Kennst du das Gefühl, am Ende eines hektischen Arbeitstages zwar eine Menge Kleinkram erledigt zu haben, aber die wirklich wichtigen Projekte blieben liegen? In diesem Artikel teile ich mit dir eine Strategie, die mir geholfen hat, mehr Fokus zu gewinnen und den Stress zu reduzieren: die „Big Rocks First“-Methode. Dabei geht es darum, die großen und bedeutenden Aufgaben zuerst anzugehen, bevor du dich dem scheinbar endlosen Kleinkram widmest.
Diese Methode basiert auf einem einfachen, aber wirkungsvollen Bild – einem Glas, das mit großen Steinen und kleinen Kieselsteinen gefüllt wird. Klingt simpel, aber es steckt mehr dahinter, als man auf den ersten Blick vermutet. Außerdem erkläre ich dir, wie das Parkinsonsche Gesetz dir dabei helfen kann, deine Zeit effizienter zu nutzen und pünktlich Feierabend zu machen.
Viel erledigt, dennoch unerfüllt
Vielleicht kennst du das: Du hast den ganzen Tag über E-Mails beantwortet – nicht nur eine, sondern viele. Kolleginnen und Kollegen kamen mit Fragen, du hast Nachrichten über Slack oder Microsoft Teams beantwortet, eine Grafik musste noch aufgehübscht werden, ein Bericht korrigiert, eine PowerPoint-Präsentation ergänzt und verschickt, das Protokoll finalisiert und vieles mehr. Am Ende des Tages fühlst du dich beschäftigt, aber die wirklich wichtigen Projekte hast du kaum angerührt.
Das Problem dabei ist, dass der Kleinkram die Oberhand gewinnt. Er füllt deine Zeit und Energie, ohne dass du merkst, wie die großen Aufgaben immer weiter nach hinten rutschen. Das führt dazu, dass du entweder Überstunden machen musst oder wichtige Projekte auf morgen verschiebst – und der Kreislauf beginnt von Neuem.
Das Glas-Modell: Wie du deine Aufgaben richtig priorisierst
Stell dir vor, dein Arbeitstag ist ein Glas, das du mit großen Steinen und kleinen Kieselsteinen füllen musst. Die großen Steine stehen dabei für die wichtigen Projekte und Aufgaben, die wirklich entscheidend sind. Die kleinen Kieselsteine symbolisieren den Kleinkram, der zwar erledigt werden muss, aber nicht den gleichen Stellenwert hat. Wenn du den ganzen Kleinkram zuerst in das Glas schüttest, sind kaum noch große Steine darin unterzubringen. Das bedeutet: Deine wichtigen Aufgaben finden keinen Platz mehr, und du musst sie entweder verschieben oder Überstunden machen. Genau das passiert oft im Alltag.
Die Lösung ist, die großen Steine zuerst in das Glas zu legen – also die wichtigen Projekte zuerst zu erledigen. Danach kannst du den Kleinkram in die verbleibenden Lücken füllen. So passt alles in das Glas, ohne dass du deinen Feierabend opfern musst.
Warum das Glas-Modell in der Realität nicht perfekt ist
Das Glas-Modell ist ein großartiger visueller Trick, um das Prinzip zu verstehen, aber es hinkt ein wenig, wenn man es auf den tatsächlichen Kalender überträgt. Anders als ein Glas, in das du Dinge in drei Dimensionen legen kannst, ist dein Kalender eine zweidimensionale Zeitachse. Du kannst kleinere Aufgaben nicht einfach in Lücken zwischen großen Aufgaben „quetschen“.
In deinem Kalender kannst du nicht mehrere kleine Projekte nebeneinander erledigen, während du an einer großen Aufgabe arbeitest – zumindest nicht effektiv. Das heißt, du musst deine Zeit so planen, dass du dich bewusst auf große Projekte konzentrierst und den Kleinkram danach angehst.
Wie du den Kleinkram besser in den Griff bekommst
Wenn du mit den großen Aufgaben beginnst, wirkt der Kleinkram oft viel kleiner und weniger dringlich. Das liegt daran, dass du den Berg an Kleinigkeiten besser priorisieren kannst. Du wirst merken, dass du nicht alles sofort erledigen musst. Manche E-Mails können warten, kleine Aufgaben kannst du delegieren oder auf später verschieben.
Dadurch fühlt sich dein „Glas“ nicht überfüllt an, obwohl du den ganzen Kleinkram nicht komplett erledigt hast. Die wichtigen Dinge sind geschafft, und das gibt dir ein gutes Gefühl und mehr Kontrolle über deinen Arbeitstag.
Parkinsons Gesetz: Nutze die Zeitbegrenzung zu deinem Vorteil
Ein weiterer wichtiger Faktor, der dir dabei hilft, fokussierter zu arbeiten, ist das Parkinsonsche Gesetz. Dieses besagt, dass sich Arbeit immer in dem Maß ausdehnt, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht. Wenn du also viel Zeit für eine Aufgabe einplanst, wirst du vermutlich genau so lange brauchen, auch wenn es eigentlich schneller ginge.
