazu schon kennen gelernt (siehe meine Produktivitätstipps).
In diesem Beitrag soll es speziell um die Unklarheit gehen. Geschrieben habe ich ihn vor ein paar Wochen und bis heute zurück gehalten. Der Grund: Im Review fiel auf, dass der Titel missverständlich ist. Man könnte ihn auffassen als: “Mama Geburstag ist keine Aufgabe, denn ein guter Sohn/Tochter, würde den ja schließlich nie vergessen”. Wie du gleich merkst, geht der Kern des Beitrags in eine andere Richtung. Und doch blieb die Angst, man hält mich auf Grund des Titels für einen schlechten Sohn. Proaktiv habe ich daher zuerst den Beitrag “Schön, dass du an meinem Geburstag erinnert wurdest!” geschrieben. Je nachdem, wie du den Titel gelesen hat, bitte ich dich den anderen Beitrag vorher noch zu lesen.
Mama Geburtstag!
Angenommen, uns fällt in einem hektischen Moment der baldige Geburtstag unserer Mutter ein. Wir schreiben dann knapp „Mama Geburtstag“ in unsere Inbox. Immerhin verschriftlicht. Einige Tage später fällt der Blick auf die Todo-Liste und da steht:
Bericht
Handwerker anrufen
Geburtstag Mama
Sprachkurs
Alles klar? Vermutlich nicht beim ersten Blick. Im Geiste müssen wir jeden Satzfetzen zu einem ganzen Satz rekonstruieren. Viel zu oft muss man sich selbst fragen: „Was habe ich damit nochmal gemeint?„.
Am Beispiel „Bericht“ gibt es mehrere Ergänzungsmöglichkeiten mit einem Verb: Bericht lesen, Bericht schreiben, Bericht versenden, Bericht Korrektur lesen (usw.). Falls du zur Zeit an mehreren Projekten arbeitest, ist nicht mal klar, welcher Bericht gemeint ist. Zwei kurze Ergänzungen verschaffen Klarheit, z.B. „Bericht für Projekt XYZ lesen“. Beim Sprachkurs und dem Handwerker gilt das gleiche: „Handwerker Mustermann anrufen, um Angebot für neue Fenster einzuholen“ und „Bis Freitag beim Spanisch-Sprachkurs an der Uni anmelden“.
Sei besser schon in dem Moment, präzise, wenn du die Aufgabe anlegst. Spätestens aber beim nächsten Überfliegen deiner Liste. Gib deinem Zukunfts-Ich klare Anweisungen.
„Mama Geburtstag“ wollen wir exemplarisch weiter zerlegen.
Versteckte Projekte
Es gibt große Projekte wie Stuttgart 21 oder BER und es gibt „Mama Geburtstag“. Dabei ist alles, was nicht in einem Schritt erledigt werden kann, ein Projekt. Es lohnt sich kleinlich zu sein. Wenn du nur anrufen und gratulieren wolltest, so würde eine terminierte Aufgabe reichen und es wäre eben doch kein Projekt. Selbstverständlich haben Mütter jedoch ein Geschenk verdient. Also doch ein Projekt:
Ein gutes Geschenk aussuchen
Das Geschenk besorgen
Das Geschenk einpacken
Das Geschenk übergeben
Es mag zunächst befremdlich, so kleinteilig zu denken. Gleichzeitig ist es mir schon oft genug passiert, dass ich kurz vor einem Geburtstag noch ohne Geschenk oder sogar ohne Idee da stand. Oder ich wollte losfahren und dann gemerkt, dass ich das Geschenk noch gar nicht eingpackt habe. Möglicherweise würdest du das Einpacken auch nie vergessen und es muss nicht verschriftlicht werden. Dann reicht es schon, sich über die einzelnen Schritte bewusst zu sein.
Punkt 1 würde ich immer verschriftlichen. Als Frage an dich selbst. „Was könnte ich Mama schenken?“. An einer Stelle, die du regelmäßig liest (das kann der Kühlschrank oder die Next-Action-Liste sein), wirst du unterbewusst regelmäßig zur Lösungsfindung angeregt. Neben Aufgaben, die als Imperativ an dich selbst ein Ausrufezeichen tragen könnten, sind damit auch Fragen an dich selbst sinnvoll.
