Die drei U-Probleme bei Todo-Listen
Drei Stichworte fassen zusammen, was die typischsten Probleme von Todo-Listen sind:
- Unvollständigkeit
- Unklarheit
- Unbehagen
Mit „Unvollständigkeit“ haben wir uns hier im Blog schon auseinandergesetzt; siehe Beitrag „Schreib alles in deine Inbox„. Unbehagen kommt auf, wenn die Liste immer weiter wächst. Paradox, oder? Folgt man dem Tipp, und schreibt alles auf, wächst die Todo-Liste ja umso mehr. Löst der Wunsch nach Vollständigkeit vielleicht am Ende sogar das Unbehagen aus? Kurz gesagt: Nein. Ein paar Techniken, die das vermeiden, haben wir dazu schon kennen gelernt (siehe meine Produktivitätstipps).
In diesem Beitrag soll es speziell um die Unklarheit gehen. Geschrieben habe ich ihn vor ein paar Wochen und bis heute zurück gehalten. Der Grund: Im Review fiel auf, dass der Titel missverständlich ist. Man könnte ihn auffassen als: “Mama Geburstag ist keine Aufgabe, denn ein guter Sohn/Tochter, würde den ja schließlich nie vergessen”. Wie du gleich merkst, geht der Kern des Beitrags in eine andere Richtung. Und doch blieb die Angst, man hält mich auf Grund des Titels für einen schlechten Sohn. Proaktiv habe ich daher zuerst den Beitrag “Schön, dass du an meinem Geburstag erinnert wurdest!” geschrieben. Je nachdem, wie du den Titel gelesen hat, bitte ich dich den anderen Beitrag vorher noch zu lesen.
Mama Geburtstag!
Angenommen, uns fällt in einem hektischen Moment der baldige Geburtstag unserer Mutter ein. Wir schreiben dann knapp „Mama Geburtstag“ in unsere Inbox. Immerhin verschriftlicht. Einige Tage später fällt der Blick auf die Todo-Liste und da steht:
- Bericht
- Handwerker anrufen
- Geburtstag Mama
- Sprachkurs
Alles klar? Vermutlich nicht beim ersten Blick. Im Geiste müssen wir jeden Satzfetzen zu einem ganzen Satz rekonstruieren. Viel zu oft muss man sich selbst fragen: „Was habe ich damit nochmal gemeint?„.
Am Beispiel „Bericht“ gibt es mehrere Ergänzungsmöglichkeiten mit einem Verb: Bericht lesen, Bericht schreiben, Bericht versenden, Bericht Korrektur lesen (usw.). Falls du zur Zeit an mehreren Projekten arbeitest, ist nicht mal klar, welcher Bericht gemeint ist. Zwei kurze Ergänzungen verschaffen Klarheit, z.B. „Bericht für Projekt XYZ lesen“. Beim Sprachkurs und dem Handwerker gilt das gleiche: „Handwerker Mustermann anrufen, um Angebot für neue Fenster einzuholen“ und „Bis Freitag beim Spanisch-Sprachkurs an der Uni anmelden“.
Sei besser schon in dem Moment, präzise, wenn du die Aufgabe anlegst. Spätestens aber beim nächsten Überfliegen deiner Liste. Gib deinem Zukunfts-Ich klare Anweisungen.
„Mama Geburtstag“ wollen wir exemplarisch weiter zerlegen.
Versteckte Projekte
Es gibt große Projekte wie Stuttgart 21 oder BER und es gibt „Mama Geburtstag“. Dabei ist alles, was nicht in einem Schritt erledigt werden kann, ein Projekt. Es lohnt sich kleinlich zu sein. Wenn du nur anrufen und gratulieren wolltest, so würde eine terminierte Aufgabe reichen und es wäre eben doch kein Projekt. Selbstverständlich haben Mütter jedoch ein Geschenk verdient. Also doch ein Projekt:
- Ein gutes Geschenk aussuchen
- Das Geschenk besorgen
- Das Geschenk einpacken
- Das Geschenk übergeben
Es mag zunächst befremdlich, so kleinteilig zu denken. Gleichzeitig ist es mir schon oft genug passiert, dass ich kurz vor einem Geburtstag noch ohne Geschenk oder sogar ohne Idee da stand. Oder ich wollte losfahren und dann gemerkt, dass ich das Geschenk noch gar nicht eingpackt habe. Möglicherweise würdest du das Einpacken auch nie vergessen und es muss nicht verschriftlicht werden. Dann reicht es schon, sich über die einzelnen Schritte bewusst zu sein.
Punkt 1 würde ich immer verschriftlichen. Als Frage an dich selbst. „Was könnte ich Mama schenken?“. An einer Stelle, die du regelmäßig liest (das kann der Kühlschrank oder die Next-Action-Liste sein), wirst du unterbewusst regelmäßig zur Lösungsfindung angeregt. Neben Aufgaben, die als Imperativ an dich selbst ein Ausrufezeichen tragen könnten, sind damit auch Fragen an dich selbst sinnvoll.
Fazit: Sei präzise, kleinlich und stelle Fragen
Durch präzise Einträge entlastest du dich selbst beim künftigen Blick über die Todo-Liste. Durch kleinliches Aufschreiben stellst du sicher, dass es später nicht an den Kleinigkeiten krankt. Und durch Fragen an dich selbst, schaltet sich dein Unterbewusstsein in die Problemfindung ein.