Viele Menschen hassen ihre To-do-Liste. Die Gründe dafür sind vielfältig, meistens aber hausgemacht und haben mit Überforderung zu tun. Es ist ein bisschen so, wie wenn man – aus Frust über die eigene Figur – den Spiegel dafür hasst. Stellen wir uns nun vor, eine gute Fee nimmt uns Stress im Alltag, lässt uns entspannt nach Hause kommen, ohne noch Gedanken an die Arbeit zu verschwenden. Das ganze Leben beginnt plötzlich, sich in die richtige Richtung zu entwickeln. Muss man diese gute Fee dann nicht für ihr Werk lieben? Eben darum, muss man Task-Manager lieben.
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Erste Begeisterung für ein Stück Papier
To-do-Listen müssen natürlich nicht immer auf Papier stattfinden, aber der Reihe nach.
Wer frisch ins Berufsleben eintritt, musste sich zuvor vermutlich nicht wirklich stark organisieren. In der Schule wurde alles für die jungen Menschen strukturiert und auch die Universitäten beginnen immer stärker ihre Studiengänge zu vereinheitlichen und damit letztlich auch den Ablauf zu vereinfachen.
Mit einem Schlag ist das vorbei und als Arbeitnehmer:in muss man sich, seine Projekte, seinen Kalender, seine Aufgaben und sein Postfach organisieren. Andernfalls droht der Unmut der Kundschaft und von Kolleginnen und Kollegen. Als Universalwaffe der neu zu errichtenden Produktivität gab es doch diese To-do-Listen!? So habe ich selbst oft erlebt, wie mir junge Menschen mit funkelnden Augen davon berichten, dass sie jetzt sogar eine To-do-Liste haben. Sie scheinen endlich angekommen in der Welt des Big Business.
Spoiler: Diese Liste ist handwerklich noch schlecht umgesetzt, denn ja: Der Umgang mit To-do-Listen bewegt sich zwischen Kunst und Handwerk. Es ist ein bisschen so, als würde man einem jungen Menschen einem jungen Menschen einen Herd samt Topf schenken und sich dann wundert, dass nur Dosenravioli aufgewärmt werden
Wenn Begeisterung in Hass umschlägt
Die lebensverändernde Wirkung der To-do-Liste tritt auch ein. Leider anders als geplant. Man hat plötzlich nicht nur das Werkzeug der Titanen, sondern auch deren Stress. Was ist hier Ursache und was ist Wirkung? Natürlich ist das moderne Berufsleben nun mal wie es ist. Einzelne, die sich ohne Selbstmanagement dagegenstemmen, geraten zwischen die Zahnräder. Während die To-do-Liste genau das verhindern sollte, kann sie es sogar noch beschleunigen.
Es dauert nicht lange, bis die ersten Einträge in der To-do-Liste überfällig sind oder sich selbst überleben. Weil die Welt sich weiterdreht, wächst die Liste. Weil die Liste zu stark wächst, beginnt man sich unwohl damit zu fühlen. Weil man sich damit unwohl fühlt, trägt man ab sofort weniger Dinger ein. Weil man weniger Dinge einträgt, wird die Liste unvollständig. Weil die Liste unvollständig wird, verliert man das Vertrauen in Sie. Weil man das Vertrauen in die Liste verloren hat, und dieses Dokument scheinbar die eigene Überforderung widerspiegelt (in Form von überfälligen Einträgen) beginnt man an sich selbst und der eigenen Leistungsfähigkeit zu zweifeln. Man schwebt nicht souverän über den Dingen und das neu entstandene Misserfolgstagebuch kann das beweisen.
Somit ist es einfach, To-do-Listen zu hassen.
Wenn Sie eine hassen, werden Sie viele lieben
Aber ist die To-do-Liste an sich wirklich verantwortlich für die Misere? Ist der Spiegel aus dem Eingangsbeispiel für die Figur oder das Gewicht verantwortlich? In beiden Fällen lautet die Antwort nein. Und genauso wenig, wie der Spiegel an sich beim Abnehmen hilft, kann eine einfache Liste, was alles zu tun sein könnte, beim Erledigen von all diesem helfen. Jedoch können wir sie als guten Ausgangspunkt nutzen. Vorausgesetzt natürlich, wir lassen uns wieder für Selbstmanagement begeistern.
Zeit für Präzision in der Wortwahl. Die To-do-Liste ist ein Stück Papier. Aus Papier kann sie schon sein, das entscheidest Du. Im Moment sind die Vor- und Nachteile von handschriftlichen oder digitalen Systemen zweitrangig. Entscheidend ist, dass es nicht die Liste ist, sondern die Listen. Du brauchst also ein System von mehreren Listen. Dann spricht man nicht mehr von der To-do-Liste sondern von Task- oder List-Managern.
Jetzt hier auszuführen, wie es mit diesen vielen Listen zu hantieren gilt, würde den Rahmen sprengen. Dazu gibt es hier im Blog unzählige Beiträge oder kompakt in meinem Audiokurs. Für den Moment nur so viel: Ähnlich wie man seine Wäsche nicht eine einzige Schublade quetscht, sondern in verschiedene Schubladen sortiert, sollte man auch bei seinen To-dos vorgehen. Was wird am Computer erledigt, was am Telefon? Was kann ich alleine vorantreiben, wo fehlt mir der Input von anderen? Was bringt jetzt meine Projekte voran, was sind Ideen für irgendwann mal?
Geplante Schmetterlinge im Bauch
Wir haben bisher festgestellt, dass man auf To-do-Listen sehr wohl starke Gefühle projizieren kann. Leider eben viel zu oft negative Gefühle. Dabei gab es anfangs sehr wohl Schmetterlinge im Bauch. Die Kunst ist es eben nun, die Liste und unser Vertrauen in sie nicht verrotten zu lassen. Dazu müssen wir für Vollständigkeit sorgen, die Listen aufräumen und regelmäßig durchsehen.
Stell Dir also vor, dass Dein Kopf permanent frei ist, weil alle Müsste/Könnte/Sollte-Gedanken systematisch erfasst sind. Sorgen, dass Dir etwas entgegen könnte, gibt es nicht. Der Wartungsaufwand, das alles aktuell zu halten, ist überraschend gering. Dein Tag ist spürbar stressärmer geworden und Deine Aktivitäten zahlen auf Deine Ziele ein. Du weißt genau, was Du tun musst und ebenso genau, wofür Du Dich entschieden hast, es gerade nicht zu tun.
Wohlgemerkt, das ist zu 80 Prozent der Task-Manager, und nur zu 20 % alles Übrige wie eat that frog, time blocking oder alle anderen Prinzipien.
Wenn Dir diese Leichtigkeit momentan in Deinem Leben fehlt, lade ich Dich ein, meinen Tipps hier im Blog, Podcast oder meinem kostenlosen Newsletter zu folgen: