Wie viel Geld müsste ich dir zahlen, damit du deinen Kalender löschst? Wenn diese Frage bei dir Stress auslöst, bist du in guter Gesellschaft. Ein gut gepflegter Kalender reduziert bereits Stress. Gleichzeitig schützt dich der Kalender noch nicht vor kreisenden Gedanken am Esstisch oder unerwarteten Überstunden. Genau hier hilfen zusätzliche, einfache Listen.
Warum der Kalender nur die halbe Lösung ist
Ein Kalender ist nichts anderes als eine Liste von Terminen. Er ist großartig, um zu wissen, wann etwas stattfindet. Doch viele erleben trotzdem:
- Abends nicht wirklich einen entspannten Feierabend, weil der Kopf noch bei der Arbeit ist.
- Das Gefühl, etwas Wichtiges vergessen zu haben, obwohl sie an allen Terminen teilgenommen haben.
- Überstunden, weil Puffer und Prioritäten allein nicht ausreichen.
Der Grund sind offene Schleifen, also Dinge, die im Kopf hängenbleiben und Aufmerksamkeit fordern. Einen Kalender zu führen heißt nicht automatisch, diese offenen Schleifen zu schließen. Hier kommt der Nachfolger der To-Do-Liste ins Spiel.
Offene Schleifen: Der Kopf ist kein Aufgabenmanagement-Tool
Unser Gehirn ist fantastisch darin, Ideen zu haben und Probleme zu behandeln. Es ist jedoch schlecht darin, Erinnerungen zuverlässig zum richtigen Zeitpunkt zu liefern. Wenn du dir vornimmst, heute noch eine E-Mail zu schreiben, und abends feststellst, dass du es vergessen hast, dann kennst du das Problem.
Eine einfache (To-Do-)Liste nimmt dir diese kleine, aber permanente Belastung ab. Alles, was dir im Laufe des Tages einfällt, wandert sofort auf die Liste statt im Kopf zu spuken. Das ist Mikroaufwand mit riesigem Ertrag: weniger Gedankenkreisen, mehr Präsenz bei Familie und Freizeit.
Welche Listen wirklich helfen (und wie sie sich unterscheiden)
Ich empfehle mindestens zwei zusätzliche Listen neben dem Kalender und ja, eine davon ist stark verwandt mit der klassischen To-Do-Liste, aber genauer betrachtet in Form einer Next-Action-Liste. Drei Kandidaten, die sich bewährt haben:
- Projektliste: Eine Übersicht aller laufenden Projekte oder „offenen Schleifen“. Kurz und klar: Woran arbeite ich gerade? Was darf nicht in Vergessenheit geraten?
- Next-Action-Liste: Die wirkliche to-do-liste im engeren Sinn. Hier stehen konkrete, auszuführende nächste Schritte („E-Mail an X senden“, „Agenda für Meeting Y vorbereiten“).
- Follow-up-/Warte-auf-Liste: Dinge, die du delegiert oder angefragt hast und auf die du wartest. So verschwinden weniger Dinge im Niemandsland.
Die Projektliste gibt dir Überblick; die Next-Action-Liste sorgt dafür, dass dein Tag mental ruhiger wird. Beide zusammen reduzieren Stress deutlich mehr als nur ein sauberer Kalender.
Wie du heute startest: eine pragmatische Anleitung
- Fang klein an: Entscheide dich für eine Liste als erstes Experiment. Meine Empfehlung: die Inbox, als Vorstufe zur To-Do- bzw. Next-Action-Liste.
- Sammeln: Schreibe alle offenen Gedanken und Aufgaben aus dem Kopf auf die Liste. Ja, alles. Mikroeinträge sind erlaubt. Ist es eine ausführbare Aktion? Wunderbar, hebe dir diese Next-Action hervor.
- Wöchentliche Sichtung: Schau einmal pro Woche deine Projektliste durch und aktualisiere die Prioritäten. Das verhindert, dass etwas aus dem Blickfeld fällt.
- Kurz und konkret: Jede Zeile auf der to-do-liste sollte eine konkrete Aktion sein, kein vages „Bericht fertigstellen“ besser: „Rohfassung Bericht mit Platzhalterabbildungen schreiben“.
- Pflege ist Mikroskopaufwand: Einmal am Tag oder mehrmals am Tag Einträge ergänzen und Erledigtes durchstreichen. Dieser Aufwand ist minimal im Vergleich zur mentalen Belastung ohne Liste.
Beispiele für gute Next-Actions
- E-Mail an Anna: Datum klären für Kundenmeeting (5 Min.)
- Agenda für Team-Call erstellen (15–20 Min.)
- Garten: Angebote vom Landschaftsgärtner durchsehen (30 Min.)
- Buch: Kapitel 12 fertigstellen (60 Min.)
Warum sich die Pflege lohnt
Der Aufwand, eine to-do-liste zu führen, ist mikroskopisch gering. Der Gewinn dagegen ist groß: mentale Freiheit, weniger Grübeln nach Feierabend und die Fähigkeit, wirklich bei den Menschen zu sein, mit denen du Zeit verbringst. Die Liste nimmt die Verantwortung vom Kopf; nicht die Arbeit selbst.
Mein Tipp
Wähle heute eine Liste und probiere sie eine Woche lang konsequent aus. Mein Tipp war weiter oben eine generische Inbox. Wenn du die Next-Action-Liste wählst, halte sie kurz, konkret und greifbar. Du bist oft nur eine nächste Aktion vom Erfolg entfernt und damit deutlich weniger gestresst.
Fazit
Ein Kalender ist zwar unverzichtbar, aber er reicht nicht aus. Ergänze ihn um Listen wie die Inbox oder die Next-Action-Liste und eine Projektübersicht. So werden offene Schleifen sichtbar, du handelst gezielter und bekommst abends deinen Kopf freier. Probier es aus: weniger Grübeln, mehr Präsenz.