Wenn dein Posteingang wie ein nie endender Wasserfall wirkt, hilft ein kleines Ordnungsprinzip: Ich nenne es die 8‑Fächer‑Methode. Sie ist praktisch, sofort anwendbar und verbessert deine Selbstorganisation spürbar. Ohne teure Tools oder große Umstellungen.
Warum eine Einordnung hilft
Nachrichten kommen fremdbestimmt und chronologisch bei dir an. Das macht es schwer, Wichtiges zu erkennen. Mit einer einfachen gedanklichen Einsortierung verdrängst du das Durcheinander und gewinnst Handlungssicherheit. Du musst dir dazu einfach nur die Frage stellen „was ist das?“.
Die 8 Fächer (auf einen Blick)
Steck jede eingehende Nachricht (gedanklich) in eines dieser Fächer (egal ob E‑Mail, Slack, WhatsApp, Anruf oder ein Gedanke der dir kommt):
- Aufgabe: sofort machbar oder als Task einplanen.
- Kalender: Termine sofort in den Kalender verschieben.
- Warten: Ankündigungen/Lieferungen sammeln, wöchentlicher Check.
- Lesen: FYI‑Infos bündeln und z.B. in Transfersituationen (Bus, Bahn, Wartezimmer) lesen.
- Projekte: Für größere, mehrschritte Aufgaben. Am besten auf eigene Projektliste schreiben (alle Dinge, an denen du gerade arbeitest oder arbeiten solltest).
- Dokumente: Anhänge ins Second Brain verschieben, nicht im Postfach aufbewahren.
- Ziele/Wünsche: herausheben, aus dem Postfach holen und strategisch denken (auf eine Liste mit allen Zielen).
- Irgendwann vielleicht: Verlockungen und Optionen auf der Irgendwann-Liste reifen lassen.
Die einfachen Fächer schnell einrichten
Die ersten vier Fächer sind banal, deshalb eine quick win: wenn eine Mail eine einzelne Handlung verlangt, mache sie sofort (oder lege sie als Task an). Termine landen im Kalender und sind damit in der Regel erledigt. Sollte noch eine Vorbereitung nötig sein, so lege dir eine Aufgabe an. Ankündigungen (Paket, Zusagen) kommen in ein „Warten“-Label oder einen Ordner, den du einmal pro Woche prüfst und entscheidest: weiter warten oder nachfragen.
Lesestoff (FYI) sammelst du in einem „Lesen“-Label. Die Idee: batching. Lies diese Inhalte in Wartezeiten oder Pendelstrecken, aber nicht während deiner fokussierten Arbeitszeit. Dokumente und Anhänge befreist du aus dem Postfach und legst sie im Second Brain ab (Notion, Evernote, OneNote etc.). So wird dein Posteingang nicht zum Archiv.
Die beiden anspruchsvolleren Fächer: Ziele und Projekte
Hier entscheidet sich ob deine langfristige Selbstorganisation erfolgreich ist oder nicht. Diese beiden Fächer brauchen mehr Kontext und Raum als der Posteingang bieten kann.
Ziele / Wünsche
Oft zeigt ein Chat oder eine Mail eine Unzufriedenheit: „Wir müssen mehr Zeit für die Familie finden“ oder „Dieser Zustand im Team ist nicht tragbar.“ Das ist keine einfache Aufgabe, sondern der Wunsch, eine Lücke zwischen Ist und Soll zu schließen. Solche Dinge reifen nicht im Postfach. Hole sie raus, formuliere eine Vision und plane erste Maßnahmen (Workshop, Gespräch, Recherche).
Projekte
Projekte erkennst du daran, dass die Mails „wie Blei“ liegen: du siehst sie, weißt, dass etwas zu tun ist und schiebst es immer vor dir her. Das Problem: du bearbeitest lieber die kleineren Dinge, aber nicht diese fette Anfrage. Die Lösung: befreie die Mail aus dem Postfach, nimm dir eine konzentrierte Phase (Kaffee & Ruhe) und arbeite die Projektstruktur heraus: was sind die einzelnen Schritte, wer ist beteiligt, welche Deadline, welche Next Action?
Konkrete Umsetzung — meine Checkliste
- Lege im Mail-Client Unterordner bzw. Labels an: Lesen, Warten, Irgendwann.
- Richte zwei Routinen ein: Sofortentscheidungen (2 Minuten Regel) und ein wöchentliches Review der eben angelegten Unterordner.
- Verschiebe Dokumente ins Second Brain; verwende eine klare Ablagestruktur (z. B. PARA‑Prinzip).
- Für Ziele und Projekte: extrahiere die Mail als Projektauftrag und definiere die Next Action.
- Batchen: Lesematerial in Transfersituationen, nicht in Fokuszeiten.
Warum das deine Selbstorganisation verbessert
Indem du eingehende Informationen klar kategorisierst, schaffst du mentale Freiheit. Du verbringst weniger Zeit mit Entscheiden und mehr Zeit mit Handeln. Posteingang wird so zu einem verlässlichen Zufluss, nicht zu einem Energiefresser.
Gute Selbstorganisation ist kein einmaliges Setup, sondern eine Gewohnheit. Wenn du die 8‑Fächer‑Methode ein paar Wochen benutzt, merkst du die Ruhe: weniger Ballast im Postfach, mehr Klarheit in deinem Kopf.