Tipp 3: Unterscheide nur „Next Action“ und „Irgendwann“

Seit einigen Tagen hast du eine Inbox (Link) und stellst sicher, dass alle dir zufliegenden Aufgaben darin landen. Allein diese Verschriftlichung gibt dir das Gefühl der Kontrolle. Weiterhin terminierst du deine Aufgaben nicht mehr auf Verdacht (Link). Damit deine Inbox jeden Abend leer ist, müssen wir uns ein paar Techniken zum effektiven Umgang mit ihr ansehen. Dabei hilft dir als erstes Tipp 3: Unterscheide nur als „Als nächstes / Next Action“ und „Someday / Irgendwann“ bei deinen Aufgaben.

Schauen wir uns am Bürobeispiel an, wie man die beiden Kategorien aus der Inbox heraus unterscheidet und wie man anschließend mit ihnen weiterarbeitet.

So sah unsere Inbox nach 45 Minuten Arbeitstag aus

Wir knüpfen direkt um 8:45 Uhr an unserem Beispieltag an (Link). Zunächst kommen wir zurück zum Schreibtisch und würden gerne mit der ursprünglich für den Tag geplanten Arbeit beginnen. Ergänzend liegt nun die gefüllte Inbox da. Wenn das dein erster Tag mit einer Inbox ist, so schreibe bitte auch die eigentlich geplanten Aufgaben nochmals in die Inbox.

Hast du jetzt direkt einen Termin im Kalender? Dann nimm an ihm Teil und komme evtl. mit einer noch längeren Inbox zurück. Falls du keinen Termin im Kalender hast, hast du soeben einen mit dir selbst vereinbart: “Review meiner Inbox machen”.

Review-Schritt 1: Entscheide schnell, was “als nächstes” gemacht werden kann

Finde zuerst alle Elemente, die du theoretisch als nächstes machen könntest, wenn du jetzt gerade Zeit hättest und am richtigen Ort wärst. In der GTD-Community (Getting Things Done, sehr lesenswert!) sind das deine „Next Actions“. Das hier könnten die Next Actions unseres Beispiels sein:

Die Next Actions sind identifiziert und hervorgehoben

Neben einem kleinen Etikett „Next Action“ habe ich zusätzlich mit gelber Hervorhebung gearbeitet. Tatsächlich reicht aber eine Form der Darstellung (ich bevorzuge das Etikett). Schauen wir uns die Next Actions im Detail an:

  • Druckerpatronen kaufen: Wenn du jetzt Zeit hättest, könntest du ins Auto steigen und welche kaufen oder am PC online bestellen.
  • Die eine und die andere Sache, die du heute eigentlich machen solltest: Wären nicht die ganzen Ablenkungen gewesen, hättest du bereits daran gearbeitet. Wahrscheinlich an deinem Arbeits-PC.
  • Termin für Reifenwechsel vereinbaren: Du könntest jetzt sofort zum Telefon greifen und anrufen
  • … gleiches gilt für die Kinokarten.

Bei allen übrigen Aufgaben fühlen wir uns noch nicht in der Lage sie direkt zu erledigen, selbst wenn wir jetzt Zeit hätten. Wir werden sie uns in Schritt 3 genauer ansehen.

Schiebe die Next Actions möglichst schnell ins Archiv bzw. auf eine eigene Liste

Jetzt bist du dran: Identifiziere jetzt deine Next Actions. Archiviere die Next Actions dann direkt.

Falls du nicht mit Keep gearbeitet hast, sondern z.B. ein Textdokument oder eine Liste auf Papier geführt hast, ist es jetzt Zeit eine zweite Liste anzulegen. Nenne die Liste “Next Actions” und verschiebe die Einträge der Inbox in diese neue Liste.

Review-Schritt 2: Sortiere dann aus, was irgendwann mal fällig ist

Nun zur Irgendwann-Kategorie. In unserem Beispiel erschien alles einigermaßen dringend. Dir werden aber über Tag noch Gedanken der Form „Irgendwann werde/sollte/könnte ich …„. Schreibe die auch zunächst in die Inbox. Nehmen wir zusätzlich an, das Sophies Gefallen auch von dieser Form ist (z.B. “Kannst du mir irgendwann mal das neue Computerprogramm erklären?”):

Markiere, was irgendwann mal (oder auch nie) erledigt werden kann

Erneut habe ich hier mit Farbe und Etikett gearbeitet, während eine Art der Darstellung gereicht hätte (vorzugsweise das Etikett). 

