Kurz notiert: Wie ich James mit Zapier verbinde

In den letzten Beiträgen im Blog und im Podcast ging es um James, einer neuen Todo-App, die mit Hilfe von künstlicher Intelligenz vorschlägt, was man als nächstes tun könnte. Die Tagesplanung gestaltet sich durch diese Automatisierung sehr einfach und davon wollte ich profitieren. Gleichzeitig ist Todoist sehr fest in meine Abläufe integriert (durch Plug-Ins, Widgets, usw.). Wie also beides zusammen verwenden?

Mein Testbericht zu James endete bei mir mit gefühlter Ratlosigkeit. Ich wollte die Vorteile beider Systeme für mich benutzen, aber keinesfalls einen doppelten Wartungsaufwand haben. Meine (Teil-)Lösung zu Verbindung lautet nun: Automatisierung.

Mit dem letzten Update wurde “unter der Oberfläche” eine Erweiterung für Zapier ausgerollt.   Zapier ist, ähnlich wie IFTTT, ein Dienst zur Verbindung verschiedenen (Cloud-)Anwedungen. Eine Anwendung sendet ein bestimmtes Signal in die Welt, Zapier lauscht und ruft dann einen Slot einer anderen Anwendung auf. So kann z.B. eine eingehende E-Mail bei GMail als Trigger/Signal dienen, damit etwa in Evernote etwas passiert, wie z.B. die E-Mail als Notiz ablegen. Umgekehrt könnte aber auch eine Notiz in Evernote als Signal um z.B. einen Termin im Kalender anzulegen. In IFTTT habe ich über die Jahre so bereits 10-15 Rezepte (wie die Automatisierungen dort genannt werden) angehäuft.

Anbindung

Nun kann James also Zapier. Die Anbindung ist einfach. Zuerst wird ein API-Key erzeugt

API-Schlüssel für Zapier in James erzeugen
API-Schlüssel für Zapier in James erzeugen

Diesen API-Key trägt man in Zapier ein:

API-Key in Zapier eintragen
API-Key in Zapier eintragen

An dieser Stellen vielen Dank an das James-Team, mich als Beta-Tester für den neuen Dienst aufzunehmen.

Mein ersten Zaps

Als ersten Zap, wie Zapier seine Automatisierungen nennt, habe ich mir “Todoist => James” ausgesucht. Jede Aufgabe, die ich von nun an in “sascha-feth.de” anlege landet in Kopie in der Inbox von James.

Ein Zap, dass bestimte neue Aufgaben in Todoist automatisch an James weiterleitet.

So kann ich weiterhin bequem über Todoist und all seinen Integration Aufgaben sammeln. Diejenigen Aufgaben, die dann zum Trigger-Projekt gehören landen in James.

Eine Aufgabe wird in Todoist in einem Trigger-Projekt angelegt

Dort gehe ich regelmäßig, zum Beispiel täglich, meine Inbox durch und präzisiere (z.B. die Dauer):

Aufgabe in James bearbeiten
Die Aufgabe in der Inbox von James

Abgeschlossene Aufgaben

Natürlich stehen Aufgaben, die ich in James abschließe, immer noch unerledigt in Todoist. Mit einem bequemen Automatisierungsschritt lässt sich das leider nicht abstellen. Momentan beheben ich das manuell beim nächsten Review in Todoist. Alternativ kann man sich auch alle erledigten Aufgaben aus James, per Zapier, zum Beispiel in einer Evernote-Notiz packen lassen. Dann geht man diese Notiz Eintrag für Eintrag durch, sucht die Entsprechung in Todoist, und entfernt sie dort. Aus meiner Erfahrung ist dieser zweite Automatisierungsschritt nicht notwendig.

Welchen Task-Manager benutzt die aktuell und verwendest du schon Automatisierungen?

Planen und planen lassen. Im Gespräch mit James Co-Founder Philipp Rückert.

