Kurz notiert: Wie ich James mit Zapier verbinde

In den letzten Beiträgen im Blog und im Podcast ging es um James, einer neuen Todo-App, die mit Hilfe von künstlicher Intelligenz vorschlägt, was man als nächstes tun könnte. Die Tagesplanung gestaltet sich durch diese Automatisierung sehr einfach und davon wollte ich profitieren. Gleichzeitig ist Todoist sehr fest in meine Abläufe integriert (durch Plug-Ins, Widgets, usw.). Wie also beides zusammen verwenden?

Mein Testbericht zu James endete bei mir mit gefühlter Ratlosigkeit. Ich wollte die Vorteile beider Systeme für mich benutzen, aber keinesfalls einen doppelten Wartungsaufwand haben. Meine (Teil-)Lösung zu Verbindung lautet nun: Automatisierung.

Mit dem letzten Update wurde “unter der Oberfläche” eine Erweiterung für Zapier ausgerollt.   Zapier ist, ähnlich wie IFTTT, ein Dienst zur Verbindung verschiedenen (Cloud-)Anwedungen. Eine Anwendung sendet ein bestimmtes Signal in die Welt, Zapier lauscht und ruft dann einen Slot einer anderen Anwendung auf. So kann z.B. eine eingehende E-Mail bei GMail als Trigger/Signal dienen, damit etwa in Evernote etwas passiert, wie z.B. die E-Mail als Notiz ablegen. Umgekehrt könnte aber auch eine Notiz in Evernote als Signal um z.B. einen Termin im Kalender anzulegen. In IFTTT habe ich über die Jahre so bereits 10-15 Rezepte (wie die Automatisierungen dort genannt werden) angehäuft.

Anbindung

Nun kann James also Zapier. Die Anbindung ist einfach. Zuerst wird ein API-Key erzeugt

API-Schlüssel für Zapier in James erzeugen
API-Schlüssel für Zapier in James erzeugen

Diesen API-Key trägt man in Zapier ein:

API-Key in Zapier eintragen
API-Key in Zapier eintragen

An dieser Stellen vielen Dank an das James-Team, mich als Beta-Tester für den neuen Dienst aufzunehmen.

Mein ersten Zaps

Als ersten Zap, wie Zapier seine Automatisierungen nennt, habe ich mir “Todoist => James” ausgesucht. Jede Aufgabe, die ich von nun an in “sascha-feth.de” anlege landet in Kopie in der Inbox von James.

Ein Zap, dass bestimte neue Aufgaben in Todoist automatisch an James weiterleitet.

So kann ich weiterhin bequem über Todoist und all seinen Integration Aufgaben sammeln. Diejenigen Aufgaben, die dann zum Trigger-Projekt gehören landen in James.

Eine Aufgabe wird in Todoist in einem Trigger-Projekt angelegt

Dort gehe ich regelmäßig, zum Beispiel täglich, meine Inbox durch und präzisiere (z.B. die Dauer):

Aufgabe in James bearbeiten
Die Aufgabe in der Inbox von James

Abgeschlossene Aufgaben

Natürlich stehen Aufgaben, die ich in James abschließe, immer noch unerledigt in Todoist. Mit einem bequemen Automatisierungsschritt lässt sich das leider nicht abstellen. Momentan beheben ich das manuell beim nächsten Review in Todoist. Alternativ kann man sich auch alle erledigten Aufgaben aus James, per Zapier, zum Beispiel in einer Evernote-Notiz packen lassen. Dann geht man diese Notiz Eintrag für Eintrag durch, sucht die Entsprechung in Todoist, und entfernt sie dort. Aus meiner Erfahrung ist dieser zweite Automatisierungsschritt nicht notwendig.

Welchen Task-Manager benutzt die aktuell und verwendest du schon Automatisierungen?