Darum solltest Du keine Aufgaben in Deinen Kalender schreiben

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Vielleicht kennst Du das: Auf dem Weg zu einem Termin blickst Du nervös Deine Uhr, die anzeigt, wie der Verkehr gerade Deinen Puffer frisst. Minütlich rechnest Du hoch, ob Du gerade weiteren Verzug auf- oder abbaust. Jede langsame Vorderfrau oder Vordermann, jede rote Ampel, jede Zugdurchfahrt am Bahnübergang und natürlich jeder Stau lassen die Wut in Dir hochkochen. Du rufst beim Termin an, um Deine Verspätung anzukündigen. Kein angenehmes Telefonat. Für den Moment ist damit das Schlimmste damit abgewendet, aber selbstverständlich verschieben sich alle folgenden Termine. Und zu denen musst Du ja auch noch fahren. Eine Aufholjagd beginnt, bei der Du nur verlieren kannst. Zeitlich und nervlich.

Spoiler: Wer Aufgaben in den Kalender schreibt, steht auch gerne im Stau.

Selbstmanagement ohne Kalender ist unmöglich

Ein Kalender zeigt – zunächst mal – die harte Terminlandschaft an. Bei diesen Terminen erlebst Du greifbare Konsequenzen, wenn Du nicht zu ihnen erscheinst. Die anderen Teilnehmer:innen sind verstimmt und bestimmte Chancen verstreichen mit den Terminen. Manche Termine wären durchaus verschiebbar gewesen, während manche vom Typ „Entweder genau dann oder gar nicht mehr“ sind.

Je weniger „Entweder genau dann oder gar nicht mehr“-Termine in Deinem Kalender stehen, desto flexibler bist Du, desto mehr Lust hast Du zum Atmen, desto entspannter wird/könnte Dein Tag ablaufen. Eine Besprechung mit Deinem Team ist halb-hart. Der Termin wurde eher willkürlich gewählt und könnte meistens noch verschoben werden. Den Termin nochmal zu verschieben, ist ein Viele-Köche-Problem. Man könnte es zwar, wird es aber oft bevorzugen, den Brei zum geplanten Zeitpunkt auszulöffeln.

Aufgaben sind immer weich

Termine mit Dir selbst – sprich Aufgaben, die Du erledigen möchtest – sind hingegen immer weich. Eine Ausnahme sind Rückmeldungen, die an eine echte Deadline gebunden sind. Der Großteil Deiner Aufgaben wird aber entweder keine Deadline haben, oder die gewählte Deadline ist willkürlich.

Die Motivation hinter diesen willkürlichen Terminzuweisungen ist die Selbstüberlistung. Der Blick auf die To-do-Liste, und den gedanklich zugeordneten Überfälligkeit, ist ernüchternd. Da scheint es ein guter Ausweg zu sein, sich die Aufgaben für morgen, 11 Uhr vorzunehmen. Nicht etwa, weil das morgen um 11 Uhr sein müsste, sondern weil Du morgen um 11 Uhr Zeit hast, und bevor Du es am Ende gar nicht machst, machst Du es besser morgen um 11 Uhr.

Doch dann passiert das Unvermeidliche:

Planung macht aus Zufall Irrtum

Nun beginnt der typische Arbeitstag und die Zeit bis 11 Uhr erinnert an unser Staubeispiel:

• Das langsame Fahrzeug vor Dir entspricht der Kollegin, dem Kollegen, der Dir nicht rechtzeitig eine Zuarbeit geliefert hat. Also nochmal nachfragen und auf baldige Antwort hoffen.
• Die rote Ampel ist das klingelnde Telefon oder die Anfrage von Kollegen auf dem Weg zum Kopierer. Also kurz raus aus den eigentlichen Gedanken und hoffentlich bald wieder zurück zu ihnen.
• Der Stau wird vom Chef verursacht, der zu einer spontanen Besprechung ruft. Ende offen!

Die gleiche Aufholjagd, wie in unserer Auto-Analogie beginnt. Der Stress ist dabei genauso unvermeidlich. Wen rufst Du um 11 Uhr an, um Dich duckmäuserisch für die Verspätung zu entschuldigen? Dich selbst.

Na gut, den Stau konnte niemand vorhersehen! Wirklich? Am Ende des Tages hast Du die Qual der Wahl: Überstunden machen, oder Dich schlecht fühlen, weil nicht alles erledigt wurde und umplanen.

Raus mit den Next-Actions aus dem Kalender

Der einfache Ausweg: Verschiebe alle willkürlich-terminierten Aufgaben in eine eigene Liste mit Titel „Next Actions“ oder „Als nächstes“. Das ist keine klassische To-do-Liste, denn auf diesen stehen oft auch unausgegorene Ideen und Eines-Tages-Vorsätze. In der Next-Action-Liste steht hingegen ein konkreter, unmittelbar ausführbarer Schritt, der ein zugeordnetes Projekt voranbringt.

Zu Arbeitsbeginn sind das eben genau diejenigen Aufgaben, die wir gerade aus dem Kalender befreit haben. Alle Zwischenrufe, werden ggf. auch auf dieser Liste notiert. Etwa das Flurgespräch mit Anschlussaufgabe oder ein Rückruf zu einem verpassten Anruf.

Jetzt ist es 11 Uhr. An Stelle des willkürlichen Termins blickst Du einen weißen Kalenderslot. Also wandert Dein Blick in die Next-Action-Liste. Welcher Eintrag ist am wichtigsten oder welcher Eintrag ginge Dir jetzt am einfachsten von der Hand?

Möglicherweise ist das der Eintrag, den Du auch in den Kalender geschrieben hättest, möglicherweise ist es der Rückruf. Das kannst nur Du entscheiden und das darfst auch nur Du entscheiden.

Was wird besser, wenn keine Aufgaben im Kalender stehen?

Du wirst nicht zwangsläufig mehr erledigen, nur weil die Aufgaben an einer anderen Stelle stellen (meisten ist das aber dennoch zu beobachten). Du wirst aber aus dem Kopfloses-Huhn-Modus herausgeholt und hast das Gefühl, wieder die Kontrolle zu haben.

Das Hollywood-Prinzip greift: „Don’t call us, we call you“. Das klingt nach einem winzigen Vorteil, aber bitte unterschätze die dahinterstehende Psychologie nicht.

Du kannst die Komplexität des Alltags nicht mit komplexer Kalenderplanung erschlagen. Dabei wirst Du immer verlieren. Komplexität erschlägt man, kontra-intuitiv, am besten mit Einfachheit.

Kurzum: Der Kalender zeigt nur die harte Terminlandschaft; sonst nichts.

Hast Du noch Fragen, wie Du hast konkret umsetzen kannst? Dann scheue bitte nicht mich zu fragen oder