In der heutigen schnelllebigen Welt, in der wir ständig mit Aufgaben überhäuft werden, ist es entscheidend, wie wir unsere Zeit managen. Oftmals neigen wir dazu, Aufgaben in unseren Kalender zu schreiben, doch das kann kontraproduktiv sein. Ich möchte dir heute erklären, warum es besser ist, Aufgaben ohne Datum und Uhrzeit zu planen und stattdessen auf Kontextlisten zu setzen.
Inhaltsverzeichnis
- Die Kontroverse: Aufgaben im Kalender?
- Unterschied zwischen Terminen, Aufgaben und Zeitblöcken
- Die Problematik von zu vielen Aufgaben im Kalender
- Kontextlisten als Lösung
- Praktische Tipps zur Organisation deines Workflows
- Fazit: Der Weg zu mehr Produktivität
- Häufige Fragen (FAQ)
- Bleib dran!
Die Kontroverse: Aufgaben im Kalender?
Die Aussage, dass man keine Aufgaben in den Kalender schreiben sollte, sorgt häufig für Diskussionen. Wir unterscheiden zwischen Terminen, Aufgaben und Zeitblöcken:
- Termine: Feste Verbindlichkeiten, die du mit anderen hast. Zum Beispiel Arzttermine oder Treffen mit Freunden.
- Aufgaben: Tätigkeiten, die meistens (!) nicht an eine konkrete Uhrzeit gebunden sind. Ob du die Blumen um 9, 10 oder 11 Uhr gießt, spielt keine Rolle.
- Zeitblöcke: Diese helfen dir, fokussiert an einem Projekt zu arbeiten. Innerhalb dieses Blocks werden dann mehrere Einzelaufgaben rund um dieses Projekt bearbeitet.
Wenn du einen Zeitblock für ein Projekt einrichtest, ist oft auch zweitrangig, wo genau dieser Zeitblock liegt. Ob nun Montag, Dienstag oder Mittwoch, wichtig ist, dass du irgendwann in der Woche daran arbeitest.
Aufgaben sind somit meistens die willkürlichste Eintragung im Kalender. Oft tragen wir eine kleingranulare Aufgabe überhaupt nur deshalb ein, weil du Sorge hast, sie andernfalls zu vergessen. Eine terminierte Aufgabe ist somit kein echter Termin, sondern eher ein guter Vorsatz.
Die Problematik von zu vielen Aufgaben im Kalender
Wenn du anfängst, zu viele Aufgaben in deinen Kalender zu schreiben, wird dieser schnell zu einem Flickenteppich. Du hast dann eine Aufgabe nach der anderen terminiert, und wenn der Tag beginnt, kann es passieren, dass du von unerwarteten Ereignissen wie Besprechungen oder Krankheitsfällen deines Kindes überrollt wirst.
Das Resultat? Überfällige Aufgaben, die dich nur frustrieren und deine Produktivität senken, weil du zusätzlich damit beschäftigt bist, überfällige Aufgaben auf neue Zeitblöcke zu schieben. Es ist also ratsam, diese Aufgaben aus dem Kalender zu entfernen.
Kontextlisten als Lösung
Statt Aufgaben im Kalender zu planen, empfehle ich die Verwendung von Kontextlisten. Diese Listen sind nach verschiedenen Kontexte kategorisiert, wie z.B. „Besorgen“, „Anrufen“ oder „Im Büro“. So kannst du deine Zeit flexibel nutzen und die Aufgaben erledigen, die zu deiner aktuellen Situation passen.
Wenn du beispielsweise Zeit hast, während du an deinem großen Monitor arbeitest, kannst du auf die Liste für Büroarbeiten zugreifen und die nächsten Schritte angehen. Bist du allerdings unterwegs zu einem Termin, könntest du einen Eintrag der Anrufen-Liste erledigen und auf dem Rückweg vom Termin lohnt sich vielleicht ein Blick auf die Besorgen-Liste. Dies erhöht deine Effizienz erheblich.
Praktische Tipps zur Organisation deines Workflows
Hier sind einige praktische Tipps, um deinen Workflow zu organisieren:
- Erstelle mehrere Kontextlisten, die einfach und übersichtlich sind. Telefon, Besorgen, Büro und Zu Hause sind ein guter Anfang.
- Nutze bei Bedarf Zeitblöcke für deine Projekte und verteidige diese Fokuszeiten.
- Verknüpfe Gewohnheiten mit Aufgaben, um sie einfacher in deinen Alltag zu integrieren.
Wenn du z.B. jeden Tag zur gleichen Zeit lüftest, kannst du das mit einer anderen Routine, wie dem Zähneputzen, verbinden. So vergisst du es nicht.
Fazit: Der Weg zu mehr Produktivität
Die Verwendung von Kontextlisten anstelle von Aufgaben im Kalender kann deine Produktivität erheblich steigern. Indem du deine Aufgaben nach Kontext gruppierst, kannst du schnell und effizient die Dinge erledigen, die in deiner aktuellen Situation am wichtigsten sind.
Wenn du mehr über effektives Selbstmanagement erfahren möchtest, empfehle ich dir den Audiokurs „Werde produktiv hoch 3“ auf YouTube. Hier findest du viele hilfreiche Tipps, um deine Produktivität zu steigern.
Häufige Fragen (FAQ)
Warum sind Kontextlisten besser als To-Do-Listen?
Kontextlisten ermöglichen es dir, Aufgaben basierend auf deiner aktuellen Situation zu erledigen, anstatt einen festen Zeitrahmen zu benötigen, der oft nicht realistisch ist.
Wie gehe ich mit unerwarteten Aufgaben um?
Wenn unerwartete Aufgaben auftauchen, nutze deine Kontextlisten, um schnell zu entscheiden, welche Aufgabe du als nächstes angehen kannst, anstatt dich von deinem ursprünglichen Plan ablenken zu lassen.
Wie kann ich meine Zeitblöcke effektiv nutzen?
Plane deine Zeitblöcke im Voraus und halte dich an diese Zeiten, um sicherzustellen, dass du fokussiert und produktiv arbeitest.
Bleib dran!
Denke daran, dass du nur eine Next Action vom Erfolg entfernt bist. Diese steht nicht im Kalender, sondern in deinen Kontextlisten. Wenn du Fragen hast, stelle sie gerne in den Kommentaren!