Das bedeutet für deinen Arbeitstag: Wenn du dir selbst nur eine begrenzte Zeit setzt, um den Kleinkram zu erledigen, wirst du automatisch effizienter und konzentrierter arbeiten. Statt den ganzen Abend mit kleinen Aufgaben zu verbringen und Überstunden zu machen, kannst du dir eine sportliche Herausforderung setzen, die Dinge in kurzer Zeit zu erledigen.
Das Knapsack-Problem: Kreativ mit begrenztem Zeitbudget umgehen
Mathematisch lässt sich diese Herausforderung mit dem sogenannten Knapsack-Problem vergleichen: Du hast einen begrenzten Rucksack (deine verfügbare Zeit) und musst entscheiden, welche Gegenstände (Aufgaben) du einpackst, damit alles wichtige Platz findet.
Du packst zuerst die überlebenswichtigen Dinge ein – also die großen Projekte. Dann überlegst du, ob du für den Kleinkram vielleicht eine kürzere Version findest oder Aufgaben delegieren kannst, um Zeit zu sparen. So kannst du kreativ mit deinem Zeitbudget umgehen und den Tag entspannt abschließen.
Praxis-Tipps für deinen Arbeitstag
- Beginne den Tag mit deinen wichtigsten Projekten: Setze die großen „Big Rocks“ zuerst in deinen Kalender.
- Plane den Kleinkram bewusst ein: Nutze die Zeit dazwischen oder am Ende des Tages, aber überschätze nicht, wie viel du schaffen kannst.
- Setze dir Zeitlimits: Nutze Parkinsons Gesetz zu deinem Vorteil, indem du dir für kleinere Aufgaben ein festes Zeitfenster gibst.
- Priorisiere und delegiere: Nicht alles muss sofort erledigt werden oder von dir selbst. Erkenne, was warten kann oder abgegeben werden kann.
- Reflektiere regelmäßig: Schau dir am Ende des Tages an, was gut lief und wo du noch optimieren kannst.
Fazit: Mit der „Big Rocks First“ Methode zu mehr Fokus und weniger Stress
Die „Big Rocks First“ Methode ist ein einfacher, aber wirkungsvoller Ansatz, um deinen Arbeitsalltag produktiver und entspannter zu gestalten. Indem du die großen und wichtigen Aufgaben zuerst angehst, verhinderst du, dass der Kleinkram die Oberhand gewinnt und du deinen Feierabend opfern musst.
Auch wenn das Glas-Modell nicht perfekt auf deinen Kalender übertragbar ist, hilft es dir, die Prioritäten klarer zu sehen und bewusster mit deiner Zeit umzugehen. Kombiniert mit dem Parkinsonschen Gesetz kannst du deine Aufgaben effizienter erledigen und den Stress reduzieren.
Denk daran: Du bist nur noch eine Next Action vom Erfolg entfernt. Fang heute damit an, deine „Big Rocks“ zuerst zu packen!
FAQ – Häufig gestellte Fragen zur „Big Rocks First“ Methode
Was sind „Big Rocks“ in der Arbeitsplanung?
„Big Rocks“ sind die wichtigsten und größten Aufgaben oder Projekte, die den größten Einfluss auf deinen Erfolg haben. Sie sollten immer zuerst erledigt werden, bevor du dich dem Kleinkram widmest.
Warum ist es schlecht, mit dem Kleinkram zu beginnen?
Wenn du mit kleinen Aufgaben startest, signalisierst du dir selbst, dass viel Zeit zur Verfügung steht. Dadurch neigst du dazu, mehr Zeit als nötig für diese Aufgaben zu verwenden, während die wichtigen Projekte zu kurz kommen oder verschoben werden.
Wie hilft Parkinsons Gesetz bei der Zeitplanung?
Parkinsons Gesetz besagt, dass sich Arbeit in dem Maße ausdehnt, wie Zeit zur Verfügung steht. Wenn du dir also ein striktes Zeitlimit setzt, wirst du effizienter arbeiten und deine Aufgaben schneller erledigen.
Was mache ich, wenn der Kleinkram zu viel wird?
Priorisiere den Kleinkram, delegiere Aufgaben, die andere erledigen können, und akzeptiere, dass nicht alles sofort erledigt werden muss. Setze realistische Zeitfenster und konzentriere dich auf das Wesentliche.
Wie integriere ich die „Big Rocks First“ Methode in meinen Alltag?
Plane deinen Tag bewusst, indem du zuerst die wichtigsten Projekte in deinen Kalender einträgst. Reserviere dann Zeitfenster für kleinere Aufgaben und halte dich strikt an deine Zeitlimits.