Den Sprachkurs wollen wir auch nicht unbedingt jetzt schon machen, und das Tablet werden wir uns vielleicht zu Weihnachten wünschen. Also alles entsprechend markieren. Und jetzt: Ins Archiv damit (bzw. in eine neue, dritte Liste “Irgendwann”).

Review-Schritt 3: Finde die Next Actions der restlichen Aufgaben

Drei Aufgaben stehen jetzt noch in der Inbox:

  1. Susi einen Gefallen tun
  2. Achim dringend antworten (dafür aber erst Steffi fragen)
  3. Der E-Mail-Bitte von Bernd nachkommen

Wir fühlen uns nicht in der Lage diese Aufgaben direkt zu erledigen. Oft ist das tatsächlich nur ein Gefühl, hervorgerufen von einem inneren Widerstand. Der beste Weg diesen Widerstand aufzulösen ist weitere Planung.

Für Susis Gefallen müssen wir vielleicht auf einen anderen Kollegen warten, der heute nicht da ist, und für Bernds Bitte müssen wir noch Diagramme erstellen, für die wir überhaupt erst die Daten ermitteln müssten. Bei dieser Art von mehrstufigen Aufgaben ist die Verschriftlichung besonders wichtig. Ich empfehle dir das direkt unter die Aufgaben als Unteraufgaben zu notieren:

Wie du siehst habe ich die Aufgabe jetzt in den Titel der Notiz geschrieben und die Unteraufgaben in den eigentlichen Notizkörper. Dabei war ich möglichst präzise. Statt „Steffi fragen“ habe ich ausführlich „Steffi per Telefon nach ihrer Meinung fragen“ geschrieben. Präzise zu sein wird dir dein Zukunfts-Ich garantiert danken. Und zwar bei jedem Review deiner Listen.

In die ausformulierung hat sich noch ein Schlüsselwort eingeschlichen: “als nächstes”. Das ist bewusst geschehen. Sobald du diese Aufsplittung vorgenommen hast, kannst du typischerweise direkt wieder Next Actions vergeben: 

Eine letzte Aufgabe “Sophie einen gefallen tun” verbleibt in der Inbox. Hier gibt es keine Next Action, sondern wir müssen warten. Dazu ein in einem folgenden Beitrag mehr! Für den Moment soll ich diese verbleibende Aufgabe in der Inbox nicht stören.

Deine neuen Gewohnheiten

Wie geht es mit deinen drei Listen weiter?

  • Inbox: Du füllst sie weiterhin im Tagesverlauf sorgfältig, mit allem, was nicht vergessen werden soll. 
  • Mindestens einmal am Tag identifizierst du alle Next Actions und Irgewanns, du du dann direkt in die zugehörige Liste verschiebst.
  • Next Actions: Jedesmal, wenn eine Aufgabe erledigt ist, schaust du in diese Liste für die nächste Aufgabe (außer ein Termin steht im Kalender). In dieser Liste werden nur Dinge stehen, die du auch wirklich erledigen kannst (vergleiche Schritt 3 von oben) und die daher mit minimalen inneren Widerständen verknüpft ist. Damit bekommt diese Liste die meiste Aufmerksamkeit.
  • (Spätestens) gegen Ende des Arbeitstages: Was steht jetzt noch in der Inbox? Zerteile es schriftlich in Teilaufgaben und identifiziere die Next Actions
  • Irgendwann: Schaue dir diese Liste einmal pro Woche an. Für den Moment ist es dabei egal, ob du dich per (verbindlichem) Kalendereintrag daran erinnerst oder dir eine wöchentliche Aufgabe notierst “Irgendwann-Liste durchsehen”. 

Um in Google Keep auf die archivierten Next Actions zuzugreifen, kannst du übers Burger-Menu dein Label “NextAction” auswählen:

Mit zwei Klicks nach einem Label filtern
Alle Next Actions auf eine Blick

Das liefert dir eine gefilterte Ansicht für dein tägliches Review der Next Actions.

Gib mir Rückmeldung: Ist es dir gelungen die Inbox zu leeren oder gab es eine hartnäckige Aufgaben, die sich gegen die drei Schritte gewehrt haben? Schreib sie mir gerne ins Kommentarfeld und ich helfe dir dabei.

Welche Tools – außer Google Keep – möchtest du hier im Blog behandelt haben?