Fazit: Sei präzise, kleinlich und stelle Fragen
Durch präzise Einträge entlastest du dich selbst beim künftigen Blick über die Todo-Liste. Durch kleinliches Aufschreiben stellst du sicher, dass es später nicht an den Kleinigkeiten krankt. Und durch Fragen an dich selbst, schaltet sich dein Unterbewusstsein in die Problemfindung ein.
Wenn ich Menschen zum Geburtstag gratuliere, die nicht zum engsten Freundes- oder Familienkreis gehören, bekomme ich oft die Antwort “Schön, dass du an meinen Geburtstag gedacht hast”. Tatsächlich wurde ich von meinem Kalender daran erinnert. Sollte ich das kurz mal richtigstellen?
Mein Zahlengedächtnis ist nicht sonderlich gut. Ich kenne genau drei Telefonnummern auswendig (Mama, Oma, meine eigene). Bei Geburtsdaten sieht es nicht viel besser aus. Den Rest übernimmt mein Smartphone für mich. Schon seit vielen Jahren. Somit gratuliere ich den meisten Menschen auf Grund einer Smartphone-Erinnerung. Das Geburtstagskind freut sich trotzdem (es weiß es ja nicht), und bedankt sich. Viel zu oft habe ich mir dann Gedanken darüber gemacht, ob ich das richtigstellen sollte: “… eigentlich hat mein (Google-)Kalender an dich gedacht”.
Holen wir etwas weiter aus. Schreibst du Familiengeburtstage und die von deinen besten Freunden in deinen Kalender? Vermutlich ja. Solltest du dich dafür schämen? Ist eine Verterminlichung (gibt es das Wort?) eines freudigen Ereignisses angebracht? Sollte der Geburtstag deiner Mutter im Kalender neben Einträgen wie “Papiermüll wird abgeholt” stehen? Steht die Telefonnummer deiner Mutter in deinem Adressbuch, anstatt dass du sie selbst eintippst, wie es sich für eine(n) gute(n) Tochter/Sohn gehört?
Vermutlich nein.
Du schreibst guten Freunden hoffentlich eine Geburtstags-Postkarte. Oder rufst du nur an? Noch schlimmer: Du schreibst doch nicht etwa nur eine SMS/WhatsApp?
Vermutlich schon.
Du warst mir wichtig genug, um in meinem Kalender zu landen
Das klingt erst mal sarkastisch. Doch genau das Gegenteil ist der Fall. In der Gettings-Things-Done-Methode (Partner-Link zum Amazon) ist der Kalender heiliges Territorium, das man gegen alles unwichtige verteidigt. Selbst Aufgaben sollen da nicht rein (Link zum Beitrag). Wer hier einen wiederkehrenden Termin bekommt, ist mir wichtig. Damit deute ich es umgekehrt: Nur unwichtige Geburtstage werden nicht verterminlicht. Und ja, ich würde den Geburtstag sonst womöglich vergessen und könnte auch keine Textnachricht schreiben, da ich die Nummer nicht auswendig kenne.
Wohlgemerkt: Ich spreche nicht von einem Wandkalender mit 365 Tagen. So einen hat fast jeder zu Hause an der Wand. Auf ihm stehen Urlaube, Geburtstage und manchmal noch die Termine der Müllabfuhr. Ich rede von meinem eigentlich Haupt(-Google-)Kalender, der meine tägliche Terminlandschaft zeigt.
Damit sind Geburtstagsgrüße, die von meinem Kalender motiviert wurden, für mich nicht unredlich. Dennoch unterscheide ich die Quelle der Erinnerung. Geburtstagsgrüße auf Facebook sagen eigentlich nur: “Ich war gerade zufällig online und hatte 10 Sekunden Zeit was zu tippen”.
Wie seht ihr das? Sind Geburtstagsgrüße nur angebracht, wenn die Person auch ohne Erinnerung an euch gedacht hat? Ist WhatsApp oder Facebook als Kanal erlaubt? Von welchen Menschen tragt ihr Geburtstage in euren Kalender ein?
