Wenn du Führungskraft bist oder in Projekten mitverantwortlich handelst, dann ist deine Liste an Projekten schnell sehr lang. Wenn diese Liste dann so umfangreich wird, wie bei anderen die To-Do-Liste, dann kannst du schnell den Überblick verlieren. Der Fokus auf die wirklich wichtigen Dinge ist dann verloren. Lass uns das mit einer einfachen Unterscheidung ändern!
Projekt vs. Area: Die entscheidende Unterscheidung für deine Projektplanung
Bevor wir konkret werden, ein kurzer Unterschied, der vieles einfacher macht:
- Area (Rolle, Zuständigkeitsbereich): Wiederkehrende Verantwortungen – zum Beispiel das wöchentliche Marketing-Meeting, Buchhaltung oder eine permanente Rolle im Unternehmen. Typischerweise eher passiv, d.h. der Kalender sagt dir, wann es Zeit dafür ist.
- Projekt: Zeitlich begrenzte Vorhaben mit einem klaren Ende – etwa ein Website-Launch, eine Produktvorbereitung oder ein Event, das fertiggestellt wird. Typischerweise proaktiv, d.h. du musst aktiv Zeit dafür finden.
In der Tagesplanung geben die wiederkehrenden Besprechungen rund um die Areas also die Terminlandschaft vor, und deine Aufgabe ist es, für genügend freie Zeit zu sorgen, um an den wichtigen Aufgaben zu deinen Top-Projekten zu arbeiten.
Aktive vs. passive Projekte — so triffst du die Entscheidung
Frage dich bei jedem Eintrag in der Projektliste: Muss ich das proaktiv vorantreiben oder werde ich darin eher informiert, stelle Fragen oder delegiere? Das ist die einfache Grundlage der Unterscheidung.
- Aktiv: Du musst Zeit blocken, Entscheidungen treffen, Dinge anstoßen. Diese Projekte gehören in deine prominente Projektliste.
- Passiv: Du bist mitverantwortlich, nimmst an Sitzungen teil, liest Berichte – aber du treibst nicht täglich voran. Solche Projekte gehören in Areas oder in eine passive Projektliste.
Warum du passive Projekte „ignorieren“ darfst (und solltest)
Weil dein Kalender die Erinnerungsaufgabe für passive Projekte oft schon übernimmt. Wenn ein Ausschusstreffen terminiert ist, erinnert dich der Termin. Zusätzliche Einträge im aktiven Projektordner sind dann unnötig und verstopfen deinen Fokus. Möglicherweise gab es aus dem letzten Meeting eine kleinere Aufgabe für dich. Plane sie ein, erledige sie, und dann kann diese Projekt wieder mentale Kapazität im Kopf für die Top-Projekte frei machen.
Gute Projektplanung reduziert die Anzahl der sichtbaren Projekte auf die, die du wirklich vorantreiben musst. So siehst du nicht 20 Dinge, sondern drei bis fünf, die echten Hebel sind.
Konkrete Schritte für schlankere Projektplanung
- Erstelle zwei Listen: eine aktive Projektliste und eine passive/Areas-Liste (oder verschiebe passive Projekte in deine Areas-Ordner).
- Verteile Aufgaben: Wenn du nur Follow-up-Pflicht hast, dokumentiere die kleinen To-dos in deinem Aufgabenmanager unter Areas, nicht im Projektordner.
- Weekly Review: Einmal pro Woche prüfst du die passive Liste. ägliche Aufmerksamkeit ist meist unnötig.
- Priorisiere aktiv: Wähle beim Tagesplanungstermin 1–2 aktive Projekte aus und blocke Kalenderzeit dafür.
- Halte Next Actions kurz und konkret – jede Next Action sollte dich eindeutig weiterbringen.
Ein praktisches Beispiel
Angenommen, du sitzt im Programmausschuss einer Tagung, bist aber nicht Vorsitzende:r. Du bist beteiligt, bekommst Berichte, nimmst an Terminen teil – aber die Hauptaufgaben organisiert jemand anders. Das ist ein klassisches passives Projekt. In der Projektplanung schiebst du es ins Areas-Verzeichnis oder in eine passive Projektliste. Du musst dich nur dann erinnern, wenn ein Meeting ansteht oder du Vorarbeit leisten sollst.
Was das für Führungskräfte bedeutet
Als Führungskraft bist du oft an vielen Projekten beteiligt. Wenn du alle gleich behandelst, verlierst du den Blick fürs Wesentliche. Entscheide bewusst:
- Welche Projekte brauchen dein tägliches oder wöchentliches Zutun?
- Welche Projekte sind eher informatorisch?
Triff diese Trennung – und deine Projektplanung wird ein Werkzeug statt einer Belastung.
Quick-Checklist für deine nächste Projektplanung
- Liste durchgehen: Projekt oder Area?
- Passive Projekte verschieben oder auf eine zweite Liste setzen
- 3–5 aktive Projekte auswählen
- Für morgen: Kalenderlücken für genau ein aktives Projekt blocken
- Weekly Review: passive Liste kurz scannen
Fazit
Gute Projektplanung ist weniger eine Fleißaufgabe als eine Entscheidungsaufgabe. Wenn du lernst, passive von aktiven Projekten zu trennen, schaffst du Raum für echte Fortschritte. Konzentriere dich auf die wenigen Initiativen, die du aktiv vorantreiben musst, und lass den Rest durch deinen Kalender und regelmäßige Reviews managen.
Probier es diese Woche aus: Trenne deine Listen, reduziere die sichtbaren Projekte und schau, wie viel klarer deine Entscheidungen werden. Projektplanung kann so einfach sein.
Wenn du tiefer einsteigen willst
Wer seine Projektplanung weiter professionalisieren möchte, startet mit einer einfachen Regel: maximal fünf aktive Projekte gleichzeitig. Alles andere ist Informationsrauschen.
Du bist nur eine Next Action vom Erfolg entfernt.