Fühlt es sich an, als würde dein digitales Ordnungssystem dich besitzen statt umgekehrt? Selbst du hunderte E-Mails, tausende Notizen oder Webclips sammelst und ordentlich alphanumerisch ablegst, ist noch kein Garant für ein Gefühl der Kontrolle. In diesem Artikel zeige ich dir, wie du mit einfachen Umbenennungen und klaren Bezeichnungen Besitz über deine Dinge zurückgewinnst.
Das Problem: Betreff ≠ Bedeutung
Viele Menschen verwechseln Kategorie oder Dateiname mit der tatsächlichen Bedeutung eines Eintrags für sie. Eine E-Mail mit dem Betreff „Besprechungsprotokoll KW43“ ist zwar benannt, aber nicht nach dem, was sie für dich bedeutet. Wer die E-Mail verschickt hat, hat den Titel gewählt; meist ohne Rücksicht auf deine Perspektive (wie auch!?).
Things you name, you own. Collected but unnamed stuff owns you.
Die Bedeutung der E-Mail für dich muss von dir freigelegt werden. Muss sie nur gelesen werden oder gibt es für dich etwas mit dem Besprechungsprotokoll zu tun. Wir haben also nicht einfach eine „E-Mail mit dem Betreff ‚Besprechungsprotokoll KW43′“, sondern z.B. eine „zu lesende E-Mail mit dem Betreff ‚Besprechungsprotokoll KW43′“.
Erst durch diese persönlich vergebenen Bezeichnungen ist auf einen Blick klar, was zu tun ist.
Wie du Dinge richtig bezeichnest: Ein praktischer Ansatz
Die einfache Regel lautet: Vergib einen Namen, der das beschreibt, was du damit tun wirst Nicht nur, was es ist. Praktische Bezeichnungen sind handlungsorientiert und kontextbezogen. Beispiele:
- Lesen: Dokumente oder E-Mails, die nur Kenntnisnahme brauchen.
- Next Action / Erledigen: Dinge, die konkrete nächste Schritte für dich auslösen.
- Warten: Die E-Mail kündigt etwas an und nun gilt es darauf zu warten.
Gleiches gilt für dein Second Brain: Lege Ordner und Tags so an, dass sie deine nächsten Schritte widerspiegeln und nicht nur Dateitypen oder externe Betreffe.
Konkrete Schritte: Vom Chaos zur Klarheit
- Gehe deine Inbox und Sammelorte durch und identifiziere für jede Datei bzw. E-Mail: Was bedeutet das für mich? (Lesen / Erledigen / Archiv)
- Vergib allgemein eine neue Bezeichnung, die die nächste Handlung beschreibt. Schreibe sie als Tag oder direkt in den Dateinamen, wenn nötig.
- Ordne die Datei in die entsprechende Kategorie deines Second Brain ein (z. B. Projekt, Ressource, Archiv).
- Wenn daraus eine Aufgabe entsteht: Trage die Next Action sofort in dein Aufgaben- oder Kalender-Tool ein.
- Wiederhole die Aktion regelmäßig: Benenne neue Inhalte konsequent so, dass sie dir Klarheit liefern.
Warum das funktioniert
Das Umbenennen schafft zwei Dinge: Erstens reduziert es kognitive Last. Du musst nicht bei jeder Datei rätseln, was als Nächstes zu tun ist. Zweitens verschiebt es das System von „gesammelt, aber unbenannt“ zu einem persönlichen System, in dem du Besitz über Informationen übernimmst. Sobald du weißt, welche Handlung folgen sollte, ist es viel wahrscheinlicher, dass die Arbeit tatsächlich erledigt wird. Work smarter not harder: mit einer klaren (Next-Action-)Bezeichnung sparst du Zeit und mentale Energie.
Das war Phase 1 von 3
Die Bezeichnung ist der erste Schritt in einem größeren Prozess: Mein dreiphasiges Programm beginnt damit, vom Chaos zur Klarheit zu kommen. Phase 1 ist genau das — sinnvolle Namen vergeben und die nächsten Schritte festlegen. Wenn du das vertiefen willst, biete ich ein 8-wöchiges Live-Gruppencoaching an, in dem wir dein persönliches Ordnungssystem aufbauen und sicherstellen, dass die Struktur langfristig hält.
Fazit
Benenne die Dinge so, wie sie für dich relevant sind und nicht nur so, wie sie von außen betitelt wurden. Wenn du systematisch Namen vergibst, die die nächste Handlung widerspiegeln, gewinnst du Kontrolle über dein digitales Leben zurück.
Wenn du anfangen willst: Nimm dir 30 Minuten und bearbeite zehn E-Mails oder Notizen. Vergib für jede eine klare Bezeichnung nach dem Prinzip „Was bedeutet das für mich?“ — und erlebe, wie schnell Klarheit entsteht.