Egal ob du in der aktuellen Corona-Situation Langeweile verspürst oder gerne im Home Office produktiver wärst: Ein gutes Buch zum Thema Produktvität ist die Lösung.
Steigen wir direkt ins Thema ein: Hier meine Quarantäne-Leseliste für mehr Produktivität. Drei Bücher, jeweils absolute Must-Reads um produktiv zu arbeiten. Die Bücher nähern sich dem Thema Produktivität und Effektivität von drei Seiten.
„Getting Things Done“ – David Allen
Den deutschen Titel „Wie ich die Dinge geregelt kriege“ (Link zu Amazon) finde ich nicht glücklich gewählt. „Getting Things Done“ (GTD) ist mittlerweile ein geflügelter Begriff geworden und auch bei uns verstanden wird. Und gerade weil GTD vielerorts das Synomym für Produktivät geworden ist, haben wir ein erstes Must-Read.
Zwei Dinge zu diesem Klassiker vorweg. Zum einen ist GTD ein Framework. Das bedeutet David Allen erklärt, wie man auf die steigende Komplexität des Alltags prinzipiell korrekt reagiert. Die konkrete Ausgestaltung, also ob in Todoist, Evernote, Asana usw. schreibt er nicht vor. Das überlässt er Bloggern wir mir (Link zu meinen Best Practices). Zum anderen ist das Framework mächtig. Aus der Todo-Liste wird ein durchaus kompliziertes System. Hier braucht der Leser etwas Vertrauen, dass Allens System genau das ist, was am Ende hilft, dem Gefühl der Überforderung zu entkommen.
„Die 7 Wege zur Effektivität“ – Stephen Covey
Noch ein schlecht übersetzter Titel. Im Original spricht Covey von „Habits“, also Gewohnheiten statt Wegen. Während „7 Wege“ so klingt, als könne man sich einen aussuchen, sind tatsächlich 7 Gewohnheiten sinnvoll. Das wird dann natürlich im Buch auch in der deutschen Version richtig gestellt (Link zu Amazon).
Während „Getting Thins Done“ davon spricht, dass man seine Planung seinem höheren Ziel unterwerfen sollte, erklärt Covey, welchen Werten man tagtäglich folgen sollte, um nicht nur kleinere Projektziele, sondern Lebensziele zu erreichen. David Allen verhilft zu einem klaren Kopf und Stephen Covey hilft dabei, mit klarem und freiem Verstand seinen Lebenskompass korrekt zu justieren.
„Monkey Management“ – Human Ressources International
Damit die hochgesteckten Ziele und die zugehörigen Umsetzungspläne nicht im Alltagsrauschen untergehen, ist etwas Monkey Management notwendig (Link zu Amazon).
Immer dann wenn jemand anderes versucht dir eine Aufgabe zu übertragen, springt ein symbolischer Affe von seiner auf deine Schulter. Dieser Affe tanzt dir dann auf Nase und Tastatur herum, wenn du dich eigentlich gerne deinen Aufgaben widmen würdest. Das Buch gibt viele Tipps, wie man diesen Affen und ihren momentanen Besitzern begegnen sollte. Ziel ist, dass der Affe nicht zu dir wechselt. Im Gegensatz zu den grundlegenden Büchern von Allen und Covey also ein Buch voller praktischer Tipps.
Wie schlecht muss das Gewissen von Eltern sein, die wegen Corona jetzt nebenbei im Home Office ihre Kinder betreuen müssen? Ich sehe die Krise vor allem als Chance, der Arbeitswelt zu zeigen, was alles schief läuft. Liebe Eltern, lasst uns die Remote-Revolution starten!
Auf LinkedIn bin ich über diesen Beitrag von Christoph Keese gestoßen:
Ich habe bewusst Punkt 6 geschwärzt und werde ihn gleich erst offen legen. Allen noch sichtbaren Punkten kann ich 1:1 so zustimmen. Mir war Christoph Keese durch das (Hör-)Buch “Silicon Germany” (Link zu Amazon) auch noch positiv in Erinnerung.
Doch dann war da ja noch Punkt 6:
Dieser Punkt, das darin vermittelte Misstrauen, sowie das miserable Mitarbeiterbild verärgern mich auf vielen Ebenen. Rage-Modus an!
