Kurz notiert: Wie ich James mit Zapier verbinde

In den letzten Beiträgen im Blog und im Podcast ging es um James, einer neuen Todo-App, die mit Hilfe von künstlicher Intelligenz vorschlägt, was man als nächstes tun könnte. Die Tagesplanung gestaltet sich durch diese Automatisierung sehr einfach und davon wollte ich profitieren. Gleichzeitig ist Todoist sehr fest in meine Abläufe integriert (durch Plug-Ins, Widgets, usw.). Wie also beides zusammen verwenden?

Mein Testbericht zu James endete bei mir mit gefühlter Ratlosigkeit. Ich wollte die Vorteile beider Systeme für mich benutzen, aber keinesfalls einen doppelten Wartungsaufwand haben. Meine (Teil-)Lösung zu Verbindung lautet nun: Automatisierung.

Mit dem letzten Update wurde “unter der Oberfläche” eine Erweiterung für Zapier ausgerollt.   Zapier ist, ähnlich wie IFTTT, ein Dienst zur Verbindung verschiedenen (Cloud-)Anwedungen. Eine Anwendung sendet ein bestimmtes Signal in die Welt, Zapier lauscht und ruft dann einen Slot einer anderen Anwendung auf. So kann z.B. eine eingehende E-Mail bei GMail als Trigger/Signal dienen, damit etwa in Evernote etwas passiert, wie z.B. die E-Mail als Notiz ablegen. Umgekehrt könnte aber auch eine Notiz in Evernote als Signal um z.B. einen Termin im Kalender anzulegen. In IFTTT habe ich über die Jahre so bereits 10-15 Rezepte (wie die Automatisierungen dort genannt werden) angehäuft.

Anbindung

Nun kann James also Zapier. Die Anbindung ist einfach. Zuerst wird ein API-Key erzeugt

API-Schlüssel für Zapier in James erzeugen
API-Schlüssel für Zapier in James erzeugen

Diesen API-Key trägt man in Zapier ein:

API-Key in Zapier eintragen
API-Key in Zapier eintragen

An dieser Stellen vielen Dank an das James-Team, mich als Beta-Tester für den neuen Dienst aufzunehmen.

Mein ersten Zaps

Als ersten Zap, wie Zapier seine Automatisierungen nennt, habe ich mir “Todoist => James” ausgesucht. Jede Aufgabe, die ich von nun an in “sascha-feth.de” anlege landet in Kopie in der Inbox von James.

Ein Zap, dass bestimte neue Aufgaben in Todoist automatisch an James weiterleitet.

So kann ich weiterhin bequem über Todoist und all seinen Integration Aufgaben sammeln. Diejenigen Aufgaben, die dann zum Trigger-Projekt gehören landen in James.

Eine Aufgabe wird in Todoist in einem Trigger-Projekt angelegt

Dort gehe ich regelmäßig, zum Beispiel täglich, meine Inbox durch und präzisiere (z.B. die Dauer):

Aufgabe in James bearbeiten
Die Aufgabe in der Inbox von James

Abgeschlossene Aufgaben

Natürlich stehen Aufgaben, die ich in James abschließe, immer noch unerledigt in Todoist. Mit einem bequemen Automatisierungsschritt lässt sich das leider nicht abstellen. Momentan beheben ich das manuell beim nächsten Review in Todoist. Alternativ kann man sich auch alle erledigten Aufgaben aus James, per Zapier, zum Beispiel in einer Evernote-Notiz packen lassen. Dann geht man diese Notiz Eintrag für Eintrag durch, sucht die Entsprechung in Todoist, und entfernt sie dort. Aus meiner Erfahrung ist dieser zweite Automatisierungsschritt nicht notwendig.

Welchen Task-Manager benutzt die aktuell und verwendest du schon Automatisierungen?

Solltest du alle deine Todos löschen?

Frischer Start ins neue Jahr: Solltest du deine Todos löschen? Nein! Entgehe dem Todo-Listen-Konkurs.

In der kurzen Info über Marie Kondo, die eure Todo-Liste aufräumt (hier nachzulesen), ging es bereits darum, Aufgaben auch manchmal zu löschen. Sie hat empfohlen, alle Aufgaben niedrigster Priorität zu entsorgen; ich habe hier im Blog widersprochen. Nun bin ich über den Artikel “I Declare Todo-List Bankruptcy” gestolpert. Die Autorin erläutert, in welchen Situationen sie es für sinnvoll hält alle Aufgaben in der Todo-Liste zu löschen. Selbstverständlich ist mein innerer Protest hier umso stärker. Solltest du alle deine Todos löschen? Nein! Entgehe dem Todo-Listen-Konkurs.

