Dienstreisen sind seit Corona selten geworden und die Digitalisierung macht viele kleinere Dienstreisen sogar überflüssig. Umso wichtiger ist es, dass die wenigen verbleibenden Dienstreisen erfolgreich ablaufen. Dazu gehört eine Vorbereitung, wie auch eine Nachbereitung. Ein wichtiger Teil der Vorbereitung ist dabei eine Checkliste.
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Tipp 1: Checkliste für Dienstreise
Ich habe in Dutzenden Dienstreise schon so ziemlich alles vergessen, was man vergessen kann. Zu Hause wurde ab Vorabend hastig der Koffer gepackt und am nächsten Tag kam die unschöne Erkenntnis. Mal hatte ich einen Gürtel fürs Business-Outfit vergessen, mal die Visitenkarten, mal mir die Telefonnummer des Ansprechpartners vor Ort zu notieren. Das alles hat zu unschönen Situationen geführt, die mich vom Dienstgeschäft selbst abgelenkt haben. Der Tiefpunkt war für mich erreicht, als ich vergessen hatte den Schlüssel für den Dienstwagen abzuholen und früh morgens mit meinem Privat-PKW fahren musste.
Dabei ist die Lösung so einfach: Eine Checkliste. Nimm Dir einen leeren Notizzettel, egal ob digital oder auf Papier, und schreibe auf, was Du benötigst. Jedesmal, wenn eine Dienstreise ansteht, ziehst Du diesen Zettel – oder noch besser eine Kopie dieses Zettels – hervor und streichst durch, was eingepackt ist. Jedes Mal, wenn Du etwas vergessen hast, erweiterst Du die Liste fürs nächste Mal. So startet die Dienstreise mit einem klaren Kopf und ohne das Habe-ich-auch-wirklich-an-alles-gedacht-Grübeln.
Wenn Du meine Checkliste gerne als Vorlage hättest, so scrolle ans Ende dieses Beitrags.
Übrigens: Für private Reisen habe ich auch solche Checklisten. Für unser Gepäck, das für die Kinder und auch für alle Kontrollblicke vor der Abfahrt.
Tipp 2: Dienstreisen inhaltlich vorbereiten
Dieser Tipp war mir fast zu selbstverständlich, um ihn hier aufzuschreiben. Gleichzeitig ist er enorm wichtig. Die rein organisatorische Reisevorbereitung wird ja durch die Checkliste aus Tipp 1 erledigt. Das eigentliche Dienstgeschäft braucht ebenfalls eine sorgfältige Vorbereitung. Was ist Dein Ziel? Welche Erwartungen haben die Besuchten? Wie ist der individuelle Wissensstand? Welche gemeinsame Fachsprache sprecht ihr? Wozu möchtest Du auffordern? Welche Verhandlungspositionen sind flexibel, welche unverrückbar?
Wenn Du einen Vortrag oder Präsentation hältst, sind das unverzichtbare Überlegungen. Sorge auf den ersten Folien für Identifikation. Warum lohnt sich deine Präsentation? Zu welchem Problem wirst Du einen Beitrag leisten? Das Problem und die Lösung müssen aus der Sicht und mit sprachlichen Elementen der Kunden formuliert sein. Ansonsten gilt: Fachidiot schlägt Kunde tot. Sorge am Ende der Präsentation für die richtige Handlungsaufforderung. Auf einer Tagung willst Du vielleicht nur einen aktuellen Kenntnisstand oder einen sonstigen Überblick geben. In den meisten Fällen möchtest Du aber vermutlich, dass die Zuhörerschaft danach ins Handeln kommt. Erkläre die nächsten Schritte und baue somit Hürden ab.
All das ist aber nur möglich, wenn Du Dich auf Deine Zuhörerschaft vorbereitest hast. Du kennst ihre Probleme, Wünsche, Denkansätze und Sprache. Ja, das kostet Zeit. Für dieses Investment wirst Du aber belohnt. Bonus-Tipp: LinkedIn macht Dir diese Vorbereitung leichter. Du kannst Artikel aus der Branche lesen, vor allem aber Kommentare unter Beiträgen Deiner Konkurrenten. Hier hagelt es oft Kritik, die Du proaktiv aufgreifen kannst. Die Profile der einzelnen Personen, die Du besuchst, sind zusätzlich eine wertvolle Information für deinen Small Talk. Statt übers Wetter kannst du über Gemeinsamkeiten oder interessante Aspekte aus dem Lebenslauf der anderen Person sprechen.
Tipp 3: Dienstreisen nachbereiten
Du bist mit Zielen und Erwartungen in den Termin gegangen. Manche haben sich vielleicht bestätigt, mache wurden widerlegt. Vor allem aus falschen Annahmen wachsen wertvolle Erkenntnisse. Wie oft hatte ich während des Gesprächs Gedanken der Form “Interessant, daran hatte ich nie gedacht”.
Was passiert meistens mit solchen Gedanken? Du hast sie, das Gespräch geht weiter und die vergisst sie fürs Erste auch wieder. Mit etwas Glück kommen sie zu Dir zurück, aber darauf würde ich mich nicht verlassen. Hier hilft nur Aufschreiben. Direkt dann, wenn der Gedanke kommt. Auch wenn Du kein klassisches Protokoll führt, oder es jemand anderes tut, schreibe dir IMMER deine Gedanken, Erkenntnisse und Follow-ups direkt auf. Verlasse dich nicht auf fremde Protokolle oder dein Gedächtnis, denn die sind meistens schlecht (hierzu passt dieser Blogbeitrag). Nach der Dienstreise darf Deine persönliche Mitschrift nicht im Archiv verschwinden. Arbeite sie durch, um nächste Schritte und Ideen zu extrahieren. Zu einer Ideenliste habe ich Dir schon öfter geraten. Gehe Deine Ideenliste am besten einmal pro Woche in Ruhe durch und mache es Dir bequem dabei. So reifen die Ideen zu Produkten oder Dienstleistungen.
Bonus-Tipp: Auch wenn Du eine eigene Mitschrift mit Follow-ups und Ideen angefertigt hast, solltest Du Dir nochmal abschließend ein bis zwei Minuten Zeit für Fazit nehmen. Am besten direkt, wenn Du am Dienstwagen angekommen bist, im Zug sitzt oder sonst irgendwie – für Dich – kurz durchatmen kannst. Oft gibt es dann noch den einen Gedanken, der jetzt noch im Kopf rumschwirrt. Oft auf höherer Abstraktionsebene, als die konkreten Ideen in Deiner Mitschrift. Vielleicht ist dieser Gedanke noch schwer in Worte zu fassen. Probiere es trotzdem und gib ihm im Anschluss mindestens die gleiche Aufmerksamkeit wie dem Rest in Deiner Nachbereitung.
Viel Erfolg für Deine nächste Dienstreise!
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