Das vermittelte Mitarbeiterbild
Das klingt nach: “Sind die Mäuse aus dem Haus, so tanzen sie zu Hause auf dem Tisch”. Richtig, Home Office ist kein Sonderurlaub. Das weiß meines Erachtens auch jeder Arbeitnehmer. Anscheinend ist der typische Arbeitnehmer aber derart faul und unmotiviert, dass er ohne enge Führung und abverlangte Leistungen zu Hause vor sich hin (ver-)gammelt. Mit spielenden Kinder um sich herum.
Dieses Misstrauen ganz pauschal aussprechen, … nun dazu fehlen mir die höflichen Worte. Die Mitarbeiter sollen beruhigende Signale an Kunden und Lieferanten senden? Wie wäre es, wenn die Führungskräfte dann ihrerseits Signale des Vertrauens an ihre Mitarbeiter senden würden?
Was alle Mitarbeiter jetzt hören wollen ist: “Wir vertrauen auf euch, dass ihr die Situation nicht ausnutzt” und nicht “Wir wissen, dass ihr eigentlich faul seid und werden euch daher an der engen Leine führen und kontrollieren”. Exakt diese Einstellung ist es, mit der Arbeitgeber die gesamte Generation Y und alle jüngeren verlieren (siehe “Generation Y: Mitarbeiter der Zukunft motivieren, integrieren, führen”, Link zu Amazon).
Digitalisierung wäre jetzt hilfreich gewesen
Glück hat der derjenige, der überhaupt erfolgreich ins Home Office geschickt werden kann. Vielerorts krankt es an unnötigen Stellen:
Die Prozesse sind noch nicht digitalisiert. Irgendein ausgedruckter Zettel muss noch persönlich in einen Briefkasten geworfen werden, damit der Kollege ihn einscannen und verarbeiten kann.
Die Hardware ist nicht verfügbar. Hoppla, wo bekommt man jetzt schnell 200 Notebooks her?
Die Server ertragen die Last nicht. Schwacher Trost: Der eigene schwachbrüstige Server erfüllte wenigstens die DSGVO. Nur deshalb gibt es ihn überhaupt.
Das Internet zu Hause spielt nicht mit. Der einäugige LTE-Kunde ist König unter den blinden 3G-Nutzern.
Die Verantwortung hierzu tragen alleine Entscheidungsträger der Unternehmen (hier in ihrer Doppelrolle als Bedenkenträger) und die Politik. Vielleicht lernen alle daraus und wir können die nächste Quarantäne digitaler durchleben. Ich denke in diesen Punkten würde Herr Keese zustimmen. Das waren jedoch auch nur die technischen Hürden. Kommen wir zur unternehmenspolitischen Ebene.
Weniger Zeit für Theater, mehr Zeit für eine Revolution
Quelle: imgur.com
Liebe Eltern, kennt ihr die Situation, wenn jemand nach einem Meeting sagt: “Zurück an die Arbeit”? Jahrelang habe ich über diesen Satz nicht sonderlich nachgedacht, bis ich das gleichnamige Buch von Lars Vollmer gelesen habe (Link zu Amazon). In seiner Metapher bewegt sich der moderne Angestellte ständig zwischen der (Vorder-)Bühne und der Hinterbühne hin und her. Auf der Hinterbühne wird tatsächlich gearbeitet, während auf der Vorderbühne Meetings, Reportings oder sonstiger Kram aufgeführt werden muss. Das Management in der ersten Reihe will schließlich unterhalten sein. Alles wertschöpfungsfreie Arbeit, die z.B. Herr Keese für so wichtig hält, um die Mitarbeiter eng zu führen. Wenn man ihnen nicht sagt, was sie tun sollen, und sie dann anschließend darüber berichten lässt, scheint ja auch alles den Bach runter zu gehen. Das ist Ausdruck von noch mehr Misstrauen. So scheitert es ja nicht nur an der Arbeitsbereitschaft, sondern auch an der Arbeitsbefähigung.
Gerade jetzt ist die Chance gegeben die Vorderbühne auf der Arbeit zu lassen um sich zu Hause der Wertschöpfung zu widmen. Die Gelegenheit ist günstig, sich vom Unsinn des typischen Controlling-Wahns zu überzeugen.