Wie es zu überfüllten Todo-Listen kommt

Anhänger von Getting Things Done schreiben alles in ihre Inbox (hier nachzulesen). An einem typischen Tag kommen durch eigene Gedanken, Bitten von Kollegen und Freunden, zufliegenden Aufgaben via E-Mail usw. schnell dutzende neue Einträge hinzu. Diese halten sich zwar nicht lange in der Inbox auf, sondern wandern (hier nachzulesen) in ihre zugehörigen Unterprojekte bzw. Kontextlisten (Besorgungen, Telefonate, …), dennoch verweilen sie aber immer noch in der Aufgabenverwaltung. 

Hier eine Tagesaufnahme meines Todoist:

Screenshot meines Todoist mit wenigen terminierten Aufgaben

Fünf Aufgaben sind explizit für heute vorgesehen, weitere zwei Dinge sind überfällig, da ich sie gestern nicht erledigt habe. Die meisten Aufgaben sind über Filter zugänglich:

Filteransicht meines Todoist. Insbesondere sind insgesamt 479 Aufgaben im System
Aktuell stehen insgesamt 479 Aufgaben in meinem System
  • 76 Dinge könnte ich als nächstes erledigen (“Next Action”)
  • In 13 Fällen warte ich auf jemanden, der die Aufgabe übernommen hat (“Waiting”)
  • 37 Aufgaben lauern an einem bestimmten Tag in der Zukunft auf Erledigung
  • usw.
  • Insgesamt sind 479 Aufgaben in meinem Todoist erfasst

479 Aufgaben! Die meisten davon haben aktuell die geringste Priorität, die man in Todoist vergeben kann. Dem Ratschlag  von Marie Kondo folgend könnte ich wahrscheinlich 400 Aufgaben löschen. Könnte! Wirklich tun werde ich das nie.

Die Gefahr von gelöschten Aufgaben

Ich verwende Todoist seit über fünf Jahren und stets habe ich zwischen 300 und 500 Aufgaben darin. Hier hat sich offenbar ein dynamisches Gleichgewicht eingestellt. Aber auch bei mir kommen mehr Aufgaben rein, als ich wirklich erledige. Von Zeit zu Zeit lösche ich also auch unerledigte Aufgaben (nach welchem Schema ich das tue erkläre ich am Ende des Beitrags). Was spricht nun dagegen, auf einen Schlag direkt mehrere (oder alle) Aufgaben zu löschen?

Beginnen wir mit Marie Kondos Vorschlag, die unwichtigen Aufgaben zu löschen. Jedoch: Woran erkennt man eine wichtige bzw. unwichtige Aufgabe? Diese Frage verdient einen eigenen Beitrag und wird hier nur kurz angeschnitten. 

Natürlich kann man sich immer vorstellen, sein Zukunfts-Ich im Geiste zu befragen: “Wäre es dir (also meinem 5 Jahre älteren Ich) lieber, wenn ich heute A oder B mache?” 

Bei der Abwägungen in denen A etwas mit Netflix und B mit etwas mit Fortbildungen zu tun hat, ist das sicherlich einfach. Ist es im Alltag aber wichtiger dem Chef, den Kollegen oder dem eigenen Körper etwas Gutes zu tun? Pauschal nicht beantwortbar! Manchmal muss man auf das Karrierekonto, manchmal auf das Freundschaftskonto und manchmal eben auf das Gesundheitskonto einzahlen.

Dinge, die nicht mit höchster Priorität markiert sind, sind nicht zwangsläufig unwichtig. Und umgekehrt: Der Großteil der Todos, die wir für wichtig halten, sind es wahrscheinlich gar nicht. Beim Rest ist es kaum unstrittig möglich Prioritäten zu vergeben. Niemals könnte ich in diesem Rahmen einfach alle Aufgaben niedrigster Priorität entfernen.

Die Autorin der Todoist-List-Bankruptcy schreibt, dass ihr bisher nichts schlimmes passiert ist.  Natürlich räumt sie etwas ängstlich ein, dass auch etwas wichtiges gelöscht worden sein könnte. Möglicherweise überwiegt die neu gewonnene Entspannung bei ihr diese Angst. Ich kenne mich; bei mir würde die Angst überwiegen. 

