Möglicherweise bist du selbst gar nicht verantwortlich dafür, dass es plötzlich zeitlich brennt. Jetzt die Schuldfrage aufzubringen, und sich in einer missmutigen Opferrolle in den Stress zu stürzen, ist jedoch auch wenig hilfreich. Selbstverständlich solltest du über die Hintergründe des Stresses nachdenken und versuchen, vorwärts gerichtete Lektionen daraus zu ziehen. Dennoch: Jetzt gerade kommt es darauf, dass DU performst – und kein kopfloses Huhn bist.
Bei wenig Zeit: Nimm dir Zeit zur Planung
Zu wenig Planung ist die Ursache für die meisten Probleme rund um Produktivität. Mit deiner Next-Action-Liste (Link) hast du bereits ein gutes Bild von all dem, was zeitnah erledigt werden sollte. Gleichzeitig wird die Zeit nicht reichen, um kurzfristig alles darauf zu erledigen. Hier reichen unsere Gewohnheiten aus den Tipps 1-3 also noch nicht aus. Wir brauchen nun eine zusätzliche Form der Planung.
Ein Beispiel: Der Tag wird hektisch, als jemandem – z.B. deinem Chef oder dir* – brennend einfällt, dass heute ja ein Bericht fällig wäre. Die Präsentation für den Kundentermin morgen ist auch noch nicht fertig (wolltest du heute machen, bevor der Bericht dazwischen kam). Ach ja, und das Notebook, mit dem du präsentieren willst, ist auch noch nicht eingerichtet. Wo wir gerade dabei sind: Hast du schon die Reise morgen beantragt, geplant und die Schlüssel für den Dienstwagen abgeholt?
*) selbstverständlich war es dein Chef. Denn du schreibst ja mittlerweile alles in die Inbox oder seltener auch direkt in den Kalender, sodass dir nichts mehr durchrutscht Sortiert begegnen uns diese Punkte:
- Bericht abschließen
- Präsentation erstellen
- Notebook einrichten
- Reise planen
Dass die drei unteren Punkte zu einem gemeinsamen Punkt “Präsentation beim Kunden” gehören, tut dabei nichts zur Sache. Betrachte jeden dieser Punkte als ein Projekt. Hierbei sind wir mit dem Projektbegriff sehr großzügig. Im Wesentlichen ist alles, das aus mehr als einer Next Action besteht ein Projekt. Im Idealfall stand von jedem der vier Projekte bereits eine Next Action in deiner Next-Action-Liste.
Dennoch reicht das Finden einer Next-Action pro Projekt hier nicht aus und du benötigst mehr Planung um das Gefühl der Kontrolle wieder zu erlangen. Ich bevorzuge eine Tabellenstruktur. Die groben Unterpunkte unserer Projekte könnten die folgenden sein:
Sei präzise, fasse dich aber kurz
Warum ein alter Briefumschlag? Ganz einfach, er erfüllt zwei Dinge:
- Sein Platz ist knapp. Viel mehr als die obige Tabellenstruktur wird nicht draufpassen.
- Er ist alt und nur als Schmierzettel gedacht. Du wirst ihn am Ende des Tages (oder der Woche) mit gutem Gewissen wegwerfen.
Die Briefumschlagsplanung verschriftlicht alles, was sowieso in deinem Kopf rumspukt. Wie auch schon zuvor bei der Inbox, schweigen die rumspukenden Gedanken, sobald sie aufgeschrieben sind. Du kommst damit zuverlässig aus dem Kopfloses-Huhn-Zustand heraus. Für den Rest des Tages wird dieser Umschlag die einzige (Todo-)Liste sein, die dich noch interessiert. Streiche alle erledigten Aufgaben sofort durch und entscheide dann schnell, welche du als nächste angehst. Damit dieses häufige Überfliegen der Liste flüssig von statten geht, ist es sehr (sehr sehr) wichtig, dass alle Aufgaben ein Verb enthalten. Nur so musst du nicht jedesmal Substantiv-Brocken, die dir dein früheres Ich zugeworfen hat wieder zu einem Satz aufbauen. Diese beiden Aspekte findest du auch nochmals wunderbar zusammengefasst in einem Beitrag des offiziellen Todoist-Blogs (Punkte 1 und 2).
Es kann und wird jetzt immer noch vorkommen, dass du innerhalb der Deadline nicht mit allem fertig wirst. Dadurch, dass du das Gefühl hast, trotzdem alles unter einer gewissen Kontrolle zu haben, wird fast schon automatisch – auf souveräne Art und Weise – mehr erledigt.
Darf es auch etwas feiner sein?
Nun liegt der Gedanke nah, künftig alle Projekte direkt ausführlich zu planen und zu verschriftlichen. Meiner Erfahrung nach ist das für die meisten Projekte zu viel des Guten. Der Inbegriff der detaillierten Projektplanung ist das Gantt-Diagramm. Dieser Blog-Beitrag bestätigt meine Erfahrungen, dass Gantt-Diagramme in dynamischen (/agilen) Umfeldern oft versagen. Sie sind dann den Pflegeaufwand nicht wert.
Wenn es also keine Richtlinien gibt, die eine detaillierte Planung erfordert, und die alle Unvorhersehbarkeiten vorhersieht, dann plane grob aber sorgfältig. Das mag widersprüchlich klingen, ist aber plausibel. Mach dir ein grobes Bild von der Abfolge aus der Helikopter-Perspektive. Fliege in Gedanken den Weg zu deinem Ziel ab und notieren dir jeden wichtigen Zwischenschritt, ohne die Position jeder einzelnen Mülltonne zu kartografieren. Dazu wird die Fläche eines Briefumschlags immer ausreichen.
Wie gehst du deine Projekte aktuell an? Denkst du von Schritt zu Schritt oder hast du bereit von Beginn an einen ausführlichen Plan? Benutzt du (freiwillig) schwere Software-Geschütze, wie z.B. Microsoft Project?