Der letzte vorm Urlaub, ab jetzt jeden Tag
Warum ist der letzte Tag vorm Urlaub eigentlich so produktiv? Das liegt zu großen Teilen am unbeirrbaren Fokus auf die wichtigen Dinge, die auch wirklich fertig werden müssen. Der Verzicht auf Theater tut sein übliches. Meistens ist die wichtige Arbeit dann schon so früh geschafft, dass noch genügend Zeit bleibt, den Schreibtisch und die Ablage aufzuräumen. In 4-5 Stunden wird erledigt, was sonst manchmal in 7 Stunden nicht geschafft wird.
Das zeigt: Eine 35-Stunden-Woche ist nicht das (Produktivitäts-)Maß aller Dinge. Unterstützt wird diese Beobachtung durch Betriebe, die mit der 25-Stunden-Woche gute Erfahrungen gesammelt haben (Siehe “Die 5-Stunden-Revolution” Link zu Amazon). Das Home Office von Eltern zu Corona-Zeiten erzwingt einen Inhalt wie am letzten Tag vorm Urlaub. Da die Kinder nebenbei betreut werden müssen, wird der Fokus laser-artig, während kein Theater gespielt werden muss. Einziger Unterschied: morgen ist kein Urlaub, sondern noch so ein Tag.
Herr Keese, bitte verzichten Sie auf enge Führung mit überholten Controllingmitteln. Werfen Sie ihr Misstrauen über Bord und erleben Sie, wie ihre Mitarbeiter mehr Wertschöpfung in weniger Zeit erbringen können.
Liebe Eltern im Home Office. Lasst uns gemeinsam mit unbeirrtem Fokus durch theaterfreie Arbeitstage zu Hause gehen. Wir bekommen jetzt gerade die einmalige Chance zu zeigen, dass ein 7-Stunden-Tag mit Meetings, Reportings und sonstigem Theater von gestern ist. Arbeitet nicht vor Ort im Unternehmen, sondern zu Hause am Unternehmen.
Genießt die anschließende Zeit zu Hause und blickt optimistisch nach vorne. Dann vergehen die Tage und Wochen wie im Flug.
Die wenigsten von uns können ein Projekt in einem Aufwasch ohne Unterbrechungen abarbeiten. Geht es nach einer kurzen Pause – egal ob freiwillig oder unfreiwillig – weiter, ist alles in Ordnung. Viel zu oft bleiben Projekte aber bis auf Weiteres in einem halbgaren Zustand. Lies im Folgenden, wie du diese Projekte mit einem „In Progress“-Label nicht aus den Augen verlierst und wie du sie dennoch zu einem Abschluss bringen wirst.
Das sind die vier häufigsten Ursachen, für ein nicht abgeschlossenes Projekt
Unterbrechungen: Eine Unterbrechung hat dich gedanklich abdriften lassen
Delegation: Du wartest auf eine Zuarbeit, die einfach nicht kommen will
Inspiration: Eine gute Idee ist gefragt, die nur leider nicht von selbst kommen will
Motivation: Nach einem guten Start steht als nächstes eine widerspenstige Aufgabe bevor, vor der du dich drückst
Unterbrechungen
Diese Ursache können wir relativ kurz abhandeln. Die meisten Unterbrechungen sind zeitlich begrenzt und nach ihr, kannst du dich wieder deinem Projekt widmen. Vielleicht hat die Unterbrechung dafür gesorgt, dass sich deine Prioritäten verschoben haben. Irgendwann wirst du aber zu deinem Projekt zurückkehren und dann kann es weiter gehen. Es kann auch immer passieren, dass sich zwischenzeitlich die äußeren Umstände geändert haben, und dein Projekt hat keine Relevanz mehr. Auch gut: Lasse los und streiche es von deiner Liste. Sollte dir das schwer fallen, so lies zuvor diesen Artikel aus dem Manager-Magazin: „Darf noch ein bisschen mehr Geld aus dem Fenster geworfen werden?“ (Link).
