Droht dir deine To‑Do‑Liste über den Kopf zu wachsen? Die Lösung ist keine neue App oder ein zusätzlicher Planer, sondern eine minimale Änderung in der obersten Ebene deines Task Managers. Diese eine Umstellung sorgt dafür, dass deine produktivste Tageszeit wirklich den richtigen Aufgaben gehört und du am Ende des Tages pünktlich Feierabend machst.
Das Problem: Jour‑Fix‑Meetings und die heimlichen Aufgaben
Viele von uns haben regelmäßige Termine im Kalender. Diese Jour‑Fix‑Meetings nehmen Zeit und werfen Folgeaufgaben ab: Protokoll erstellen, Rechnung prüfen, Tageslimit anpassen. Diese Aufgaben landen oft verstreut in Ordnern wie „Beruf“, „Privat“, „Marketing“, „Finanzen“ und verschwimmen dort mit echten Projektarbeiten.
Die einfache Struktur, die alles verändert: PARA‑Prinzip
Statt die oberste Ebene nach Rollen oder Themen zu ordnen, nutze die PARA‑Idee in ihrer vereinfachten Form: zwei relevante Ordner reichen aus: Projects und Areas. Projects sammelt alle zeitlich begrenzten Vorhaben; Areas enthält den Rest, also laufende Verantwortungsbereiche und Routineaufgaben.
So räumst du auf
- Ziehe alle echten Projekte aus ihren verschachtelten Ordnern und sammle sie im Ordner Projects.
- Alles andere verschiebst du in den Ordner Areas.
- Schreibe jede Folgeaufgabe aus Meetings in den Area-Ordner in deinen Task-Manager. Versuche möglichst nicht ins Gedächtnis zu behalten und Aufgaben nicht vorschnell in den Kalender einzutragen.
Praktische Regeln für den Arbeitsalltag
- Vormittags gehört deine beste Energie den Projects. Dort entsteht echter Fortschritt.
- Aufgaben aus Areas sind oft weniger dringlich. Sie dürfen manchmal auch ein paar Tage warten.
- Plane nicht jede Area‑Aufgabe in den Kalender. Das füllt deinen Tag mit Kleinkram und verhindert, dass du pünktlich Feierabend machst.
Dein Task-Manager als Verpflichtungs‑Kompass
Mit der Zweiteilung schaffst du einen Verpflichtungs‑Kompass: ein Ordner, der echte Aufmerksamkeit verdient (Projects), und ein Ordner, der dich organisiert hält, ohne dich zu blockieren (Areas). Alles, was am Ende des Tages in Areas liegen bleibt, führt selten zu Katastrophen. Meist ist der Schaden klein oder nicht existent. Diese Klarheit hilft dir, konsequent an den richtigen Dingen zu arbeiten.
Was tun, wenn dein Areas‑Ordner überquillt?
Wenn du feststellst, dass in Areas mehr Aufgaben liegen, als du bewältigen kannst, dann ist Handeln angesagt:
- Überprüfe: Sind das wirklich Aufgaben oder eher wiederkehrende Prozesse, die delegiert oder automatisiert werden können?
- Sortiere: Welche Area‑Aufgaben haben tatsächlich Konsequenzen, wenn sie später erledigt werden?
- Reduziere ambitioniert: Viele Tasks dürfen einfach gestrichen werden — sie bringen kaum Wert.
Dein nächster Schritt
Starte heute: lege im Task-Manager einen Projects-Ordner an, verschiebe alle aktuellen Projekte hinein und packe den Rest in Areas. Schreibe jede Folgeaufgabe aus Meetings auf, statt sie im Kopf oder blind im Kalender zu parken.