Das Johnny.Decimal-System ist eine spannende Methode zur Organisation von Dokumenten und Dateien. Es nutzt die magische Zahl 10, um ein strukturiertes und leicht nachvollziehbares Ablagesystem zu schaffen. In diesem Artikel erfährst du, wie du das Johnny.Decimal-System aufbauen kannst und welche Vorteile es bietet.
Die Grundlagen des Johnny.Decimal-Systems
Das System basiert auf der Idee, maximal 10 Bereiche (Areas) einzurichten, die jeweils mit den Ziffern 0 bis 9 nummeriert sind. Diese Bereiche können beispielsweise verschiedene Abteilungen in einem Unternehmen darstellen, wie Vertrieb, Marketing oder Verwaltung. Die Struktur wird in jedem Unterordner wiederholt, sodass du eine klare Hierarchie erhältst.
Einrichtung der Bereiche
Beginne mit der obersten Ebene deiner Dateiablage und richte dort maximal 10 Bereiche ein. Diese erhalten die Ziffern 0 bis 9 vorangestellt. Zum Beispiel könnte der Bereich für Marketing die Nummer 2 tragen. Die Bereiche könnten wie folgt aussehen:
- 0 – Verwaltung
- 1 – Vertrieb
- 2 – Marketing
- 3 – Finanzen
- 4 – Personal
- 5 – IT
- 6 – Forschung und Entwicklung
- 7 – Produktion
- 8 – Kundenservice
- 9 – Qualitätssicherung
Jeder dieser Bereiche ist nun klar definiert und kann zur weiteren Unterteilung genutzt werden.
Kategorien innerhalb der Bereiche
Innerhalb jedes Bereichs kannst du Kategorien erstellen. Diese Kategorien erhalten die Nummern 20 bis 29, 30 bis 39 usw., abhängig von dem Bereich, dem sie zugeordnet sind. Beispielsweise könnte der Bereich Marketing folgende Kategorien haben:
- 20 – Aktuelle Kampagnen
- 21 – Dauerhafte Kampagnen
- 22 – Presseartikel
Die Nummerierung hilft dabei, die Zugehörigkeit schnell zu erkennen.
IDs für Unterordner
Der letzte Schritt ist die Erstellung von IDs für Unterordner. Diese erhalten eine Punktierung, die die spezifische ID innerhalb der Kategorie angibt. Zum Beispiel könnte die ID für die erste aktuelle Kampagne im Marketing 20.1 lauten. Hier steht 20 für den Bereich Marketing, und die .1 für die erste Kampagne.
Diese Struktur ermöglicht es dir, schnell und effizient auf Dokumente zuzugreifen. Ein Beispiel für eine ID könnte wie folgt aussehen:
- 20.1 – Kampagne 1
- 20.2 – Kampagne 2
Vorteile des Johnny.Decimal-Systems
Das Johnny.Decimal-System bietet zahlreiche Vorteile, die die Effizienz und Klarheit in der Dokumentenablage erhöhen. Hier sind einige der wichtigsten Aspekte:
Verbesserte Kommunikation
Durch die klare Nummerierung der Bereiche und Kategorien wird die Kommunikation im Unternehmen einfacher. Du kannst beispielsweise sagen: „Die aktuelle Kampagne liegt in 20.1“, und jeder im Team weiß sofort, wo er suchen muss. Dies erleichtert auch das Verfassen von E-Mails, da du mit der ID beginnen kannst.
Durchdachtes und bewusst gestaltetes System
Das System zwingt dich dazu, über die Struktur deiner Dokumente nachzudenken. Du kannst die Nummerierung auch auf andere Tools anwenden, wie z.B. Slack-Kanäle. Ein Marketing-Kanal könnte einfach die Nummer 20 tragen, was die Zuordnung und Auffindbarkeit erleichtert.
Flexibilität bei der Dokumentenablage
Die Struktur des Johnny.Decimal-Systems ist flexibel genug, um sich an deine Bedürfnisse anzupassen. Du kannst jederzeit neue Kategorien oder Bereiche hinzufügen, ohne die gesamte Struktur zu überarbeiten.
Integration mit anderen Tools
Ein weiterer Vorteil des Johnny.Decimal-Systems ist die Möglichkeit, es mit anderen Tools zu kombinieren. Zum Beispiel kannst du Slack-Kanäle und E-Mail-Threads entsprechend der Johnny.Decimal-Nummerierung benennen. Dies schafft einen einheitlichen Rahmen und macht es einfacher, Informationen zu finden.
Wie geht es weiter?
Wenn du mehr über das Johnny.Decimal-System erfahren möchtest, kannst du dir die verschiedenen Möglichkeiten anschauen, wie du es in deinem Unternehmen umsetzen kannst. Überlege dir, welche Bereiche für dich am wichtigsten sind und wie du diese am besten strukturierst. Es gibt auch zahlreiche Ressourcen online, die dir bei der Implementierung helfen können.
Zusätzlich kann ich dir den Podcast produktiv hoch 3 empfehlen, in dem du mehr über Zeitmanagement und Produktivität lernen kannst.
Fazit
Das Johnny.Decimal-System ist eine effektive Methode zur Organisation deiner Dokumente. Durch die klare Struktur und Nummerierung wird die Auffindbarkeit von Informationen erheblich verbessert. Es lohnt sich, dieses System auszuprobieren und an deine individuellen Bedürfnisse anzupassen. Denk daran: Ein gut organisiertes Dokumentenmanagement kann dir helfen, Zeit zu sparen und effizienter zu arbeiten!