Wenn du allgemeine Tipps zum Umgang mit Unterbrechungen brauchst, empfehle ich dir das Buch „Monkey Management“ (Link zu Amazon).
Delegation
Du wartest auf ein Arbeitspaket einer anderen Person. Und wartest, und wartest. Im besten Fall hat die Person es einfach nur vergessen, dann reicht eine einfache Erinnerung. Nur wenn die Person partout keine Zeit finden kann, sich darum zu kümmern bist du wieder in der Verantwortung, evtl. jemand anderen für die Aufgabe zu finden.
Um hier den Engpass erst gar nicht aufkommen zu lassen folgender Tipps:
Schreibe dir alle Zuarbeiten, auf die du wartest, in deine Aufgabenverwaltung mit dem Präfix „Warten auf XYZ„. Am besten in eine eigene Liste „Warten auf“.
Schaue dir speziell diese Liste jede Woche einmal an und prüfe, ob du schon Erinnerungen versenden solltest, falls die Deadline näher rückt.
Notiere dir das Datum, an dem du die Person erstmalig um Erledigung gebeten hast. Beziehe dich dann höflich bei deiner Nachfrage auf dieses Datum „… siehe meine Nachricht vom tt.mm.yyyy„.
Inspiration
Das Zitat sagt eigentlich alles. Die gute Nachricht: Ab und zu erscheint sie eben doch. In diesen Situationen ist es wichtig, dir die Ideen aufzuschreiben, sobald sie kommen. Egal ob in einem physischen Notizbuch oder digital (z.B. Evernote oder Google Keep); Hauptsache verschriftlicht. Siehe hierzu auch den Beitrag „Schreib‘ alles in deine Inbox„. Kehre auch zu dieser Liste regelmäßig zurück und lasse die Ideen nochmal auf dich wirken. Oft fallen dir neue Aspekte ein, die du ergänzen kannst. So reift diese Liste Stück für Stück und steht dir zur Verfügung, wenn die Muse dich gerade nicht küssen will.
Eine spezielle Situation sind Schreibblockaden. Hier habe ich gute Erfahrungen damit gemacht, einfach zu beginnen. Gestatte dir, dass der erste Entwurf beliebig schlecht sein darf. Kehre nach ein/zwei Tagen zu deinem Entwurf zurück. Nun bist du dein eigener Korrekturleser und jeder Mensch ist ein besserer Korrekturleser als Autor. Wohlgemerkt: Es geht hier nicht um Rechtschreibfehler, sondern um die Korrektur auf der Meta-Ebene des Textes.
Motivation
Das ist der komplizierteste Grund warum Projekt ins Stocken geraten. Hier können wir zwei Situationen unterscheiden:
Der nächste Schritt ist noch nicht identifiziert
Der nächste Schritt scheint zwar gefunden, aber du kannst dich nicht durchringen ihn zu gehen
Laut David Allen ist das der häufigste Grund, warum Projekte stillstehen. Kennst du also die eine Sache, die du konkret tun könntest um einen Fortschritt zu erreichen, wie klein er auch immer sei? Falls ja: Schreibe das in deine Next-Action-Liste (siehe eigener Beitrag). Falls nein, so benötigt das Projekt mehr Planung. Dein nächster Schritt ist es dann, nochmal diesen Beitrag zulesen: „Bei aktuem Stress hilft ein alter Briefumschlag„. (Die Briefumschlagsplanung hilft nicht nur bei Stress, sondern auch bei Stau).
Wenn nun der nächste Schritt (vermeintlich) identifiziert ist, bedeutet das noch lange nicht, dass du ihn auch bald erledigen wirst. Manchmal spürst du innerlich riesige Widerstände gegen diese Aufgabe und wirst sie immer weiter aufschieben. In den allermeisten Fällen sind diese Aufgaben dann noch zu groß und nicht granular genug. Nimm dir wieder einen alten Briefumschlag und zerdenke die unangenehme Aufgabe in viele kleine Teilaufgaben. Hier ein banales Beispiel: Ich musste einmal eine Versicherung kontaktieren, um etwas an einem Vertrag zu ändern, und habe das tagelang vor mir her geschoben. Die Aufgabe „Meine Versicherung wegen XYZ kontaktieren“ war nicht granular genug. Erst als ich das in vier (!) Teilschritte zerlegt habe, ging es voran:
„Meine aktuellen Vertragsunterlagen griffbereit haben“ (ich habe mir die Dokumente in Google Drive gesucht und markiert)
„Den aktuellen Vertrag besser verstehen“ (also das Dokument lesen und mir Eckpunkte und Fragen notieren)
„Kontaktadresse der Versicherung heraussuchen“ (kam in die gleiche Notiz wie die Fragen)
„(auch wirklich) anrufen“.