Nochmal einen Schritt zurück! Was ist Sinn und Zweck unserer Aufgabenverwaltung?

Ist dein System Teil des Problems oder Teil der Lösung?

Wir haben die Dinge in unsere Inboxen geschrieben, damit wir sie nicht vergessen und sie nicht an unseren Gedanken nagen. Eine nagende Aufgabe spukt dir den ganzen Tag im Kopf herum. Deine innere Stimme sagt ständig “Ich darf XYZ nicht vergessen!”. Das verursacht Stress und entzieht mentale Kapazitäten. Eine Aufgaben zu vergessen und auf unbequeme Art und Weise daran erinnert zu werden, verursacht noch mehr Stress und oft auch Ärger. 

Der Entspannung plötzlich alle Aufgaben loszuwerden, und sei es nur für wenige Tage (bis die wichtigen wieder zurückkommen), steht somit der Stress und die Angst gegenüber. “Ich muss unbedingt an XYZ denken, gerade jetzt wo ich mir den Reminder aus der Todo-Liste gelöscht habe”.

Es kann – vor allem bei Produktivitätsneulingen – vorkommen, dass sich ein schier unbewältigbarer Berg an Aufgaben angesammelt hat. Jeder Blick darauf kann dann so unangenehm sein, dass man die Liste irgendwann komplett links liegen lässt. 

Die gute Nachricht: So weit wird es nicht kommen, wenn du regelmäßig sachte gegensteuerst.

Entgehe dem Todo-Listen-Konkurs

Ich möchte es nochmal betonen: Lösche Aufgaben nicht, nur weil sie eine geringe Priorität haben. Das alleine ist kein zuverlässiger Maßstab. Ein wichtiger Aspekt der Produktivität ist es, dass man zu jeder Zeit nicht nur entscheidet was man tut, sondern auch entscheidet, was man nicht tut. Genauer gesagt: “Noch nicht tut”. Wenn Aufgaben lange Zeit in meiner Liste stehen, ohne das ich sie erledige, ist das für mich ein starkes Indiz, dass mir die Aufgabe wohl nicht wichtig ist. In Todoist habe ich dafür das Etikett “Papierkorb”, das ich an die Aufgabe anhänge. Damit erinnere ich mich für die kommenden weekly Reviews daran, dass ich bereit wäre diese Aufgabe/Idee loszulassen. Ändert sich das in den folgenden zwei bis vier Wochen nicht, so lösche ich die Aufgabe. Schließlich habe ich mir selbst genug Veto-Zeit eingeräumt.

Wenn diese Aufgabe nicht alleine vorkommt, sondern dir ein ganzes Projekt voller garstiger Aufgaben entgegen schaut, so gehe zuerst anders vor. Möglicherweise ist das Projekt einfach nicht korrekt geplant. Schnapp dir einen alten Briefumschlag (und lies vorher nochmal einen passenden Beitrag dazu). Nutze seinen Platz, jedoch nicht mehr, um das Projekt nochmal von Null auf zu planen. Bringe diese neuen Schritte dann in deine Aufgabenverwaltung zurück, z.B. mit der Scanfunktion und entferne die bisherigen Aufgaben.

Erscheint dir das Projekt mittlerweile ganz und gar überflüssig? Dann gib ihm den Zusatz “Papierkorb” und lösche es bald, wenn sich deine Meinung nicht ändert!

Diese Art der Todo-Listen-Hygiene verschafft mir seit Jahren ein stabiles System, das mir deutlich mehr Entspannung verschafft, als man es von fast 500 Todos erwarten würde.

Kurz notiert: Todoist (Beta) importiert handschriftliche Todo-Listen

Todoist scannt und importiert jetzt handschriftliche Todo-Listen. Bereits im Beta-Status ist das ein wundbares Feature!

Erst vor kurzem hat Todoist seine Foundations vorgestellt. Begeistert von den neuen Funktionen bin ich dem Beta-Programm beigetreten (auch mitmachen). Jetzt ist mir das erste Beta-Feature zufällig ins Auge gesprungen und ich bin begeistert!

Still und leise aufgeschlagen

Eigentlich wollte ich gerade klassisch eine Aufgabe eintippen, da fällt mir ein neues unbekanntes Icon auf:

Screenshot: Aufgabe hinzufügen in Todoist
Leicht zu übersehen: Neues Icon rechts unten

Neugierig tippe ich darauf: Todoist importiert handschriftliche Todo-Listen. Also schnell zu Testzwecken eine Notiz geschrieben und gescannt.

