Wir sind im Juni 2022 und in diesen Tagen war ich bei meinem Hausarzt für eine fällige Impfung. Auf genau diese Impfung hat mich mein Hausarzt 2017 hingewiesen. Damals lag das also 5 Jahre in der Zukunft. In solchen Situationen ist es sehr verlockend, den Impfpass erste Mal in die Ecke zu legen, und rein gedanklich den Vorsatz zu fassen, in 4-5 Jahren dann rechtzeitig daran zu denken. Das funktioniert leider viel zu selten und vor allem viel zu unkontrolliert. Das gilt für jeden Vorsorgetermin, egal ob es um dich, dein Auto, deine Heizung, eine deiner Versicherung, usw. geht. Es ist ja schließlich noch genug Zeit, um nochmal daran zu denken. Wie oft ist dir in so einer Situation dann doch mal etwas durchgerutscht? Hier sind zwei Tipps, wie du das künftig verhindern kannst. Dazu brauchen wir wichtige Dokumente griffbereit und müssen um richtigen Zeitpunkt gekitzelt werden.
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Tipp 1: Ziehe eine Entnahmelogik einer Ablagelogik vor
Dein Impfpass ist ein Dokument, genau wie alle Schreiben von deinen Versicherungen, Banken oder von Behörden. Wo liegen alle diese Dokumente? An wie vielen Stellen könnten sie liegen? Könnte das überall im Haus sein, oder gibt es wenigstens einen Raum, oder sogar einen Schrank, auf den du die Suche einengen kannst?
Bei realen Dokumenten kann das ganz schön knifflig werden. Mal angenommen, wir suchen die Nebenkostenabrechnung, und die ist bereits abgeheftet, und nicht mehr in einem Papierstapel zu suchen. Ist sie dann Ordner „Wohnung“, oder eher „Steuer“ oder vielleicht sogar „Ausgaben“ abgeheftet? Gewöhne dir am besten an, immer mit einer Entnahmelogik, statt einer Ablagelogik zu arbeiten. Am Beispiel einer Nebenkostenabrechnung bedeutet das weder N wie Nebenkosten noch W wie Wohnung, sondern S wie Steuer. Denn: Wann wirst du das Dokument das nächste Mal suchen? Vermutlich, wenn die Steuererklärung ansteht. Lege Dokumente so ab, dass die nächste Entnahme einfach wird.
Für digitale Dokumente ist die Situation etwas einfacher. Hier kann man mit Shortcuts arbeiten, und die Datei so effektiv in mehreren Ordnern ablegen. Manche Apps, wie z.B. Evernote erlauben es zusätzlich noch, mit Labels zu arbeiten. Es verbleit noch der Stolperstein des Dateinamens. Nehmen wir ein Dokument deiner Krankenversicherung als Beispiel. Vielleicht bekommst du von deiner Versicherung die Dokumente dazu bereits elektronisch zur Verfügung gestellt. Ich möchte aber wetten, dass in diesem Fall der Dateiname nicht das Wort „Krankenversicherung“ enthält. Wenn der Dateiname nicht sogar komplett kryptisch ist, wird er häufig Kürzel enthalten wie etwa PKV (für private Krankenversicherung). Wird die Datei jetzt unter diesem ursprünglichen Namen abgelegt, aber beim Entnehmen eben nicht nach PKW, sondern nach Krankenversicherung gesucht, dauert die Suche deutlich länger.
Zurück zum Impfpass: Hier gab es vor ein paar Jahren eine große Plakatkampagne „Deutschland sucht den Impfpass“. Wenn du ihn das nächste Mal gefunden hast, lege ihn dort ab, wo du ihn das nächste Mal suchen würdest. Vermutlich ist das dort, wo du heute zuerst gesucht hast.