Unterbewusst waren mir die Recherche-Schritte 1-3 derart unsympathisch, dass ich in einem Aufwasch keine Lust darauf hatte.
Du brauchst ein „In Progress“ Label. Vor allem Freitags
Neugier und Tatendrang empfinde ich als Tugenden. Viel zu oft bringen diese aber mit sich, dass man nach dem verflogenen Anfangszauber den Antrieb verliert sich mit dem Projekt weiter zu beschäftigen. Wir haben bereits gesehen, dass jedes Projekt einen nächsten Schritt identifiziert haben sollte und dass du diesen Schritt prüfen solltest, ob er granular genug ist.
Markiere dir darüber hinaus auch alle Aufgaben, die gerade in der Bearbeitung sind. Wenn alle Aufgaben die eben aufgezeigten Voraussetzungen erfüllen, sollte es das nicht geben. Praktisch gibt es aber immer Ausnahmen. Wenn du einen Bericht schreibst, arbeitest du wahrscheinlich selten mit Unteraufgaben „Kapitel 1 schreiben“, „Kapitel 2 schreiben“, etc.. Daher wird die Aufgabe „Bericht schreiben“ irgendwann beginnen und sich dann über ein paar Tage ziehen. Gib ihr dann vom ersten Tag an einen Zusatz „in progress“.
Wenn Top-Level-Aufgaben vorliegen, so vergib an sie das in_progress. Bei meinem Versicherungsbeispiel könnte das so aussehen:
in_progress-Label in Todoist
Filtere nun regelmäßig deine Aufgaben nach den InProgress-Aufgaben. Freitage sind ein guter Tag dazu! Vor dem Wochenende solltest du nichts Neues mehr anfangen, damit du mit freien Gedanken ins Wochenende kannst. Konzentrierst du dich im Gegenzug auf diese Aufgaben, besteht die Chance mit vielen abgeschlossenen (Teil-)Projekten entspannt ins Wochenende zu gehen.
Jetzt interessiert mich: Was ist bei dir die häufigste Ursache für nicht abgeschlossene Projekte und was hast du hier schon alles an Gegenmaßnahmen probiert?
Ein häufiges Anzeichen der Überforderung ist, dass man sich treiben lässt und in eine Opferrolle gerät. Diese Rolle äußert sich in alltäglichen banalen Dingen wie der Spülmaschine, von der man glaubt, dass sie ausgeräumt werden MUSS. Entgehe dieser Denkfalle und unterscheide sauber zwischen müssen und wollen. Du musst die Spülmaschine nicht ausräumen; du willst! Das wird einen großen Unterschied darin machen, wie du auch alle übrigen Dinge angehst.
“Happiness is when what you think, what you say and what you do are in harmony”
Mahatma Gandhi
Beobachte dich ab sofort selbst: Wie oft lässt du Sätze der Form „Ich muss noch X erledigen (bevor ich Y machen kann)“ fallen? Vor allem: Wie oft stimmt diese Aussage wirklich? Klingt so, als würdest du ja gerne Y machen, aber irgendjemand/irgendetwas hält dich davon und fordert zuerst X ein. Ein fieser Kerl/Frau diese(r) Unbekannte! Dir sind die Hände gebunden, aber X geht jetzt vor Y und du kannst nichts dafür. Du Opfer.
Mir geht es darum herauszufinden, wann die Deutung deiner Prioritätensetzung falsch ist. Ich glaube, meistens müssen wir X gar nicht zuerst tun, sondern wir wollen es. Dann ist es wichtig dazu zu stehen: Du hast frei und selbstbestimmt entschieden, dass dir X im Moment wichtiger ist. Du übernimmst die Verantwortung über dein Handeln. Anders kannst du der Überforderung nicht entkommen.