Todo-Liste in Todoist gescannt
Ansicht, nachdem man ein Foto geschossen hat

Alle erkannten Aufgaben werden mit einem hellroten Rahmen markiert. Tippt man sie der Reihe nach an, werden sie dunkelrot und der Text erscheint unten mit der Möglichkeit, die Aufgabe direkt über den roten Papierflieger anzulegen.

Noch nicht perfekt aber mit viel Potenzial

Todoist OCR hat einen Fehler gemacht
Fast korrellt erkannt. Äh… korrekt!

Leider werden Zeilenumbrüche noch als separate Aufgaben interpretiert und teilweise wurde meine Handschrift nicht korrekt erkannt.

Dennoch: Hut ab! Das Feature funktioniert ansonsten bereits wunderbar. Der Beta-Status verrät sich momentan nur die ein paar fehlende Komfortfeatures, wie z.B. dem korrekten Umbruch mit Zeilenumbrüchen oder Unteraufgaben.

Ich freue mich darauf, das Feature in den nächsten ausführlich zu testen. Zwar habe ich nicht die Angewohnheit viele Dinge handschriftlich zu erfassen, aber ein paar Einkaufszettel oder Whiteboard-Planungen werden sich schon finden.

Hinweis: Todoist weist darauf hin, dass ein Beta-Feature jederzeit stark verändert oder sogar entfernt werden könnte. Baut es also noch nicht als verbindliches Element in euren Workflow ein.

Kurz notiert: Marie Kondo räumt eure ToDo-Liste auf

Marie Kondo räumt im Todoist-Blog eure Todo-Listen auf. Lesenswert! Bitte beachtet aber nicht alle Tipps.

Kurz vor Jahresende, und somit rechtzeitig vor den guten Vorsätzen für das neue Jahr, gibt es ein Highlight im Todoist-Blog:

„The Life Changing Magic of Tyding Up Your To-Do List“

Gemeinsam mit Aufräumexpertin, Bestsellerautorin und Netflix-Star Marie Kondo (“Magic Cleaning”) erklärt das Todoist-Team, wie man seine Todo-Liste aufräumt. Sehr lesenswert!

Wichtigstes Element ist es, das eigene “End Goal” zu formulieren; eine Art Lebensziel. An ihm soll sich jede Entscheidung wie an einem Kompass orientieren. Volle Zustimmung. Damit beginnt auch Steven Covey in seinem Bestseller “Die 7 Wege zur Effektivität”. Führt eine Aufgabe nicht unmittelbar zu diesem Ziel kann sie vermeintlich weg. Aber Achtung: Natürlich bleibt auch die Aufgabe für die Steuererklärung am Ende noch stehen. Positiv: Der Verzettelungsgefahr wird Einhalt geboten.

Kondo räumt nicht Raum für Raum auf, sondern Kategorie für Kategorie. Sie beginnt stets bei den Kleidern, egal in welchen Räumen diese verteilt sind. Im Todoist-Blog wird das auf die Projekte übertragen. Hier interpretiere ich die Analogie anders: Räume deine Todo-Liste nach Kontext (im GTD-Sinn, z.B. hier nachzulesen) auf, nicht nach Projekt (=Lebensbereich). Betrachte so z.B. alle Aufgaben, bei denen es etwas zu lesen gibt, etwas zu besorgen oder etwas zu schreiben, usw.

Wirklich widersprechen möchte ich jedoch an der Stelle, an der alle Aufgaben niedrigster Priorität entsorgt werden und dann noch zum Terminieren von Aufgaben aufgerufen wird. Zum Thema Priorisieren möchte ich bald einen eigenen Beitrag verfassen und gegen das Terminieren spreche ich mich erneut vehement aus: Schreib keine Aufgaben in deinen Kalender. Bitte versprecht mir bis dahin, noch nicht voreilig Aufgaben zu löschen und vor allem nicht zu terminieren.

Zum Abschluss noch ein Fan-Bekenntnis an Marie Kondo: 

Aufgeräumter Kleiderschrank nach Mario Kondo, Konmari
Konmari! Mein Kleiderschrank-Tribut an Marie Kondo

Todoist Foundations: Im dritten Anlauf perfekt

Hinweis: Dies ist ein kleines Review für Todoist-Profis und solche, die es werden wollen. Dieser Beitrag gehört damit nicht zur Serie nützlicher Tipps zu „Mythos Überforderung„.