Wie wäre es, wenn dein Taskmanager den Tag für dich plant? Nicht willkürlich, sondern auf Basis einer künstlichen Intelligenz, die dich und deine Vorlieben kennt. Mit der App „James“ geht das bereits.Im Gespräch mit dem Co-Founder Philipp Rückert prüfen wir, ob das ein fremdbestimmter Alptraum oder die längst notwendige Revolution ist.

Links

James, die nächste Aufgabe bitte!

Wer auf der Suche nach einer elektronischen Todo-Liste ist, wird im App-Store von einer riesigen Auswahl erschlagen. Der Großteil davon bietet die ewig gleichen Funktionen, jeweils nur in leicht anderem Gewand. Und dann gibt es seit kurzem James; jedoch nicht im App-Store. Und beides ist gut so.

Todo-Apps im Google Play Store
Die Qual der Wahl: Dutzende Todo-Apps im Play Store

Von 90% der Todo-Listen im App-Store würde ich die Installation nicht mal erwägen. Der Grund ist einfach: Die geräteübergreifende Synchronisation fehlt. Der ernstzunehmende Kreis der Apps sinkt dann rapide: Todoist, Google Tasks, Microsoft Todo (ehemals Wunderlist) und vielleicht noch ein bis zwei weitere. Ausprobiert habe ich sie alle und bin am Ende doch wieder bei Todoist gelandet. Im Gesamtpaket war Todoist für mich immer unschlagbar. Das gilt für den Funktionsumfang, die Zuverlässigkeit und die grandiose Community. So endete jeder App-Test nach spätestens einer Woche.

Dann wurde ich auf James aufmerksam gemacht. Mit niedrigsten Erwartungshaltungen willigte ich ein, die App zu testen. Heute, mehr als drei Wochen später, verwende ich die App immer noch (parallel zu Todoist). Das James die kritische erste Woche bei mir überlebt hat, liegt an einem einzigartigen Feature.

Die künstliche Intelligenz weiß, was zu tun ist!

Anfang 2018 hat Todoist eine neue Funktion vorgestellt: Smart Schedule. Dabei wurde von jeder Aufgabe entschieden, wann sie getan werden könnte. Dahinter steckte eine künstliche Intelligenz, die sich den Gewohnten des Nutzers anpassen sollte. Seitdem wurde es um dieses Feature eher still. Es hat sich zwar im Rahmen eines der letzten Updates an der Oberfläche entsprechend optisch modernisiert,  Revolution blieb allerdings aus. Verwendet habe ich das Feature fast nie.

Mit Blick auf die Community, scheine ich kein Einzelfall zu sein. Eigentlich kein Wunder, denn bei Getting Things Done, meinem Gold-Standard, wird möglichst nichts konkret terminiert (siehe dazu meinen Post: Schreib keine Aufgaben in den Kalender). Nun wollte ich an dieser Stelle eigentlich ein paar Screenshots zeigen, wie das Feature in Todoist aussieht. Doch leider muss ich feststellen, dass Todoist das Feature still und leise entfernt hat (siehe z.B. dieser Reddit-Post). Einen Nachruf meinerseits wird es nicht geben.

Todo-App James auf meinem Homescreen
Während des Tests immer prominent auf dem Homescreen

James ändert an der Idee ein kleines Detail, und das macht den ganzen Unterschied: Nicht beim Anlegen der einzelnen Aufgabe wird deren Fälligkeit entschieden, sondern dann, wenn der Anwender bereit ist, sich einer Aufgabe zu widmen. Statt also zu fragen: “Was könnte ich am nächsten Dienstag den ganzen Tag alles tun?” fragt man James: “Es ist Dienstag, was könnte ich jetzt als nächstes tun?”. Dazu gleich mehr.

Aber Moment, gibt es dafür bei Getting Things Done nicht eigentlich die Kontext-Listen?