Sende ein selbstbestimmtes Signal an dich und dein Umfeld
Das Beispiel der Spülmaschine kennen vor allem Eltern, die ihre Kinder mit dieser Begründung auf später vertrösten. “Ich muss erst noch die Spülmaschine ausräumen”. Wieso “müssen”? Niemand hat dich dazu gezwungen und es ist mit deutscher Rechtsprechung verträglich es nicht zu tun. Räumst du sie nicht eher freiwillig aus, weil du die Ordnung bevorzugst und um dich anschließend in deiner Wohnung wohler zu fühlen? Traue dich, deinem Kind zu sagen, dass du dieses Wohlgefühl momentan dem Spielen vorziehst und schiebe es nicht auf die äußeren Umstände.
Wenn also das nächste Mal dein Kind vor dir in der Küche steht und spielen will, so sage nicht: „Ich kann jetzt nicht mir dir spielen, [obwohl ich es gerne würde], denn ich muss noch die Spülmaschine ausräumen. [Was nur ein Beispiel der unzähligen Aufgaben ist, die täglich auf mich einprasseln und von denen ich gar nicht weiß, wo ich anfangen soll. Es ist alles so furchtbar]„.
Sage lieber: „Ja, ich freue mich darauf, gleich mit dir spielen. Vorher will ich noch die Spülmaschine ausräumen. [Denn ich habe entschieden, dass das jetzt getan wird. Es sorgt für mehr Ordnung im Haus und das ist mir im Moment wichtiger]“.
An der Reihenfolge deiner Tätigkeiten hat sich nichts geändert. Zuerst die Spülmaschine, dann das Spielen. Gleichzeitig haben sich die Botschaften an dich und dein Umfeld um 180 Grad gedreht.
Natürlich gilt das für jede andere Situation des Alltags genauso, egal, ob zu Hause oder auf der Arbeit, ob mit oder ohne Kinder. Sage nicht, du müsstest etwas tun, obwohl du es “lediglich” willst. Auch wenn du im Endeffekt den Tag damit inhaltlich nicht anders gestalten solltest, so holst du dir die Deutungshoheit über deine Motive zurück.
Was, wenn du es nun aber wirklich nicht willst?
Wie verhält es sich mit Angestellten? Wenn der Chef einen Bericht verlangt, dann muss man das doch machen, oder?
Prinzipiell korrekt, aber auch hierauf kann man mit zwei Brillen schauen:
Fall 1, “Opferrolle”: „Ich muss den Bericht schreiben [weil ich sonst Ärger mit meinem Chef bekomme, und davor habe ich Angst].„
Fall 2: Selbstbestimmt: „Ich will den Bericht schreiben [weil ich die Notwendigkeit und den Mehrwert darin sehe, dass der Bericht möglichst bald an den Kunden geht].„
Gelegentlich wird es vorkommen, dass du eine Aufgabe zu erledigen hast und es dir einfach nicht gelingt, sie erledigen zu wollen. So lange das nur ab und zu vorkommt, kannst du das akzeptieren. Ist es an der Tagesordnung, so überlege dir, ob du diesen Job wirklich wills. Er wird dich nicht erfüllen, da wir alle nach Selbstverwirklichung streben. Nicht erst seit der Generation Y.
Erinnerung: Schreib‘ keine Aufgaben in deinen Kalender
Im Beitrag „Schreibe keine Aufgaben in den Kalender“ habe ich dich gebeten, Aufgaben nicht zu terminieren. Im Bezug auf diesen Beitrag wird nun deutlich: Ein Terminieren führt zu einem Müssen. Aber wir wechseln ja die Einstellung hin zu einem Wollen [dass das bald erledigt ist]. Ergo setzen wir es auf die Next-Action-Liste.
Wie ist es bei dir? Wie oft hast du dich mit einem „müssen“ ertappt? Welche Dinge, von denen du bisher geglaubt hast, sie zu müssen, sind eigentlich Dinge, die du willst? Wie oft war das Müssen-von-X eine Entschuldigung dafür, dass du dich vor Y drücken wolltest?