Heute hat Todoist einen ganzen Stapel neuer Funktionen released (offizieller Blog). Am meisten erwartet habe ich die neue Abschnittsfunktion („Sections“). Was ist der Mehrwert der Abschnitte? Sie erlauben endlich bequem die natürliche Einteilung in Kategorien, die sich vorher in den Apps nur sehr umständlich vornehmen lies. Ein Nachruf auf die bisherigen Möglichkeiten seine Projekte in Todoist zu strukturieren.

Fast jedes Projekt mit mehr als 3-5 Aufgaben zerfällt in Kategorien

… das sollte es zumindest. Nehmen wir an, wir wollen Weihnachten planen. Es ergeben sich schnell einige Kategorien:

  • Geschenke für Freunde und Familie (besorgen)
  • Deko (besorgen und aufhängen)
  • Weihnachtskarten (verschicken)
  • Weihnachtsessen (planen)

Die Verben sind bewusst in Klammer gesetzt. Lässt man sie stehen, so hat man Monster-Aufgaben, die sich gar nicht einem Schritt erledigen lassen. Alleine der Punkt „Weihnachtskarten verschicken“ zerfällt in mindestens die folgenden Teilaufgaben:

  • Liste aller Empfänger für Weihnachtskarten erstellen
  • Schöne Karten besorgen
  • Individuelle Karten schreiben
  • (Briefmarken besorgen)
  • Karten zur Post bringen

Wie hat sich das bisher in Todoist abgebildet? Da gab es drei Möglichkeiten:

Möglichkeit 1: Alles in eine Liste

Alle Aufgaben als lange Liste in einem Projekt

Der direkte Ansatz, der leider auch am unübersichtlichsten ist. Auf den ersten Blick erschließt sich nicht, welche Kategorie gerade welchen Status hat. Bei der privaten Weihnachtsfeier vielleicht noch zu verschmerzen, bei beruflichen Projekten riskant.

Möglichkeit 2: Als Unteraufgaben

Mit Unteraufgabe für die Weihnachtskarten

Man fügt die Kategorien als eigene Aufgaben hinzu, also z.B. „Weihnachtskarten“. Anschließend werden die einzelnen Unter-Aufgaben per Drag-and-Drop darunter gezogen. Mit etwas Geduld erhält man das gewünschte Resultat.

Okay, das war leicht untertrieben. Mit VIEL Geduld! Tatsächlich hatte ich nicht genug Geduld. Vor allem auf dem Smartphone eine große Herausforderung. Denn dafür ist die Bedienung zu fummelig. Daher habe ich das hier im Screenshot auch nur für die Weihnachtskarten durchgezogen.

Bonus-Tipp: Setzt einen Doppelpunkt „:“ hinter die Top-Level-Aufgabe, um sie selbst nicht (versehentlich) erledigen zu können. Zusätzlich habe ich mir ein Etikett „Sammel“ erstellt, um die Pseudo-Abschnitte noch besser als solche zu erkennen. Dennoch habe ich das Feature fast nur in Projekt benutzt, für die ich ein Template hatte.

Möglichkeit 3: Mit Unterprojekten

Unser Weihnachtsprojekt mit einem exemplarischen Unterprojekt

Jetzt ist der Teufel mit dem Belzebub ausgetrieben. Die fummelige Bedienung ist weg, dafür muss man sich durch die Projekte navigieren. Je nach Plattform auch sehr umständlich. In den mobilen Varianten von Todoist kann man zusätzlich immer nur ein Projekt ansehen, so dass man mit Tunnelblick auf die einzelnen Aspekte schauen muss. Ebenfalls sehr nervig!

Einen kleinen Vorteil hat diese Vorgehensweise: Man kann Unterprojekte unanbhängig voneinander teilen. Vielleicht hilft der Partner beim Besorgen der Weihnachtskarte, darf aber die geheime Geschenkliste nicht sehen.

Das erschwert das Review: Immer nur ein Unterprojekt in der Ansicht

Jetzt endlich richtig: Abschnitte

In Kürze: Endlich! Abschnitte lassen sich auf allen Plattformen gleichermaßen einfach hinzufügen. Die Aufgaben können un-fummelig verschoben.

Abschnitte! Darauf haben Profi-User lange gewartet

Wer einmal damit alle seine Projekte strukturiert hat, wird nicht glauben wollen, dass wir darauf bis 2019 warten mussten. Meine Todoist-Aufgabe „Abschnitte“ in allen wichtigen Projekten einfügen steht jedenfalls schon.