Auffrischung: Next-Action-Kontext-Listen

Du hast wahrscheinlich aktuell:

  • Eine zweistellige Anzahl von Projekten, die gleichzeitig laufen.
  • Eine dreistellige Anzahl von Aufgaben, die in all diesen Projekten (irgendwann) getan werden könnten
  • Daraus folgend das eine oder andere Dutzend, das davon als nächstes gemacht werden könnte.

Zu viele Next-Actions also, um sie mehrmals pro Tag zu überfliegen. Getting Things Done löst dieses Problem über den Kontext.

Kontext-Listen in Todoist
Kontext-Listen können in Todoist als Filter umgesetzt werden

Manche Next-Actions finden am Computer/Tablet statt, manche am Telefon und manche Dinge müssen besorgt werden. Der Kontext ist damit (in Todoist-Notation) durch Etiketten wie @Computer, @Telefon bzw. @besorgen gegeben. Immer, wenn du nun konkret bereit bist etwas zu erledigen, überlegst du kurz in welcher Stimmung du bist. In einer Telefonier-Stimmung betrachtest du alle Aufgaben mit den Etiketten @Telefon und natürlich @NextAction. Das sind entsprechend weniger und die Übersichtlichkeit ist zurück.

Dieser Ansatz ist sehr effektiv, benötigt jedoch einiges an Disziplin. Die Etiketten müssen auch wirklich vergeben sein oder zumindest muss die Aufgabenbeschreibung ein Schlüsselwort enthalten. Gerade zu Beginn kann das abschreckend wirken.

Eine gute Alternative (und auch mein Favorit) ist es, dass du dir die Next-Actions nicht nach Kontext, sondern nach Priorität filtern lässt. Natürlich muss auch dazu die Priorität vorher vergeben werden.

Reduktion aufs Wesentliche. Noch.

In James gibt es keine Etiketten, Filter oder Prioritäten. Die App ist aufs Wesentliche reduziert: Aufgaben eintragen und in verschiedene Projekte einordnen. Als Besonderheit wird von jeder Aufgabe noch die Dauer abgeschätzt (z.B. 20 Minuten). Außerdem optional ein Start- und oder Enddatum. Das ist – verglichen mit Todoist – noch recht wenig Funktionalität. Gleichzeitig ist James eine ganz neue App und aus dem Gespräch mit einem der Gründer weiß ich, dass der Release-Plan prall gefüllt ist.

Zudem fühlt sich James auch ohne Etiketten in der Lage, aus allen eingetragenen Aufgaben die nächste für dich auszuwählen. So habe ich z.B. aus mehreren Bereichen eine mögliche Next-Action eingetragen. Wenn ich nun das Schreiben dieses Beitrags kurz pausiere, um die nächste Aufgabe abzufragen, erhalte ich diesen Vorschlag:

Next Action in James
Die nächste Aufgabe wird in James von einer künstlichen Intelligenz gewählt

Was mir daran gefällt: Nachdem ich mir die Mühe gemacht habe, meine Next-Actions zu identifizieren, nimmt mir jemand anderes die Entscheidung ab, welche davon konkret als nächstes getan wird. Fremdbestimmt durch eine künstliche Intelligenz. Klingt das wünschenswert für dich? Vielleicht nicht. Wenn ich aber das Stichwort “Decision Fatigue” einwerfe, sieht die Sache komplett anders aus (siehe Wikipedia-Artikel). So argumentierte Ex-Präsident Obama seine eintönige Farbwahl bei Anzügen (im wesentlichen nur Blau) damit, dass er dann eine Entscheidung weniger treffen müsse (siehe z.B. ein Beitrag bei fastcompany.com).

Für wen ist James die richtige Wahl?

In der aktuellen Version 54 geht James noch davon aus, dass im Wesentlichen alle eingetragenen Aufgaben Next-Actions sind (man kann jedoch einzelne Aufgaben als wartend markieren und ganze Projekte von der Auswahl ausschließen). Daher ist es momentan keine gute Idee, sich alle Aufgaben in einem Projekt zu notieren. Vor allem nicht, wenn manche davon abhängen, dass zuerst einige andere Aufgaben erledigt werden. Das kann sich natürlich mit jeder neuen Version ändern, da abhängige Aufgaben auf dem Release-Plan stehen.

