Heute zeige ich Dir ein unschlagbares Trio für dein Zeitmanagement, bestehend aus einem Kalender und zwei Zetteln, von denen einer digital sein darf.
Der erste Zettel dient als Next-Action-Liste (bekannt aus Getting Things Done, GTD), die idealerweise einfach zu befüllen und automatisch zu sortieren ist und drei Prioritätsstufen aufweist. Meistens wird dafür ein Task-Manager, wie z.B. Todoist verwendet. In dieser Liste stehen alle konkreten Schritte, die Du konkret umsetzen kannst, um ein Projekt voranzubringen, und sei es auch nur ein winziges Stück. Dadurch, dass Du konsequent in nächsten Schritten denkst, ist sichergestellt, dass es nie zu Stillstand in Deinen Projekten kommt. Mein Tipp: gehe kurz vor Feierabend durch diese Liste uns stelle sicher, dass für alle wichtigen Projekte mindestens ein nächster Schritt definiert ist.
Im Kalender stehen nur echte Termine
Bei Arbeitsbeginn sollte der Kalender überprüft werden, um festzustellen, ob echte Termine anstehen. Falls ja, nimmst Du an diesem Termin teil und schreibst alle anfallenden Aufgaben, Ideen und Erinnerungen auf einen Schmierzettel; Deine Inbox.
Steht kein Termin im Kalender, so erledigst Du die wichtigste Next-Action aus Deiner Liste. Alle Unterbrechungen, wie während der konzentrierten Arbeit auf Dich einprasseln, schreibst Du in die Inbox.
Nach einem Arbeitsblock wird die Next-Action-Liste mit der Inbox verglichen. Stehen in der Inbox nur vergleichsweise unwichtige Dinge, so geht es immer mit einer Aufgabe der Next-Action-Liste weiter. Falls jedoch spontan etwas aufgetaucht ist, dass höhere Priorität hat, so bekommt dieser Eintrag Deiner Inbox jetzt Deine Aufmerksamkeit.
So stellst Du sicher, dass Du den Tag maximal produktiv gestaltet hast, und zu jedem Zeitpunkt an den wirklich wichtigen Dingen gearbeitet hast.
Am Ende des Tages wird die Inbox aufgeräumt, wobei manches zur nächsten Next Action für morgen übergeht. Alle Details dazu, findest Du im kostenlosen Audiokurs „Werde produktiv hoch 3“, hier auf YouTube:
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