Tipp 2: Lass dich zur richtigen Zeit kitzeln
2017 habe ich von meinem Hausarzt das To-do „Komm in 5 Jahren zur Impfung vorbei“ bekommen. Das ist eine seltene Kategorie von Aufgabe: Extrem kurz in der Ausführung, extrem lang in der Wartezeit bis zur Ausführung. 5 Jahre lang muss nichts getan werden, dann wird ein Termin vereinbart (5 Minuten) und der Termin wahrgenommen (20 Minuten plus ggf. Wartezeit). Die Erinnerung daran, diesen Termin zu vereinbaren, ist eine Wiedervorlage an einem selbst. In Büros und Ämtern gab es dazu Wiedervorlagemappen. Leider reichen die nie 5 Jahre in die Zukunft.
Man könnte dieses To-do jetzt in den Kalender eintragen. Aber wann? Vielleicht irgendwann im Januar, damit man dann noch genug Flexibilität hat, auch wirklich einen Termin zu bekommen. Wer schon mal im August oder später versucht hat, noch im gleichen Jahr einen Termin zur professionellen Zahnreinigung zu bekommen, weiß, was ich meine. Der 1. Januar ist natürlich schlecht, weil da in der Praxis niemand ans Telefon gehen wird. Vielleicht also der erste Werktag im Januar. Okay, also Kalendereintrag auf den ersten Werktag im Januar, 9:00 Uhr „Impftermin vereinbaren“.
Schon ist mein heiligstes Mantra gebrochen: Terminiere keine Aufgaben. Ich wäre ja gewillt, eine Ausnahme zu machen, weil diese Art To-dos selten genug vorkommt. Eine Mahnung möchte ich dazu auszusprechen. Das Problem bei Kalendereinträgen ist: Ist der Termin vorbei, so ist er aus den Augen aus dem Sinn. Wenn du an am ersten Januarwerktag um 9:00 Uhr nicht in der Praxis anrufst, wirst du spätestens am Folgetag nicht mehr daran denken. Termine stehen stur im Kalender, ob sie „erledigt“ wurden oder nicht. Wenn der Termin also am betreffenden Tag aufploppt, dann fühle dich von ihm gekitzelt. Sollte es gerade tatsächlich passen, dann rufe in der Praxis an. Sollte es aber vermutlich gerade nicht passen, so solltest du ein neues Kitzeln vereinbaren. Verschiebe den Termin auf einen günstigeren Zeitpunkt, oder noch besser: Lege die eine Aufgabe in deinem Task-Manager an.
In Task-Managern läuft das grundlegend anders: Nicht erledigt heißt, dass sie dir als so lange als überfällig angezeigt werden, bis du sie erledigst. Hätten wir die Aufgabe daher vielleicht von Anfang an auf die To-do-Liste setzen sollen? Dann hätten wir den Teufel mit dem Beelzebub ausgetrieben: Die Gefahr des Aus-den-Augen-aus-dem-Sinn ist gebannt, dafür wird uns die Aufgabe vermutlich 5 Jahre lang in der To-do-Liste nerven. Ich schlage dir eine der beiden folgenden Optionen vor:
Option 1: Der Kalender kitzelt, die To-do-Liste nervt
Trage zuerst einen Termin in den Kalender ein. Sobald er fällig ist, fühl dich gekitzelt und erledige es entweder direkt oder trage es dir in die To-do-Liste ein.
Option 2: Die Irgendwann-Liste
Das ist meine bevorzugte Variante: Eine separate Liste, mit allen Aufgaben, Ideen, Träumen usw., die ich irgendwann mal machen will. Diese Liste wird aktiv kultiviert und einmal pro Woche durchgesehen. Ganz am Ende stand bei mir der Eintrag: „2022: Impftermin vereinbaren“. Somit wurde ich bei jedem wöchentlichen Review leicht gekitzelt, bis der Tag in 2022 kam, an dem ich den Termin endgültig vereinbart hatte. Wie du am Datum des Beitrages siehst, habe ich das auch nicht direkt am ersten Werktag im Januar gemacht.
Ich hoffe, diese beiden Tipps sorgen dafür, dass du künftig alle wichtige Dokumente immer schnell findest, und alle wichtigen Vorsorgetermine wahrnimmst. Für noch mehr Tipps empfehle ich dir meinen Newsletter. Wenn du möchtest, erinnere ich uns alle im Januar an die nächste Runde Vorsorgetermine 🙂