Projekte in James
Meine Projekte in James

Für mich wäre das eigentlich zunächst ein K.O.-Kriterium gewesen. Als verwöhnter Todoist-User nutze ich viele Features und Integrationen mit anderen Diensten (z.B. dem Google Kalender und IFTTT). Vor allem aber trage ich jeden Gedanken in meine Inbox ein (hier nachzulesen). Das passt nicht zur jetzigen James-Philosophie, wo alles die nächste Aufgabe sein könnte. Um aus dieser Not eine Tugend zu machen, habe ich mir speziell alle Projekte rund um Blog, Podcast und eBook vorgenommen. Dort habe ich jede Menge Next-Actions, die allesamt nicht zeitkritisch sind. Nachdem die Aufgaben in James (als Kopie der Todoist-Aufgabe) eingetragen waren, folgten prompt die ersten Vorschläge.

Seitdem ist James – wie schon erwähnt – mein kleiner Anstupser. Sobald ich an Blog, Podcast & Co. arbeiten will, macht mir James einen Vorschlag, was das im Detail sein könnte. Der Vorteil ist, dass jemand meinen inneren Schweinehund überwindet. Denn auf manche Next-Actions habe ich wenig Lust, wenn mir Todoist sie unverbindlich in einer Kontext-List anzeigt.

Wenn du deine Todo-Liste also sowieso überwiegend mit Next-Actions oder terminierten Aufgaben füllst, so könnte James genau das Richtige für dich sein. Du hast wenig Pflegeaufwand bzgl. Etiketten oder ähnlichem und musst dich auf der Next-Action-Ebene nicht mit ständigen Entscheidungen abmühen. Außerdem macht es Spaß James zu benutzen und es ist aufregend die weitere Entwicklung der App zu beobachten.

In einer der nächsten Podcastfolgen wird einer der Co-Founder, Philipp Rückert, zu Gast sein. Bereits aufgrund der Vorgespräche kann ich versichern, dass man sich bei James viele Gedanken rund um die Todo-Liste macht und noch viel in petto hat. Den James-Usern steht damit eine aufregende Zeit bevor, in der sie den Fortschritt der App begleiten dürfen.

=> James im Web

James steht als PWA, also Progressive Web App, zur Verfügung (Link). Dadurch fehlt zwar momentan ein klassischer App-Store-Eintrag, im Gegenzug ist die App dafür aber immer aktuell und einheitlich auf allen Plattformen.

Welchen Task-Manager nutzt du aktuell? Wieso ist deine Wahl auf ihn gefallen und an welcher Stelle könnte er besser sein?

Ankündigung: Todo-App James im Test

Bisher habe ich im Blog noch keine App-Tests behandelt. Zwar habe ich mit einigen Tests begonnen, diese dann aber nach wenigen Tagen abgebrochen. Die Apps (meistens Todo-Listen oder Notiz-Apps) haben mir einfach nicht gefallen, und ich wollte nichts Schlechtes schreiben. Und dann kam James…

Seit zwei Wochen teste ich die (Web-)App James, mit dem Claim “AI-powered Todo-App”. Eigentlich bin ich fleißiger Todoist-Benutzer; sogar Beta-Tester, dennoch teste ich gerne neue Apps.

James hat nun zwei Besonderheiten: Die Art und Weise, wie die künstliche Intelligenz unterstützt gefällt mir sehr gut und nicht ich habe James gefunden, sondern James mich.

Mehr über die Hintergründe und meine Erfahrungen mit James folgen bald im ausführlichen Test!

Bis dahin meine Fragen an euch: Welche Todo-App nutzt ihr? Was ist euch wichtig bei einer Todo-App? Und ist das ein Bund fürs Leben?