In der heutigen schnelllebigen Arbeitswelt ist es entscheidend, Besprechungen effektiv zu dokumentieren und alle anfallenden Aufgaben im Blick zu behalten. Oftmals gehen wichtige Punkte verloren oder werden vergessen, wenn die Notizen nicht richtig strukturiert sind. In diesem Beitrag erfährst du, wie du deine Mitschriften so gestalten kannst, dass du sowohl bei der Vorbereitung als auch bei der Nachbereitung optimal aufgestellt bist. Hier sind drei praktische Methoden, die dir helfen, deine Aufgaben aus Besprechungen nicht aus den Augen zu verlieren.
Inhaltsverzeichnis
- 1. Aufgaben hervorheben
- 2. Einen eigenen Abschnitt für Aufgaben erstellen
- 3. Etiketten verwenden
- Optimale Nachbereitung
- Vorbereitung auf das nächste Meeting
- Fazit
- Häufig gestellte Fragen (FAQ)
1. Aufgaben hervorheben
Wenn du während einer Besprechung Notizen machst, ist es wichtig, die Aufgaben, die dir zugewiesen werden oder die du für andere hast, sofort hervorzuheben. Dies kannst du ganz einfach tun, indem du einen Textmarker verwendest.
Indem du Aufgaben auf der Seite markierst, kannst du sie später schnell wiederfinden. Wenn du dein Notizbuch aufschlägst, wirst du sofort auf die wichtigen Punkte gelenkt. Das sorgt dafür, dass keine Aufgabe in Vergessenheit gerät.
2. Einen eigenen Abschnitt für Aufgaben erstellen
Eine weitere effektive Methode ist, einen separaten Abschnitt für deine Aufgaben auf jeder Seite einzufügen. Das bedeutet, dass du beispielsweise oben auf der Seite einen kleinen Bereich reservierst, wo du alle Aufgaben sammelst.
Hier kannst du Kontrollkästchen für jede Aufgabe anlegen. Das hat den Vorteil, dass du später nur diesen kleinen Abschnitt durchsehen musst, anstatt die gesamte Seite nach Aufgaben zu durchsuchen. Diese Methode erleichtert auch das Teilen der Aufgaben mit anderen, sei es durch Screenshots oder durch Kopieren in einen Taskmanager.
3. Etiketten verwenden
Die Verwendung von Etiketten ist eine weitere nützliche Technik, um Aufgaben zu kennzeichnen. In einem klassischen Notizbuch kannst du kleine Klebezettel verwenden, um wichtige Aufgaben hervorzuheben. Ich empfehle, Signalfarben wie Rot oder Gelb zu verwenden, um sofort zu erkennen, dass es sich um eine wichtige Aufgabe handelt.
Für Aufgaben, auf die du wartest, kannst du eine andere Farbe wählen, wie zum Beispiel Blau. So behältst du den Überblick über deine eigenen Aufgaben sowie die, die andere für dich erledigen müssen.
Optimale Nachbereitung
Die Nachbereitung deiner Notizen sollte idealerweise sofort nach der Besprechung erfolgen. Die Gedanken sind frisch, und du kannst alle wichtigen Punkte direkt in ein vertrauenswürdiges System übertragen, wie zum Beispiel ToDoist.
Wenn du eine Aufgabe hast, auf die du wartest, ist es klug, die betreffende Person nicht erst einen Tag vor dem nächsten Meeting daran zu erinnern. Stattdessen solltest du sie etwa in der Mitte des Zeitraums daran erinnern, damit sie ausreichend Zeit hat, um zu reagieren.
Vorbereitung auf das nächste Meeting
Bei der Vorbereitung auf das nächste Meeting öffne dein Notizbuch und suche nach allen Etiketten. Wenn du auf einer Seite noch ein Etikett findest, übertrage die dort notierten Punkte auf die Agenda des neuen Meetings.
So kannst du sicherstellen, dass alle offenen Punkte geklärt werden, und du kannst die Etiketten entfernen, sobald die Aufgaben erledigt sind. Dies sorgt dafür, dass du beim nächsten Mal nicht durch alte Notizen blättern musst.
Fazit
Mit diesen drei einfachen Techniken kannst du deine Besprechungsnotizen so gestalten, dass du alle Aufgaben im Blick behältst und optimal vorbereitet in deine nächsten Meetings gehst. Egal ob du ein klassisches Notizbuch oder ein digitales Tool wie das Remarkable verwendest, die Prinzipien bleiben gleich. Denke daran: Du bist nur eine Next Action vom Erfolg entfernt!
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Wie kann ich meine Notizen besser organisieren?
Eine gute Organisation deiner Notizen beginnt mit klaren Strukturen. Verwende Abschnitte für Aufgaben, hebe wichtige Punkte hervor und nutze Etiketten, um den Überblick zu behalten.
Was tun, wenn ich keine Zeit für die Nachbereitung habe?
Versuche, dir direkt nach der Besprechung ein paar Minuten Zeit zu nehmen, um deine Notizen zu durchsehen und die wichtigsten Punkte in dein Taskmanagement-System zu übertragen.
Wie gehe ich mit Aufgaben um, die ich von anderen erwarte?
Kennzeichne diese Aufgaben in deinen Notizen und plane regelmäßige Erinnerungen ein, um sicherzustellen, dass du rechtzeitig nachfragst.
Kann ich diese Techniken auch in digitalen Notizen anwenden?
Ja, viele der beschriebenen Techniken lassen sich problemlos in digitalen Notiz-Apps umsetzen. Nutze die Funktionen, die dir diese Apps bieten, um Aufgaben zu markieren und zu organisieren.